Bliv organiseret: 15 produktivitetstips fra eksperter

Indhold

• Bliv organiseret: 15 produktivitetstips fra eksperter
• Interviews 3 & 4
• Produktivitetstip 1-15

En af faldgruberne ved at være en organiseret person er, at vi har en tendens til at blive låst fast i vores egne organisatoriske vaner og teknikker, idet vi tager fejl i stivhed for strenghed. I denne uges kolonne Get Organised besluttede jeg at strække mig langt ud over mine egne grænser ved at interviewe fire personer, der udvikler produktivitetsapps og spurgte dem om deres egne tip og tricks til at være organiserede og effektive.

Disse administrerende direktører, stiftere og udviklere bruger deres arbejdstid på at tænke over, hvad uorganiserede mennesker skal gøre for at blive mere organiserede. De bygger deres software baseret på testdata, personlige observationer og feedback fra et enormt community af brugere.

I disse fire interviews finder du reflektioner over, hvad det betyder at være organiseret og produktiv, samt nogle specifikke tip og tricks, som disse eksperter bruger selv.

Amir Salihefendic, grundlægger af Doist

Amir Salihefendic er grundlæggeren af ​​Doist, et firma, der er specialiseret i produktivitetssoftware. Virksomhedens to flagskibssoftwareprodukter, Todoist og Wedoist, hjælper flere mennesker med at styre deres personlige opgaver og samarbejdsprojekter. Nedenfor er et uddrag fra et længere interview, jeg gjorde med Salihefendic om organisering og effektivitet.

JD: Dit produkt Todoist sigter mod at hjælpe folk med at tage kontrol over de opgaver, de har brug for. Hvad har du lært om, hvad de fleste mennesker har brug for med hensyn til hjælp og vejledning til at udføre deres opgaver, når du udvikler appen?

AS: Folk er virkelig dårlige til at skabe deres opgaver. De fleste mennesker skaber opgaver, som det virkelig er svært at udføre. For eksempel er "tabe sig" ikke en opgave; det er et længere projekt, der inkluderer hundreder af opgaver. Alligevel vil de fleste mennesker tilføje "tabe sig" som en opgave.

Hvad der er bedre er at se "tabe sig" som et projekt, der har opgaver såsom at spise ti frugter hver dag, gå på gymnastiksalen hver anden dag osv. At forstå kompleksiteten af ​​opgaven og opdele den til håndterbare og handlingsdyge bidder er virkelig vigtig for din organisation og produktivitet. Det er også motiverende, da du kan udføre underopgaver undervejs og føle, at du kommer nærmere målet.

JD: Kan du dele med os to eller tre tip eller tricks for at øge produktiviteten?

AS: Jeg tror, ​​e-mail er virkelig en produktivitetsmorder. Jeg får hundreder af e-mails pr. Dag, og jeg administrerer dette på følgende måde:

• Jeg tjekker og behandler e-mail kun tre gange om dagen (morgen, middag og eftermiddag).
• Jeg svarer på en e-mail, hvis det vil tage mindre end et minut.
• Jeg arkiverer, hvis en e-mail ikke er vigtig.
• Jeg delegerer e-mail [som jeg vil svare senere] som en opgave til Todoist (via vores Chrome-plugin) og angiver en forfaldsdato for ikke at glemme den.
• Om eftermiddagen, når mine energiniveauer er lave, besvarer jeg længere e-mails.

JD: Ville du dele et billede af dit arbejdsområde eller et skærmbillede af dit skrivebord?

Mikael Berner: Det er virkelig vigtigt. En anden dimension, som jeg ser, som jeg tror støtter dit forslag, er, at det at organisere ikke betyder, at du er disciplin eller kan tage handling. Jeg synes, at den underliggende organisation er vigtig.

Jeg tror også, at fokus kan misforstås som nødvendigt at være lange [perioder med uafbrudt arbejde].

Vi har læst og fundet studier, der siger, at den gennemsnitlige person kontekst skifter hvert tredje minut, men ikke vender tilbage til en opgave i 27 minutter. Produktivitet handler meget om kontekstskift og hvordan du læser og behandler oplysninger. Du skal være i stand til at svare på vigtige ting, der kommer ind. Er du organiseret i, at du har telefonnumre på de rigtige steder og det rigtige tidspunkt? Eller skal du hoppe rundt for at finde dem?

JD: Ved udvikling af EasilyDo-program, hvilken forskning eller data afslørede du om, hvad folk har brug for for at være mere effektive, mere organiserede og mere produktive?

MB: Vi har fundet i vores studier, at ingen af ​​os er klar over, hvor meget tid og energi vi lægger på en lille opgave, som vi ikke engang ved, er opgaver. Vi stopper uret, hvor lang tid det tager at udføre disse små opgaver og sammenligne dem med hvor lang tid det tager en smart agent at gøre dem for dig.

Vi bliver alle afvejet, og vi ved ikke engang, at vi bliver afvejet af distribuerede apps og data.

JD: Kan du dele med os to eller tre af dine egne tip og tricks for at øge produktiviteten?

MB: Jeg stoler på værktøjer, der hjælper mig med at overflade de vigtigste oplysninger. EasilyDo, Unroll.Me, SaneBox - en masse ting, der declutter e-mail - jeg anbefaler et af disse værktøjer.

Den bedste regel, og jeg glider undertiden ud af dette, er "Hvis du åbner en e-mail, skal du enten gøre noget med det, ligesom svare på det, eller slette det eller arkivere det væk." Åbn ikke engang en e-mail, medmindre du kan behandle den lige nu. Det er en del af den to minutters regel.

Jeg sidder i vores konferencelokale lige nu, der har disse Ikea-borde, men det er glasborde, som du kan trække på med tør sletemarkeringer. Det samler gruppearbejdet på bordet i stedet for at sende et gruppemedlem til et bestyrelse. Det styrker teamarbejdet.