Bliv organiseret: Brug vip-indboksen på ios

Lad os sige, blot for argumentets skyld, at du lider af overbelastning via e-mail. Du er i ukrudtet i din indbakke. Vigtige beskeder går ofte tabt blandt sammenfiltringen af ​​lister-fordøjelser, resumeopdateringer fra sociale netværk og tråde fra venner om næste uges sociale planer. En af de hurtigste og enkleste løsninger for iOS-brugere er at bruge VIP-funktionen i Mail-appen.

Nu siger jeg ikke, at det er den bedste løsning eller en løsning, der fungerer for alle - tværtimod. VIP-indbakken vil kun lette dine e-mail-conundrums, hvis du opfylder visse kriterier (skitseret lidt senere).

Generelt set synes jeg, at måden til virkelig at løse overbelastning af e-mails er at udvikle vaner, der hjælper dig med at blive på toppen af ​​dine meddelelser dag efter dag efter dag. (Jeg har mindst 11 sådanne tip til styring af e-mail gennem konsekvent opførsel.) Men en app eller funktion kan undertiden hjælpe dig med at få dit hoved over vandet igen, hvilket du skal gøre, før du kan begynde at udvikle bedre daglige vaner.

Hvad er VIP-indbakken?

VIP-indbakken er en funktion i Mail-appen på iPhone, iPad, iPad mini og iPod touch. Det sorteres til et specielt område alle indbakke-beskeder fra personer, du markerer som "meget vigtige." Det flytter ikke nogen af ​​dine e-mails. I stedet fremhæver det kun vigtige e-mails i en separat indbakke, så de er lettere at se og ikke gå tabt blandt mindre vigtige ting.

VIP-indbakken inkluderer også underretningsindstillinger, så du kan høre en brugerdefineret lyd og modtage visuelle advarsler, når nye meddelelser fra meget importerede mennesker rammer din indbakke.

Hvordan fungerer VIP-indbakken?

VIP-indbakken fremhæver dybest set bare beskeder fra vigtige mennesker ved at sætte dem i en separat visning. Det flytter ingen beskeder. Det opretter ikke duplikater af meddelelser. Tænk på det som automatisk at tilføje et "VIP" -tag til enhver e-mail fra en meget vigtig person, der er i din indbakke, og derefter kun vise de mærkede meddelelser i VIP-indbakken.

Sådan konfigureres en VIP-indbakke

På iPhones og iPads leveres Mail-appen allerede med en VIP-indbakke, og alt hvad du skal gøre for at tænde den er at begynde at markere folk som "meget vigtige personer."

1. Fra app-mailen skal du trykke på ikonet for den blå cirkel med hvid højre pil.

2. Tryk på "Tilføj VIP", så føres du til din kontaktliste. Du kan vælge en hvilken som helst kontakt, hvis navn vises i sort tekst. Grå tekst angiver, at du ikke har en e-mail-adresse til denne person (eller personen er allerede markeret som en VIP).

3. Når du er færdig med at tilføje VIP'er, kan du tilpasse indstillingerne med knappen "VIP Alerts". Denne knap er en genvej til dine VIP-meddelelsesindstillinger. Du kan også komme dertil på denne måde:

Indstillinger> Underretninger> Mail> VIP.

Her kan du aktivere lyd- og visuelle alarmer, der fortæller dig, når ny VIP-mail ankommer.

Sådan bedst kan du udnytte VIP-indbakken

Jeg tror, ​​der er to måder til den bedste måde at gøre brug af VIP-indbakken på.

Marker først ikke mere end omkring seks personer som VIP'er. Hvis du har for mange VIP'er, besejrer det formålet fuldstændigt.

For det andet skal du bruge den til at adskille hvede fra agn i dine nuværende rodede indbakker. Når du aktiverer VIP-indbakke, ser den gennem eksisterende meddelelser i dine indbakker såvel som ny indgående e-mail. Hvis du har hundreder af beskeder i dine forskellige indbakker, men kun ønsker at se e-mail fra din mor, din chef og din markante anden, skal du kun markere disse tre personer som VIP'er, og din iPhone eller iPad vil overflader bare deres beskeder på få sekunder.

Det er vigtigt at bemærke, at VIP-indbakken kun kigger gennem dine indbakke-meddelelser, men det gør det på tværs af alle e-mail-konti, der er oprettet i Mail-appen. Det ser dog ikke på e-mails, der er gemt i arkiver eller andre mapper. Det er vigtigt at vide. Det er ikke en lige søgefunktion.

Er VIP-indbakken til dig?

Brug af VIP-indbakke kan være nyttigt for dig, hvis du opfylder følgende kriterier:

• antallet af meddelelser i din indbakke - men ikke nødvendigvis i dine e-mail-konti som helhed - er overvældende
• du ofte savner vigtige e-mails fra en håndfuld udvalgte mennesker
• lige nu skal du kontrollere, om du har gået glip af vigtige e-mails fra en håndfuld udvalgte personer
• du arkiverer ikke beskeder i andre mapper (herunder "snoozing" eller arkiverer beskeder ved hjælp af appen Mailbox)
• du har brug for en hurtig måde at forbedre din indbakkeoplevelse på, fordi det i øjeblikket er en sådan katastrofe, at det er umuligt at tage andre skridt mod at oprette et organiseret system til styring af din mail.

I hjertet af VIP-indbakken er kompartimering. Mine organisatoriske vaner drejer sig stort set omkring forskellige måder at opdele information på, så jeg kun kan fokusere på det, jeg har brug for at se. Det er en enorm grund, at jeg tror, ​​VIP-funktionen kan være værdifuld for den rigtige bruger.

Yderligere ressourcer

Hvis ovenstående kuglepunkter ikke rigtig beskriver dig eller hvad du har brug for, er SaneBox (fra $ 6 pr. Måned med en gratis 14 dages prøve) en alternativ løsning, der kan hjælpe dig med at genvinde en rodet indbakke gennem en anden slags sortering og rumafdeling. SaneBox renser dybest set din indbakke, så den kun indeholder beskeder fra personer, som du tidligere har korresponderet med. Alle andre meddelelser skubbes ind i en ny mappe, som du virkelig skal kontrollere regelmæssigt for, at tjenesten er effektiv.

For flere tip til e-mailadministration, se:

• 11 tip til styring af e-mail
• Sådan undgås overbelastning via e-mail
• Sådan konfigureres e-mail-skabeloner
• Sådan administreres nyhedsbreve og daglige e-mails
• Sådan skæres ned på uønsket e-mail