Bliv organiseret: hvordan man samarbejder på microsoft office i 5 enkle trin

Den største nye funktion i Microsoft Office 2016 er, at det muliggør realtidssamarbejdsredigering. At tillade mere end én person at arbejde på en fil på samme tid og at få alle parter til at se ændringerne, som samarbejdspartnerne gør dem, har længe været et salgssted for rivaliserende kontorpakker, nemlig Google Drive med dets dokumenter, ark og andre online produktivitetsapps. Live co-authoring i Office er en velkommen tilføjelse til Office-apps, hvis forfalden er for sent. Brug af redigeringsfunktionerne i samarbejde tager en smule opsætning og noget know-how. Disse fem trin hjælper dig med at komme i gang.

1. Kontroller dit navn

Hvordan vil folk vide, hvem du er, når du logger ind på deres filer og begynder at redigere? Åbn en app, f.eks. Word eller Excel, og gå til Fil> Indstillinger, og derefter under fanen Generelt ser du en overskrift kaldet "Tilpas din kopi af Microsoft Office." Mac-brugere finder denne mulighed i Præferencer> Bruger. Her kan du opdatere dit navn, initialer og andre identificerende oplysninger. Du vil sandsynligvis se nogle detaljer, der allerede er udfyldt, baseret på din Microsoft-konto, eller hvilke oplysninger der blev leveret af administratoren af ​​din virksomhedskonto.

Under alle omstændigheder er det nyttigt at opdatere navnet og initialerne, hvis folk kender dig ved noget andet end dit juridiske navn eller det indtastede navn. Valg af identificerbare initialer hjælper også, hvis du deler et sæt initialer med dine samarbejdspartnere. For eksempel ændrede jeg mine meget almindelige initialer, JD, til JED.

2. Gem filer i skyen

Ingen kan arbejde på en fil med dig, hvis filen ikke gemmes i et delt rum. Du har lettere ved at holde styr på dine filer, hvis du gemmer dem i et delt rum fra get-go, snarere end at vente på Office 2016, der beder dig om at lave en kopi til et delt rum (hvilket det vil gøre, når du prøv at dele en fil, der er gemt lokalt).

Gå til Fil> Gem som, og vælg en placering på OneDrive (hjemmebrugere vælger denne første indstilling), OneDrive for Business eller SharePoint.

3. Inviter samarbejdspartnere

For at invitere samarbejdspartnere skal du bruge menuen Delingindstillinger, der er i øverste højre hjørne. Se efter ikonet "person med plustegn". Herfra kan du vælge "Inviter folk."

Invite People åbner en boks lige i det samme vindue, hvor du indtaster e-mail-adresser, tilføjer en valgfri meddelelse og deler filen via e-mail. I Mac-versionen af ​​Office 2016 til Mac tilbyder knappen Share også Copy Link og Send Attachment, som Windows-brugere kan finde i File> Share-ruden. Nederst på delepanelet er et valg "Få et delingslink", der kopierer et link til filen til dit udklipsholder, som du kan indsætte i hvilken kommunikations- eller samarbejdsplatform du vil.

4. Når redigeringer i realtid ikke vises, skal du opdateres for at se ændringer

Hvis du og alle dine samarbejdspartnere bruger den samme OneDrive for Business eller SharePoint-placering til at gemme filer, og du alle bruger den samme version af Office 2016, skal du være i stand til at se ændringer til din fil, som de forekommer, med hver persons indtastning markeret af en farve og et identificerende sæt initialer eller et billede.

Men hvis dine samarbejdspartnere får adgang til den fil, du har delt på en anden måde, f.eks. Gennem online-versionen af ​​Word, som min samarbejdspartner gjorde under test, kan du muligvis ikke se ændringer i realtid. Jeg måtte manuelt opdatere eller opdatere min fil.

Helt nederst i vinduet skal du kigge efter en linje, der siger "tilgængelige opdateringer."

Opdater dokumentet ved at klikke på den tekst, så ændrer dine samarbejdspartnere.

5. Lås indhold for at forhindre ændringer

Nogle gange inviterer du samarbejdspartnere til at hjælpe med at redigere et dokument, men der er noget indhold, de ikke bør ændre. Du kan låse det ved hjælp af værktøjet Block Authors, som ikke er så intuitivt navngivet. Det lyder som om det vil tilbagekalde redigeringsrettigheder, når det faktisk bare låser indhold, som du vælger fra at blive redigeret.

Fremhæv det indhold, du vil låse. Gå til gennemgang> Bloker forfattere. Det fremhævede afsnit har nu et ikon ved siden af ​​det, der angiver, at ingen men du kan ændre det.