10 Ting om voip, som du ikke vidste, du havde brug for at vide

Voice-over-IP (VoIP) telefontjenester, især dem, der leveres via skyen, er blevet standard i disse dage, især for små til mellemstore virksomheder (SMB'er). Valgene er store, de potentielle besparelser er store, og for mange virksomheder viser det sig, at de kan gøre ting med VoIP, de kan simpelthen ikke gøre nogen anden måde, især omkring at integrere det med andre opkaldstunge back-end-systemer, som for eksempel helpdesk. Men VoIP er også kompliceret. Som sådan kan det være finnicky, og det sparer dig måske ikke så meget, som du tror, ​​det vil gøre. Det kan endda koste dig mere end en almindelig gammel telefontjeneste (POTS) når alt kommer til alt er sagt og gjort.

I løbet af serien af ​​tests, jeg lige har afsluttet for en kommende PCMag-gennemgangsunderretning af VoIP-udbydere og telefontjenester i business-grade, fandt jeg 10 mulige faldgruber for folk, der aldrig har implementeret et nyt telefonsystem. Nogle af disse faldgruber skal være indlysende, men de er måske ikke for alle - og andre er måske slet ikke åbenlyse. Men de er alle vigtige, og at holde øje med dem kan spare dig for alvorlig hovedpine på vejen.

Før du gør noget andet, skal du bestemme nøjagtigt, hvorfor du flytter til et VoIP-telefonsystem. Der er mange grunde til, at det kan være en god ide, men medmindre du ved, hvad disse årsager er, og hvordan de kan påvirke din virksomhed, er du ikke klar til at foretage det faktiske køb eller overførsel. En vag idé om, at det muligvis sparer penge, er ikke en af ​​disse grunde. Eksempler på gode grunde inkluderer opbygning af et callcenter, tilvejebringelse af et middel til samarbejde mellem forskellige kontorsteder, opbevaring af opkaldsdata fra din kundeforholdsadministrationsplatform (CRM) til brug i markedsføring eller kundeservice, samt forberedelse til et nyt sted eller forventet vækst.

Bestem, hvem der skal være ansvarlig for de vigtige faser i din flytning til VoIP. Disse faser inkluderer den indledende behovsanalyse og design, indkøbsprocessen, implementeringen og til sidst den løbende drift af systemet. Bemærk, at dette normalt ikke kan være den samme person. En it-medarbejder er muligvis det bedste valg til implementering og drift, men det er normalt ikke dem, der designer IVR-systemet, som dine kunder vil bruge eller beslutte, hvad ringe data er mest nyttige for marketingafdelingen. Så du er nødt til at udpege, hvem alle dine interessenter vil være; og ja, nogle af dem kan godt være en leverandør eller konsulent, hvis du ikke har den interne ekspertise.

Du bliver nødt til at finde eller ansætte en medarbejder til at repræsentere virksomhedens interesser under anskaffelses- og implementeringsprocesserne. Selvom der vil være masser af leverandører, der tilbyder at gøre det hele, har de ikke nødvendigvis de samme interesser. Typisk handler det om at sælge dig så meget som de kan, få det installeret og logget af hurtigt og derefter oplade ekstra for efterfølgende "scope creep." Kun en person fra din side af sporene vil bekymre sig om langsigtet driftssikkerhed og tilknyttede ting som f.eks. Vedligeholdelse af opkaldsdata sikkert, så din virksomhed kan forblive i overensstemmelse med enhver branche for datasikkerhedsforskrifter, f.eks. Bemærk, at for et rigtig lille firma kan dette være en sikkerhedsstillelse, men nogen skal være den rette person. Denne person skal have tilstrækkelig forståelse af VoIP-teknologi til at træffe beslutninger og vide, hvordan disse beslutninger vil påvirke resten af ​​virksomheden. Dette er ikke den samme person, der blev nævnt i det forrige kuglepunkt.

Sørg for, at din nuværende netværksinfrastruktur kan understøtte VoIP og har kapacitet til at håndtere stigningen i netværkstrafik. Du er også nødt til at vide, om din infrastruktur kan håndtere de specifikke krav til tale- og videotrafik, herunder understøtte ethvert krav til servicekvalitet (QoS) eller virtuelt LAN (VLAN). Dette kan betyde nogle infrastrukturopgraderinger, hvis dine nuværende routere eller switches ikke understøtter disse muligheder. Det kan også være nødvendigt, at du opgraderer din Internetudbyder, hvis din nuværende udbyder ikke kan understøtte båndbreddekravene i en masse telefontrafik. At estimere, hvor meget din opkaldsvolumen øger din båndbredde, er noget, din VoIP-leverandør skal være i stand til at håndtere, men du kan også ansætte en ekstern specialist til at udføre disse beregninger.

Undervurder ikke omkostningerne ved VoIP. Ja, de månedlige satser ser godt ud, men grave dybere. Hvis alt du får er softphones, der kører på mobiltelefoner, så skal du også købe alle en mobiltelefon, med masser af dataminutter eller mere sandsynligt en ubegrænset plan. Hvis disse softphones kører på Windows- eller Mac-maskiner, er alle nødt til at have en computer med hardware, der understøtter VoIP, adgang til internettet og noget internt til at håndtere lyd og et headset. Hvis VoIP-valget bruger (eller i det mindste understøtter) bordtelefoner, skal du huske, at disse koster et sted mellem $ 75 og $ 150 hver plus prisen for en kabelført netværksforbindelse til hver telefon. Få VoIP-skrivebordstelefoner understøtter Wi-Fi, men dem, der gør det, kræver, at du opgraderer dine adgangspunkter, hvis du giver alle en Wi-Fi-telefon. Åh, og husk personaleomkostningerne: Nogen er nødt til at styre alt dette, og nogen skal yde support. Og så er der løbende vedligeholdelse og licens; det hele tilføjer, så sørg for at gå gennem hele implementeringen i detaljer, så du ikke bliver overrasket over nye udgifter, når de vokser op.



Find en realistisk tidsplan for overgangen til VoIP. På trods af hvad nogle leverandører måske siger, vil det ikke være øjeblikkeligt. Selv hvis du skifter fra et VoIP-system til et andet, er dette ikke en engangsoperation. Sæt dig ned og beregne tiden for planlægning, erhvervelse, implementering, træning og omskiftning, og dobbelt så dobbelt. Måske endda tredoblet det. Dette er en stor ændring i din virksomheds evne til at kommunikere med sig selv og omverdenen. At haste med det er simpelthen tåbeligt. Arbejd i tide til en pilotudrulning, -testning og -optimering, og derefter en sidste udrulning, der kommer i trin, så hele din operation ikke er i kaos, hvis noget går galt.

Bestem, hvad du skal gøre med dit gamle telefonsystem. Hvis du har en masse analoge telefoner, der er i god stand, kan du muligvis bruge dem med dit VoIP-telefonsystem til medarbejdere, der ikke har brug for VoIP-funktioner. Eller du vil måske have dem i områder, hvor de er tilgængelige for offentligheden, eller hvor de er i vanskelige miljøer, såsom et udendørs samlingsområde eller på fabriksgulvet. Og du vil måske have nogle til sikkerhedskopi (mere om det næste).

Indse, at din beredskab i driften og forretnings kontinuitetsplaner bliver nødt til at ændre sig, og at du bliver nødt til at planlægge og investere i tilføjet pålidelighed. Grundlæggende, hvordan skal du fortsætte med at gøre forretninger, hvis netværket går ned eller endda bare har problemer? Da dit telefonsystem afhænger af pålideligheden og ydeevnen for både dit lokale netværk og internettet, er du nødt til at tænke over failsaféer og alternativer. Sikkerhedskopier til din primære internetudbyder (ISP), og hvis stemme er kritisk for din operation, er det en måde at få telefontjeneste på, selvom internetafbrydelsen er total. Ja, dette kan betyde at holde nogle analoge linjer og kompatible telefoner tilgængelige. Det vil også betyde planlægning af failover, netværksredundans og selvfølgelig backup.

Glem ikke sikkerhed. Alle de ting, der kan angribe dit IT-netværk, kan også angribe dit VoIP-netværk, plus der er ting som for eksempel manipulation af opkald og kapring af opkald samt dårlige fyre, der bruger dit VoIP-telefonsystem til at foretage langdistanceopkald og bruge dit eget hus udstyr som vært for malware-angreb. Dette kan forværres, hvis dit VoIP-system ikke spiller godt med din sikkerhed, såsom at kræve, at du slukker pakkeinspektion (som jeg fandt i et telefonsystem, jeg testede). Derudover har databeskyttelsesregler undertiden deres egne krav, når det gælder om at beskytte VoIP-trafik under transit og i hvile, hvis du opbevarer opkaldsdata til salgs- eller serviceformål. Hvis din branche er reguleret på denne måde, skal du sørge for at forstå nøjagtigt, hvordan VoIP passer ind i resten af ​​dine sikkerhedsforanstaltninger for datasikkerhed.

1. • De bedste forretningsmæssige VoIP-udbydere for 2019 De bedste forretnings-VoIP-udbydere for 2019
   • VoIP og UCaaS: Forklarede forskelle VoIP og UCaaS: Forskelle forklaret
   • Hvorfor dit forretning VoIP-system muligvis ikke hører hjemme i skyen Hvorfor dit forretnings VoIP-system muligvis ikke hører hjemme i skyen

   Endelig skal du tage hensyn til dine medarbejders og dine kunders behov, når du vælger et VoIP-telefonsystem. Dette inkluderer beslutning om, hvilke funktioner dine medarbejdere faktisk har brug for, og hvad de ikke gør. Generelt betyder dette at tildele interessenter, der vil kortlægge alle processer, der involverer dit telefonsystem og også sætte sig ned med de frontlinjemedarbejdere, der driver disse processer for at se, hvordan de kan forbedres. Det inkluderer også design af systemet, så kunderne ikke går tabt i menuer, lider underlige nøglevalg eller hører utallige valg fra auto-ledsageren. Hvis du mangler ekspertise til at gøre dette internt, er det noget, de fleste VoIP-konsulenter er uddannet til at håndtere; bare husk at tilføje dem til dine samlede omkostningsberetning under planlægningen.

Du skal også huske dine virkelige prioriteringer, når du vælger et VoIP-system. For eksempel, hvis du vil have det til at fungere godt, bør omkostninger ikke være den primære faktor. I stedet ønsker du funktionalitet. Hvis dit VoIP-system fungerer som det skal og ikke har funktioner, som du ikke har brug for, vil det sandsynligvis også spare dig nogle penge direkte, og det skal gøre dit personale mere produktivt, hvilket indirekte sparer penge.