Bliv organiseret: hvordan du kopierer kontakter fra en app til en anden

Hvor er dine kontakter? Er de i CRM-software (customer relations management), en e-mail-konto, din telefon eller en e-mail-marketingapp, f.eks. MailChimp? Dine kontakterlister er muligvis spredt overalt. Hej, det sker. Nogle gange er du nødt til at rydde op i dem, flette dem eller blot kopiere din database med mennesker og deres kontaktoplysninger fra et sted til et andet.

I det store og hele er der tre måder at kopiere kontakter fra et sted til et andet.

1. Synkronisering. Først kan du synkronisere dine kontakter, hvilket er langt den nemmeste mulighed, når de er tilgængelige. Resultatet er, at du har to databaser med kontakter, der er nøjagtig de samme, for evigt og altid, indtil du holder op med at synkronisere dem.

2. Brug en kontakt-app. Der er et par kontaktpersoner og -tjenester på markedet, som f.eks. Kontakter + (tidligere fuld kontakt), der suger ind kontaktdata fra en række kilder (Facebook, Gmail, LinkedIn), sorterer dem og derefter spytter dem tilbage uanset hvor du er vil have det. Med disse apps skal du huske både dit og dine kontakts privatliv. Du vil ikke gerne tilføje alle dine kontaktoplysninger til en app, der kun vil vende rundt og sælge dem.

3. Eksport / import efterfulgt af eventuelt synkronisering af nye ændringer. Den anden metode er at udføre en bulkoverførsel af kontakter. Vi kan kalde dette eksport / import metoden. Her downloader du alle dine kontaktoplysninger fra en kilde i en masse og uploader dem derefter til en ny kilde. Det er en engangsoverførsel. Valgfrit kan du tilføje et trin, så herfra og ud alle nye kontaktoplysninger, som du opretter eller ændrer i de første databaseopdateringer i den anden.

Lad os se på disse muligheder for at se, hvad de indebærer.

Synkronisering af kontakter

Hvad er nogle enkle eksempler på hvor og hvordan du kan synkronisere kontakter? Hvis du bruger iCloud, kan du synkronisere kontakter mellem din iPhone, iPad og Mac-enheder. Let, ikke? Det ser ud til, at det simpelthen er et spørgsmål om at have appen Apple Kontakter på alle dine enheder, men faktisk skal du også aktivere synkroniseringen via iCloud for at den kan fungere. Hvis du ikke aktiverer synkronisering, vil oplysningerne i dine Kontakter-apps være forskellige på hver enhed.

Det første eksempel bruger en app. Her er et eksempel med to apps. Der er en synkroniseringsindstilling mellem MailChimp og Eventbrite, som du kan aktivere for at bringe dine Eventbrite-deltageroplysninger til MailChimp, så du nemt kan oprette e-mail-kampagner til dem. Du konfigurerer det ved at vælge de grupper, du vil synkronisere, og fra det tidspunkt, indtil du deaktiverer dem, vil alle valgte data være de samme mellem de to apps.

Når du vil synkronisere kontakter, er det at finde en integration normalt den bedste bedste mulighed. Der er masser af dem. For eksempel kan du integrere Outlook og Salesforce til at synkronisere kontaktoplysninger mellem disse to apps, og du kan synkronisere Gmail-kontakter med mange CRM'er.

Brug en Kontakter-app

Der er masser af kontakter-apps på markedet, der vil hente data fra en række kilder, sortere dem og flette dem og hjælpe dig med at få mening om det. Hvis du har kontaktoplysninger i flere e-mail-konti, LinkedIn, Twitter og andre placeringer, som du hurtigt og nemt vil smelte sammen, vil en kontakter-app gøre det nøjagtigt. Disse apps synkroniserer ofte de resulterende data tilbage, hvor du vil. Så hvis du f.eks. Henter information fra iCloud, Google-kontakter, LinkedIn og Facebook, kan du for eksempel synkronisere det hele tilbage til Google-kontakter og iCloud.

Som nævnt skal du huske at beskytte privatlivets fred, når du undersøger kontakter apps. PCMag har ikke gennemgået mange af dem, og nogle få, som vi har, fungerer ikke længere. Kontakter + er den eneste, jeg har brugt i nogen grad, som jeg har det godt med at anbefale, men der er bestemt andre. Læs mindst dem lidt op på dem, før du stoler på dem.

Eksport / import Plus Synkroniser eventuelt nye ændringer

Du har ikke altid muligheden for fuldt ud at synkronisere kontakter mellem to systemer. I disse tilfælde skal du downloade eller eksportere dine kontakter fra den ene app, uploade dem til den anden og derefter eventuelt synkronisere alle fremtidige ændringer fra den ene til den anden.

De nøjagtige instruktioner til eksportering af dine kontakter fra en app varierer afhængigt af hvilken app det er. For e-mail-apps som Gmail og Outlook er det ret ligetil at eksportere dine kontakter. Det mest presserende spørgsmål er normalt, hvilken filformatstype du vil bruge, CSV eller vCard. Så lad os diskutere forskellene, inden vi pløjer videre.

Hvad er en CSV-fil?

CSV står for komma-adskilte værdier, og det er det mest almindeligt accepterede filformat for adressebogsdata. Det er de samme kommaseparerede værdier, som du får, når du eksporterer et regneark til en tekstbehandlingsfil. Hver linje med data fra regnearket oversættes til en tekstlinje, hvor celleindholdet er adskilt af kommaer. CSV'er er menneskelig læselige, fleksible og lette i den forstand, at filstørrelsen nogensinde ikke vil være enorm. Så hvorfor ikke bruge det? Eksport til CSV kan resultere i datatab, inklusive dine kontaktpersoner foto, kaldenavn, websted og undertiden feltet "noter". CSV-er er dårlige til at håndtere specialtegn, så hvis du har kontaktoplysninger i et andet script eller kender personer med accentmærker i deres navne, vil de være væk eller forvirrede.

Hvad er et vCard?

vCard er et elektronisk visitkortformat. Det er et mere omfattende eksportformat for kontaktoplysninger, hvilket betyder, at den resulterende fil sandsynligvis vil være større end en CSV. Et eksporteret vCard mister ikke så meget data, og det understøtter flere (men ikke alle) specialtegn og fremmede alfabeter. Du mister dog stadig kaldenavne, websteder og AIM-data, når du eksporterer til vCard. vCard har en tendens til at være tilknyttet OS X og iOS-applikationer, selvom Outlook og nogle andre e-mail-programmer, der også kører på Windows, også kan bruge det.

Tilbage til eksport / import og valgfri synkronisering. Når du har fundet ud af, hvilket format du vil bruge og bekræfte det, fungerer med uanset hvilke apps og database du har i tankerne, kan du downloade dine kontakter fra en og uploade dem til en anden. Det er ikke en dårlig ide at se nogle få af de resulterende kontakter for at sikre, at det fungerede korrekt.

Nu, hvor du har kopieret kontakterne fra den ene app til den anden, vil du have, at nye ændringer, du foretager i en af ​​apps, automatisk vises i den anden? I så fald har du brug for et tredjepartsværktøj til jobbet. Nogle eksempler er IFTTT, Zapier og Microsoft Flow. De kaldes undertiden samlet automatiseringsværktøjer.

Automationsværktøjer kan forbinde apps, der ikke nødvendigvis integreres på egen hånd. Med andre ord har du apps A og B, og ingen af ​​dem har opbygget en one-touch integration med den anden. Automatiseringsværktøjet trådte ind og byggede en integration mellem A og B for dig, og nu kan det hjælpe dig med at konfigurere og styre datastrømmen mellem disse to apps.

Med automatiseringsværktøjer kan du ofte ikke kopiere en masse eksisterende information fra en app til en anden på samme måde, som du kan, når du eksporterer / importerer på egen hånd. Der er nogle luske løsninger, der involverer Google Sheets, men de kan være frustrerende at skabe og vanskelige at få ret. Du kan dog bruge et automatiseringsværktøj til at konfigurere en regel, så alle nye ændringer i den ene app kopieres til den anden, hvilket er den metode, jeg anbefaler.

• Bliv organiseret: E-mail-kontakter Organiseres: E-mail-kontakter
• Sådan får du adgang til dine kontakter i Windows 10 Sådan får du adgang til dine kontakter i Windows 10
• 5 Nye Gmail-funktioner, der skal tjekkes ud 5 Nye Gmail-funktioner, der skal tjekkes ud nu

For eksempel kan du konfigurere en regel, så når automatiseringsværktøjet registrerer en opdatering til dine iCloud-kontakter, henter den ændringen og kopierer den til f.eks. Google Kontakter. Eller omvendt. Du kan indstille den mellem alle to apps, der understøttes af dit automatiseringsværktøj.

Det virkelige trick er at sikre dig, at du forstår, hvad der er og ikke sker, når du konfigurerer automatiseringen. Du skal sørge for at vide, i hvilken retning synkroniseringen sker, og om der er en forsinkelse mellem, hvornår du foretager ændringen, og når den vises i den anden app.

Ikke mere kopiering og indsætning

Kopiering af kontaktdata mellem to apps er fuldstændigt muligt, og det er ikke afhængigt af, at du rammer ctrl-c, ctrl-v igen og igen. Du har flere muligheder, afhængigt af hvad du vil gøre, og de er alle temmelig enkle.