Video: All the Microsoft Office 365 apps explained (Oktober 2024)
Kassereren i din foretrukne butik tilbyder 10 procent rabat såvel som eksklusive rabatter i fremtiden i bytte for din e-mail-adresse. Din ven anbefaler et dagligt nyhedsbrev, der kan hjælpe dig med at spare penge, hvis der kommer et tilbud, der passer til dig. Du har tilmeldt dig at modtage en ordforråd-til-dagen e-mail, som du kun læser om morgenen, når arbejdet går langsomt. Alle disse meddelelser er graymail, e-mail, som du ønsker at læse nogle gange, men er aldrig afgørende. Graymail adskiller sig fra spam, idet sidstnævnte ikke er uopfordret, mens graymail kommer på din anmodning. Mens mange af os gennemsøger vores gråmail, kan det også være en vigtig kilde til rod, især hvis den for lang tid tages ukontrolleret.
Her er nogle løsninger til styring af graymail for at holde din indbakke i kontrol.
En af de ældste løsninger i bogen til styring af graymail er at oprette en gratis webmail-konto, som du udelukkende bruger til markedsføringsmeddelelser, listservs, kuponer og anden uvigtig e-mail.
I årevis har jeg brugt en Hotmail-konto til netop dette formål, selvom det forekommer en smule dumt nu, fordi både Hotmail og Outlook.com (ikke at forveksle med Outlook's desktop-app) har flere indbyggede værktøjer specifikt til styring af graymail, diskuteret mere detaljeret nedenfor. Disse værktøjer er ikke nødvendige til at bruge, hvis du reserverer en e-mail-konto fuldt ud til graymail, som jeg har gjort, da indbakken i sig selv allerede er et kæmpefilter. Under alle omstændigheder opsatte jeg kontoen for cirka ti år siden, før funktionerne var på plads.
Jeg logger normalt ind på kontoen en gang om dagen, men tænker aldrig to gange på det, når jeg ikke gør det. Jeg bekymrer mig heller aldrig for, at en vigtig besked vil blive begravet blandt graymailen, fordi der ikke er nogen vigtige meddelelser på denne konto. Det er rent forbeholdt graymail. En nyere funktion i Outlook.com giver dig mulighed for at oprette en alias-e-mail-adresse, som endda kan være disponibel, til ting som graymail eller anden korrespondance, der vil være begrænset, og som du ikke ønsker, at folk kontakter dig igen (sig for at poste på craigslist).
Brug regler, filtre og mapper
Næsten hvert e-mail-program giver dig mulighed for at oprette regler eller filtre til automatisk at sortere meddelelser i forskellige mapper, så du kan administrere dem separat. For eksempel kan du oprette en regel, der siger "hvis en e-mail er fra en afsender, hvis adresse slutter på 'nypl.org', flytter du automatisk meddelelsen til en mappe kaldet 'Biblioteksmeddelelser' ved modtagelse.
Inden jeg fortsætter med specialfunktioner i Hotmail og Outlook.com til graymail, skal jeg bare redegøre for, hvordan jeg opretter filtre og regler i de to andre store gratis webmail-programmer, Yahoo! Mail og Gmail.
Sådan føjes filtre til Yahoo! Post
I Yahoo! E-mail, vist ovenfor, markerer en meddelelsesboks (eller mere end en), vælg derefter Handlinger og filtrer e-mails som disse. En pop-up-boks giver dig mulighed for at udfylde reglerne for, hvordan du filtrerer og sorterer lignende meddelelser.
Du kan oprette mapper, uanset hvad dit hjerte ønsker. Se min liste over forslag i slutningen for ideer.
Sådan føjes filtre til Gmail
Processen er meget ens i Gmail.
Marker afkrydsningsfeltet til venstre for hvilke meddelelser du vil filtrere, vælg derefter Mere og derefter "Filtrer meddelelser som disse." Du kan derefter anvende det første sæt regler på filteret, f.eks. Information om afsenderen, "til" -navnet eller noget i emnelinjen. Klik på "Opret filter", og du kan anvende det næste trin i reglen: hvad man skal gøre med de meddelelser, der opfylder kriterierne (f.eks. Markér som læst, slet, videresendes til… osv.).
Bemærk: Efter min erfaring er aktivering af regler i Gmail ikke altid glat (senest ved hjælp af Chrome på Windows). Links og knapper fungerer ikke altid. At logge ud og logge ind igen ser ud til at løse manglende svar.
En yderligere Gmail-indstilling, der ikke findes i Yahoo! Med Mail kan du automatisk stjernemarkere enhver meddelelse for at markere den som vigtig. Mens Yahoo! har en måde at markere vigtig e-mail også, du kan kun gøre det manuelt og ikke automatisk med filtre.
Sådan føjes filtre til Hotmail / Outlook.com
Hotmail og Outlook har mange flere inkluderede funktioner til styring af graymail. Eksemplerne, jeg hidtil har brugt, skummer kun overfladen. Regler kan være ret komplicerede, og når det er tilfældet, er det muligt at aktivere dem korrekt og teste, om de fungerer som du havde til hensigt, medmindre du bruger Hotmail eller Outlook.com.
Som nævnt har Microsofts webmail-apps et par færdige regler, der udfører nogle af de mest almindelige filtre, som folk vil anvende til deres indbakker. Meget af automatiseringen styres gennem kategorier. For eksempel kan du kategorisere et antal meddelelser som "Nyhedsbreve" og derefter indstille en regel for, hvad der sker med alle nyhedsbreve. At have kategorier gør det meget nemmere at foretage ændringer til en regel senere og få den til at gælde for lignende meddelelser.
En anden virkelig fantastisk funktion i Outlook.com og Hotmail er mulighederne for at afmelde og planlægge oprydning, der vises i slutningen af enhver meddelelse, som Microsoft ved at er graymail.
Afslut-linket er uafhængigt af alle afmeldingsvejledninger, der er givet fra afsenderen, og faktisk giver det dig mulighed for at slippe af med uønskede beskeder meget let, hvilket undertiden foretrækkes frem for at styre dem. Når det bruges, giver afmeldingsknappen dig også muligheden for at slette alle tidligere e-mails fra den samme afsender.
Den anden mulighed, Planlæg oprydning, tilbyder et par muligheder for at dumpe meddelelser fra den samme afsender, der muligvis er stablet op over tid. Mit foretrukne valg er kun at beholde den seneste meddelelse fra afsenderen, og ved at skabe en regel med samme virkning. Når en ny meddelelse kommer fra denne afsender, slettes alle gamle fra indbakken.
Du kan sandsynligvis allerede forestille dig fordelene ved denne funktion til noget som daglige e-mails, hvor kun den seneste e-mail er relevant.
Ideer til mapper
Når jeg administrerer graymail, anbefaler jeg at oprette et par mapper med let genkendelige navne til slags mail, du har tendens til at læse - eller måske "scan" er det rigtige ord - mere end andre. Et par ideer inkluderer:
- Blogopdateringer
- Bekræftelses-e-mails (automatisk betalingsalarmer osv.)
- Begivenhedsmeddelelser (lokalitetssporing, musikalsk kunstneropdateringer osv.)
- Facebook-mærke / beskedmeddelelser
- Google Nyhedsvarsler
- LinkedIn-underretninger / jobopdateringer
- Nyhedsbreve-Personlig (til hobbyer og interesser)
- Nyhedsbreve-Professional (til karriereudvikling)
- Kvitteringer
- Forsendelsesbekræftelse / sporing
- Planlagte nedetidsmeddelelser
- Rejse
- Twitter-underretninger
På den anden side, hvis det er vigtigt for dig at se alle dine Facebook-tag-advarsler, skal du ikke filtrere disse meddelelser! Lad det være indstillet til at lede direkte til din indbakke.
Hold din indbakke arbejde som en indbakke
Hele ideen bag håndtering af graymail er at opbevare de meddelelser, du måske vil se nogle gange adskilt fra de meddelelser, du har brug for at se, så snart de ankommer i din indbakke. Hvis du gør det, vil du glæde dig over at læse opdateringer fra dine yndlingsblogs, websteder, nyhedskilder, sociale netværk og mere, uden at hindre din evne til at være produktiv og effektiv resten af tiden.
Se 11 tip til administration af e-mail, "5 grunde til, at din indbakke ikke er din opgaveliste, " og "Sådan undgår du overbelastning af e-mail" for at få flere måder at holde din indbakke i orden.
