Bliv organiseret: bedste praksis for gmail

Indhold

• Bliv organiseret: bedste praksis for Gmail
• Gmail-arkiver, bulkhandlinger, laboratorier

Gmail er en af ​​de mest populære e-mail-tjenester. Uanset om du bruger det til personlig kommunikation, arbejde eller begge dele, får du mere ud af det, hvis du forstår, hvordan nogle få kernefunktioner fungerer.

Denne udgave af Get Organised, en ugentlig serie, forklarer et par af Gmail's signaturfunktioner og forklarer, hvordan du bedst bruger dem til at holde din e-mail-konto effektivt organiseret, så du kan være mere produktiv.

Beskedtråde

Som alle Gmail-brugere ved, bliver en kontinuerlig e-mail-udveksling stablet i en tråd. Antallet af meddelelser i en tråd vises altid i parentes ved siden af ​​oversigten over navne på udvekslingen, et trådantal, hvis du vil.

Beskedtråden er en af ​​mine yndlingsfunktioner i Gmail, fordi når seks personer svarer på en enkelt e-mail-gruppe, er alt det, jeg ser, en ulæst tråd snarere end seks ulæste beskeder. Det, jeg internaliserer, er, at der er en diskussion, der kræver mig opmærksomhed. Hvis jeg ser seks ulæste beskeder, får jeg i stedet følelsen af, at seks ting kræver min opmærksomhed.

Når du åbner en tråd, forbliver beskeder, du allerede har læst, sammen, mens ulæste meddelelser udvides.

Bedste praksis: Et af de bedste tricks i styring af tråde er at holde dem intakte, så længe de ikke afviger fra emnet. Når de ændrer emne, skal du starte en ny tråd ved blot at ændre emnelinjen, når du svarer. Du behøver ikke at starte en helt ny besked. Alle modtagere vil blive inkluderet i den nye tråd, og historien til din kommunikation arkiveres stadig inden for selve meddelelsen, under ellipsen, der siger "Vis beskåret indhold", når du holder musepekeren over den (se nedenfor), så enhver kan henvise til det.

Etiketter

Hvis der var en enkelt funktion, der angiver Gmail, ville det være etiketter. Måden til at forstå etiketter er at beskrive, hvad de ikke er: mapper. Etiketter i Gmail ligner ofte mapper, og til en vis grad opnår de den samme ende. Men etiketter er grundlæggende forskellige end mapper, og at forveksle dem med mapper vil virkelig begrænse, hvad du kan gøre med Gmail.

Lad mig starte med at forklare lidt om mapper. E-mail-mapper, ofte designet i en trestruktur med evnen til at tilføje undermapper, fungerer ligesom hvordan virkelige mapper gør. Du arkiverer tingene i dem. Hvis du har en meddelelse til fil, kan du kun arkivere den i en mappe.

Etiketter i Gmail ser meget frygtelige ud som mapper ved første øjekast. Når du opretter en ny etiket, vises den på venstre skinne, ligesom hvor du vil se mapper (med standardindstillinger alligevel) i Yahoo! Mail, Hotmail og Outlook. Disse Gmail-mærker kan også have tildelt farver til dem, hvilket får dem til at se endnu mere ud som mapper.

Så hvad er forskellen?

Enhver given meddelelsestråd kan have mere end en etiket, såsom "arbejde", "oktober 2012" og "presserende". Gmail giver dig også automatisk to mærker: stjerner og "vigtigt", der er udpeget af en gul tag til venstre for meddelelser, der sendes direkte til dig, dvs. ikke listeserver, s eller anden massemails.

Tænk på etiketter mere som tags. Og de visuelle etiketter, som du ser på venstre skinne - tænk på dem som en hurtigknap for at sortere alle de meddelelser, der har et bestemt mærke. Bemærk, at selv din indbakke kun er en etiket. Når du klikker på en etiket på venstre skinne, ser du ny tekst vises automatisk i søgefeltet øverst.

Denne tekst hjælper med at finjustere din søgning til kun meddelelser med den pågældende etiket. Husk, Google er firmaet bag Gmail, og Google blev dette firma grundlagt som et søgeværktøj.

Bedste praksis: Brug labels i Gmail liberalt, fordi de ikke er en erstatning for mapper, men snarere en måde at kategorisere eller tagge emner på og gøre dem mere søgbare.

Kraftbrugere bør udforske området Indstillinger for at konfigurere mere avancerede mærkningsattributter. For eksempel kan du indstille regler eller filtre, der skal omdirigere bestemte typer e-mails til en etiket, og at denne etiket kun vises i din venstre rude, når den indeholder ulæste meddelelser.