Video: FPPad On Air: Michael Naef, founder and CEO of Doodle (Oktober 2024)
Jeg stødte først på Doodle.com for et par år siden, mens jeg arbejdede med et dusin eller frivillige på et projekt. Deltagerne var spredt over hele verden - Indien, Israel, Singapore, Californien, Massachusetts - og vi var på en eller anden måde nødt til at finde et tidspunkt, hvor de fleste af os ville være i stand til at mødes online for at diskutere projektet. En af de frivillige sendte et link til Doodle.com, og fra da af kom datoer og tidspunkter for mødet sammen som magi.
Doodle er et gratis websted og en service, der gør planlægningen så enkel som at oprette en afstemning. Du inviterer folk til afstemningen, og de krydser blot af for tidspunkter, hvor de er tilgængelige til at mødes, baseret på et antal valg, meningsmåleren giver. Det er en drøm om effektivitet.
Men først et hurtigt overblik over, hvordan Doodle.com fungerer:
Jill Duffy: Jeg er en stor fan af Doodle, og jeg må sige, jeg har det som om jeg introducerer det til mennesker hele tiden. Er det et problem, at få ordet ud?
Michael Naef: På den ene side har vi det godt. Vi er nu på mere end 15 millioner brugere hver måned. Så det er en fantastisk succes og meget spændende for os. Men på den anden side er der stadig et stort potentiale derude, hvis du overvejer, at næsten alle er nødt til at lave planlægning på et eller andet tidspunkt.
Vores bedste kommunikationsmekanisme er værktøjet, selve tjenesten, fordi det har viralitet indbygget lige i. Du får andre mennesker på platformen ved at planlægge, fordi du er nødt til at invitere folk til at deltage i din afstemning, som du sender ud.
JD: Det var bestemt, hvordan jeg fandt ud af det. Fortæl mig om produktivitetsfremskridt med at spilde mindre tidsplanlægning ved hjælp af et værktøj som Doodle.
MN: Det er relateret til en nylig undersøgelse, som vi gjorde. For et par år siden lavede vi en undersøgelse, hvor vi undersøgte, hvor lang tid folk har brug for at arrangere deres møder hver uge. Vi fandt, at folk ville være i stand til at spare op til en halv dag hver uge, hvis de kunne bruge al den tid, der blev brugt på at arrangere møder.
Denne nye undersøgelse anvendte vi til at finde ud af, hvad online planlægning især hjælper dig med at spare med hensyn til tid sammenlignet med klassiske midler, såsom e-mail eller telefonopkald. Vi fandt, at du kan spare op til to tredjedele af den tid, du har brug for at planlægge, bare ved at tage den menneskelige koordination ud af løkken og gøre hele processen mere effektiv og mindre nerveindpakning.
JD: Hvad er det gennemsnitlige antal mennesker på en given mødeplan?
MN: I vores tilfælde ligger gennemsnittet et sted omkring fem til seks. Det er lige der, hvor du begynder at spare måske halvdelen af den tid, du har brug for at planlægge [sammenlignet med planlægning via e-mail eller telefon], og du sparer mere og mere tid, jo flere mennesker deltager. Faktisk ser vi en masse planlægge afstemninger for ti mennesker, 20 personer, op til hundreder af mennesker.
JD: Jeg tænker, at hvis du kun har to eller tre personer, behøver du ikke et værktøj til at planlægge. På det tidspunkt kan det være lettere at bare tale med mennesker og spare tid på den måde.
MN: Det er det ofte. Det er meget sandt. I to-personers tilfælde har vi et værktøj til en-til-en-planlægning. Det kaldes MeetMe, og det fungerer lidt anderledes. Du offentliggør dine gratis og travle tider i en lille kalender, der er offentliggjort på din personlige URL på Doodle.com.
Så i mit tilfælde er det Doodle.com/myke. Du kan offentliggøre det, og hvis folk vil møde dig, kan de bare gå videre og komme med forslag i [din kalender] med stor sandsynlighed for, at du får tid, fordi de kan se dine gratis tidspor. Og så kan du acceptere, afvise eller ignorere anmodningen.
Det er sandt, at for tre personer kan du stadig komme til et resultat via e-mail eller telefon, men jeg finder, at denne metode ikke er så hurtig som at bruge et værktøj som Doodle.
JD: Forbindes denne kalender til andre værktøjer, f.eks. Outlook eller Google Kalender?
MN: Ja, det gør det. Alt hvad vi har på Doodle - vi har også et løsningsværktøj til kundeaftaler, der kaldes BookMe, der tager det et skridt videre til f.eks. Et massagestudie eller hvad der ikke er - alle disse produkter tilbyder kalenderintegration. Det hele er baseret på den samme teknologi på vores ende. Det er en af fordelene. Hvis du nogensinde udfylder din kalender, hvad enten det er Outlook eller iCloud [support til iCloud, der netop er lanceret], eller Google Kalender, når du først er tilsluttet disse kalendere, kan du bruge dem i alle de tjenester, vi leverer. Dette vil gøre hele processen mere problemfri og lettere for dig.
JD: Jeg vil gerne tage et øjeblik op til det større billede og tale om produktivitet generelt. En reporter spurgte mig forleden, om vi er besat af produktivitet, og jeg synes, det er især sandt for amerikanere. Siden 1970'erne, da vi fik fat på computere på arbejdspladsen, troede vi, at vi ville blive så meget mere effektive, at vi måske endda får mere tid tilbage og måske endda har en fire-dages arbejdsuge. Og jeg finder, at det slet ikke er tilfældet. Vi er blevet besat af produktivitet i dette drev til at arbejde hårdere, producere mere resultat, tjene flere penge til virksomheden - jeg spekulerede på dine tanker om det.
MN: Det er slags et bredt emne [griner]! Det oplever vi også i Europa. Jeg tror, det er bestemt en tendens i USA, men i alle de meget industrialiserede lande og mentaliteter, hvor folk også fortsætter med at være produktive med at få tingene gjort.
Også med den "kvantificerede selvbevægelse", hvor du prøver at måle alt hvad du gør og forsøger at optimere. Jeg tror, der er en vis fare derinde, at sløjfer bliver kortere og kortere, og det bliver meget anstrengende for den enkelte. Folk skal være opmærksomme på, hvor deres styrker er, og hvor deres grænser er, så de ved, hvornår de skal bremse, eller hvornår de skal accelerere, når det er nødvendigt eller regelmæssigt.
På den anden side synes jeg det er en meget positiv tendens, at mange af disse mere kedelige opgaver - hvad enten det drejer sig om at planlægge en begivenhed eller finde en flyvning eller finde forbindelser i toget eller finde ting på Internettet - hvad som helst, alle disse vanskelige opgaver de bliver så meget lettere og hjælper dig med at spare tid. Jeg tror, udfordringen er at investere, der sparer tid ikke kun i øget produktivitet, men også i øget livskvalitet for dig personligt. Der er en delikat balance mellem hvor meget arbejde du vil udføre, hvad arbejde giver dig og hvor meget privatliv du har brug for. Og hvor meget grå zone du har brug for mellem disse to, og det er en meget personlig beslutning i sidste ende.
JD: Jeg finder ud af, at flere og flere mennesker foretrækker at have et blandet liv, at de ønsker, at deres personlige kalender og deres professionelle kalender skal være en. Jeg bruger bestemt Doodle meget til sociale formål, sandsynligvis mere end til arbejde. Som du sagde, den øgede produktivitet der resulterer i en vis fordel ved fritid og reduceret stress.
Der er dog andre eksempler på produktivitetsapps, der skaber en ond cirkel med at prøve at gøre dig mere produktiv, så du bare fortsætter med at arbejde.
MN: Der er altid disse to forskellige synspunkter. Der er privatlivet og arbejdslivet, og der er denne snak om balance mellem arbejdsliv og liv. Dette er igen et meget personligt spørgsmål: om du synes, arbejde og liv er meget adskilte ting, og der er brug for balance mellem de to, eller om blandingen af disse to områder i dit liv skal være i den rigtige rytme for dig som en person.
JD: Fortæl mig mere om den undersøgelse, du foretog. Var der noget overraskende, du fandt?
MN: Vi blev ikke overrasket over selve resultatet. Vi havde mange anekdotiske beviser for, at Doodle hjælper folk med at få gjort jobbet og hjælper folk med at spare tid, og det var også vores egen oplevelse, da vi brugte værktøjet. [Studieresultaterne] var bare et mere systematisk bevis på, at dette virkelig er tilfældet.
Hvad der virkelig forbløffet os var forskellen. Hvis du ser på tabellen, der viser, hvor meget tid der bruges, bruger folk, der planlægger uden et værktøj 90 til 120 minutter på at planlægge noget med ti til 15 deltagere. Med Doodle i dette eksperiment har de kun brug for en halv time, og det er en enorm tidsbesparelse, som jeg ikke ville have forventet.
JD: Kunne du dele et organisatorisk tip eller praksis, som du personligt bruger? Det behøver ikke nødvendigvis at forholde sig til planlægning.
MN: For et par år siden læste jeg Getting Things Done, bogen. Det var en meget tankevækkende bog for mig. Jeg brugte ikke alle de teknikker, han beskriver. Men en teknik, jeg overholder, er at få alt ud af mit hoved og i nyttige systemer og pålidelige systemer.
I dag arbejder jeg strengt med kalendere og huskelister. Det meste af det bringer alle disse små opgaver ud af mit hoved og frigør mit hoved til mere produktivt arbejde. At vide, at jeg har et pålideligt system, der vil minde mig, når noget nødvendigt skal gøres, er, hvad der har hjulpet mig med at få meget mere gjort, for at gøre min arbejdsdag meget mere produktiv. Men det frigør også mit sind. At have et frit sind til fritid og uanset hvad jeg gør, snarere end at skulle tænke: "Jeg må ikke glemme dette eller det."
JD: Min partner er en driftsleder, og han har til enhver tid mellem 100 og 150 opgaver på sin opgaveliste. Han har fortalt mig, "Jeg holder de vigtigste i mit hoved, fordi jeg er bekymret for dem, og resten holder jeg i e-mail." Jeg prøvede at forklare ham, at dette er en stress på ham. Når opgaver ikke er et klart sted, hvor du kan se dem, skaber de en stress. Men når du først flytter til et pålideligt system, som du kan stole på, ved du, at alt vil være til stede, når du har brug for det.
Han vil dog flytte til et nyt og mere organiseret system. Jeg vurderede, at han ville have en periode på to uger med smertefuld overgang. Oplevede du noget lignende? Da du flyttede til GTD, havde du nogen smerter ved overgangen?
MN: Jeg oplevede ikke så meget af en overgangsperiode, men jeg oplevede en mental forhindring. Før jeg introducerede systemet i min arbejdspraksis, stolte jeg ikke rigtig på, at det ville fungere i sidste ende, eller at jeg kunne holde det opdateret, eller at det virkelig ville være et pålideligt system, der hjælper mig med at komme igennem dagene og gennem ugerne. Det tog mig ret lang tid, et par uger, indtil jeg besluttede, "vel, lad os bare prøve det." Og så brugte jeg en dag på at konfigurere systemet. Nu har jeg ikke engang nogen e-mail-mapper. Jeg har som regel bare en tom indbakke, og jeg lægger alt, hvad der er vigtigt på min opgaveliste. Det startede ret godt.
Jeg har endda forenklet systemet over et par måneder. I dag er det virkelig et meget simpelt system for mig. Det bedste bevis på det er, at de fleste af de dage, jeg ikke kender to-doser og møder og andre kalenderbegivenheder, jeg har op den næste dag eller dagen efter det, fordi systemet er godt organiseret nok til at alt fungerer okay, og jeg bliver mindet om det. Jeg kigger normalt kun på min kalender om morgenen for at se, hvad der foregår i dag.
JD: Hvilke andre apps og tjenester bruger du?
MN: Husk, at mælken er meget central for mig for at holde min to-dos på rette spor. Jeg bruger det webbaserede system såvel som Android-appen til at skrive noget ned, der kommer til at tænke på under et møde eller når man socialiserer. I stedet for at prøve at huske, skriver jeg det bare ned.
Den anden er Google Kalender. Alt, hvad der virkelig er dato og klokkeslæt dateret, er der inde. Der er mange kalendere derinde, både for mit privatliv og arbejdsrelaterede.
