Video: Фильм "Последняя Реформация" – Жизнь (2018) (рус.) (Oktober 2024)
Kan du huske Thierry Bretons løfte om at eliminere intern virksomheds-e-mail 100 procent fra hans virksomhed, Atos, inden 2014? På det tidspunkt meddelte han sin ambition - det var 2011 - mange mennesker fra både teknologi- og forretningsverdenerne spottede. De kaldte hans plan latterlig. De sagde, at vi har brug for e-mail. Vi stoler på det. Det er nødvendigt!
Spol frem til i dag, og klimaet er allerede ændret. Jeg hører mere og mere fra kontoransatte, at e-mail er bane for deres eksistens. Det er lige så meget spild af deres tid som 'm' ordet: møder. Når jeg spørger, hvorfor det er sådan en byrde, siger folk typisk noget i retning af, "Jeg får masser af e-mails, der ikke har noget at gøre med mig, " eller "Halve tråde, jeg er på, er overhovedet ikke relevante for mit arbejde." Jeg begyndte endda at høre den samme stemning fra et par mennesker om personlig e-mail: "Jeg får ni opfølgende e-mails fra medlemmer af min bokklub, der bekræfter den næste bogklubdato! Hej folk! Det var i den første e-mail!"
Her er nogle strategier for faktisk at beskære eller effektivt afskære ved pass e-mails, som du bare ikke har brug for. (Selvom denne artikel ikke dækker graymail, har jeg masser af andre tip til, hvordan jeg administrerer nyhedsbreve og daglige tilbud til e-mail).
1. Bed om at blive fjernet fra gruppemails, ansigt til ansigt
Jo mere vi stoler på e-mail, desto mere passende er det at glemme, at nogle problemer bedst håndteres med en kort samtale. Dette råd kan lyde vanvittigt og meget lavteknologisk, men det kan være ekstremt effektivt. Hvis du er en del af en regelmæssig gruppe-e-mail (f.eks. En daglig rapport eller ugentlig projektindtjekning) og ikke ønsker at være længere, skal du tale med den person, der administrerer eller initierer den e-mail, helst ansigt til- ansigt eller over telefonen, hvis du skal. "Hej, " vil du sige, "Kender du den daglige e-mail om sådan-og-sådan? Skal jeg være med på det? Jeg får stadig beskeder, men de forholder sig faktisk aldrig direkte til mig eller mit arbejde. Tror du kan du fjerne mig?"
Det værste, du kunne gøre i denne situation, er at svare alle med en besked, der lyder "afmeld abonnement". Det er uhøfligt. Det viser, at du ikke har nogen social takt eller netitquette. Og det viser, at du ikke ved, hvordan du administrerer din egen e-mail.
Når du har en samtale ansigt til ansigt, bliver du dog menneske igen. Du er en behagelig person med en rimelig og ligefrem anmodning. Hvis der er en grund til, at du skal modtage meddelelserne, vil personen forklare, hvorfor du er inkluderet indtil videre.
2. Udnyt sociale netværk, projektstyringsværktøjer og IM
Efter min mening håndterer sociale netværk (inklusive forretningsnetværk som Yammer og Podio) opt-in-messaging meget bedre end e-mail gør. Tag sagen om min ven, der grubler om hendes bokklub. Hvis arrangøren havde oprettet den næste invitation til mødet på bokklub på Facebook snarere end via e-mail, ville det have været mindre obligatorisk for medlemmerne at få informationen. Facebook-begivenheder er valgfri. Du kan komme til dem og fordøje informationen, når du har lyst til det. Når den samme begivenhedsinvitation ankommer via e-mail, føles det straks obligatorisk at læse den.
I forretningsorganisationer kan alternative kommunikationsværktøjer også hjælpe med at skære ned på uønskede e-mails enormt. Her på PCMag har vi en tendens til at bruge et instant messaging-program, når vi har noget at kommunikere hurtigt og ønsker et lige så hurtigt svar. Vi bruger Yammer til at styre nogle opgaver, der fungerer på et "hvem der først kan svare, gør det venligst" -basis. Vi bruger projektstyringsplatformen Basecamp til at huse diskussioner om igangværende kunst- og designprojekter ét sted.
Så brug alle de forskellige værktøjer, du har til rådighed, og hvis du er i en ledelsesposition, skal du også opfordre andre til det. At gå ind for en multi-tool-løsning vil hjælpe med at reducere de nødvendige e-mails.
3. Brug automatisk sortering eller filtre
Den mest almindelige løsning til styring af uønskede e-mails er at indstille automatiserede sorteringsregler eller filtre, som de undertiden kaldes, som sætter de uønskede meddelelser på et bestemt sted (normalt en mappe, men nogle gange papirkurven), før de endda rammer din indbakke. Alle de store e-mail-programmer har denne funktion.
Find den e-mail, du ikke ønsker mere, identificer noget konkret og rettet om det (f.eks. Altid det samme nøgleord i emnelinjen, afsender osv.), Og indstil en regel, der sorterer alle disse meddelelser i en ny og passende mærket mappe til dig.
En anden mulighed i Microsoft Outlook er, at du kan "afmelde" yndefuldt og uden varsel fra en tråd ved blot at "dæmpe" en samtale (se mine tip til Outlook til hvordan du gør det), selvom det giver dig fast, hvis nogen genbruger det samme emne linje på et senere tidspunkt, da det er målet for udførelsen af operationen. (Med andre ord, når du demper en tråd, flytter Outlook automatisk til mappen "slettede poster" alle meddelelser, der indeholder den samme emnelinje i den krænkende e-mail.)
Personligt bruger jeg ikke automatisk sortering meget, fordi det er afhængig af en ny opførsel: at kontrollere de udpegede mapper regelmæssigt. Tidligere glemte jeg med det samme, hver gang jeg har oprettet sortering, at jeg gjorde det, og flere dage senere bemærkede jeg en bunke e-mails, der muligvis har inkluderet noget vigtigt skubbet til vejen. Jeg vil hellere bare slette uønskede beskeder, når jeg modtager dem. Hvis du vælger denne rute, skal du bare være omhyggelig med at behandle disse sorterede e-mails regelmæssigt.
4. Bed folk om ikke at skrive tilbage "Tak"
Første gang jeg hørte en kollega på et tidligere job sige højt til en anden kollega: "Har du noget imod at ikke svare 'tak' på en meddelelse, når alt det gør er at bekræfte, at du ved, at jeg gjorde det, jeg skulle? Det hjælper mig med at holde min e-mail-tid nede, ” det blæste i mit sind! Det kan man godt sige? Sikker på, du kommer måske af som lidt grumpy, men opadrettede er, at du ikke får et væld af virkelig unødvendige e-mail-beskeder.
Du kan også omformulere det til at være yderst passivt-aggressivt - "Jeg vil virkelig ikke blive fornærmet, hvis jeg takker mig mindre ofte via e-mail. Jeg ved allerede, at du værdsætter mit arbejde" - men jeg kan ikke anbefale det!
Yderligere ressourcer
Andre værktøjer, der hjælper dig med at holde dig oppe på e-mail, inkluderer Sanebox (som automatisk indstiller en vis automatiseret sortering) eller Mailbox-appen til iOS (meget nyttigt til at holde øje med e-mail, mens du ikke er på kontoret), men de er mere generelle e-mail triage end at skære ned på uønskede beskeder.
