Agiloft anmeldelse og vurdering

Interface og kernefunktioner

Agiloft tilpasser hver implementering baseret på individuelle forretningsbehov, så det, du ser i Agiloft, er helt bundet til din brugerrolle og de særlige arbejdsgange til kontraktstyring, der er skræddersyet til din organisation. I modsætning til en platform som Coupa Contract Lifecycle Management, der fokuserer sin kontraktstyring udelukkende på forbrugsstyring og indkøbsscenarier, er Agiloft en tom skifer, som du kan skræddersy til enhver sag til forretningsbrug.

Vanilla-brugergrænsefladen (UI) kan komme ud og se noget dateret ud, hvis det bruges uden anvendelse af nogen tilpasning. Men Agiloft giver dig mulighed for at justere farver, branding og layout til din smag eller til at matche din virksomheds websted. For at teste den opdaterede platform loggede jeg ind i fire forskellige portaler tilpasset specifikke roller. Afhængigt af om jeg var logget ind som administrator, kontraktansvarlig, kontraktgodkender eller kontraktbruger, så jeg et andet arrangement af tilgængelige funktioner og felter.

I alle de brugerdefinerede dashboards er den første ting, du ser, et tilpasset dashboard med diagrammer og widgets og en navigationsmenu til venstre, der viser tilgængelige "tabeller" på platformen, for nylig åbnede poster og kontrakter og enhver opgave, du har ' er blevet tildelt. Der er også en universel søgefelt øverst i UI, der kan køre forespørgsler på hver kontrakt, fil, side og post i databasen. I forbindelse med denne gennemgang testede vi ud fra en kontraktshåndterings, en godkenders og brugeres perspektiv fra de forskellige tilpassede brugergrænseflader.

Log ind på kontrakt manager manager, fik jeg straks widget-baserede diagrammer over igangværende kontrakter og kommende kontraktudløb og fornyelser. Jeg fik også en liste over poster til styring af aktive kontrakter. Et mail-ikon ud for hver kontrakt gav mig muligheder for at konfigurere underretninger eller automatiserede handlinger på en bestemt kontrakthandling eller tildele en opgave til en anden bruger. Fra denne side kunne jeg også importere og eksportere kontrakter, kontrollere den kontrakt, jeg ville masse-redigere, osv. Som en kontraktansvarlig havde jeg derefter en række muligheder i menuen til venstre. Jeg var i stand til at se kataloglister over alle de mennesker og virksomheder, der er forbundet med kontrakter inden for og uden for min organisation, samt alle kontrakter i systemet med et træikon. Dette lader mig se et forholdsdiagram over de brugere og virksomheder, der er forbundet med denne kontrakt. Som med Onit Contract Administration og Contract Review & Approval er der også godkendelsesarbejdsgange til at spore kontrakter, såvel som kontrakttyper og muligheden for at oprette forskellige skabeloner. Agiloft giver dig også mulighed for at søge efter de specifikke klausuler i en kontrakt og søge i et klausulspecifikt bibliotek. For at illustrere forskellen i brugerroller, viste kontraktgodkendelsesportalen kun de grundlæggende katalog- og kontraktgodkendelsestabeller uden nogen af ​​de dybere funktioner; brugeren af ​​kontrakten kunne ikke se godkendelsesindstillingen.

For at teste, hvordan Agiloft håndterer kontraktens livscyklus, oprettede jeg en ny kontrakt, oprettede en godkendelsesarbejdsgang for den og sporede kontrakten fra starten til underskrift. Når du klikker på knappen Ny kontrakt, åbner Agiloft et detaljeret vindue med en svimlende vifte af muligheder. Hver ny rekord får et ID-nummer som standard, og så havde jeg mulighed for at vælge, om denne post var en kontrakt, underentreprise, masteraftale eller en ændring af en eksisterende kontrakt. Der er også kontraktstype, som giver dig alle de tilpassede typer og skabeloner, som din virksomhed har oprettet til at vælge imellem. Disse typer og skabeloner inkluderer en sådan kundeserviceaftale, aftale om ikke-oplysning, ansættelsesaftale, leverandør og partneraftale.

Jeg valgte en kundeservicekontrakt og tildelte den til det interne kundeteam (Agiloft giver dig mulighed for at oprette brugerdefinerede grupper, teams og afdelinger). Derfra konfigurerede jeg min PCMag Testkontrakt til automatisk fornyelse hver 12. måned og indtastede derefter kontraktens start- og slutdato, beløb og virksomhedsoplysninger tilknyttet kontrakten. Du kan komme så dybt ind i detaljerne, som du vil med kontraktguiden. Denne guide giver dig mulighed for at knytte vedhæftede dokumenter og aktiver, konfigurere e-mails og opgaver og naturligvis opsætte godkendelsesarbejdsgange og underskrifter med en fuld historie og revisionsspor, der er knyttet til posten. Tilhørende vedhæftede filer og aktiver kan endda omfatte forsikringscertifikater, der er tilknyttet en virksomhed eller kontrakt.

Afhængig af dine brugertilladelser, kan en kontraktleder eller administrator, når du er færdig, gemme deres ændringer i kontrakten eller klikke på knappen "Send til gennemgang" for at sende den til det næste trin i processen. Samlet set føltes kontraktoprettelsesprocessen noget overvældende i forhold til de mere strømlinede oplevelser af platforme som Concord og ContractWorks. Men dette er kun fordi Agiloft giver dig flere granulære muligheder og felter end nogen anden løsning, vi testede. Tilpasningsevnen giver dig mulighed for at gøre arbejdsgangen til kontraktstyring så enkel eller kompleks, som du ønsker.

Avancerede arbejdsgange, rapporter og integration

Agiloft lyser, når det kommer til avancerede kontraktstyringsfunktioner og workflow-automatisering. Fra adminportalen kan du se det fulde udvalg af funktionalitet indeholdt i platformen, hvis du beslutter at tilpasse den til den grad. Dette starter med avanceret søgning og mere dynamiske native redigeringsfunktioner.

Den nye lynsøgningslinje er standard til en tekstsøgning, så du kan indtaste et vilkårligt nøgleord, og Agiloft scanner alle tabeller i databasen sammen med hvert dokument og PDF-fil i systemet ved hjælp af OCR. Du kan også konfigurere rullemenuen med søgning til at søge efter specifikke felter, f.eks. Finde alle kontrakter, der har en afventende status knyttet til den. Administratorer vælger, hvilke felter der skal vises i rullemenuen med søgning, og du kan også gemme søgninger efter en hurtig gentagelsespørgsmål. Hvis du har søgt efter en bestemt post og ønsker at foretage ændringer på farten, giver nye redigeringer i tabellen og direkte filredigeringsfunktioner dig mulighed for at tjekke og redigere et dokument i Microsoft Word. Du kan derefter gemme det igen, når du er færdig, med en fuld ændringslog, men uden at skulle gemme en lokal kopi af dokumentet.

Rapporteringen er også omfattende. I admin-grænsefladen inkluderer hver fane i menuen til venstre en indstilling af diagrammer / rapporter, der giver dig mulighed for at udpakke analyser på ethvert aspekt af din kontraktstyrings livscyklus. I Opgaver kan du for eksempel se den gennemsnitlige tid, det tager medarbejdere at lukke opgaver, eller du kan fordele oplysningerne efter team eller afdeling. Godkendelsesrapporter kan hjælpe dig med at identificere flaskehalse for verserende kontrakter. Rapporter, der køres på hele din kontraktdatabase, kan hjælpe dig med at prioritere baseret på monetær værdi, udløb, fremskridt eller en række andre faktorer. Når jeg opretter en ny rapport, kunne jeg vælge mellem 10 forskellige diagramtyper (linje, bjælke, flere akser, målere, cirkel, tragt osv.), Tilføje dato- og optagefiltre, tilføje yderligere formatering og tilpasning, planlægge rapporten til at gentage på ethvert grundlag og e-mail rapporten til bestemte brugere, afdelinger eller teams. De færdige diagrammer og rapporter er ikke de smukkeste sammenlignet med Concord eller Coupa Contract Lifecycle Management, men Agiloft tilbyder langt den mest avancerede rapporttilpasning, vi testede.

Hvis du trækker ind Agilofts Workflow BPM-kapaciteter (uden ekstra omkostninger, hvis du har en betalt plan), kan du lægge kraftig workflow-automatisering oven på din kontraktstyrings livscyklus. Den forbedrede grafiske workfloweditor giver dig et overblik over alle de tilstande, som en post kan være, og alle transaktioner, der finder sted inden for en kontraktproces. Derfra er det nemt at tilføje handlinger og triggere til ethvert trin i kontraktens livscyklus, udløst af ændringer i en post. Så hvis en kontrakt rammer 60 dage, inden den er klar til fornyelse, kan du indstille en e-mail-trigger til at afbryde en e-mail på det trin i arbejdsgangen.

Endelig tilbyder Agiloft en stærk liste over integrationer og API-programmer (API). Platformen tilbyder ikke en proprietær eSigning-funktion, idet den i stedet vælger at tilpasse oplevelsen med Adobe Sign og DocuSign-integrationer afhængigt af forretningsbehov eller præferencer. Agiloft tilbyder også en indbygget integration med Salesforce for sælgere til at synkronisere kontakter, virksomheder og kontraktregistre direkte med dit CRM-system (Customer Relationship Management). Agiloft tilbyder også kalenderintegrationer med Apple iCal, Google Kalender, Microsoft Outlook, Microsoft Exchange og Rescue af LogMeIn. På API og sikkerhedsfront synkroniserer Agiloft med OAuth 2 og SAML 2. Det integreres også med LDAP og Active Directory (AD) -protokoller. Hvis du abonnerer på Enterprise planen, får du også adgang til Agilofts REST API, web API, Python og Perl scripting og JSON integration.

Hvor tilpasning imødekommer enkelhed

Agiloft er de mest tilpassede kontraktstyringssystemer på markedet. Dens wizard-baseret tilgang til tilpasning gør det lettere at konfigurere end mange andre systemer. Den kan være klar til at gå ud af boksen, og dets gratis serviceniveau gør det lige så muligt for små virksomheder, da det er magtfuldt for store virksomheder. Agiloft var allerede et redigeringsvalg-værktøj i fortiden, og dets forbedringer til brugervenlighed, dynamisk redigering og workflow-automatisering styrker kun sin position oven på kontraktstyringsområdet.