Bliv organiseret: e-mail-kontakter

Indhold

• Bliv organiseret: E-mail-kontakter
• Sådan eksporteres kontakter, CSV vs vCard

I e-mail er dine kontakter et af de mest værdifulde langsigtede aktiver, du ejer. Dette er de mennesker, der støtter dit arbejde, driver dit sociale liv og holder dig menneskelig. Hvis du skifter job eller flytter til et nyt e-mail-program, vil du bestemt ønske at bringe disse mennesker med dig.

Mange sociale netværk, apps og tjenester giver dig mulighed for at oprette forbindelse direkte til større webmail-programmer såvel som Microsoft Exchange-konti for automatisk at importere alle de mennesker, som du har kommunikeret før. Jeg synes, dette er en af ​​de mest forbløffende anvendelser af moderne teknologi. Tag det ikke for givet. Hvis du kan holde forbindelsen til folk i dit netværk på flere måder end én, skal du gøre det. Du ved aldrig, hvornår en internettjeneste eller virksomhed lukker ned, og hvis du kun opretter forbindelse til bestemte mennesker på et sted, ja, det er næsten lige så slemt som ikke at tage sikkerhedskopi af dine vigtigste data!

, Deler jeg nogle tip og tricks til at holde kontakten med dine vigtige kontakter. Derefter vil jeg hurtigt liste, hvordan man gør trinene til eksport af kontaktoplysninger fra Gmail, Outlook til Windows og Outlook til Mac, som du har brug for af en række årsager. I de fleste af disse procedurer skal du også beslutte, om du eksporterer til CSV- eller vCard-format, så jeg har inkluderet en kort forklaring på, hvordan de adskiller sig i slutningen af ​​artiklen. Den ene er ikke "bedre" end den anden, da de begge har deres egne fordele og ulemper.

Vedligeholdelse af kontakter: tip og tricks

Personligt bruger jeg ikke meget tid på at vedligeholde på min e-mail-kontaktliste. Jeg lader stort set Google og Outlook bare gemme mine korrespondenters e-mail-adresser, og så er jeg afhængig af at andre websteder og tjenester forbliver tilsluttet, den største er LinkedIn.

Online netværk til professionelle forbindelser. Jeg forlod visitkort for aldre siden. Når jeg møder nogen, der beder om et visitkort, siger jeg dem, at jeg ikke bruger dem længere og tilføjer, "Bare send mig en LinkedIn-invitation." Jeg forbinder ikke med folk, jeg ikke kender på LinkedIn. Der er nogle få undtagelser, som når jeg opretter forbindelse til en, der er velkendt, eller som jeg har nået ud til i stedet for omvendt. Men jeg vil sige, at 90 procent eller mere af mit LinkedIn-netværk indeholder mennesker, jeg personligt har mødt.

Jeg inkluderer også venner på LinkedIn, selvom jeg aldrig en gang har brugt dette websted til at finde mine venner af sociale grunde. Fra tid til anden dukker en ven muligvis op i en søgning, jeg laver på LinkedIn, når jeg prøver at finde ud af, hvem der i mine netværk arbejder hos firma X eller er ekspert på emne Y.

Et aspekt af LinkedIn, som jeg virkelig sætter pris på, er, at det sætter hver enkelt person på spil at holde sine kontaktoplysninger og virksomhedstilknytning ajour. Det er ikke mit job at opdatere adressebogen for alle mine kontakter. Det er deres job.

Tilsvarende kan du bruge Facebook, Twitter eller et andet socialt netværk efter dit valg til at opretholde dine kontakter i samme grad. Jeg foretrækker imidlertid LinkedIn for erhvervslivet, i vid udstrækning, fordi folk har en tendens til at udfylde deres virksomhedsrelationer både fortid og nutid, hvilket normalt er et vigtigt stykke information, som jeg har brug for at vide, når jeg leder efter mennesker, jeg har brug for at nå.

Bonustips: LinkedIn kan lide at hjælpe dig med at finde folk, du kender, ved at oprette forbindelse direkte til din e-mail-konto, men du kan også uploade en CSV-fil til LinkedIn og få den til at hjælpe dig med at matche folk, du kender på den måde. Dette tip er nyttigt, hvis du har eksporteret kontaktoplysninger fra gamle job, eller hvis din nuværende arbejdsgivers e-mail-service ikke understøttes af LinkedIn.

EasilyDo app til tilføjelse af nye iOS-kontakter poster . På min iPhone bruger jeg en app kaldet EasilyDo, der i det væsentlige automatiserer små opgaver, som jeg har tildelt, at appen skal udføres. En af dem er for EasilyDo at holde øje med min forretnings-e-mail-konto, og når den ser en indgående e-mail fra en ny person, så spørg mig, om den skal tilføje denne person til min iOS-adressebog. Der er også en EasilyDo Android-app.

Jeg bruger primært min iOS-adressebog til personlige kontakter, men jeg opbevarer også nogle af mine kollegers detaljer derinde, i tilfælde af at jeg er nødt til at nå dem hurtigt, når jeg er ude af kontoret. Jeg kan også godt lide at EasilyDo ikke bare automatisk tilføjer hver nye kontakt, men altid spørger mig først.

ifttt for andre måder at migrere kontakter på . Ved hjælp af webstedet og iPhone-appen kaldet ifttt (som står for "hvis dette, så det") kan du oprette kommandoer, såsom "hvis jeg tilføjer en ny post i mine iOS-kontakter, og indtast derefter de samme oplysninger i et Google Drev-regneark. " Og der er en række andre tjenester, der understøttes, så du kan gøre noget lignende med kontaktoplysninger fra folk, du kender fra Facebook, e-mail og andre steder, også. I modsætning til EasilyDo vil ifttt altid udføre kommandoen, når den udløses - det spørger dig ikke først, om den skal udføre handlingen. Men du kan til enhver tid tænde og slukke for disse kommandoer fra ifttt-webstedet eller -appen. Evnen til at tilpasse kommandoerne er meget god, og du behøver ikke at kende en kodningslick for at få dem til at fungere. Det er meget næsten alle peg-og-klik-klar.

Bonustips : Søg i iftts liste over offentlige "opskrifter" ( dvs. kommandoer) efter "kontakter", og du kan finde og genbruge kommandoer, som andre mennesker allerede har udviklet. Bemærk, at de fleste af de automatiseringer, der er skrevet i ifttt, fungerer fremover, men ikke nødvendigvis migrerer data, du allerede har.