Bliv organiseret: 5 praktiske tricks i Microsoft Word

En af mine venner eksporterede indhold fra Excel til Microsoft Word og blev ved med at blive udløst af de forskellige eksportindstillinger. Uanset hvad han gjorde, havde det resulterende Word-dokument unødvendige faner, hvor der skulle have været enkelt mellemrum. Han ringede til mig og bad mig komme ind og hjælpe.

”Find og udskift bare fanerumme med enkelte mellemrum, ” sagde jeg.

"Hvordan gør du det?"

Det er en afgjort enkel funktion, men det er et af disse Microsoft Word-tricks, som, hvis du aldrig har set det før, ikke ville vide, hvordan du gør det eller endda hvordan man sætter det ordentligt i en Google-søgning.

Så jeg viste ham hvordan, plus et par andre praktiske tricks, jeg bruger i Microsoft Word hele tiden. Og jeg vil også dele dem med dig her.

1. Find og udskift faneblade

Fanerum i Microsoft Word oversættes til ^ t.

Brug Find / Erstat-knappen for at finde og udskifte dem med et enkelt mellemrum. Skriv ^ t i det første felt og et enkelt mellemrum i det andet. Hit "erstatte alle" og, voilà .

2. Find og udskift afsnit returnerer

Hvem har ikke modtaget et dokument, der returnerer dobbelt afsnit, hvor vi kun har brug for et?

Afsnit returnerer, eller vognretur, som de undertiden kaldes, kan repræsenteres i Microsoft Word som ^ p.

Hvis du vil finde og udskifte returneringer med dobbelt afsnit med enkeltvis, skal du bruge knappen Find / udskift. Skriv ^ p ^ p i det første felt og ^ p i det andet felt. Hit "erstatte alle", og du er færdig.

3. Automatiser ofte skrevet tekst med makroer

Tilståelse: Jeg var bange for makroer i årevis, fordi jeg ikke forstod hvad de var, og det så ud som om jeg var nødt til at lære kode for at bruge dem. Ikke sandt. Makroer er dine venner. Jeg ville ønske, at de havde et andet navn, ligesom knappen med ofte skrevet tekst, fordi det er virkelig, hvad de er.

Mange mennesker bruger makroer til kedelplade, virksomhedsfraskrivelse eller juridisk tekst, der kræves på alle dokumenter af en bestemt art. Jeg bruger dem til at automatisere ekstremt grundlæggende tekst, som jeg skal skrive igen og igen, inklusive nogle HTML-koder, som vi på PCMag bruger til at udgive artikler online.

Opsætning af en makro for første gang tager et par trin, men det er det værd for den tid, du gemmer derefter.

Sådan gør du det (instruktionerne udskrives under videoen på to minutter, som også viser dig, hvordan du bruger makroer):

Windows 2010-version: Fra fanen Vis skal du trykke på Macros-knappen helt til højre og vælge Optag makro.

Word: Mac 2011 version: Gå fra topmenuen til Gå til Værktøjer> Makro> Optag ny makro.

Giv din makro et navn i feltet Makronavn - og bemærk, at navne ikke kan have bindestreger eller andre specialtegn, bare bogstaver og tal (hvilket er dumt, men der er det). Dernæst kan du tildele en knap eller tastaturgenvej til makroen, men det er valgfrit. Du kan altid køre din makro fra menuen, hvis du foretrækker det. Tildeling af en tastaturgenvej kan være vanskelig, fordi du skal kende alle de andre eksisterende tastaturgenveje, så du ikke ved et uheld tilsidesætter en, du muligvis har brug for. Tilføj en beskrivelse, hvis du vil, men den er ikke påkrævet.

Når du klikker på OK, registrerer Word alt du skriver og gør. Skriv den tekst, du vil automatisere, og formater den, hvordan du vil, eller optag den handling, du vil fange, og gå derefter tilbage til makroknappen og tryk på Stop optagelse.

Test nu din makro ved at gå tilbage til makroknappen og vælge Vis makroer og derefter vælge "kør" for den, du oprettede; eller bare trykke på tastaturgenvejen eller knappen, du har tildelt. Du skal se din tekst magisk vises i et fald.

4. Ryd formatering af indsat tekst

Kopierer og indsætter du tekst fra onlinekilder, andre dokumenter, e-mail osv., Og klirrer, når den dukker op på siden med rødt ved skrifttypen i Verdana med 18 punkter? At strippe den formatering, der uforvarende kommer med indsat tekst, er en stor smerte i nakken. Du kan ændre en indstilling i Word, så formatering aldrig overføres fra andre tekster.

I Microsoft Word til Windows starter du med at gå til File og vælge Valgmuligheder. Kig efter Word-indstillinger, og klik på Avanceret. Et sted på den massive liste (jeg ved, det er længe) er en post kaldet Indsætning fra andre programmer. Vælg Kun tekst, og klik på OK. Giv et testkørsel ved at indsætte tekst fra et webdokument, og se, hvordan det passer til din eksisterende formatering for det pågældende dokument.

En anden måde at gøre det på uden at ændre dine indstillinger permanent: Kig efter et ikon for plade, der vises, når du indsætter tekst. Hej "hold kun tekst", og du er god til at gå.

Hvis du ikke ser dette ikon (i Mac), skal du gå til Indstillinger> Rediger og derefter kigge efter indstillinger for Klip og sæt ind. Klik på knappen Indstillinger i dette afsnit, og sørg for at afkrydsningsfeltet er markeret for Vis indstillinger for indsæt indstillinger.

5. Slet en linje

Den frygtede linje! Du rammer en række bindestreger eller understregninger plus enter-nøglen, og Microsoft Word faldt i en fed linje hele vejen over siden, som du ikke kan i livet for dig at finde ud af, hvordan du fjerner!

Tricket til at slippe af med denne linje er at kalde det en "grænse", ikke en linje. Klik direkte over den linje - er, "grænse." Vælg rammeikonet fra fanen Hjem (det ser ud som et fire-for-fire-gitter). Du skal se, at den nedre kant er valgt. Bare ændre det til Ingen grænse, så er du færdig. Hvis du vil ændre Word's indstillinger, så denne kant aldrig vises igen, skal du gå til File> Options> AutoCorrect Options. Vælg AutoFormat, mens du skriver, og kig efter "Anvend, mens du skriver." I dette afsnit kan du fjerne markeringen i afkrydsningsfeltet for kantlinjer.