Arbejdende anmeldelse & vurdering

Workful er det nyeste online lønningsliste, vi har testet. Det blev udviklet af det samme firma, der producerer TaxSlayer, en online personlig skatteforberedelsesapplikation, der begyndte som en lille, familieejet skatteforretning i 1965. Det har lavet en god start i denne nye retning, der tilbyder noget, som konkurrenterne ikke tilbyder gratis: et indbygget tidsur. Webstedet tillader ubegrænset lønningsløb og dybdegående medarbejderregistreringer og portaler samt adgangstilladelser, der i nogle tilfælde kan defineres ned til skærmniveau. En fremragende brugergrænseflade og navigationsværktøjer gør det nemt for selv uerfarne lønningsledere at tackle. Det ville dog være lettere, hvis onlinehjælpen var mere robust, og hvis Workful tog ansvaret for at indsende lønningsskatter, som Editor's Choice Gusto og andre gør.

Mærkelig prisfastsættelse

Workfuls pris ligner ingen af ​​konkurrencen. Der er ingen basispris; du bliver bare debiteret $ 10 pr. medarbejder pr. måned (hvis der betales månedligt; $ 8 pr. måned hvis det årligt), med et minimumsgebyr på $ 50 pr. måned. Hvis du har færre end fem ansatte, betaler du stadig for fem. Dette gør Workful til et af de dyrere websteder, der gennemgås her. Kun lønningslinjer for fuld service for QuickBooks koster mere, $ 80 pr. Måned plus $ 4 pr. Medarbejder pr. Måned. Den grundlæggende version af Patriot Software er den absolut billigste til $ 10 pr. Måned plus $ 4 per medarbejder pr. Måned; webstedet indsender imidlertid ikke lønningsskatter på dette niveau.

Opsætning af arbejde

Når du har oprettet et brugernavn og adgangskode, beder Workful om dit firmanavn, antal ansatte og kontaktoplysninger. Derefter bliver du bedt om at vælge funktioner, der er vigtige for dig (time-off tracking, rapportering, en medarbejderportal osv.), Men dette trin er valgfri. Når du har klikket forbi det, går du ind på Arbejdsrig hjemmeside, hvor du bliver spurgt, om du vil have livehjælp til opsætning.

Så er der en liste over fire trin ombord i et pop-out-vindue, som du arbejder dig igennem, som at indstille tidsuret og betalingsplanen. Du behøver ikke at gøre dette direkte fra installationsskærmen. Du kan bare lukke vinduet og foretage opsætning ved hjælp af indstillingerne på hovedwebstedet, men dette giver dig en god idé om, hvad der skal gøres, før du kører en lønningsliste.

Det første trin er Set Time Clock. Workful leveres med et indbygget tidsur, som du skal angive parametre til. Dette er unikt blandt lønningslister, vi har gennemgået. Du indtaster din virksomheds kontortid og angiver, om timer automatisk trækkes ind i lønningslisten, og om pauser vil blive inkluderet. Du skal også fortælle Workful, hvordan man finder medarbejdere, så de kan slå ind og ud. Der er to muligheder: Du kan kun tillade dem at gøre det, når de er på din virksomheds Wi-Fi-netværk, eller hvis de befinder sig inden for et bestemt antal fødder fra et af dine kontorsteder.

Dette lyder muligvis kompliceret, men det er det ikke. Du indtaster blot navnet på dit Wi-Fi-netværk eller angiver din virksomheds fysiske adresse sammen med den maksimale tilladte afstand (hvor mange meter væk fra det egentlige kontor kan de være og stadig ur ind og ud?). Din betalingsplan kommer derefter. Hvad vil hyppigheden på dine lønninger være? Ugentlig? Hver anden uge? Hvilken dato markerer slutningen af ​​din første lønningsperiode, og hvad vil den første lønningsdato være?

Fremragende medarbejderrekorder

Derefter bliver du bedt om at indtaste medarbejderposter. Jeg kan godt lide den måde Workful viser medarbejderinformation i individuelle poster. Der er seks divisionsfaner, hvoraf et par ikke har jeg set på konkurrenters websteder - Udgifter og tidsur. Klik på fanen Profil for at se standard kontaktoplysninger, fødselsdato og personnummer. Fanen Tidsur viser ur-in og -outs i en uge ad gangen.

Dokumentskærmen er et arkiv for personalefiler, såsom medarbejderhåndbøger og medarbejderevalueringer. Hvis arbejdstageren har afgivet udgifter, vises de under fanen Udgifter sammen med deres godkendelsesstatus. Fanen Time Off åbner den bedste, mest omfattende informationsskærm, jeg har set til dette formål. Du kan skifte mellem de tre understøttede typer: ferie, syg og PTO. Denne side viser også - i både tal og en graf - hvor mange samlede timer der er påløbet, og hvad den aktuelle balance er (dette kan justeres manuelt). Den fortæller dig også, hvor mange timer der er godkendt og brugt, og hvor mange der er i afventning. En tabel herunder viser medarbejderens fritidshistorie.

Du kan finde de nød-og-bolt-detaljer, du har brug for for medarbejderen under fanen Lønning: direkte indbetalingsoplysninger, føderal og lokal tilbageholdelse, indtjeningstyper og startbeløb for eventuelle tidligere afsluttede lønninger. Flere indtjeningstyper er standard, og ferie og sygetid er inkluderet, men du kan ikke tilføje dine egne typer, som du kan i OnPay og andre.

Entreprenørregistreringer behandles separat. Du skal kun indtaste navne og e-mail-adresser; Workful sender entreprenører en e-mail, der fører dem til en skærm, hvor de kan gennemføre deres onboarding.

Endelig indtaster du de nødvendige oplysninger for at forbinde din bankkonto til Værdifuld for direkte indbetalinger. Du skal angive banknavn og kontotype, routingnummer og kontonummer. Du er også nødt til at angive oplysninger om hovedansvarlig (navn, fødselsdato og personnummer) og billeder af en ACH-godkendelsesformular og kørekort for administratoren såvel som den enkeltes sociale sikkerhedsnummer.

Omfattende navigationsværktøjslinje

Når du lukker stedets onboarding-værktøj, uanset om du har udført alle trinene eller ej, vil du kunne se hovedbrugergrænsefladen. Arbejdende åbner på sit Dashboard; du kan altid komme tilbage til dette ved at klikke på dets ikon, som er det første i en række links, der løber ned ad den venstre lodrette rude. Workful's Dashboard er ikke så robust som SurePayroll. Meddelelser om opgaver, der har brug for opmærksomhed (for eksempel time-off-anmodninger) vises øverst. Oplysninger om de for nylig afsluttede lønninger og fremskrivninger af det næste er nedenfor, med links til regelmæssige løbetidsløb og løbende løb. En liste over medarbejdere vises i den højre lodrette rude sammen med deres aktuelle tidsurstatus (uret ind / uret).

Det andet link ned åbner en komplet medarbejderliste med den aktuelle tidsurstatus for hver arbejdstager. Klik på et navn, og den tilsvarende medarbejderrekord åbnes. Du kan indtaste nye poster herfra og linke til et organisationsdiagram, som Workful opretter automatisk ved at se på, hvilken manager der er tildelt hver arbejdstager - en usædvanlig og velkommen funktion. Entreprenørregistre gemmes bortset fra medarbejdere i Workful. Hver post er opdelt i to områder. Den første er en grundlæggende kontaktprofil, og den anden indeholder økonomiske oplysninger såsom bankindstillinger (for direkte indbetaling), betalingssats og betalingshistorik.

Fanen mærket Document Warehouse åbner et clearinghouse for personaldokumenter, som du har uploadet, både offentlige og private. Det næste link ned er lønningsliste; mere om det senere. Time Off åbner en listevisning af alle medarbejdere, og hvor mange timer de har påløbet og brugt, samt de aktuelle mellemværender og fravær, der afventes eller godkendes. Du kan tilføje og redigere politikker her. Workful indeholder også en grafisk kalender, der sporer begivenheder som fødselsdage og helligdage, lønningsdage og dage, hvor specifikke medarbejdere er ude af kontoret. En anden skærm viser en oversigt over udgifter og deres godkendte / nægtede status.

Workful's rapporter er temmelig skimpy. Disse vil sandsynligvis modne, men indtil videre opfylder de ikke standarden, der er angivet af websteder som OnPay. Der er kun syv af dem, og de er for det meste kun listevisninger af data, der kun kan tilpasses efter datointerval. Den ene er en simpel liste over medarbejdere med deres lejedatoer, fødselsdage og telefonnumre; en anden viser medarbejderudgifter. Andre tilbyder mere dybde, såsom lønregisterdetaljer og skatteansvar. Ud over disse mangler kan rapporterne ikke eksporteres til andet format, kun vises på webstedet.

Det sidste ikon på navigationsværktøjslinjen åbner webstedets firmaindstillinger. Det er her du går mod, hvis du ikke har gennemført opsætningen, eller når du skal ændre noget. Ud over de indstillinger, jeg allerede har diskuteret, er der to bemærkninger her: For det første kan du konfigurere din integration med QuickBooks Online (ingen andre integrationer understøttes). Og du kan tildele brugertilladelser, der giver ejere, administratorer og ledere muligheden for at få adgang til eller ændre, se og godkende bestemte elementer på webstedet. Disse roller er mere detaljerede end på andre websteder, jeg har gennemgået - selv end dem i Gusto. Du kan begrænse tilladelserne ned til skærmeniveau i nogle tilfælde.

Gode ​​medarbejderportaler

Hver lønningstjeneste, vi har gennemgået i 2019, tilbyder medarbejderportaler - adgangskodebeskyttede websteder, hvor hver enkelt arbejdstagers personlige oplysninger er gemt og kan fås adgang til. Arbejdsdygtige er bedre end de andre, jeg har set på. De ligner og fungerer som det vigtigste admin-sted med en meget lignende lodret navigationsværktøjslinje. Medarbejdere kan se deres profiler og kontaktoplysninger til kolleger; deres tidsur historie og dokumenter; og deres kalendere, udgifter og fritid. Afsnittet om økonomi viser deres indkomstrate, bankoplysninger, lønningsstubber og tilbageholdelser. Den eneste rapport giver et overblik over udgifter og kilometertal. Medarbejdere kan spore personlige udgifter i Workful uden at skulle indsende dem.

Portaler 'Dashboards giver medarbejderne et hurtigt kig på nogle nøgleinformationer. De viser status for det aktuelle tidsur og ugens historie samt beskeder fra administratoren, påmindelser om ufuldstændige onboardingopgaver og et diagram, der viser PTO-totaler.

Hovedbegivenheden: Kørsel af en lønningsliste

Som det er tilfældet med hver lønningstjeneste, er orkestrering af en faktisk lønningskørsel den lette del, når du har fået alt opsat. For at komme i gang med at betale, skal du klikke på Kør lønning på betjeningspanelet eller vælge ikonet for lønningslinje i venstre lodrette værktøjslinje. Hvis der er udestående godkendelsesudgifter, advarer Workful dig og giver dig en chance for at løse dem, før du kører lønningen. Derefter åbnes skærmen med lønningsløbet med kun en ansattes kompensation, ferie og sygdomstid (Gusto gør at du besøger en anden skærm for dette) og tilbageholdelsesdetaljer er synlige. I modsætning til konkurrenter, der viser en listevisning af alle ansatte med kun deres arbejdstid, anden kompensation (bonus, provision) og fradrag for skatter og fordele, skal du klikke på hver enkelt medarbejders navn i den venstre lodrette rude for at foretage deres lønseddel information vises.

Dette er en usædvanlig tilgang, men det vil fungere for en lønningsleder, der ønsker at se alle detaljerne, før de godkender en lønningsliste. De fleste websteder tilbyder en forhåndsvisning af lønningsstub som en mulighed, før de godkender lønningslisten, hvilket jeg synes er en bedre måde at håndtere dette på. Hvis du har en masse medarbejdere, tager det ekstra tid at rulle gennem listen i Arbejdsplads.

Til højre på skærmen Lønningskørsel er en rude, der viser totaler for løn og skat for hele løbet. Hvis alt ser godt ud, skal du klikke på Send. Skærmbilledet for lønningskørsel vises igen, hvor hver medarbejders indtjening og fradrag vises. Du kan udskrive kontroller eller stubber fra denne skærm. Men intetsteds fortæller det dig nøjagtigt, hvor mange penge der vil blive trukket fra din kontrolkonto for direkte indskud og skatter, og på hvilken dato. Der er et samlet beløb for betalte lønninger og undertotaler for de forskellige lønningsskatter, men der er ingen totalbeløb.

Selvom Workful beregner din lønningsskat, overfører dem til formularer eller regneark og minder dig om, hvornår arkivering forfalder, sender den dem endnu ikke til dig, som de fleste konkurrenter gør. Du er stadig nødt til at skrive checkerne og sende dem eller sende betalingerne elektronisk. Virksomheden tester i øjeblikket styring af denne proces for brugere i en tilstand og håber at kunne implementere flere stater i de kommende måneder.

Workful er svag på mobil

Du kan ikke køre en lønningsliste fra Workfuls mobile apps (tilgængelig for både Android og iOS), som du kan i QuickBooks-lønningsliste. Der er ingen admin-app, kun en, der er designet til at medarbejderne kan bruge, når de skal åbne og slukke, og når det er tid til at indsende en udgift. Når det er sagt, er medarbejderappen så intuitiv som den er attraktiv. Det åbner for tidsuret, hvor medarbejderne bare skal klikke på et link for at slå i. De kan også se op til en uges arbejdstid værd. Hvis du klikker på navigationslinket øverst til venstre og vælger Send Expense, fanges et kvitteringsfoto og oprettes en post med betalingsmodtager, beløb og kategori.

Forhåbentlig om arbejde

Workful har nogle ekstraordinære funktioner (medarbejderportaler, tidsur, granuleret brugertilladelse) og nogle store underskud (mobil, rapporter og lønnskat). Men den er ung, og vi ser frem til at se det, når det modnes. I mellemtiden anbefaler vi vores Editors 'Choice, Gusto, der udmærker sig i alle områder og tilbyder en enestående brugeroplevelse - sammen med de funktioner, der ofte er nødvendige for både nye og erfarne lønningsledere.