Vericlock-gennemgang og -vurdering

VeriClock (som begynder ved $ 15 pr. Måned) er en stærk tidssporingsplatform med et design uden frills. Det giver dig et imponerende antal konfigurationsindstillinger over, hvordan og hvornår medarbejdere logger deres tid, og det er rimeligt prissat. Du finder ikke samarbejds- og projektstyringsfunktionerne (PM) i en omfattende platform, såsom Zoho Projects, som er et af vores redaktørvalg i vores PM-softwaregennemgangs roundup eller de veldesignede indkapslingsknapper i TSheets, vores redaktørers valg i vores tidssporingssoftware review roundup. Selv om det mangler nogle mindre funktioner, gør VeriClock imidlertid et fremragende stykke tid ved sporing af tid, og det bør være på din evalueringsliste, hvis du leder efter noget specialbygget og ikke alt for funktionstungt.

Prisfastsættelse og planer

VeriClock koster $ 5 pr. Bruger pr. Måned med et kontonafgift på $ 10 pr. Måned (for i alt $ 15 pr. Måned). Prisfastsættelse pr. Bruger og kontogebyrer ændres ikke, uanset hvor mange brugere der arbejder i systemet, så multiplicer $ 5 med det antal brugere, du har, og tilføj derefter $ 10, og det er den pris, du betaler for systemet. Som sådan er VeriClock blandt de mest overkommelige løsninger til tidssporing, vi testede. Hvis du imidlertid er en enkelt bruger, der ønsker at holde styr på tiden til dine egne projekter, tilbyder Time Doctor en gratis, indledende, desktop-kun plan, der ikke giver adgang til rapportering.

TSheets er et andet rettet tidssporingsfokuseret værktøj, der også starter med en gratis plan, der er rettet mod en bruger. Det har en plan for op til 99 brugere, der koster $ 5 per bruger per måned med et $ 20 basisgebyr pr. Måned. Disse værktøjer tilbyder dog ikke nogen af ​​de grundlæggende fakturerings- eller udgiftssporingselementer, du finder i konkurrent TimeSolv Pro.

Funktioner og brugergrænseflade

Den første ting, du vil bemærke, når du logger på VeriClock, er dets minimale, noget triste, fanatunge brugergrænseflade (UI). Denne software vinder ingen designpriser, hvilket er en af ​​grundene til, at den ikke helt stemmer overens med Editors 'Choice-vindende TSheets.

Medarbejderkontoen er meget mere bare-ben sammenlignet med den administrative side. Brugergrænsefladen er almindelig sammenlignet med Hubstaff og TSheets. Der er meget hvidt rum, især på Clock In og Clock Out sider. Hvad du imidlertid finder skjult i den tilsyneladende uendelige mængde hvid plads, fed sorte og kedelige blues af VeriClock er en skattekiste af funktionalitet, der gør sporingstiden nem.

Et problem, vi har bemærket ved at tilføje tid til et tidligere skift, var, da jeg forsøgte at gemme en tidsplan for en medarbejder, vi fik fejlmeddelelsen om, at nogle brugerdefinerede felter har valideringsfejl. Vi synes, dette er en fejlfinding med afsnittet om tilpassede felter.

VeriClock gør et godt stykke arbejde med at fokusere på at automatisere manuelle gentagne processer. For eksempel, når du først begynder at bruge værktøjet, vil du være i stand til at batchoverføre medarbejdere. Når medarbejderne er i systemet, kan du derefter tjekke job som en gruppe. Tænk på, hvor vigtig denne funktionalitet er for en mobil arbejdsstyrke, der rejser fra sted til sted for opgaver. Et konstruktionsteam, for eksempel, vil være i stand til at uploade sin liste over 500 arbejdstagere via en Microsoft Excel-fil og derefter kontrollere hver arbejdstager på et job med et enkelt klik på en knap. Det bliver klart, at dette bliver mere kompliceret, når der tilføjes variabler, såsom timepriser, men det er langt den bedste batching, vi har set på noget værktøj, vi har gennemgået.

VeriClock gør et fremragende stykke arbejde, der gør det muligt for brugere at slå ind via det ønskede værktøj. Brugere kan slå sig ind for at arbejde via en traditionel desktopbrowser eller mobilbrowser via Android eller iOS. De kan også ringe til for at åbne en stemme eller sende SMS-beskeder til uret for en ekstra $ 3 pr. Bruger pr. Måned. Fordi VeriClock har en åben applikationsprogrammeringsgrænseflade (API), kan dit udviklingshold opbygge VeriClocks ur-in-knap i ethvert andet åbent tredjepartsværktøj. Andre apps i vores roundup, såsom TSheets, Hubstaff og TimeSolv, tilbyder også denne åbne API-funktionalitet.

Siden vores sidste gennemgang har VeriClock tilføjet flere funktioner, der vedrører kortlægning. Du kan nu spore den sidst kendte position for alle indkoblede medarbejdere, og virksomheden har forenklet sin kortvisning ved bredere zoom skalaer for at gøre UI renere. Derudover har VeriClock forbedret sin alarmfunktion til at spore, om medarbejdere er klokket ind på de steder, de formodes at arbejde.

VeriClock tilbyder også geofencing, en funktion, som du også finder i software til tidssporing som TSheets og Hubstaff. Når du forlader en specificeret geografisk radius, kan du automatisk afbryde et arbejdsskifte. Derudover kan du indstille VeriClocks geofence til selvdestruktion, når du holder ur. Du kan få VeriClock til at sende dig en advarsel, hvis du er ved at forlade en geofenceradius og ikke vil være i stand til at slå sig ind. Ledere kan få en advarsel, hvis en medarbejder gik for langt væk. Du kan bruge en skala til at indstille afstand for geofence. Geofencing er en praktisk funktion, som folk kan bruge til at overvåge, om de befinder sig i eller ud af en omkreds af et sted som et kontor. I mine test indstiller vi skalaen, så folk ville være logget ind eller ud, hvis de er inden for ca. 1 mile fra deres kontor (ca. 5.289 fod).

At tilføje tid i VeriClock er temmelig standard. For at starte sporing valgte vi Clock In øverst til højre under mit navn. Derefter valgte vi jobbet og valgte derefter Clock In igen. UI er barebones og ikke et fancy stopur som i TSheets, men det får jobbet gjort. TSheets stiller et stopur til rådighed på alle tidspunkter, hvis du beslutter dig for hurtigt at spore tid fra projekt til projekt. Vi vil gerne se, at VeriClock tilføjer et stopur, der viser dig til det andet. I mobilappen kan du se et stopur, der viser timer og minutter, men ikke sekunder.

Hvis du vil indtaste tidligere tid, skal du klikke på Tilføj tid, vælge dit navn og vælge navnet på det job, som du holder fast i. Derefter vælger du de arbejdede dage og timer. VeriClock gør det nemt at redigere skift, så du kan tilføje eller trække det tidsrum, et skift finder sted, hvis du laver en fejl.

Specielt for administratorer

VeriClock har robuste konfigurationsindstillinger, især på den administrative side. Du kan oprette konti for nye medarbejdere og indstille deres adgangskoder og daglige budgettider. Softwaren har intuitive indstillinger som tilføjelse og redigeringstid, visningstid og visningsdetaljer for job og serviceelementer. Det næste trin er at tilføje job ved at klikke på Tilføj job. Vi tilføjede et budget til de forskellige projekter. Du kan indstille All Time Budget, Monthly Budget, Weekly Budget, Daily Budget og Payroll Budget. Du kan også specificere, om projektet er fritaget for overarbejde. Valgmulighederne til at vælge disse budgetposter skiller sig ud blandt konkurrenter som TSheets og Hubstaff. Ligesom med TSheets, kan du indstille, om et job er en forælder eller et barnjob. Et eksempel er Government Office Maleri (forælder) og (Maleri af XYZ City Supreme Court Building som barn). Men da vi tilføjede denne underordnede opgave, dukkede jobbet ikke op på listen - bare i en skjult rullemenu. Tilføjelse af job i VeriClock involverede også en smule matematik, men vi kan lide de samlede budgetfunktioner.

Fanen Indstillinger giver administratorer en tilsyneladende utallig række valgmuligheder og tilpasninger (bestemt mere end nogen af ​​de andre rene værktøjer til sporing af spilletid, vi har gennemgået). Inden for denne fane kan du administrere alarmer, indstille lønningsstandarder, tilpasse din vigtigste betjeningspanel, styre dokumentlagring og opbygge dine tidskort til specifikke job. Det vil tage for lang tid at fordele hver tilpasning, så vi bruger resten af ​​dette afsnit til at fremhæve de vigtigste og unikke tilpasningsmuligheder.

Du kan indstille, om du vil have jobkoder, der skal kræves under Indstillinger. Under Indstillinger> Ekstra kan du også vælge den mængde lager, du ønsker. Jeg bemærkede, at servicekoder ikke dukkede op, fordi de var deaktiverede under indstillinger. Så jeg skiftede til Valgfrit. Det er ikke klart, hvad servicekoder er, selvom virksomheden forklarede det for os. Under Basic kan du vælge at integrere med QuickBooks som TSheets. VeriClock integreres også med Sage 50 Canada og Sage 50 US.

VeriClock indeholder en nyttig indstilling, hvorunder du kan tilføje regler for alarmer. En No Show-regel, for eksempel sender en meddelelse ud til udpegede medarbejdere via e-mail eller SMS, hvis nogen ikke dukker op på et bestemt tidspunkt.

Vi fik en fejl da vi tilføjede en brugerdefineret indstilling og fandt, at UI forvirrende. Vi kiggede til feltet på venstre side under brugerdefinerede felter, men vi kunne ikke skrive noget der. Vi måtte indtaste det til højre under feltindstillinger.

Administratorer kan kræve, at brugerne vedhæfter fotos til deres ur-indlæg før og efter skiftets start. Dette er ideelt til administratorer, der ønsker at måle produktionen så meget som de ønsker at holde styr på arbejdstimer. Hvis du for eksempel driver et hotel, og du gerne vil have servicepersonale til at bevise, at de betjente værelser, kan du kræve, at de klikker på et billede før og efter hvert værelse, de servicerer.

Derudover, og måske vigtigst, giver VeriClock dig mulighed for at tilføje så mange brugerdefinerede felter, som du vil. Så hvis du er mere bekymret for, hvor mange miles lastbiler kørte snarere end hvor lang tid det tog dem at gøre drevet, så kan du tilføje et felt, der kræver, at de går ind i den samlede kilometertal, når de klokker ud af deres skift. Alle disse brugerdefinerede felter kan deaktiveres for job, som de ikke vedrører. Du finder kun dette kontrolniveau på flere avancerede værktøjer, såsom Clarizen, TimeSolv Pro og TSheets.

VeriClocks fane Job giver dig mulighed for at tildele ansatte, blokere medarbejdere og oprette månedlige tildelinger for dollars eller timer for hvert job. Dashboardet fortæller administratorer, hvor de er med job i realtid for at forstå lønomkostningerne og forhindre overskridelse. Du kan endda skifte system for at blokere medarbejdere fra at klokke til et job, hvis dit budget er opfyldt.

Systemet tilbyder fem forskellige advarsler til administratorer, der hjælper med at sikre - i nær realtid - at opgaver afsluttes og at budgetter overholdes. Hvis nogen er ved at gå ind i overarbejde, modtager administratorer en e-mail eller tekstbesked, der fortæller dem. Du kan overvåge specifikke medarbejdere for at se, om og hvornår de klokker ind eller ud via anmeldelse. Time Guard-alarmerne vagter mod medarbejdere, der glemmer at slukke for sidst på dagen, og No Show-alarmen lader ledere se, hvem der ikke dukkede op, og den opgave, som de blev tildelt. Jobomkostningsadvarslerne advarer dig, når du er tæt på at gå over budgettet for et specifikt job.

Medarbejderovervågning

VeriClock har også en vis solid medarbejderovervågningsfunktionalitet. Som de fleste af de værktøjer, jeg har gennemgået, kan du begrænse ur-indstillinger fra bestemte IP-adresser, hvilket er ideelt til kontorer med fast placering, der ikke ønsker, at folk klokker ind hjemmefra. Du kan også markere urindstillinger for at se, hvor nogen logget ind på systemet. Dette er en meget mere civiliseret overvågningsfunktion for medarbejdere end hvad du finder i værktøjer som Hubstaff og Time Doctor, som begge tilbyder Big Brother-esque overvågningsværktøjer, der giver dig mulighed for at se de besøgte websider, anvendte apps og museaktivitet for alle aktive medarbejdere. Derudover sporer VeriClock GPS til smartphone-ure, som er en branchestandard funktion. Med denne funktion kan du se, hvor medarbejderne var under skift, en vigtig funktion for f.eks. Personer, der driver transportfirmaer.

VeriClock har også tre forskellige tilladelsesniveauer: admin, manager og medarbejder. Dette er vigtigt for at opretholde data- og privatlivskontrol, når det kommer til medarbejderovervågning. I fanen Indstillinger kan du for eksempel gruppere medarbejdere under en bestemt leders overvågning, så manager kun kan se deres eget teams data i VeriClock-instrumentbrættet. En anden smuk funktion er muligheden for at batch-uploade medarbejdere gennem din regnskabssoftware. VeriClock integreres med Intuit QuickBooks, Sage og andre.

Værktøjets medarbejderovervågningsfunktioner er primært opdelt i dataindsamling i realtid, verificering af placering, noter og fotos, brugerdefinerede datafelter, alarmer og rapporter. Hvad VeriClock imidlertid gør bedst, er tid og stedsporing.

På aktivitetssiden i fanen Tid på betjeningspanelet kan du se alle medarbejderes urinlæg i realtid. Du kan se, hvor medarbejderne er, baseret på den nyttige ikon-legende (et bærbart ikon til et web-indklodsning og et klodesymbol til en smartphoneklokke). Du kan spore medarbejdernes placering enten ved IP-adresse eller GPS. Du kan klikke på Location for at se en kortvisning af, hvor medarbejderne har en diameter på 21 meter. VeriClock giver dig også mulighed for at blokere IP-adresser fra at blokere ved hjælp af indstillingerne for adgang til adgangsregler i Indstillinger. Her kan du hvidliste eller sortliste specifikke telefonnumre og IP-adresser og tilføje jobspecifikke regler.

VeriClock servicesektorer såsom rengøring, konstruktion og landskabsarkitektur, så du kan indstille specifikke regler for adgang eller hvidliste baseret på en medarbejders job. På smartphones er der også en kontinuerlig sporingsmulighed til at overvåge en medarbejders placering på alle tidspunkter, selvom det er mere drænet for batteri og data. Når den er tændt, vil VeriClock vise en orange brødsmulespor på kortvisningen for at vise en medarbejders bevægelser.

Derudover kan medarbejdere vedhæfte noter og billeder til deres ur-og ur-outs for supplerende overvågningsdata. For eksempel kan en arbejdstager uploade en gaskvittering eller et billede fra deres jobsted for at kontrollere, at de er på det valgte sted. Hvis du vil se billeder eller aktivitetsnotater, kan du køre en søgning under fanen Medarbejdere med et datointerval. Der er også et antal advarsler, inklusive en kaldet TimerGuard, der sender en medarbejder en anmeldelse, hvis de glemmer at slå ur efter deres skift er forbi, eller, hvis på en mobilenhed, hvis deres GPS-placering indikerer, at de har forladt et jobsted.

Rapporter

Med hensyn til rapporter tilbyder værktøjet temmelig grundlæggende, men tilpasses rapportoprettelse gennem brugerdefinerede filtre og skabeloner. I fanen Rapporter er der muligheder for at køre rapporter for lønningsliste, jobomkostninger, medarbejdertider og medarbejderomkostningsoversigt. Du kan også klikke på fanen Skabeloner for at oprette dine egne. Skabelonfiltre i afsnittet Rapporter er komplekse med indstillinger som "Brug globale afrundingsindstillinger" og "Brug globale planlagte fradragsindstillinger."

På denne side oprettede vi en testrapport, som vi kunne trække og slippe de forskellige felter, jeg ønskede, såsom medarbejder- og joboplysninger, IP- og GPS-adresser, og jobbudgettering og lønningsposter. Disse sidstnævnte emner kan grupperes efter medarbejder, jobfilter eller serviceelementer. Du kan derefter generere og eksportere rapporten i Microsoft Excel-, CSV- eller PDF-filformat og derefter planlægge den som en gentagen rapport eller bare gemme rapporten.

Under "Visede felter" og "Gruppér efter" klikker du på feltet for de ønskede felter. Til højre for hvert element er der et hamburgermenuikon, men dette tjener intet formål. Det ser ud til at være en designfejl. Hvis indstillingerne ikke er indstillet, siger den "Kolonne utilgængelig."

En fordel ved VeriClock er, at du kan inkludere IP-adressen i rapporteringen. Denne funktion er nyttigt at se, om en medarbejder virkelig klodede ind, hvor de sagde, at de gjorde. Det sidste felt på siden Rapportkonfiguration er "Filtre." Vi mener, at denne indstilling burde være højere oppe på siden Rapportkonfiguration, fordi det er her, du får en pop-up til at specificere de ansatte, der skal inkluderes i rapporten. Derefter kan du generere rapporten og planlægge denne rapport.

Når rapporten er genereret, har du muligheden for at eksportere i CSV-, PDF-, XLS- og XLSV-formater. Du kan også udskrive og gemme. Det er ikke den mest spændende visning af en rapport sammenlignet med hvad du får i TSheets eller i virksomhedsfokuserede programmer som Zoho Projects, men det er tilstrækkeligt og let at følge.

Det er ikke en officiel rapport, men under Time kan du se et gitter over tidsaflæsninger for medarbejdere i en bestemt periode. Du kan eksportere til PDF og Microsoft Excel. Der er et mappeikon ved siden af ​​den administrerende konto, der indikerer, at der er en rapport tilgængelig, men dette ville være en rapport i en rapport, så det er forvirrende. Stadigvis kan vi godt lide designet af ikonerne.

Endelig har VeriClock brugerdefinerede felter til at spore yderligere typer overvågningsdata. Vi diskuterede brugerdefinerede felter i administrationsafsnittet i denne gennemgang tidligere, men de er lige så vigtige til medarbejderovervågning. Fra fanen Brugerdefinerede felter i Indstillinger kan en administrator eller manager opsætte et brugerdefineret tekst-, nummer- eller datofelt, som medarbejderne skal udfylde, når de klokker ind og ud for at spore mere detaljeret arbejde.

I feltet Antal kan du f.eks. Indstille et valgfrit eller påkrævet felt, hvor du beder medarbejdere om en kilometertællerlæsning i begyndelsen og slutningen af ​​et skift, hvis deres job kræver kørsel. Du kan også oprette et felt med flere valg, for eksempel for at hjælpe medarbejderne til at markere en sikkerhedstjekliste eller opgaveliste, hvis de arbejder på en byggeplads. Som i Hubstaff og Time Doctor er VeriClock et rent sporingstidssporingsværktøj med nogle indbyggede overvågningsfunktioner.

Test af mobilapp

Når du logger ind på mobilappen, ser du med tiden indtastningsskærmen, hvilket er praktisk. Den firelinjede hamburgermenu i øverste venstre hjørne fører til en menu med al hvid tekst på sort baggrund. Designet er lidt kedeligt, men let at læse menupunkterne på samme tid. I ur-menuen øverst til højre ser du et GPS-ikon i mobilappen. Når du klikker på, ser du et smukt kort med levende grønne farver. Kortet (nedenfor) viser aktuelle skiftplaceringer.

Menuen under hamburgerikonet øverst til venstre er velorganiseret. Når du vælger Grupper i denne menu, får du en liste over dine medarbejdere med en mulighed for at slå dem ind eller ud. Dette er en praktisk funktion for administratorer til at hjælpe medarbejdere, der muligvis arbejder og glemte at slå ind, eller de arbejder, men ikke har adgang til deres telefon.

Vi fandt, at mobilappen var let at bruge og på niveau med Hubstaff og Editors 'Choice-vinder TSheets. Evnen til at slå dine rapporter ind og ud var faktisk en funktion, der syntes overlegent over TSheets og Hubstaff.

For at se både en administratorkonto og en medarbejderkonto eller tilføje flere konti i mobilappen, skal du klikke på hamburgerknappen og derefter Administrer konti og Tilføj konto. Dette er en nyttig måde at logge på flere konti på. Begivenhedssiden i mobilappen er ligetil.

Du kan se en ugentlig rapport om arbejdsskift i den uge. Du kan klikke på hvert skift for at få flere oplysninger. Når du klikker på begivenheden, kan du se flere oplysninger om det skift, redigere timer, ændre navnet på det job, der blev arbejdet den uge, og tilføje noter.

Selvom vi kunne lide den mobile grænseflade for VeriClock, var TSheets lidt mere robuste. Du kan se den fulde skema for ugens teammedlemmer, mens det ser ud til, at VeriClock kun kan vise, hvad der sker den uge for en medarbejder ad gangen. TSheets har en anstændig visning af timesedler for ugen. Du kan rulle op og ned for at gå gennem listen. Hubstaff har det bedste mobile instrumentpanel blandt TSheets og VeriClock. Den har plads til billeder ved siden af ​​hvert medlem og en lille procentdel af tidsarbejdede mærker ved siden af ​​hver opgave. VeriClocks mobilapp er lidt trist sammenlignet med de andre, men det er let at bruge.

Et solidt værktøj med et uinspireret brugergrænseflade

Der er tre store problemer med VeriClock: For det første skal brugergrænsefladen forbedres. Heldigvis behøver software ikke at være smuk; det skal være funktionsrig, en kvalitet, der helt sikkert kan tilskrives VeriClock. For det andet kan brugere kun uploade 1 gigabyte (GB) til systemet uden ekstra omkostninger (du kan få yderligere 10 GB lagerplads til $ 20 pr. Måned). Tænk på, hvor hurtigt 1 GB lagringskapacitet bliver spist, hvis du har brug for, at alle dine brugere skal knipse fotos, når de tjekker et job. Dette er en smule ubelejligt, især sammenlignet med værktøjer som TimeSolv Pro, som er et dokumentstyringsværktøj såvel som et tidssporingsværktøj. Som reference: TimeSolv Pro tilbyder sine brugere en ubegrænset mængde dokumentlagring. For det tredje kan du ikke planlægge fremtid. Dette spørgsmål er en headscratcher, og vi forestiller os, at VeriClock snart vil afhjælpe.

Hvis ingen af ​​de foregående problemer er generende for dig, bør du bestemt tage VeriClock op på sin 30-dages gratis prøveperiode. Det er en brugervenlig, godt planlagt, funktionsrig tidssporingsløsning, der kan gøre livet lettere for administratorer og brugere.