Bliv organiseret: tip og værktøjer til styring af et projekt

Ejere af små virksomheder, arbejdende fagfolk og endda nogle studerende spiller ofte rollen som en projektleder, selv når de er helt utrænet til at gøre det. Projektledelse er en stor og seriøs virksomhed med avancerede grader og certificeringer dedikeret til emnet. Hvis du ikke er en certificeret premierminister, er det let for et projekt - og dets tilknyttede team - under dit tilsyn at spiral ude af kontrol, vende væk fra sporet og blive til et fuldstændigt uorganiseret rod. Hvordan holder du dit projekt på kursus, hvis du ikke ved noget om projektstyring?

Denne ting skete mig for et par år siden i en lille organisation. Jeg blev bedt om at administrere adskillige webdesigns og genlanceringer (jeg blev ansat som redaktør). Holdmedlemmerne omfattede et par interne medarbejdere, såvel som en hel del udenfor entreprenører, og nogle ubetalte frivillige. Og jeg vidste intet om projektledelse.

Jeg er en meget organiseret person, og det er sandsynligvis derfor, jeg fik ansvaret for at styre projekterne i første omgang. Men personlig organisation er ikke det samme som projektledelse, og mit første projekt startede en frygtelig start. Jeg følte mig forfærdelig over det, og min manglende tillid forværrede kun tingene. Jo, jeg vidste, hvordan man skulle indsamle information, udarbejde en tidsplan og formidle dem til alle de involverede parter, men jeg vidste ikke hvad jeg ellers skulle.

Til sidst fik jeg ret til projektet og fik det på kursus, men det var ikke enkelt. Der er så mange ting, jeg ville ønske, jeg havde vidst da om, hvordan man organiserer og administrerer et projekt.

For alle jer, der har intetanende sjæle, der uforvarende skal styre projekter, har jeg samlet visdom fra professionelle projektledere og delte et par af de tip, jeg lærte også. Alle disse tip er skrevet på almindeligt sprog uden PM-jargon og peger mod bedste praksis, der er generelle, taktiske og praktiske.

Sørg for, at mødefrekvensen fungerer for alle parter. Afhængig af projektets størrelse og hvor godt det går, varierer mødets frekvens (eller indkaldelse, for geografisk adskilte hold). Ugentlige møder eller opkald er ofte normen, især ved opstart, men hyppigheden afhænger af projektets størrelse og tidslinje, og det skal være behageligt og værdifuldt for alle sider. - Tom Thrash, projektleder hos Aptara

Gør møderne sagen. Har en dagsorden, hold dig til dagsordenen og slut tidligt. At spilde et projektteams tid er en af ​​de hurtigste måder at miste et holds tillid til. Hvis det er et statusmøde, skal du sørge for, at det forbliver et statusmøde og ikke bliver en gripe-session eller brainstorm. Og at give et par minutter tilbage, der allerede blev afsat, er en hurtig måde at kommunikere på, at du respekterer teamet og deres tid. - Bill Sanders, administrerende direktør i Roebling Strauss, Inc. (et digitalt projekt- og managementkonsulentfirma)

Vælg de rigtige mødeværktøjer. Når ugentlige telefonmøder med en off-site-entreprenør viste sig uproduktive, føjede jeg et Google Drev-regneark til blandingen. Det viste en liste over fejl, jeg havde identificeret i et projekt, og en bedømmelse af, hvor vigtigt jeg troede, de skulle rette. Kontrahenten og jeg redigerede dette dokument sammen, mens vi talte i telefon. Nogle gange fik han endda rettet små problemer lige dér og der. At være vært for "arbejdsmøder", hvor arbejdet udføres under selve mødet, er siden blevet en uvurderlig tilføjelse til min liste over forslag til måder at få et projekt til at bevæge sig videre. Brug af realtidssamarbejdsværktøjer, videokonferencesystemer og gammeldags ansigt til ansigt, bærbare computere til bærbare møder er alle muligheder. -Jill Duffy

Hvis "alt er i orden, " fortsat med at grave. Check-ins er uvurderlige. Meget ofte finder jeg, at et check-in-møde resulterer i et svar på "alt er fint." Det er når jeg finder opfølgende svar som "Det er dejligt at høre, men der er virkelig ingen problemer overhovedet?" kan få dig til at skille dig ud, og hvor du får feedback, du kan bruge. Dette opfølgningsspørgsmål fører ofte til svar fra, "Nå, ja, X har bevæget sig godt sammen, men der var denne lille Y, der gned mig på den forkerte måde." Der er mange mennesker, der simpelthen ikke kan lide at klage, så det er op til projektlederen at grave dybere. - Tom Thrash

Skyd aldrig messenger. Når ting går galt, og det vil de være, ønsker ingen at levere den dårlige nyhed. Hvis du er kendt for at reagere på dårlige nyheder med andet end en positiv, "Mange tak for at have bragt dette opmærksomhed. Hvordan kan vi løse dette?" du garanterer næsten, at du aldrig får dårlige nyheder tidligt. Og at få dårlige nyheder tidligt giver dig så meget mere tid til at løse problemet / emnerne og mindske deres negative indvirkning på projektet. - Bill Sanders

Lad andre tro, at de har kontrol. Det tager nogle krydderier tror jeg, men en ting, jeg har fundet værdifuld, er at lære at være i kontrol, mens jeg lader andre tro, de kører. Mange ønsker at føle, at de har kontrol, og det er fint, men premierministeren må forstå, at de i sidste ende er ansvarlige for, hvordan projektet viser sig. - Tom Thrash

Lad brugeren definere kvalitetskriterierne. Hver leverbar har en bruger, det være sig et andet teammedlem eller en eventuel slutbruger. Inden ejerne af det leverede produkt nøjagtigt kan estimere den tid og ressourcer, der er nødvendige for at færdiggøre den, skal de vide, hvordan den leverbare skal måles for kvalitet og fuldstændighed. Uanset om dette har form af en fuldstændig teknisk specifikation eller et regneark for kvalitetskriterier på en side, skal brugeren definere det på forhånd. Det er en af ​​de mest enkle tilgængelige risikostyringsteknikker. - Bill Sanders

Værktøjer til projektledere

Bortset fra de mest basale multifunktionsværktøjer, som Excel og Outlook, kan ad-lib PM'er muligvis opleve, at specialiseret projektstyringssoftware faktisk beder dem mod bedste praksis ved hjælp af integrerede funktioner. Tildeling af ansvar, estimering af afslutningstider for opgaver og vedligeholdelse af kommunikation kan alle være lettere at huske at gøre, hvis der er et værktøj, der leder dig gennem bevægelserne. Her er et par, du muligvis kan bruge til store og små projekter:

Asana er virkelig en task manager, men den understøtter flere brugere, er ekstremt fleksibel og kan let fungere som en let projektstyringsapp.

Basecamp, vores redaktørernes valg, er projektstyringssoftware, der bruges i mange store organisationer. En gratis version er en kvikk og fleksibel mulighed for teams med meget mindre midler - så længe de ikke har brug for tilsluttet lagerplads.

Huddle er ifølge virksomheden et "værktøj til samarbejde om cloud-indhold", hvilket betyder, at det giver dig et sted at placere dokumenter online og samarbejde omkring dem. Mens Huddle tidligere var mere en PM-app, er den nu designet til at blive brugt sammen med anden projektstyringssoftware. Det har tendens til at blive brugt af marketingfolk mere end nogen anden.

LiquidPlanner ($ 29 pr. Medlem pr. Måned) har en stor styrke: Det bringer planlægning ned på jorden. I stedet for at bede brugerne om at indtaste bløde datoer for, hvornår de tror, ​​at der vil blive gjort arbejde, lader LiquidPlanner PM'er planlægge efter prioritet. Det er en anden måde at tænke og arbejde på, men det fungerer muligvis for dig.

Der er mange flere værktøjer, der skal bruges eller co-opt, når man administrerer et projekt, og nogle gange får de enkleste værktøjer gjort mere effektivt end de robuste, fuldt udstyrede. Hvis du har et godt tip til at dele om styring af projekter eller et program, der skal anbefales, bedes du efterlade en kommentar nedenfor.