Bliv organiseret: styring af digitale familiedokumenter

Folk er desperate efter at slippe af med papiret i deres liv. Digitale arkiver har så mange fordele. Du kan søge dem effektivt. Du kan sikkerhedskopiere elektroniske dokumenter til flere placeringer, så du kan få adgang til dem når som helst og hvor som helst. Og at dele digitale dokumenter med familiemedlemmer, advokater og enhver anden, der har brug for dem, er så meget lettere end fotokopiering eller faxpapir.

Men inden du begynder at scanne gerningen til dit hus og skubbe alle dine månedlige regninger og konti til e-mail, er det vigtigt at tænke over, hvad det er, du håber at opnå ved at flytte til et alt-digitalt format, som de forskellige tjenester, der kan hjælpe dig Dette vil automatisere meget af processen. Du ønsker også at vide nøjagtigt, hvad disse forskellige løsninger gør, fordi de alle giver dig meget forskellige resultater. Om du i sidste ende vil være tilfreds med disse resultater afhænger i vid udstrækning af dine oprindelige mål.

Filsynkroniseringstjenester (DIY-løsningen)

Du kan temmelig let gemme og administrere familiedokumenter online ved hjælp af Dropbox, Box, SugarSync eller enhver anden cloud-opbevaringsløsning, men der er fordele og ulemper med denne metode.

Fordele. Brug af en filsynkroniseringsservice er sandsynligvis billig (du kan nemt få 5 GB gratis) og ekstremt enkel til visse typer dokumenter ( f.eks . Enkeltdokumenter i stedet for tilbagevendende regninger eller erklæringer), især hvis du allerede har en filsynkronisering oprettet konto. Filsynkroniseringstjenester tilbyder samarbejdsfunktioner, så du kan gøre filerne tilgængelige for andre i din familie eller din advokat osv.

Ulemper. Hvis du vil gemme månedlige regninger og konti på denne konto, er det ikke automatisk. Du skal logge ind hver måned på alle dine konti og gemme PDF-filer lokalt i fil-synkroniseringsmappen. Du modtager heller ikke nogen påmindelser om at tage denne handling, meget mindre for at betale dine regninger. Endelig bliver du nødt til at tjekke sikkerheden for din valgte tjeneste for at sikre dig, at dine dokumenter er sikre.

Der er faktisk en løsning på disse ulemper, og det er FileThis (i øjeblikket i beta). FileThis opretter forbindelse til dine online konti og dumper alle de vigtige dokumenter i et lager, som du opretter forbindelse til det. Valgmulighederne inkluderer Box, Dropbox, Google Drive, Evernote og endda din egen computer.

Specialtjenester: Finansieret fokuseret

Der er en række specialtjenester til at hjælpe dig med at administrere husholdningsdokumenter papirløst, men de har en tendens til at tjene lidt forskellige formål, så det er virkelig vigtigt at tænke over, hvad du virkelig har brug for.

Manilla (gratis) er for eksempel en online-konto, som du kan oprette til automatisk at føre registreringer af alle dine månedlige opgørelser, samt minde dig om at betale dine regninger. Det har også en pæn funktion, der giver dig mulighed for at spore belønningsprogrammer, som hyppige flyve miles, og det kan skubbe dig til at gribe ind på en konto, før dine point udløber. Manilla er fantastisk til folk, der har brug for hjælp til at betale regninger til tiden, eller enhver, der vil centralisere alle disse erklæringer fra tjenesteudbydere, men det gør ikke meget mere end det.

Doxo ligner Manilla, hvor du indsamler dine erklæringer og regninger, men det giver dig også mulighed for at uploade andre vigtige husholdningsdokumenter, hvilket gør det til et mere generelt digitalt arkivskab. Jeg kan godt lide at Doxo kombinerer automatiseringen, der findes i Manilla, med DIY-metoden til at scanne og uploade alle dine andre dokumenter. Desværre har Doxo langt færre partnere end Manilla, så det kan ikke oprette forbindelse til et par større udbydere, såsom Chase Bank, Netflix, CapitalOne og et par andre store navne. Doxo har en interessant funktion, som Manilla ikke har: muligheden for at eksportere dine indsamlede dokumenter til et andet sted, f.eks. En Dropbox-konto, så du kan sikkerhedskopiere dem.

Neat, der gør både NeatDesk og online lagercenter NeatCloud (fra $ 5, 99 pr. Måned), fokuserer på at hjælpe dig med at scanne og uploade papirdokumenter, du har i dit hus. Det er hurtigt og meget godt til at identificere skatte- og finanspapirer især, og du kan klassificere og organisere på en skybaseret konto alt andet. Neat tilbyder dog ingen automatisering til at trække gentagne dokumenter ind, som Manilla og Doxo gør.

Specialtjenester: Livsfokuseret

TheDocSafe ($ 5, 95 pr. Måned) går i en lidt anden retning. Det leder dig gennem en lang liste med familie- og personlige oplysninger, som du måske ønsker at centralisere, inklusive en masse ting, du muligvis ikke har på papir i første omgang, såsom kontaktoplysninger om nødsituationer. Ved den første kontoopsætning fører det dig gennem det, der i bund og grund er et spørgeskema, for at sikre dig, at det dækker alle de dokumenter, du måtte have: Ejer du et hjem? Er du gift? Har du børn? Har du en sidste testamente? For hvert af disse spørgsmål kan du indtaste svar og uploade de relevante titler, gerninger, certifikater og juridiske papirer.

Javont Vault ligner på nogle måder, men er designet mere til at lade dig videregive alle disse detaljer til en modtager, når du dør. Stadig fungerer det vidunderligt til sikker centralisering af en masse vigtige familie- eller personlige papirer, mens du også lever. Du kan tage en oversigt over dine ejendele, liste alle dine online-konton-login-id'er og adgangskoder og overlade detaljerede notater til kære om, hvad du forventer, at de skal gøre med alle disse oplysninger, efter du dør. Javont Vault er låst af et socialsikringsnummer, så det er kun begrænset til amerikansk brug.

Den vigtigste del? omtanke

Det vigtigste skridt at tage inden digitalisering og digital organisering af dine husholdningsdokumenter er at tænke igennem, hvad det er, du vil gøre, eller hvilket problem du har til at løse. Hvis du begynder at gå papirløs uden et klart mål eller resultat i tankerne, kan din indsats blive spildt, da mange af de tilgængelige løsninger tilbyder meget forskellige tjenester.