Video: IRINA'S KØLESKABS ORGANISERING (Oktober 2024)
Jeg har aldrig mødt et delt netværksdrev i en virksomhed, der ikke mindst var en smule slurvet. Delte servere er typisk designet til at muliggøre samarbejde samt gøre filer og oplysninger frit tilgængelige for vores medarbejdere. De hjælper også virksomheder med at indsamle og sikkerhedskopiere data let og effektivt - i teorien.
I virkeligheden forvandles de til det sted, hvor fotos af firmafest fra seks år siden er gemt. I den sidste sætning brugte jeg den passive stemme med vilje, fordi ingen ser ud til nogensinde at tage ansvar for at sætte noget på et delt drev, der ikke skulle være der. Ting vises bare. Ingen ved, hvordan eller hvorfor de kom dertil. Og derfor fjerner ingen dem af frygt for at træde på andres tæer eller slette noget, som en anden har brug for.
Delte rum skal designes på en måde, der matcher en afdeling eller virksomheds arbejdsgang eller organisationskort. Ting, der er parallelle i naturen, som to teams, der rapporterer til det samme ledelsesniveau, skal have parallelle sider i mappestrukturen. Når en ny person tilslutter sig en afdeling, skal hun eller han hurtigt kunne finde ud af, hvor vigtige filer lever på et delt netværk, fordi deres placering (mappenavn og hvordan den indlejres i andre mapper) skal afspejle, hvordan virksomheden er designet. Et rigtigt rødt flag er, når en person, der har arbejdet på en tid i lang tid, ikke kan finde ting, fordi de ikke ved, hvor det er, eller værre, ikke engang ved, hvor det skal være.
Her er alt, hvad vi gjorde, trin for trin, for at rydde op i vores slurvede servere. I slutningen finder du et resumé af resultaterne samt noter om, hvad der gik rigtigt, og hvad der gik galt.
Serveroprydningsprojektet
Trin 1: Kommuniker. Først talte vi om problemet med at have en sjusket server, herunder hvorfor det er et problem (ineffektivitet, inkonsekvens, anstrengelse af vores netværksplads), mulige løsninger og procedurer til implementering af disse løsninger.
Så talte vi lidt mere. Så talte vi om, hvem vi ellers havde brug for at tale med. Jeg kan ikke køre nok hjem vigtigheden af kommunikation til succes med dette projekt. Vi talte meget, både personligt og via e-mail.
Under disse samtaler indså vi, hvor vigtigt det ville være at kommunikere med it-medarbejderne. Så vi sløjfe dem ind på vores plan og foreslåede tidslinje. IT-teamet gav os et afgørende råd, som til sidst blev vores rigtige startpunkt for projektet. De sagde, prøv ikke at rydde op i det, du har; Start snarere med et tomt lærred og opret de ønskede mappestrukturer og kopier kun over filer, du vil opbevare. Alt andet, sagde de, ville de arkivere.
Trin 2: Gennemgå eksisterende data. For det andet sad alle interessenter - for det meste teamledere - ved et bord med en bærbar computer og en projektor. Vi sluttede os til det pågældende serverrum og kiggede sammen gennem nogle af de eksisterende filer, bare for at være sikker på, at ingen overså en række filer, vi skulle beholde.
Vi tænkte også på de eksisterende data med hensyn til, hvordan de gjorde eller ikke reflekterede vores nuværende arbejdsgange. Delte rum bruges normalt til at samarbejde om arbejde. Mappers struktur og navne skal nøjagtigt afspejle den arbejdsgang for at den skal være nyttig.
Meget af det, vi fandt på serverne, var forfærdeligt forældet. Der var mapper opkaldt efter medarbejdere, der ikke havde været i virksomheden i år. Vi fandt filer tilbage til 2003. Der var rester af projekter, der aldrig kom fra jorden. Ingen havde brug for noget af dette.
Trin 3: Kortlæg den nye struktur. Mens vi stadig sad ved det bord, skitserede vi den mappestruktur, vi mente skulle være på plads. Alle lederne havde buy-in vedrørende design, hvilket var nødvendigt for at afspejle vores teamstruktur og arbejdsgang. Her er hvad vi designet, selvom jeg har lavet navnene generiske, så de giver mening for nogen, der ikke kender det indre arbejde på vores kontor:
På øverste niveau har vi mapper til hvert team og et specielt projekt eller opgave samt en til "Ressourcer", der gælder på tværs af alle hold.
Hvert hold har en undergruppe af mapper: nogle få, der viser arbejdsgang, en for hvert teammedlem, og yderligere mapper, da de giver mening for det holds behov. For eksempel ser mit holds undermapper sådan ud:
Vi brugte understregninger og tal for at få vores arbejdsgangsmapper til at sidde øverst i strukturen og vises i samme rækkefølge som arbejdet finder sted. Mappen kaldet "1_EDITING" er hvor filer, der er klar til at blive redigeret, forbliver, indtil redigeringen er færdig. Derefter flytter de til "2_RTP", hvilket betyder "klar til at fremstille" - med andre ord, redigering er afsluttet, og disse filer er klar til næste trin. Når en fil er produceret, skal den flyttes til "3_PRODUCED", som i det væsentlige bliver vores levende arkiv. Alt i denne mappe kunne i teorien arkiveres, så vi vil altid have en cache af filer, som vi ved, at vi kan fjerne, hvis vi nogensinde har brug for at få noget plads tilbage.
Trin 4: Opret regler. Som jeg allerede er begyndt at forklare i det foregående afsnit, har hver mappe nogle regler, der er knyttet til den, hvad der kan og ikke kan gå ind på dem, eller hvordan de skal bruges. Hvis nogen f.eks. Ønsker at dele fotos, skal de lægge dem i hans eller hendes egen navnebrandsmappe. På den måde er det klart, hvem der er ansvarlig for dataene.
Vi diskuterede også, om vi havde filer, der skal være tilgængelige for flere teams (det gjorde vi, og vi oprettede en mappe med ressourcer til dem), og om nogen oplysninger skulle være låst ned (ja: alt i mappen Management Team).
Trin 5: Sørg for konsistens. Da vi designet vores mapper og regler for brug af dem, ser vi også efter områder, hvor vi kunne og burde være ensartede. Når mappestrukturer og arbejdsgange kan (og bør være) ensartede, sørger det for i perioder med personaleovergange, såsom når nogen forlader virksomheden, går i barselsorlov eller er uventet syg. Konsekvens på et delt serverrum hjælper alle i organisationen med at finde ud af status for aktuelle projekter, såvel som hvad der er vigtigt, hvilket arbejde der allerede er afsluttet osv.
Et opfølgningsprojekt (som vi lige nu implementerer nu) er at skabe bedre konsistens på tværs af vores filnavnkonventioner. Vi besluttede at holde op med at implementere denne ændring af filnavne indtil efter at alle var vant til at bruge de nye delte mapper for ikke at overbelaste nogen med for meget ny information på én gang.
Trin 6: Kontroller en sidste gang med alle interessenter. Inden vi implementerede noget, gennemførte vi en sidste kontrol om planen med alle interessenter, inklusive et par mennesker, som vi oprindeligt ikke havde tænkt at medtage, men hvis navne kom op i vores gennemgang af de eksisterende data. "Er det ikke Arielles ekspertiseområde? Vi bør bedst spørge hende, hvad hun mener, der skal gøres i dette afsnit."
Trin 7: Færdiggør og kommuniker tidslinjen. De sidste trin var at afslutte tidslinjen og derefter starte projektet. Dette var de sidste brikker i puslespillet:
- Bestem, hvornår og hvordan man skal sprede informationen: E-mail alle ansatte midt i ugen om den nye serverstruktur, regler og alle relaterede oplysninger, inklusive datoer (se næste punkt).
- Indstil datoer for: hvornår folk skal kopiere over de filer, de vil beholde (slutningen af ugen); hvornår de skal begynde at bruge den nye struktur (i vores tilfælde straks efter modtagelse af e-mailen); når den gamle server bliver afbrudt (vi fortalte dem slutningen af ugen, men i virkeligheden polstrede vi denne frist med et par ekstra dage).
- Planlæg et par påmindelses-e-mails, før du faktisk afbryder adgangen til den gamle server.
- Lad IT udføre den faktiske cutoff.
Serveroprydningsresultater
Denne e-mail i midten af ugen, der indeholdt alle oplysninger om serveroprydningsprojektet, gik ud kl. 11.00 onsdag. Et par mennesker havde brændende spørgsmål, men den svar-til-alle tråd trådte ved 11:57 am. Det betyder, at alle grundlæggende spørgsmål var blevet besvaret inden for 30 minutter.
I mit team fortsatte yderligere afklaringer vedrørende vores arbejdsgang - men den sidste, jeg har, er dateret 13:05 samme dag. Uden tvivl stillede et par mennesker yderligere spørgsmål uden at svare på alle, men flertallet af spørgsmålene blev besvaret inden for to timer.
I løbet af de næste flere dage afsluttede vi tidslinjen uden problemer. IT-teamet kørte en hurtig rapport, der viser, at vi reducerede de samlede data med 76 procent. Tallene taler for sig selv.
Før
- Samlet plads: 250 GB
- Antal filer: 447.249
- Antal mapper: 36.773
Efter
- Samlet plads: 59, 2 GB
- Antal filer: 58.624
- Antal mapper: 2.962
Projekt Postmortem og feedback
Et par uger efter, at vi var færdige med servermigreringen og omstruktureringen, spurgte jeg projektlederen, lederne og it-netværksadministratorerne, om de havde nogen feedback eller postmortememner. Ingen gjorde det. Det hele gik bemærkelsesværdigt glat. Her var hvad den førende IT-fyr havde at sige:
"I de ti år, hvor jeg har været her, er dette første gang, at et afdelingsteam påtager sig et projekt som dette af deres egen interesse og har gennemført det så godt. Dette hjælper både [den anden it-netværksadministrator] og mig bedre vedligeholder netværket, og jeg er sikker på, at det hjælper dit team med workflow og organisering. Vi har bogstaveligt talt bedt flere generationer af ledelse om at give mandat, hvad dit team har opnået på græsrodsniveau, og det er meget værdsat."
Fra mit perspektiv er der en ting, jeg ønsker, at vi havde gjort lidt anderledes. Jeg ønsker, at vi oprindeligt havde fortalt medarbejderne om projektet personligt på et hurtigt improviseret møde, snarere end via e-mail. E-mail er fint, og sikker på, at ingen kan lide møder, men jeg følte, at folk ville have følt sig mere inkluderet i processen, hvis de blev fortalt under en åben diskussion snarere end gennem en "VIGTIG!" e-mail.
Vi har nu en bedre, mere konsistent, mere effektiv og enklere delt server. Reglerne for, hvordan man bruger det, er klare, med indbygget ansvarlighed. Teamledere er ansvarlige for teammapper, og enkeltpersoner er ansvarlige for, hvad der står i deres navnmapper.
Hvis du overvejer at iværksætte dit eget serveroprydningsprojekt i din organisation, håber jeg, at du kan få nogle råd fra denne artikel om vigtigheden af at få rådgivning fra din IT-afdeling, og at kommunikere grundigt på alle trin er afgørende for succes.
