Video: How to create a dynamic map chart with drop-down (works with ANY Excel version) (Oktober 2024)
Det plejede at være, at når et firma føjede en masse nye funktioner til et program, blev softwaren frigivet med et nyt nummer og en masse fanfare. Men i denne tidsalder med smidig programmering og levering af cloud-software, får programmer nu mindre opdateringer hele tiden. Det er først, når du ser på en række ændringer, at du virkelig kan se forskellen. Tilfælde: Microsoft Office.
Sidste uge på virksomhedens Ignite-konference annoncerede Microsoft en række nye opdateringer til Office 365 med fokus på sikkerhed og intelligens. Selvom jeg bruger Office hele tiden, da jeg faktisk kiggede på de nye opdateringer i forbindelse med andre, der er blevet mere roligt rullet ud i de sidste par måneder, blev jeg overrasket over, hvor meget der har ændret sig. De grundlæggende konturer for Word, Excel, PowerPoint og Outlook er blevet sat i årevis; så vi taler ikke om grundlæggende ændringer. Men der er mange nye funktioner, der gør specifikke opgaver meget lettere.
Min favorit er sandsynligvis muligheden for at oprette kort i Excel. For at gøre dette er alt, hvad du har brug for, data, der er opdelt i geografiske områder (f.eks. Salg efter land eller stat); når du går til at oprette et diagram, ser du "udfyldte kort" som et anbefalet valg. Dette viser et kort i forskellige farver, der viser dataene. Kortene kan være noget interaktive, og lader dig filtrere efter de dele, du vil fokusere på, og arbejde på alt fra amtsniveau til globalt niveau ved hjælp af data fra Bing Maps.
Oprettelse af kort fra data har altid været en udfordring, og det gør det meget lettere for typiske brugere. Når du først har oprettet et sådant kort, kan du selvfølgelig kopiere og indsætte det i Word eller PowerPoint. Dette antages at være tilgængeligt ved udgangen af året for desktop-brugere af Excel såvel som på Windows Mobile og Android, dog kun for Office 365-abonnenter.
Nogle af de enkleste - men ganske nyttige ændringer - er sket, eller er ved at ske, med PowerPoint. For et par måneder siden tilføjede Microsoft en mulighed kaldet Designer, der lader programmet foreslå en række designvalg til din præsentation, der er skræddersyet til dit indhold. Den første sådan funktion giver dig mulighed for at indsætte ethvert billede i det første dias og foreslår derefter en række forskellige skabeloner, som alle inkluderer dit billede, men baseret på nogle af omkring 12.000 forskellige muligheder. Det er en pæn måde at tilpasse din præsentation på, mens du holder den professionel. En nyere mulighed fungerer nu med to billeder. På showet annoncerede virksomheden en funktion, der giver dig mulighed for at tage et dias med kun tekst, for eksempel i kuglepunkter, og automatisk omdanne det til en grafik. Det er en interessant idé og en, der skal forbedre udseendet på mange lysbilleder. Disse funktioner er nu tilgængelige for Windows-brugere og kommer snart til Mac.
En anden ny funktion kaldet Quick Start vil være endnu lettere for dem, der bare ikke ved, hvor de skal begynde. Det giver dig mulighed for at indsætte et emne, og PowerPoint opretter derefter en grundlæggende oversigt over præsentationen for dig ved hjælp af oplysninger og billeder fra internettet, der er tilgængelige under Creative Commons-licensen. I demoerne, jeg så, skabte dette ikke en endelig præsentation, men antydede en fuld oversigt, med nogle grundlæggende, som giver dig mulighed for at udfylde resten af de oplysninger, du ønsker i den endelige præsentation. Jeg kan forestille mig, at dette vil føre til, at mange gymnasielærere ser meget lignende præsentationer, men kan også se tilfælde, hvor det kan være en god måde at få nogen i gang med et emne. En lignende funktion er nu tilgængelig i Sway - Microsofts kun-præsentationsværktøj online (ikke at jeg nogensinde har mødt en forretningsbruger, der brugte Sway) - og skulle være tilgængelig i Windows-desktopversionen af PowerPoint inden udgangen af året.
En anden ny funktion i PowerPoint er Zoom, som giver dig mulighed for at designe en præsentation i sektioner og derefter oprette et interaktivt oversigtsindeks-dias. Dette skal hjælpe dig med hurtigt at gå til det ønskede afsnit, som er nyttigt i en gratis formularpræsentation, når du besvarer spørgsmål, eller når du ikke planlægger at gennemgå den fulde præsentation i orden. Zoom er allerede ud på Windows-versionen.
For Word og Outlook kaldes sandsynligvis den funktion, der fik mest opmærksomhed ved Ignite, Tap, som giver hurtig adgang til relevant indhold fra andre brugere i din organisation. Tryk på for at du kan se de dokumenter, præsentationer og regneark, der sidst er oprettet om et specifikt emne, og giver dig mulighed for at trække lysbilleder, billeder, tabeller, grafik eller diagrammer direkte fra de andre præsentationer og kopiere dem til det dokument, du opretter, endda justere indholdet til formatering. Dette begynder kun at blive udrullet til virksomhedskunder for dem med en E3- eller E5-licens.
Tilsvarende annoncerede Microsoft MyAnalytics, en del af Delve online-værktøjet i Office 365, der bruger "viden graf" til at analysere din kalender og e-mail. Dette kan fortælle dig, hvor meget af din dag der tilbringes i møder - og inden for møder, hvor fokuseret du er, baseret på om du ser på din mail - i håndtering af e-mail og i arbejde efter timer. Igen vil dette kun være tilgængeligt for firmakunder og kun for dem med high-end E5-licens.
Flere andre funktioner, der er kommet ud for nylig, er værd at nævne og er tilgængelige for alle Windows-brugere. Den ene er forskerværktøjet i Word, en ny tilføjelse til fanen Reference. Du vælger simpelthen det og indtaster et emne, og Word viser dig en liste over kilder, du muligvis kan bruge i dit dokument, og hjælper dig derefter med let at indsætte disse sammen med den relevante citation. Det ville have været nyttigt, da jeg var studerende.
For Outlook kan den største ændring være det, der kaldes fokuseret indbakke, som opdeler din indbakke i de emner, som Outlook synes du er mest interesseret i og "andre" (svarende til det, Gmail tilbyder). Den mobile version af Outlook har haft denne funktion i nogen tid; det er nu også tilgængeligt på skrivebordsversionen, skønt du skal konfigurere den på webversionen.
Andre ændringer, der kommer ned ad vejen, inkluderer nye funktioner, der er tilgængelige til blækdokumenter (på enheder med berøringsskærme og penne), såsom konvertering af blæk til matematik i OneNote, og hvis det program gør grundlæggende lineær algebra. Jeg kan se, hvor det også kan være nyttigt, men mere for studerende end for de fleste i erhvervslivet.
Microsoft annoncerede også en række sikkerhedsforbedringer, herunder forbedringer af Office 365 Advanced Threat Protection, en ny Threat Intelligence-graf og nye datastyringsfunktioner. Disse skulle ankomme ved udgangen af året for ATP og i første kvartal for andre, men vil kun være tilgængelige for avancerede E5-kunder. Det ser pænt ud, men jeg ville ønske, at der også var mere til mindre virksomheder.
Alt i alt er dette et ret stort sæt ændringer. Men der er et par advarsler. For tiden er de fleste opdateringer kun tilgængelige for brugere med et Office 365-abonnement, hvilket betyder, at de, der bruger pakket software ikke er opdaterede. Nogle af opdateringerne er kun beregnet til virksomhedskunder, selvom jeg kan se, hvor små virksomheder og enkeltpersoner måske også ønsker at spore, hvordan de bruger deres tid.
Intet af dette betyder naturligvis noget, hvis brugerne ikke ved, at de nye funktioner findes. Lige nu annoncerer Microsoft nye funktioner månedligt, og Office 365-brugere skal kunne opgradere deres software. Der er en webside, der annoncerer de månedlige opdateringer for Office 365-brugere. Microsofts ledere har talt om at have underretning om applikation af nye funktioner, og det ville være en stor forbedring.
Office forbliver langt den dominerende kontorpakke, selvom Google nu ser ud til at spille et større spil med sin omdøbte G Suite. Der er stadig plads til forbedringer - Jeg vil gerne se et par flere funktioner i webversionerne, flere sikkerhedsindstillinger for mindre virksomheder og forbedret samarbejde. Men når du tilføjer det hele, forbliver Office lederen med god grund, og der er en masse nye ting at lide, især for dem af os, der bruger den traditionelle Windows-desktopversion under en Office 365-licens.
