Bliv organiseret: 7 måder til automatisk at organisere kontakter | jill duffy

Hvor mange e-mail-adresser bruger du? Hvor mange kontaktdatabaser har du som et resultat? At holde din adressebog opdateret er en smerte, da det kræver hyppig opdatering. Heldigvis er der nogle måder at automatisere processen med at opdatere og sikkerhedskopiere din liste over kontakter.

Her deler jeg syv måder, du automatisk kan organisere din liste over kontakter på. Fem af tricks bruger IFTTT, et gratis websted og en service, der står for "hvis dette, så er det." IFTTT fungerer sådan: Du bemyndiger det til at have adgang til forskellige onlinekonti, som du bruger, såsom Gmail, Evernote, iOS-kontakter osv. Derefter opretter du "hvis dette, så" scenarier (eller "opskrifter", som de kaldes), som tjenesten udfører. Jeg viser dig nogle eksempler på et øjeblik. Du behøver ikke vide, hvordan man koder eller skriver manuskripter for at oprette opskrifterne. Det er virkelig meget enkelt.

Jeg foretrækker at bruge IFTTT-webstedet på en skærm i fuld størrelse computer eller bærbar computer, men der er en IFTTT iPhone-app og en for nylig frigivet IFTTT Android-app, hvis du foretrækker at arbejde på en mobilenhed.

Så her er fem måder at bruge IFTTT (og to bonusmåder ved hjælp af andre værktøjer end IFTTT) til at hjælpe dig med at organisere, sikkerhedskopiere og generelt vedligeholde din adressebog. Tilmeld dig en gratis IFTTT-konto, og kig efter disse opskrifter i afsnittet "Gennemse" på webstedet. Du vil bemærke, at opskrifterne, der er inkluderet her, har samme art, men bruger forskellige tjenester. Se 101 bedste ifttt-opskrifter for flere forslag til automatiseringer.

1. Hvis ny Gmail-e-mail ankommer, skal du derefter tilføje 'Fra adresse' til Google Drev

Aktivér denne opskrift, og når en ny Gmail-meddelelse ankommer, vil du automatisk have en registrering af afsenderens e-mail-adresse føjet til et Google Drev-regneark. Når jeg testede denne opskrift, bemærkede jeg, at du får duplikater, hvilket er slags irriterende og mindre end ideelt. Hvis du har en intelligent, automatiseret måde at fjerne denne liste, så del den i kommentarerne!

2. Hvis der tilføjes ny kontakt til iOS-kontakter, skal du derefter tilføje 'Fra adresse' til Google Drev

Denne automatisering fungerer på samme måde som den før den, medmindre den bruger iOS-kontakter i stedet for nye indgående Gmail-meddelelser. Som et resultat lider det ikke af duplikatproblemet, der er nævnt ovenfor. På den nederste side er det kun beregnet til Apple-brugere.

3. Hvis der tilføjes ny kontakt til iOS-kontakter, skal du invitere til at oprette forbindelse på LinkedIn

Tænd for denne opskrift, så hjælper det dig med at vedligeholde din database med LinkedIn-forbindelser. Du kan bruge det ud over andre iOS Contact-opskrifter (du er ikke begrænset til kun en), men igen, kun hvis du er Apple-bruger.

4. Hvis en ny e-mail ankommer i Gmail, skal du sende afsenderens e-mail-adresse til en note i Evernote

Denne opskrift er den eneste på denne liste, der ikke var foruddannet i IFTTT og tilgængelig i afsnittet "Gennemse", men jeg har delt den, så den skal være offentligt tilgængelig nu. Som med den forrige Gmail-opskrift (nummer et på denne liste) har du duplikatposter, når nye e-mails ankommer, men i det mindste har du en sikkerhedskopi af dine kontakter.

5. Hvis der tilføjes ny kontakt til iOS-kontakter, skal du tilføje note til Evernote

Her er en anden til iOS-brugere. Sikkerhedskopiér dine iOS-kontakter til Evernote. Som skrevet fanger denne opskrift afsenderens navn, telefonnummer, e-mail-adresse, adresse, tilknytning (organisation / virksomhed), jobtitel, noter og dato tilføjet. Du kan redigere opskriften for at ekskludere et af disse felter, hvis du vil.

To bonustricks

Mens IFTTT er en fremragende service, der er let at bruge, har jeg to andre taktikker til at organisere kontaktoplysninger.

6. Videresend beskeder til en brugerdefineret variant af din Gmail-adresse

Man bruger et gammelt Gmail-trick. Perioder i din Gmail-adresse viser sig, det påvirker ikke, at e-mail bliver leveret til dig. Så begge leverer til den samme konto. Tricket er derfor at oprette en regel i Gmail, der filtrerer forskellige variationer på din Gmail-adresse. Jeg oprettede en sådan regel, at hvis indgående e-mail sendes til min personlige Gmail-adresse med to specielt placerede perioder i navnet, springer meddelelsen indboksen og er mærket "Kontakter". Jeg bruger den adresse, når jeg får en e-mail sendt til min arbejdsadresse, fra en, der også bliver en personlig kontaktperson: Jeg videresender beskeden til min specielle variation Gmail-adresse eller svar. Resultatet er, at disse mennesker og e-mailhistorikken nu er i min personlige Gmail, fuldstændig søgbar, men gemt ud af syne fra min indbakke.

7. Auto Tilføj til kontakter Indgående og eksisterende e-mail

Et andet trick er at bruge den gratis app EasilyDo til Android eller EasilyDo til iPhone. Det er en personlig assistent-app med snesevis af automatiseringer, som du valgfrit kan aktivere. Det har en automatisering kaldet Kontaktoplysninger, der ser efter nye og eksisterende kontaktoplysninger fra e-mail-konti, som du giver dem tilladelse til at få adgang til. Derefter tilføjes de personer, den finder til dig Kontakter, Evernote, Salesforce og LinkedIn-konti, eller hvilken som helst af dem, du vælger. EasilyDo genkender normalt, når der allerede findes en kontaktperson, idet man slipper for duplikationsproblemet, som jeg bemærkede i nogle af de andre automatiseringer, og det har endda en de-duping-automatisering, du kan køre for at rydde op i dine eksisterende kontakter.

At holde dine kontakter organiseret, sikkerhedskopieret og opdateret er en af ​​de pligter, der kræver en vis vedligeholdelse. Men når du automatiserer denne vedligeholdelse, er der næsten intet arbejde tilbage på dine skuldre.