Bliv organiseret: Sådan fortryder du udsendelse af outlook | jill duffy

Nogle gange er den bedste måde at være produktiv i e-mail ikke at sende en besked overhovedet, især hvis dens indhold er forkert eller ikke overvejet. Efter at have testet knappen Fortryd send blandt en tilmeldingsgruppe af Gmail-brugere i årevis har Google gjort denne elskede funktion tilgængelig for alle. Fortryd send er en fejlsikker, der giver dig op til 30 sekunder til at annullere afsendelse af en e-mail. Det er lige nok tid til at gispe, trække foden ud af munden og sørge for, at meddelelsen aldrig ser dagens lys. Ikke alle er klar over, at Microsoft Outlook også har et antal indstillinger og muligheder for at huske en meddelelse, forsinke afsendelse af en meddelelse og så videre - måske fordi de ikke er lette at finde eller forstå. Der er en mulighed, der ligner knappen Gmail fortryd send, men den er ikke intuitiv at finde eller bruge. Her er, hvordan det fungerer, og hvordan man indstiller det.

Sådan fortryder send fungerer

For at forstå, hvordan fortrydelse af send fungerer i Outlook, hjælper det først med at forstå, hvordan det fungerer i Gmail. For at få knappen Fortryd send i Gmail skal du aktivere funktionen og vælge en tidsperiode, du gerne vil give dig selv, for at kunne stoppe en meddelelse fra at sende. Den maksimale tid er 30 sekunder, og det er den mulighed, jeg anbefaler.

Når du aktiverer indstillingen, er det, du virkelig laver, at oprette en automatisk bås eller forsinkelse for hver sendt besked, hvilket igen skaber et vindue med muligheder for dig at annullere den. Så du fortryder ikke rigtig noget. Du stopper bare en handling, inden den starter. Naturligvis er "fortryd send" mere kortfattet og lettere at forstå end "forsink send med en tidsbegrænset mulighed for at annullere."

Microsoft tilbyder i sin typiske mangel på punchiness det samme i Outlook, bortset fra at det er en totrinsproces og kræver mere arbejdskraft for at opsætte.

Sådan konfigureres Fortryd send i Outlook

Som jeg sagde, er det en totrinsproces at indstille ækvivalenten til Gmail's knappen Fortryd send i Outlook. Først skal du oprette en regel, der forsinker alle meddelelser fra at blive sendt. Jeg opsummerer instruktionerne her:

1. Gå til Fil> Administrer regler og advarsler> Ny regel.
2. Her skal du se under Start fra en tom regel. Vælg "Anvend regel på meddelelser, jeg sender." Tilføj ikke andre regler (dvs. lad afkrydsningsfelterne være tomme).
3. Vælg "udsæt levering med et antal minutter" på listen over handlinger. Du kan forsinke levering med op til 120 minutter, men det er for længe. Jeg anbefaler 1 minut, så indtast "1" (eller hvor mange minutter du vil), hvor det står "et antal."
4. Følg instruktionerne for at gemme og navngive reglen, og sørg for at markere afkrydsningsfeltet for "Tænd denne regel", før du afslutter.

Det næste trin er det, du tager, når du ved et uheld rammer Send på en meddelelse og vil stoppe den, før den faktisk går.

Din besked vil være i din udbakke. Det er her, det hænger ud i løbet af et minuts forsinkelse.

Den hurtigste måde at sikre, at det ikke går nogen steder, er at trykke på knappen Arbejde offline (under fanen Send / modtag). Nu kan du enten trække meddelelsen til din kladde-mappe for at redigere den lidt mere, eller højreklikke på beskeden og slette den.

Hvem kan bruge Fortryd send?

Desværre er Outlook's fortryd send-funktion ikke tilgængelig for alle. Outlook Mac-appen har den simpelthen ikke. Det er dog tilgængeligt i Outlook til Windows 2016, 2013 og 2010.

Jeg nævnte tidligere, at Outlook har andre muligheder for at "huske" meddelelser. Hvorfor ikke bare bruge det i stedet for metoden forsinkelse og sletning? Der er et par meget gode svar.

For det første har ikke alle Outlook-brugere tilbagekaldsfunktioner til rådighed for dem. Med Microsoft Exchange-konti skal administratoren stille indstillingerne til rådighed. Mange organisationer vælger at udelade det, og til deres forsvar er det en temmelig forvirrende funktion. For det andet kan du kun huske meddelelser, der er sendt til andre mennesker i din organisation, så det ikke fungerer overalt. For det tredje, hvis modtagerne allerede har åbnet beskeden, er du heldig. For det fjerde kan modtagere aktivere deres egen funktion, der i det væsentlige deaktiverer en tilbagekaldelse fra at finde sted.

Forhåbentlig er den forvirrende forretning af tilbagekaldte meddelelser nok til at overtale dig til i stedet at aktivere funktionen for forsinkelsesmeddelelse og bruge den til din fordel. Det er den bedre mulighed, og det kan spare dig for en masse sorg!

For flere tip til e-mail, kan du også læse 5 måder at e-maile bedre på, hvordan man dræber e-mail med den rigtige projektstyringsapp og stoppe med at kæmpe e-mail med mere e-mail.