Gennemgang og vurdering af entrepriser

ContractWorks begynder på $ 600 pr. Måned, faktureres årligt, og for den pris leverer en veldesignet kontraktstyringsplatform, der er meget fokuseret på kategorisering, sporing og godkendelse af kontrakter. Desværre betyder det for nogle, at det ikke har meget støtte til forfatterkontrakter, frem og tilbage juridiske forhandlinger eller indbyggede samarbejdsfunktioner. Dette målrettede funktionsfokus betyder, at du er nødt til at kortlægge din forretningsproces mod softwarens kapaciteter omhyggeligt, da dette ikke er et gør alt-værktøj. Det er først og fremmest det, der holder det bag vores vindere af Editors 'Choice i dette rum, Agiloft og Updraft.

Prisfastsættelse og planer

I modsætning til Agiloft og de fleste af sælgerne i kontrakthåndteringsrummet, priser PriceWorks ikke efter brugerlicenser. Produktet starter ved $ 600 per måned, faktureret årligt, for dets 12-måneders plan. Den anden prisindstilling er $ 750 per måned for den 3-måneders plan, der faktureres kvartalsvis. Du kan starte med kvartplanen og flytte til et årligt abonnement afhængigt af dine behov. Begge planer leveres med en gratis prøveversion og giver dig ubegrænsede brugere, dokumentlagring, support og træning plus gratis implementering. Du får også tilpassede alarmer, rapporter, tilladelser, revisionslogfiler, dokumentmigrering og opsætning, tilpasset branding og en række andre funktioner, herunder platformens dokumentmærkning og skabelonfunktioner.

Det eneste, ContractWorks tildeler en brugergrænse for, er elektroniske underskrifter, som virksomheden rullede ud en native eSignature-funktion i marts 2017. Organisationer får fem gratis elektroniske signaturbrugere uden ekstra omkostninger, men yderligere brugere kommer i pakker med fem elektroniske signaturer brugere for $ 1.200 pr. år. ContractWorks integreres ikke med Adobe Sign, DocuSign eller andre tredjepartsleverandører af eSignature, og foretrækker at centralisere det inden for sin platform som en indbygget funktion. ContractWorks tilbyder også en rabat til almennyttige organisationer samt volumenpakker til advokatfirmaer eller professionelle servicevirksomheder, der ønsker at tilbyde kontraktstyring gennem ContractWorks som en fakturerbar service.

Håndtering af kontraktens livscyklus

ContractWorks holder sin brugergrænseflade (UI) enkel. Oplevelsen er ikonbaseret og let at navigere, og den øverste menu har kun seks faner: Dokumenter, tags / skabeloner, brugere, rapporter, tegn og indstillinger og en universal søgelinje. Der er fem standardroller med tilpassede visninger af de funktioner, du får adgang til: Administrator, Fuld adgang, Kun download, Vis kun og Ingen adgang. Men du kan tilføje dine egne tilpassede roller med adgang til specifikke dokumenter, mapper, værelser osv. I modsætning til Agiloft og Onit Contract Administration og Contract Review & Approval, når du logger ind, kan du ikke se et brugerdefineret dashboard med realtime widgets og rapporter. ContractWorks fører dig direkte til dit dokumentlager for at komme i gang.

Dokumentsiden er lagt ud som en e-mail-indbakke. Der er den vigtigste indbakke i midten, en brugerdefineret mappestruktur til venstre for at organisere dine dokumenter og knapper på toppen for at uploade kontrakt i bulk, oprette nye mapper, kopiere, downloade og tilføje vedhæftede filer til dokumenter. Du kan også bruge træk og slip til at flytte dokumenter til indbakken uden at skulle bruge knappen Upload. Vedhæftningsfunktionen er nyttig til at føje ændringsordre eller tilføjelser til en hovedkontrakt, og den post i indbakken viser de vedhæftede dokumenter.

Selvom du faktisk ikke kan redigere kontrakter i ContractWorks, vil du klikke på et dokument åbne den oprindelige PDF-fremviser, som viser et dynamisk vandmærke, der er tilpasset brugeren som en ekstra sikkerhedsfunktion for at bevare kontraktfortrolighed. En anden smuk sikkerhedsfunktion er tofaktorautentisering, som fik mig til at indtaste en kode, der blev sendt til min mobile enhed, hver gang jeg logger ind.

De mest unikke funktioner i ContractWorks drejer sig om tags, templering og søgning. Mærker i systemet kan være et hvilket som helst felt, du vil gøre søgbare eller registrerbare i din kontrakt. Det er en ekstremt fleksibel kategoriseringsfunktion, der kan omfatte tekst, datoer, tal, procenter eller et ja / nej-svar. For eksempel kan du oprette en "Auto Renew?" eller en "fortrolighed?" tag for hurtigt at slå denne indstilling til eller fra for en kontrakt. Mærker indføres i den mere fleksible kategoriseringsstruktur, der definerer, hvordan ContractWorks nærmer sig kontraktstyring.

Når du opretter et nyt tag, kan du tilføje også tilføje en rullemenu, der tilføjer tagget til en bestemt afdeling inden for din virksomhed eller til en større kontraktskabelon. Så hvis du tilføjer tags til ansættelseskontrakter, kan du tilføje personaleafdelingen (HR) -afdelingen til rullemenuen, mens du for en ikke-oplysningsaftale (NDA) muligvis tilføjer den juridiske afdeling. Mærker er nemme at oprette under fanen Mærker / skabeloner, og du kan derefter vende tilbage til dokumentindbakken og knytte tags til bestemte kontrakter. ContractWorks-brugergrænsefladen er på samme måde sparsom og intuitiv som for Concord, men går langt dybere ind i kornet kontraktinddeling og søgning.

Skabeloner er en udvidelse af denne idé. De grupperer tags baseret på kontraktstype, hvilket hjælper klienter, der sporer de samme 5-10 bestemmelser om en leasingaftale, for eksempel til hurtigt at søge efter den type kontrakt i modsætning til en leverandørkontrakt, partnerskabsaftale, NDA eller låneaftale. Skabeloner er ikke relateret til kontraktoprettelse; de er ekstra styrings- og kategoriseringsværktøjer. Kun administratorer eller brugere med fuld adgang kan anvende tags og skabeloner.

Når jeg testede platformen som en administrator, var jeg i stand til at trække flere tags i en testskabelon og markere standardfelter såsom start- og slutdatoer, sigt og kontraktværdi som krævede felter. Derefter kunne jeg oprette tilbagevendende underretninger til specifikke brugere samt automatiske opdateringer og automatisk fornyelse baseret på det interval, jeg har angivet. Dette er nyttigt til abonnementskontrakter, der fornyes kvartalsvis eller årligt. Du kan også uploade et dokument, der skal knyttes til en kontraktsskabelon, men igen, det er ikke en komplet kontraktforfatterskabelon, som du kan finde i værktøjer som Agiloft. Når det er sagt, er ContractWorks-tags og skabeloner mere tilpasselige og lettere at bruge end traditionelle tilgange, plus de er fuldt søgbare.

Når du har uploadet dokumenter og tilføjet tags og skabeloner, kan du administrere underskrivere og elektroniske underskrifter under fanen Sign. Som administrator kan du udpege din femunderskriver eller oprette en signaturskabelon, der er korreleret med bestemte kontraktstyper. I dette tilfælde kan du markere et dokument med de specifikke placeringer, som du har brug for en signatur, og hvem den underskrevne er, og derefter gemme det som en skabelon. Hvis du allerede har konfigureret en skabelon, kan du klikke på penikonet i fanen Dokumenter for straks at e-maile et sikkert link til underskrift. Alle underskrivere får en udfyldt PDF-kopi af kontrakten sendt til dem via e-mail, og under fanen Tegn kan du filtrere efter udfyldte, uafsluttede eller annullerede underskrifter.

ESigning-funktionaliteten er ligetil, og den oprindelige signaturfunktion vil snart blive integreret med Salesforce og tilgængelig i Salesforce AppExchange, som ContractWorks sagde vil kunne sende et dokument oprettet i Salesforce lige i ContractWorks til opbevaring og underskrift samt trække Salesforce-felter direkte ind i platformen som tags.

Rapporter og underretninger

ContractWorks er stadig i færd med at udbygge sin rapporteringsfunktionalitet, men der er et solidt udvalg af funktioner og analyser, man kan arbejde med. Under fanen Rapporter kan du administrere både rapporter og relaterede underretninger i en kalendervisning. Når jeg oprettede en ny rapport, kunne jeg vælge mellem alle mine tags og skabeloner som kolonner, der skal trækkes ind, sammen med at kunne filtrere de data, min rapport blev trukket ind efter nøgleord eller en bestemt skabelon. Derefter eksporterede jeg rapporten som en PDF- og Microsoft Excel-fil.

Når du har oprettet en rapport, kan du under fanerne Meddelelseskalender og underretningsrapport konfigurere e-mails og relaterede underretninger til specifikke brugere. Du kan også se alle dine rapporter under fanen Gemte rapporter. Vigtigst af alt giver ContractWorks dig en kontrollog for at spore al aktivitet for brugeren og en komplet historik for hver kontrakt i systemet. Rapporter i ContractWorks handler mere om bevægelse af dokumenter gennem systemet og de handlinger, brugerne udfører, sporing af når et dokument uploades, flyttes, omdøbes, og når detaljer ændres for at sikre sporbarhed og fangstfejl. I den henseende gør revisionsspor, rapportering og meddelelseskalender deres job. Når det er sagt, er rapporteringsfunktionerne næsten ikke så dybtgående eller pyntet med interaktive diagrammer og grafer som dem i Agiloft og Onit, eller de trendmetrics og anbefalinger, du finder i rapporter genereret af Coupa Contract Lifecycle Management.

Et virtuelt filskab til kontrakter

ContractWorks er let at bruge, omhyggelig i sin kontraktkategorisering og blandt de bedste oplevelser, vi testede for sikker opbevaring og sporing af kontraktsdokumenter. Platformen lyser også, når det kommer til hurtig søgning gennem dens tagging og skabelonstruktur. Desuden fungerer dens native eSigning-funktion godt. Hvis du leder efter kontraktforfatter, mere omfattende rapportering og dybere kontraktstyringslivscyklusfunktioner (såsom workflow-automatisering, versionskontrol og indbygget samarbejde og opgavestyring), er Editors 'Choice Agiloft en mere kraftfuld og tilpassbar mulighed. For kunder, der primært beskæftiger sig med postoprettelse af dokumentruting og -styring med stor sikkerhed og omfattende revisionsevne, er ContractWorks en smart designet og udført løsning til de aspekter af kontraktstyring.