Cobblestone-systemer gennemgår og evaluerer indsigt i kontrakten

CobbleStone Systems Contract Insight (som begynder ved $ 59 pr. Bruger pr. Måned) er et andet meget tilpasseligt kontraktstyringssystem, der tilbyder et væld af forskellige funktioner til at lette kontraktprocessen. Virksomheden, der har eksisteret i 20 år, betjener en lang række klienter - fra regeringer til små grupper til store organisationer. En vigtig note er, at Contract Insight er et af relativt få kontraktstyringssystemer, der tilbyder en frit tilgængelig prøveversion direkte fra sin hjemmeside. Selvom meget af Contract Insight er konfigurerbar, har Agiloft, en af ​​vores PCMag Editors 'Choice-vindere, endnu større tilpasningsmuligheder. Plus det tilbyder et gratis serviceniveau, hvilket betyder, at du vil kunne evaluere det til dit hjerte indhold uden nogen timeout-periode.

Priser og planer

Der er tre forskellige udgaver, der tilbyder forskellige serviceniveauer: Enterprise, Express og Work Group. Cobblestone tilbyder et sammenligningsdiagram over de forskellige udgaver på sit websted, men i det væsentlige leveres Enterprise-udgaverne med yderligere workflow-kapaciteter, indeksering af fuldtekst, masseimport, en online-rapportdesigner og et leverandør-klientkontraktsystem. Alle udgaver leveres med ubegrænset lagerplads til kontrakter og data.

Cobblestone's løsninger kan distribueres på stedet hos kunden eller hostes af virksomheden i en Software-as-a-Service (SaaS) -model, og priserne varierer afhængigt af hvilken mulighed du tager. De webbaserede indstillinger er prissat til lavere tilbagevendende satser, mens stedet er højere og engangs. Work Group-udgaven er ikke tilgængelig som SaaS, og Express-udgaven er ikke tilgængelig på stedet. Express-udgaven starter ved $ 59 pr. Måned pr. Bruger. Enterprise-udgaven starter på $ 5.000 om året for fem brugere. Ligesom flere andre produkter i denne roundup, herunder Blueridge-softwarekontraktassistent og Great Minds-softwarekontraktfordel, kræver Contract Insight en forekomst af Microsoft SQL Server 2005 eller nyere for at køre Enterprise-udgaven.

En enkel grænseflade

Grænsefladen har et simpelt design: en hvid baggrund med forskellige blå nuancer for at indikere søjler og knapper. Der er ikoner ved siden af ​​rullemenuerne, der ser ud til at "udskære" teksten. Menupunkterne ser ud til at ramme alle de vigtigste handlingskategorier, som en kontraktleder har brug for, herunder Kontrakter, Medarbejdere, Virksomheder, Rapporter & søgninger og Administrer og opsætning.

Når en bruger først logger på, er standardvisningen en kalender med kontrakter, som brugeren er tildelt. Dette kan konfigureres til også at omfatte eller erstattes af "dashboards" og "dokker", som i det væsentlige er personaliserede rapporter, der automatisk opdateres. For eksempel kan en bruger konfigurere en dock, der viser alle de aktive kontrakter, som de er tildelt, eller en, der viser alle de kontrakter, der udløber i løbet af de næste 30, 60 eller 90 dage. Denne funktion giver brugeren de oplysninger, der er mest relevante for ham eller hende ved log på.

I lighed med vores Editors 'Choice Agiloft, er en af ​​de mest bemærkelsesværdige egenskaber ved systemet tilpasningsdybde. Contract Insight er i den øverste række af kontraktstyringssystemer, der tillader administratorer at oprette og ændre kontraktdatafelter, automatisere og lede godkendelsesprocessen og begrænse brugeradgang på et granulært niveau, herunder efter kontraktstype, specifik kontrakt eller bestemt felt.

Kom godt i gang

Contract Insight leveres med instruktionsvideoer, der leder nye brugere gennem opsætning af systemet og udførelse af fælles opgaver. Videoerne viser brugere nøjagtigt, hvordan de udfører disse funktioner og opsætter Contract Insight nøjagtigt efter deres smag. Men selvom jeg fandt, at videoerne var meget lette at fordøje, var systemets Help Wiki på den anden side noget svært at navigere. Produktets rene funktionsbredde gør selv wikiens smarte søgning lidt af en opgave. Når først dokumentet er fundet, er hjælpedokumentationen klart præsenteret komplet med illustrationer.

Det er nemt at tilføje en ny kontrakt i systemet: Klik blot på "Tilføj kontrakt." Contract Insight tilføjer imidlertid et kontraktprofillag her. Dette er database- og arbejdsgangsinformation, som systemet har brug for at behandle dokumentet og styre dets livscyklus. Kontraktprofilen kan oprettes sammen med upload af kontraktsfilen, eller den kan oprettes baseret på leverandør- eller klientinformation. Den faktiske inputproces involverer udfyldning af de relevante formularer, som kan tilpasses i en næsten ubegrænset kombination af din systemadministrator eller Cobblestone, hvis du bruger softwaren i SaaS-modellen. Felter kan tilføjes eller fjernes baseret på kontraktstypen, begrænset baseret på bruger-id eller brugerklasse og konfigureret til kun at acceptere bestemte typer information, såsom heltal, dato, valuta eller en vare fra en rulleliste.

Efter indtastning af alle dataene kan brugeren yderligere tilpasse kontraktens dokumentprofil. Der er en liste til højre for kontraktprofilen, der giver brugerne en række muligheder, herunder Opgaver & E-mails, Tildel medarbejdere, Udskriv, Opdater, Link kontrakter, Vis historie og e-mail. Derudover kan brugerne vedhæfte et ubegrænset antal filer til kontraktprofilen.

Tilføjelse af medarbejder- og virksomhedsprofiler er hurtig og smertefri ved hjælp af hovedmenubjælken. Ved at udfylde en enkel formular for at tilføje medarbejderen eller virksomheden til systemet, kan brugerne beskytte sig mod unøjagtigheder i søgning og rapportering. Hvis der for eksempel ikke var nogen eksisterende firmaprofiler, kunne en bruger skrive i "XYZ Corp." og den anden kunne skrive i "XYZ Corporation", hvilket kan forårsage, at kontrakter udelades fra søgeresultater og rapporter.

Søgning er også en meget tilpasselig affære. En søgning kan udføres på ethvert felt og derefter yderligere indsnævre baseret på en hvilken som helst kategori af tilknyttet information. Datakolonner kan let ændres og konfigureres efter brugerens smag. Når søgningen er korrekt konfigureret, kan rapporten udskrives eller eksporteres til Word, Excel eller PDF. Udover det, der kan tilpasses, leveres systemet også med et antal forudindstillede søgninger og rapporter, og brugere kan oprette deres egne ad hoc-søgninger til fremtidig brug.

Ud over det grundlæggende

En nyttig funktion er Forespørgsler, som sandsynligvis ville være mere nyttige for større virksomheder. Som du kunne forvente, giver anmodningsfunktionen brugere mulighed for at anmode om en ny kontrakt fra den relevante person. Brugeren klikker på "Tilføj ny anmodning" og tilføjer de relevante oplysninger. Administratorer kan indstille, hvem der vil blive underrettet om anmodningen baseret på de givne oplysninger.

For mere avancerede brugere har Contract Insight en virkelig nyttig funktion for dem, der ofte bruger skabelonbaserede kontrakter. Ved hjælp af funktionen Pakker kan administratorer konfigurere skabeloner, der trækker metadataene ind fra en kontrakt eller virksomhedsprofil. Administratorer kan også oprette klausulbiblioteker til hjælp i oprettelsen af ​​kontrakter.

Cobblestone tillader, at Contract Insight yderligere tilpasses gennem en række add-on-moduler. En af de mest nyttige tilføjelser er Document Collaboration and eSign Module, som i det væsentlige er Cobblestone Systems version af et online signatursystem. Modulet tillader, at kontrakten udføres fuldt ud online, både af organisationens medlemmer og modparterne. Det autentificerer underskriverens identitet. Hvis din organisation foretrækker at bruge DocuSign, kan Cobblestone også integrere dette program i kontraktens livscyklus.

Der er andre moduler til rådighed under en række andre omstændigheder og er generelt fokuseret på en bestemt branche eller type arbejde. For eksempel er et af de tilgængelige moduler Public Access Portal, som tillader, at visse kontrakter offentliggøres på nettet. Denne funktion vil hovedsageligt blive brugt til offentlige enheder, der er underlagt informationslove. Der er også moduler til indkøbsordrestyring, leverandør-klient-relationer og et Salesforce-stik for at nævne nogle få. Disse tilføjelser tillader endnu større tilpasning baseret på brugerens behov.

Contract Insight er en meget tilpasselig løsning, men vil være forvirrende og skræmmende for nogle. Lignende systemer som Agiloft har lindret nogle af disse problemer med tilpasningskompleksiteten gennem en omhyggeligt implementeret guide til tilgang. Contract Insight tilbyder dog mange moduler og tilføjelser til at hjælpe med at skræddersy produktet til kundens behov, så det er meget værd at kigge på virksomheder med mangesidede arbejdsgange og komplekse krav til kontraktoprettelse.