Bliv organiseret: hvordan du administrerer dit arbejde med regneark

Et af de enkleste organisatoriske tricks, jeg bruger på arbejdet, er at opbevare private regneark om min egen fremgang. Ingen kræver, at jeg gør det. Ingen beder om at se mine regneark. Jeg holder dem helt for min egen skyld, for at holde mig til at arbejde effektivt og hurtigt kunne se, hvad jeg har opnået.

I denne udgave af Get Organised vil jeg dele et par af de regneark, jeg i øjeblikket opbevarer, og forklare, hvad de gør for mig. Mens indholdet af regnearkene relateret til mit arbejde specifikt, er mange af principperne universelle og tilpasningsdygtige til andre former for arbejde.

Gemme og planlægge ideer

Kolonnen Get Organised er ugentligt, hvilket betyder, at jeg er nødt til at komme med 52 ideer, som jeg faktisk vil bruge om et år… hvilket betyder, at jeg sandsynligvis har brug for yderligere 50 til 100 ideer, som jeg i sidste ende vil afvise (de fleste af os har brug for at generere et stort antal ideer for at finde rigtig gode).

Jeg er også nødt til at se fremad flere uger ad gangen og være opmærksom på datoer, hvor artikler vil offentliggøre (hver mandag) for at overveje, om et bestemt emne vil være synkroniseret med noget andet, der foregår i verden. For eksempel, i maj sidste år, da nyuddannede ledte efter job, kørte jeg en række artikler om det tema: hvordan man administrerer en online jobsøgning, hvordan man opretter en ren og professionel online-profil, tip til CV og følgebrev osv..

For at gøre det holder jeg et meget rudimentært regneark med en løbende liste over ideer i bunden og et gitter øverst med alle de planlagte udgivelsesdatoer. Regnearket hjælper mig med at tænke bredt på, hvordan jeg planlægger emner i mange uger og måneder. Jeg kan let ændre rækkefølgen på fremtidige artikler for at lægge mere tid mellem emner, der synes for ens, eller klynge sammen dem, der er logisk relaterede.

Dette særlige regneark bor i Google Drev, fordi denne service er tilgængelig for mig praktisk talt overalt, og hvis jeg har en idé, mens jeg er væk fra kontoret, kan jeg logge på og tilføje den uden tøven.

Da jeg ofte vender tilbage til dette regneark for at logge arbejdet, når jeg er færdig med det, kigger jeg jævnligt igennem de ideer, jeg har brainstormet. Mange mennesker skriver notater om deres ideer, men henviser aldrig tilbage til dem. Med dette system står jeg over for min egen liste over ideer mindst en gang om ugen.

Logning Projektets fremskridt

En stor del af mit job hos PCMag er at teste softwareprodukter og fitness-gadgets og skrive produktanmeldelser af dem, så jeg har et andet regneark dedikeret til det arbejde.

(Jeg undskylder for en lille mængde af det sløret indhold på ovenstående billede.)

Lad mig bare forklare hurtigt de kolonner, du ser på billedet ovenfor. Kolonne et, kaldet ID, er artikel-ID'en for en produktanmeldelse, der er blevet offentliggjort. Kolonne B er produktnavnet. Kolonne C, Status, bevarer status for gennemgangen, således at "pubbed 12-Apr-13" betyder, at en artikel blev offentliggjort den 12. april 2013. Kolonner D til I er afkrydsningsfelter relateret til arbejde, der skal udføres før en produktanmeldelse kan bevæge sig gennem redigerings- og publiceringsprocessen.

Kriterierne (kolonner DI) inkluderer registrering af produktet i en database ("QB"), indsendelse af en formular, der skitserer produktets specifikationer ("Specs"), uploade et billede af produktet ("Image") og oprettelse af et lysbilledshow med yderligere billeder ("Slideshow"). Hvert produkt har også brug for en score fra en til fem ("Rating"), og jeg har tilføjet en yderligere kolonne til "Noter", hvor jeg generelt bare angiver, om et produkt fortjener et PCMag Editors 'valg.

Regnearket er virkelig hjertet af en række afkrydsningsfelter. Det giver mig mulighed for at se med et øjeblik, om jeg har udført alt det nødvendige forløberarbejde. Men det har også andre fordele.

På samme måde som jeg logger mine idéer til idéduellighed for fremtiden Få Organiserede kolonner, logger jeg også nederst på mine anmeldelser-regnearkprodukter, som jeg muligvis ville være interesseret i at gennemgå. Derfor har jeg altid en løbende liste med friske ideer.

Det fungerer også som en meget hurtig reference, hvis jeg har brug for at slå op på udgivelsesdatoen eller det unikke artikel-ID for produkter, som jeg har gennemgået (som jeg ofte gør). Jo, vi har andre systemer på kontoret til at finde disse oplysninger, men det er normalt hurtigere for mig at trække dem fra dette regneark, fordi jeg har tilpasset dem til at være specifikke til mine behov.

Hold styr på, hvad der er ændret

Det sidste regneark, jeg vil dele, er det, jeg bruger til at holde styr på en bestemt artikel, som jeg skriver: De 100 bedste iPhone-apps. Artiklen kræver kompleks organisering at administrere, fordi jeg ofte opdaterer indholdet. Med andre ord, hvert par uger er de flere af de 100 bedste apps nye. Jeg må være opmærksom på, hvilke apps jeg sagde var de bedste i dag kontra hvad jeg sagde, de var for et halvt år siden.

Min metode er ganske enkel. Jeg logger hver app i Excel, da den går ind på den 100 bedste liste. Jeg registrerer den dato, hvor den blev føjet til artiklen, eller sidste gang jeg opdaterede teksten, hvis det er en app, der stadig er god, men markant opdateret siden sidste gang jeg skrev en blurb om den. Jeg holder også en løbende liste over de apps, der tidligere var på listen, men siden har mistet deres plads.

Dette regneark hjælper mig også med at se, om jeg har ramt 100 apps, fordi Excel automatisk tæller dem for mig. Jeg bruger den også til at gruppere apps på forskellige sider ved at tilføje rammer, der angiver sideskift. Farvekodning gør det også muligt for mig at se, hvilke apps der er nye på listen (gul), som er et flag under udgivelsesprocessen, hvilket betyder, at jeg skal tjekke disse sektioner nærmere end andre.

Lad mig også indrømme, at jeg ikke bruger alle de kolonner, som jeg oprindeligt opsatte i dette regneark. På et eller andet tidspunkt troede jeg, at et stykke information var vigtigt, først for at indse senere, at jeg slet ikke havde brug for det. Da dette regneark kun tilhører mig, kan jeg opgive områder, der ikke har nogen gevinst uden konsekvens. Jeg kunne rydde op i regnearket og slippe af med de sektioner, jeg ikke bruger, men det er mere værd at beholde dem og ikke bruge dem, end det er at investere i at gøre regnearket lidt ryddigere. Hvad er pointen? Ingen andre end mig ser det nogensinde.

Fordelene ved at bruge regneark til at holde styr på dit arbejde

Enkle regneark kan være effektive værktøjer til at organisere dit arbejde, og du behøver ikke at være en whiz på Excel for at lave dem. Fordelene ved at bruge regneark til at spore dit arbejde inkluderer:

• at kunne se, hvad du allerede har gjort, så du ikke gentager det (eller hvis du har brug for at gentage det, kan du hurtigt se, hvornår og hvordan du gjorde det første gang, så du kan udnytte det forudgående arbejde)
• at have et dedikeret sted at registrere ideer og regelmæssigt kigge igennem dem
• føre en fortegnelse over dit arbejde, hvis du nogensinde har brug for bevis for, hvad du har udført
• gør dine egne opgaver lettere ved at oprette et system til hentning af oplysninger, der helt tilpasses dine behov.