Bluefolder gennemgang og vurdering

BlueFolder er en servicestyringsløsning, der indeholder funktioner til arbejdsordrestyring, teamplanlægning og kunde / kontaktadministration. Den leveres som en hostet service for både medarbejderportalen (dem, der leverer tjenesten) og kundeportalen (dem, der anmoder om tjenesten). En mobilportal er også tilgængelig, hvor medarbejdere kan logge ind og se deres opgaver, få kundeoplysninger og administrere deres kalendere. Alt i alt er det en fremragende løsning til styring af arbejdsordrer, men dens begrænsede fakturering, udstyrssporing og kundeadministration vil efterlade større butikker til mere robuste løsninger.

Installation

At komme i gang krævede lidt mere kræfter end at oprette en konto, hvorefter BlueFolder mailede mig mit brugernavn og adgangskode. Det er aldrig en god ide at sende et brugernavn og en adgangskode sammen i den samme e-mail, så jeg vil anbefale at ændre dit kodeord med det samme. Første gang jeg loggede på BlueFolder-kontoen, var der en liste over opgaver, der blev vist til at hjælpe mig med at komme i gang, f.eks. Tilføje brugere, administrere elementer, tilpasse portalen, integrere med QuickBooks og konfigurere yderligere indstillinger. Der var også introduktionsvideoer, et link til supportcenter og information om at køre BlueFolder fra en mobilenhed.

Når jeg kom til mine komiske opgaver, tilføjede jeg et par flere brugere og tildelte dem forskellige roller såsom planlægning og tekniker; disse roller bestemmer deres tilladelser inden for BlueFolder. Derefter oprettede jeg varer, der skal inkluderes i serviceordrer og fakturering, såsom udgifter, arbejdspriser og materialer. Derefter uploadede jeg mit firmalogo og tilpassede kundeportalen, hvor kunderne kan indtaste nye serviceanmodninger og spore deres status. Du har også valget om at integrere BlueFolder med QuickBooks, hvilket er en fantastisk funktion for dem, der allerede har gjort en betydelig investering af tid og kræfter i at konfigurere dette program. Jeg fik også muligheden for at importere kunder, kontakter, adresse, udstyr eller genstande som tekstfiler. Baseret på min test kunne jeg se, at en lille virksomhed fuldt ud ville være i stand til at konfigurere og tilpasse BlueFolder på en halv dag.

BlueFolder-webportalen er organiseret ved hjælp af en fanebaseret grænseflade på toppen af ​​websiden, der viser almindeligt tilgængelige funktioner, herunder komme i gang, favoritter, betjeningspanel, kunder, arbejdsordrer, kalender, udstyr, kontrakter, fakturering og rapporter. Ved at holde musen over en fane vises en liste over almindelige opgaver; for eksempel åbner fanebladet kunder en menu med ny kunde, kundeliste, kontaktliste og import af kundeposter. Disse opgaver vises også lige under fanen efter at have klikket på en fane og navigeret til det afsnit. De fleste sider, såsom kunder, arbejdsordrer og udstyr, vises som tabeller eller gitter fyldt med relevant information. BlueFolder gør et godt stykke arbejde med at skjule granularitet under fanen med indstillinger, så hovedgrænsefladen forbliver strømlinet og uklar.

Arbejder med BlueFolder

Dashboard er den mest informative fane i BlueFolder-interface. Der er et service-dashboard og et personligt dashboard, hvor forskellen er, at det personlige dashboard viser min tidsplan og mine arbejdsordrer, og service-dashboardet viser arbejdsordrer, fakturering og aktivitet for alle i systemet. Det er virkelig nemt at indstille en hvilken som helst side i portalen som en favorit; Jeg kunne se en tekniker sætte sit personlige dashboard som en favorit og bruge det som hans hovedgrænseflade til BlueFolder.

Klik på en arbejdsordre giver detaljerede oplysninger. Herfra kunne jeg hurtigt se værdien af ​​BlueFolder: det er hurtigt og nemt at implementere et komplet arbejdsordresystem, der sporer kunder, udstyr, placering af udstyr, kontaktoplysninger, detaljerede beskrivelser af det arbejde, der skal udføres, dele, fakturering og dato og klokkeslæt, hvor projektet blev åbnet og lukket. Jeg kunne også tilføje vedhæftede filer til arbejdsordrer, f.eks. Kontrakter eller fotos af udstyr. Hver arbejdsordre indeholder kommentarer, hvor teknikere kan dele detaljerede oplysninger. Arbejdsordrer kan også klones for at lindre byrden ved at indtaste almindeligt krævede oplysninger.

Udstyrsstyring er langt fra konkurrerende aktivadministrationssoftware og sporer en minimumsmængde information for hver vare inklusive dets navn, kunden, som den er tildelt, oplysninger om placering, fabrikat, model, serienummer og køb. Udstyr kan tilføjes manuelt eller importeres som en kommaafgrænset eller fanebladafgrænset fil (maksimal filstørrelse 4 MB). Dette er en grundlæggende opgørelse, der er nyttig til servicestyring. Hvis du har brug for større funktionalitet, skal du kigge efter mere robuste kapacitetsstyring andre steder, som LanGuard eller ManageEngine.

Der er en hjælpeknap på hver skærm i BlueFolder webportal, men knappen er ikke kontekstfølsom; den fører dig ganske enkelt til hovedsiden for BlueFolder-support. Onlinehjælp er dog grundig. Jeg kunne let søge efter et emne eller navigere gennem fire sektioner: Kom godt i gang, opsætning og tilpasning, brugervejledning og udviklere. Kom godt i gang inkluderede en trinvis vejledning, der kun omfattede "at blive bekendt med BlueFolder", to informative og lange webinarer, fire videotutorials og et link til kontoopsætning og uddannelsestjenester. Med undtagelse af den ufuldstændige trin-for-trin-guide er BlueFolders onlinehjælp fremragende, da hvert emne indeholder detaljerede forklaringer og instruktioner og en video og / eller skærmbilleder. Gratis e-mail- og telefonstøtte er inkluderet, og information om, hvordan man får support vises tydeligt på BlueFolder-webstedet.

Rapportering i BlueFolder er ret ligetil. Der er 30-pluss rapporter organiseret efter emner som kunde, kundeudstyr, service, fakturering eller arbejdskraft og omkostninger. Rapporter er i det væsentlige den samme tabelvisning af oplysninger, som jeg så i grænsefladen, filtreret efter emne, dato eller medarbejder. Det er temmelig let at oprette brugerdefinerede rapporter også ved at klikke på ny rapport fra rapportsiden, selvom de tilpassede rapporter er temmelig basale med hensyn til formatering, ligesom de inkluderede rapporter. Enhver rapport kan udskrives, gemmes i Excel eller eksporteres i CSV-format.

Stripped Down Service Management med stærke mobile funktioner

BlueFolder gør et meget godt stykke arbejde med service management; for eksempel er planlægning og sporing af arbejdsordrer både let og kraftfuld. Tjenesten tjener point for at have en kundeportal samt en medarbejderportal, som begge også har mobile versioner. Funktioner såsom kundestyring og udstyrsstyring mangler dog funktionalitet, og de fleste organisationer vil kræve yderligere eksterne løsninger. Dashboards er fremragende, og rapporteringen er dog meget god. BlueFolder laver et godt job ved servicestyring og et anstændigt job på alt andet.