Zipbøger gennemgang og vurdering

Dette er andet år, vi har gennemgået ZipBooks, en relativt ny regnskabsapplikation for små virksomheder. Webstedet er hurtigt udvidet i løbet af det sidste år og tilføjet funktioner som regningsløn, integration med Gusto-lønningstjenesten, en ny iOS-app og opgavebaseret brugeradgangstilladelser. ZipBooks har en af ​​de lettere at navigere brugergrænseflader blandt små virksomheder regnskabsløsninger og omkring to tredjedele af de funktioner, der tilbydes af de bedste sådanne tjenester. Du kan oprette poster for kontakter og poster, sende fakturaer; og tjenesten kan spore tid, projekter og opgaver. Desværre mangler det nogle funktioner, som konkurrerende websteder tilbyder, såsom robuste kontaktposter, et bibliotek med integrerede tilføjelser og lagerovervågning.

Prisfastsættelse og planer

Prisfastsættelse af ZipBooks kan gøre det attraktivt for eneejere eller mikroforretninger. En gratis Starter-version tillader ubegrænset kontakter og fakturering, et bankfeed og indkomst- og omkostningsstyring. Den niveau, vi har gennemgået, Smartere ($ 15 pr. Måned) tilføjer værktøjer som tidssporing, vareposter, teamsamarbejde, bill-pay og ubegrænset bankforbindelse. Den sofistikerede plan ($ 35 pr. Måned) tilføjer tagging, kontoafstemning, deling af dokumenter og avancerede rapporter. For $ 125 pr. Måned leverer ZipBooks dig en personlig bogholder, der opretter månedlige rapporter, foretager nogle skattebesparelsesanalyser og fremsætter henstillinger. Der er en gratis 30-dages prøveperiode på alle betalte versioner.

Hjælp har brug for hjælp

ZipBooks tilbyder minimal online installationshjælp, men ingen andre konkurrenter end Sage Business Cloud Accounting er meget stærke i den henseende. Efter en kort introduktion til hvert afsnit springer du ind og begynder at udforske. Faktisk har webstedet ikke rigtig nogen støtte undtagen for en chatboks, der hævdede, at spørgsmål besvares på cirka fem minutter. Ved første forsøg ventede vi 35 minutter uden, at vores blev set og måtte lukke chatboksen for at gøre noget andet, men vi fik et grundigt svar meget hurtigere på et andet tidspunkt af dagen.

Et ord om chat-supportfunktionen her: Vi blev overrasket over at høre, da vi anmodede om hjælp, at repræsentanten allerede vidste, at vi var kommet ind i den samme kontakt fire gange. Kontakter er ikke udpeget som kunder eller leverandører, før du betaler en regning eller modtager betaling på en faktura; de er bare generiske kontakter, hvilket er en usædvanlig, forvirrende måde at håndtere dette på. ZipBooks giver sine kundesupport reps adgang til begrænsede oplysninger for at gøre chatsessioner mere effektive og hurtigere.

En repræsentant ved muligvis for eksempel, at du oprettede en kundepost eller faktura eller importerede 100 transaktioner. Denne politik fremskyndede vores support session, men det er en smule overraskende at lære, at repræsentanten vidste noget om vores firmafil. En virksomhedsrepræsentant forklarede, at dette er tilladt i henhold til privatlivspolitikken, og at ingen specifikke økonomiske detaljer er tilgængelige for supportpersonalet. Det ville være nyttigt, hvis ZipBooks stavede dette et sted på selve webstedet, måske i Indstillinger. Billy, derimod, kræver, at du markerer et felt for at give supportpersonalet adgang til fejlfinding.

Der er en lille KnowledgeBase på virksomhedens websted, men intet link til det fra webstedet, når du først er logget ind. ZipBooks er let at bruge, men intet finansielt websted - især et, der er rettet mod virksomheder - skal være uden flere hjælpemuligheder. Zoho Books tilbyder for eksempel mange, inklusive telefon-, chat- og e-mail-hjælp ud over robust online dokumentation.

Indstillinger og offentlige profiler

Hvert regnskabswebsted har et afsnit Indstillinger, der giver dig mulighed for at skræddersy løsningen til din virksomheds egne behov. ZipBooks er god i denne henseende og beder om oplysninger, som nogle andre ikke gør (forretningsstruktur og årlige indtægter, f.eks.), Men det er ikke så dybtgående som Zoho Books. Du kan oprette din organisations profil; oprette en betalingsprocessor (fire tilbydes); tilføje teammedlemmer og tildele tilladelser efter opgavetype (ny fleksibilitet her); vedlægge dokumenter; og etablere præferencer (valutatype, standardbetingelser, kedelplade e-mail-meddelelsestekst og mere).

ZipBooks tilbyder en usædvanlig funktion, du vil støde på, når du går gennem skærmbilledet Indstillinger: Offentlige profiler. Dette er mini-websteder oprettet til dig ved hjælp af data og grafik, du leverer. Dette værktøj er helt gratis og helt valgfrit; det giver blot en anden måde for dig at udvide din online tilstedeværelse. Ingen konkurrenter, vi har gennemgået, tilbyder noget lignende.

Dashboard og brugeroplevelse

ZipBooks-startsiden - dets betjeningspanel - åbner for en graf, der illustrerer din virksomheds indtægter, udgifter og fortjeneste eller tab i de foregående 12 måneder. Det viser også yderligere diagrammer og numre for sporet tid, salg efter kunde, månedlig indtægt og udgifter. Det tildeler dig en Business Health Score baseret på en analyse af din økonomi. Dette er en fremragende samling af din virksomheds økonomiske data, men det mangler to-mind påmindelser som dem, du finder inXero.

ZipBooks bruger effektiv anvendelse af farve, grafik og skærmlayout; den samlede brugeroplevelse er ganske god. Og fordi dets funktionssæt stadig er ungt (selvom det er vokset i det sidste år), er navigation meget let. Webstedet har to værktøjslinjer. En lodret rude til venstre indeholder links til primære applikationsområder: Fakturaer, transaktioner, rapporter, kontakter, sporing og to nye: Lønning (Gusto) og vækst. Denne sidste er en ny og unik funktion. ZipBooks hjælper dig med at opfordre dine brugere til at gennemgå din virksomhed og derefter placere deres indhold på Facebook, Yelp og Google og derefter rapportere om dine fremskridt. Det er en interessant mulighed, men det starter ved $ 49 pr. Måned.

Fire ikoner øverst på skærmen duplikerer nogle af menuindstillingerne, men der er også en Mere-knap. Klik på dette, og en række ruder falder ned i et vindue, der duplikerer værktøjslinjen til venstre, men opdeler hvert område i individuelle opgaver. Mange websteder gør det samme og giver flere måder at komme til de samme skærme. Når du først er på en opgaveside, bruger du de samme konventioner, som du er vant til, såsom knapper, rullelister og udfyld-det-tomme felter. Kudos til ZipBooks til visning af en advarsel, når du er ved at afslutte en uafsluttet skærm uden at udfylde eller gemme den. Ikke alle tjenester gør dette.

Oprettelse af poster

ZipBooks er stadig ung, men det har gjort en god start med at levere kontaktpostskabeloner til kunder og leverandører. Når du har indtastet grundlæggende kontaktoplysninger, viser den færdige post totaler til dato for indtægter og udgifter samt en liste over nylige fakturaer, estimater og tilbagevendende profiler. Zoho Books inkluderer dog mere information i sine kontaktregistre, såsom en indkomstgraf, en komplet aktivitetshistorik, en kundeerklæring og en liste over e-mail-udvekslinger.

Funktionen Posteregistreringer illustrerer også ZipBooks 'ungdom, selvom posterne sporer flere data, end de gjorde for et år siden. Du kan indtaste det grundlæggende, såsom et navn, beskrivelse, pris, SKU og kategori. Hvis du køber varer og videresælger dem, kan du ikke indtaste en købspris og en konto. Og du kan ikke spore dine lagerniveauer. Intuit QuickBooks Online Plus og Xero tilbyder alle disse funktioner.

Transaktioner og fakturering

Hver regnskabswebsted for små virksomheder, vi har testet, inklusive ZipBooks, understøtter onlineforbindelser til finansielle institutioner. Du indtaster loginoplysningerne for din banks websted, og ZipBooks trækker ind de transaktioner, der er ryddet siden din sidste import. Som sine konkurrenter opfordrer ZipBooks dig til at kategorisere disse transaktioner, som du har brug for til meningsfulde rapporter og skatteforberedelse. Standardkategorier er indbygget, men de kan redigeres. Ligesom mange konkurrenter laver webstedet veluddannede gæt om, hvordan nogle transaktioner skal kategoriseres. ZipBooks understøtter også online afstemning af konti.

Faktura- og estimeringsoperationer er forholdsvis almindelig billetpris, selvom ZipBooks har nogle underlige forhold. Når du har valgt en kunde fra den angivne liste, kontrolleret dato og fakturanummer og indtastet et indkøbsordrenummer om nødvendigt, skal du manuelt indtaste en forfaldsdato, selvom du har oprettet et under Indstillinger. Formularens krop er opdelt i opgaver og varesalg (de fleste steder blander disse sammen). Du kan også medbringe tid og udgifter, der skal faktureres til den aktuelle kunde. Når du har valgt en vare fra de produkt- og serviceposter, du oprettede, indtaster du enten hastighed og timer eller pris og mængde. Desværre holder ZipBooks ikke oversigt over lagermængder - det er intet tæt på så sofistikeret som Zoho Books med hensyn til lagersporing.

Der er ikke noget felt på fakturaformularen for moms og intet værktøj til indstillinger for denne pris, men hvis du klikker på gearikonet i slutningen af ​​hver linje, kan du oprette og redigere skatteposter i vinduet, der glider ud fra højre side af skærmen. Du kan derefter tilføje moms og en rabat, hvis du ønsker det. Sage Business Cloud Accounting giver ikke kun et felt for moms, men det indtaster også de passende skattesatser for hver geografisk region.

ZipBooks rækker alt op og deponerer det samlede beløb i bunden. Du kan gemme fakturaen eller færdiggøre den til afsendelse i højre vindue; sidstnævnte involverer at kontrollere e-mail-adresse og meddelelse og vedhæfte fakturaen som en PDF eller et andet filformat. ZipBooks understøtter gentagne transaktioner og kundepåmindelser. Det tilbyder også en betalingsgateway (mod ekstra omkostninger), så dine kunder kan betale fakturaer med et kreditkort.

Du kan også indtaste og betale regninger nu i ZipBooks. Når du har oprettet en eller flere, vises de på en liste, der kan vises efter status (Åben, forfalden, delvis osv.).

Sporing, rapporter og apps

ZipBooks tilbyder sporing af tid og projekter. Det lader dig ikke spore omkostninger pr. Projekt, som Kashoo gør, men du kan oprette et projekt ved at specificere dets navn, kontakt, faktureringsmetode, timepris, budget og teammedlemmer. Du kan enten indtaste tid manuelt eller bruge stedets timer og tildele arbejdstimer til brugere, kontakter og projekter. Alle disse kan betegnes som fakturerbare. ZipBooks leveres også med muligheden for at tagge transaktioner, kontakter og projekter.

Siden har tilføjet flere nye rapporter, siden vi sidst gennemgik det. Udover standard økonomiske rapporter som resultatopgørelse og balance giver det flere muligheder i fire kategorier: Salg, Team & Tracking, Regnskab & Skat og udgifter. Tilpasning er minimal, men tilstrækkelig, i betragtning af ZipBooks 'samlede omfang.

ZipBooks 'iOS-app (der er endnu ingen Android-app) er ganske god. Du kan tilføje og se kundeposter, estimater og fakturaer og tid / projekter. Der er et Dashboard og et e-mail-link for hjælp. Din liste over banktransaktioner vises her, og du kan tilføje udgifter ved manuelt at indtaste oplysningerne eller tage et foto af kvitteringen. Du kan ikke gøre alt, hvad du kan på webstedet, som at køre rapporter, men appen giver meget af den funktionalitet, du har brug for, når du er væk fra kontoret.

Gør fremskridt med plads til at vokse

ZipBooks steg i vores ratings i år; det er nu et tre-stjernet websted. Webstedets gratis eller smartere niveauer kan være gode valg for en meget lille, servicebaseret virksomhed i betragtning af deres anvendelighed og sporingsfunktioner. Men for $ 35 per måned mangler den sofistikerede plan stadig, hvad nogle konkurrenter på det samme prispoint tilbyder. For at konkurrere med de mere avancerede dobbeltindtastede regnskabsløsninger, som vi har gennemgået, er det nødvendigt at tilføje et antal funktioner, herunder mere integrerede tilføjelser, mere detaljerede kontakt- og vareposter, ægte lageropsporing, bedre momsautomation, en Android-app og et udvidet supportsystem.

QuickBooks Online, dette års redaktørvalg, har alle disse attributter og mere. Det er lidt mere vanskeligt at bruge på grund af denne kompleksitet, men dens abonnementstjeneste på tre niveauer, enestående mobilapp og hundreder af tilføjelser gør det muligt at starte lille og udvide, når din virksomhed vokser.