Sap business en professionel gennemgang og vurdering

SAP SE er en ærværdig tysk softwareproducent, der hovedsageligt serverer Global 1000 virksomheder og har specialiseret sig i banebrydende databaser, enterprise resource planning (ERP) og finansiel software, herunder hovedbokføring. SAP ERP (tidligere SAP R3) er en af ​​de mest implementerede ERP-applikationer på det globale marked og holder sig til en traditionel implementeringssti, der typisk kræver omfattende tilpasning, flerårige implementeringsstier og hundreder af tusinder af dollars i konsulentgebyrer.

Når det er sagt, ser vi på denne anmeldelse SAP Business One (som begynder ved $ 82 pr. Bruger pr. Måned for den hostede Professional-udgave); det repræsenterer virksomhedens tilbud til små og mellemstore virksomheder (SMV). Vi tester det ud fra det generelle økonomiske regnskabs- og ERP-perspektiv. Den version, jeg testede, var SAP Business One til SAPs egen HANA-database og analytiske motor; Business One er dog også tilgængelig i en Microsoft SQL Server-version (i tilfælde af at du er mere komfortabel med det). Dog er det kun Business One til HANA, der tilbyder multikvalitetsfunktioner, mens Microsoft SQL Server-versionen er designet til brug udelukkende i USA.

De fleste SMV-regnskabs- og ERP-systemer indtager stadig en modulær tilgang, så du kan samle økonomisk regnskab, kundeforholdsstyring, HR-styring (HR) og kompleks lagerstyring. SAP Business One Professional (som også fås til $ 3.145 for en intern professionel brugerlicens) har en solid regnskabskerne, men integrerer funktionalitet i alle disse andre områder problemfrit på tværs af flere moduler (hvilket betyder, at du måske køber meget mere end dig har faktisk til hensigt at bruge), som f.eks. dets fordeladministrationsmodul (BA), der er beskrevet senere i gennemgangen.

Denne egenskab alene løfter Business Ons kompleksitetsmåler, men softwarens fokus på at understøtte komplicerede og meget tilpassede forretnings- og driftskrav gør det endnu mere kompliceret. Hvis din virksomhed kan drage fordel af dette niveau af tilpasningsevne, og du ikke har noget imod en tung forhåndslærings- og implementeringskurve, er SAP Business One meget værd. Virksomheder, der leder efter noget, der er lidt mere enkelt og designet til skyen, vil være bedre stillet med Editors 'Choice-vindere Intacct (på den økonomiske regnskabsside) og NetSuite OneWorld (til ERP-systemer rundt omkring).

Tænk ikke på det som et betjeningspanel

Jeg testede Business One ved hjælp af en RDP (Remote Desktop Connection) til en SAP-server, der kører HANA-versionen. Mens denne testkonto blev opretholdt på SAPs egne servere, er det vigtigt at bemærke, at jeg arbejdede med den lokale version af softwaren, installeret på virtuelle servere og vært i skyen. SAP Business One Cloud-versionen er et andet dyr, en specielt designet til skybaseret, browserbaseret adgang, der kører et servicelag, der administreres fuldstændigt af SAP.

Det er sandsynligvis en grund til, at jeg havde problemer med at få adgang til min testinstans ved hjælp af browseren. SAP fastholder, at det også er tilgængeligt ved hjælp af Firefox webbrowser, som i øjeblikket (og overraskende) er den eneste understøttede webbrowser. Det har aldrig fungeret for mig, men SAP forsikrer mig, at de arbejder på det. Uanset hvordan du får adgang til systemet, er den første skærm, du ser, SAP's "Cockpit" -dashboard. Cockpit er meget tilpasselig, viser relevante data på brugerniveau og fungerer som en nyttig portal til at navigere i systemet som helhed.

Dette navigationssystem består af tre dele - en båndbjælke øverst på cockpiten, en lodret menu-sidefelt på venstre side af skærmen og widgets, der vises på instrumentbrættet. Den øverste båndstang er en nem måde at parse gennem poster. For eksempel, hvis du er i filen Indkøbsordrer, er der pile i værktøjslinjen for at bevæge sig fremad og tilbage.

Menuen i venstre sidebar kan tage dig til enhver transaktion, indtastningsskærm eller rapport i systemet. Det er opdelt i funktionelle områder såsom Administration, Finansiel, Salg, Indkøb, Muligheder (hovedsagelig CRM) og andre, inklusive et afsnit mærket Rapporter. Beholdning og lønningsliste findes også i hovedmenuen. Hvis du klikker på en overskrift, åbnes delniveauer. Du kan indtaste eller se transaktioner eller generere rapporter inklusive grundlæggende regnskaber. SAP Business One leverer tre af de fire grundlæggende regnskaber. En separat erklæring om ændringer i beholdt indtjening er ikke en af ​​rapporterne, men det er let nok at generere i Microsoft Excel, hvis du faktisk har brug for det.

Cockpiten giver også endnu en måde at indtaste, få adgang til og rapportere data. Widgets på skærmen er bevægelige, hvilket betyder, at du kan tilføje og slette dem afhængigt af individuelle brugerbehov, og der er en betydelig mængde forbygde widgets tilgængelige. Du kan også redigere eksisterende widgets eller oprette dine egne, der indeholder oplysninger, du har brug for til din bestemte position. Ved at holde musepekeren på et datapunkt i en widget vises en lille skærm med flere detaljer om det datapunkt. Dette er defineret i widgeten, og ligesom de fleste aspekter af systemet kan redigeres og tilpasses. Samlet set er denne widget-stil med datarepræsentation typisk i større regnskabs- og ERP-applikationer, og du finder den i en stor del af konkurrencen, inklusive endda skycentriske apps som Intacct eller NetSuite OneWorld. Du kan oprette nye widgets ved hjælp af Pervasive Analytics-valget i sidefeltmenuen.

To af widgets er især bemærkelsesværdige. Widgeten Common Function er en tabel med genveje til handlinger, du udfører hyppigst. Jeg fandt det en bekvem måde at opsætte et brugerdefineret sæt genveje til en bestemt person, skønt det også ville være anvendeligt på afdelingsniveau. En anden værdifuld widget er Workbench. Arbejdsbenken er sammensat af alle dokumenter og rapporter, der vedrører en bestemt arbejdsgang. I testfirmaet, jeg oprettede til test, blev denne widget oprettet til salgsprocessen og var i det væsentlige et flowdiagram gennem hele processen fra generering af et skøn gennem systemet for tilgodehavende konti. Der er en lille pil ned boble ved siden af ​​ikonet til en underproces, og ved at klikke på den vises rapporterne vedrørende den del af arbejdsgangen. Fire arbejdsbænke leveres - salg, indkøb, lager og økonomi.

Der er to andre navigationshjælpemidler, som jeg ofte anvendte under test. Når et diagramvindue er åbent, får du højreklikklikk eller dobbeltklik på rækkenummeret for at få vist alle detaljerne i rækkehandlingen. Der er ofte betydeligt mere datadetaljer end dem, der vises i det åbne vindue. Nogle af rækkeindgange har også en orange pil, der peger på et eller flere af de elementer, der vises i rækken. Dette indikerer, at du kan bore ned i det stykke data. For eksempel på en rapport, der viser en lagerbeholdning, ved at klikke på den orange pil vises beskrivelsen, placeringen og prisen for varen samt antallet på lager, eller hvis varen er på restordre.

Uanset din organisationsstruktur er kontonummereringssystemet fleksibelt nok til at håndtere det. SAP Business One leverer fire standardkontosegmenter (den samlede konto, afdeling, region og afdeling), og du kan definere op til 10 segmenter for at give mere kontoniveau.

I forbindelse med min regnskabsafprøvning i hovedbogen kiggede jeg primært på hovedboksafsnittet i det samlede system, men SAP Business One Professional har lige så magtfulde konti til betaling og tilgodehavender, lønningsliste, faste aktiver og varebeholdning. Inventar er især, hvor regnskabssystemer på entry-level ofte kommer til kort. Business One's inventar-system giver dig mulighed for at bruge forskellige omkostningsmetoder på forskellige typer lagerbeholdninger og giver også kiting og BOM (bill. Materialer) behandling.

Multikvalitetsfunktioner i HANA-versionen af ​​applikationen er robuste, og du kan beholde valutadeling i andre geografiske områder ved at konvertere til amerikansk valuta ved periodeafslutning. Business One udfører kun denne realtidskonvertering ved en periodeafslutning, men kan simulere en tilnærmelse af konverteringen til midtperioderapporter. Afhængigt af dine behov kan manglende evne til ægte realtidsvalutakonvertering på en hvilken som helst dag eller ethvert tidspunkt give et problem, selvom konverteringen ved slutningen af ​​perioden ved hjælp af dagsværdiansættelse for de fleste brugere er tilstrækkelig.

Klar?

Der er både gode og dårlige nyheder for mobilbrugere. Den dårlige nyhed: På dette tidspunkt understøtter den webbaserede version af SAP Business One Professional kun en enkelt browser - Mozilla Firefox. Den gode nyhed er, at Firefox er tilgængelig til operativsystemerne iOS, Android, Windows og Mac. SAP er dog stadig ved at udstryde denne adgangskapacitet. I min test kunne jeg ikke få adgang til SAP Business One-systemet ved hjælp af Firefox, selv ikke fra min pc.

SAP er opmærksom på disse problemer, har ressourcerne til at bære og kender værdien af ​​mobiladgang og BYOD (medbring din egen enhed), så jeg er ikke i tvivl om, at mobiladgang vil være i gang på kort tid. Jeg vil dog råde, hvis denne funktion er vigtig for din virksomhed, skal du sørge for, at forhandleren, du arbejder med, kan demonstrere, at Firefox fungerer på dine enheder.

Fordele Administration

I vores dybere kig på SAP Business Ones andre, valgfrie moduler og muligheder, startede vi med regnskab og flyttede derefter ned ad alfabetet til fordel for administrationen. Som med alle de andre tilføjelsesmoduler, som din virksomhed kan integrere i SAP-platformen, er Benefit Management-modulet meget konfigurerbart til komplekse og granulære fordelsplaner og pakker på tværs af virksomheder. En underkomponent af mySAP HR-modulet, BA-modulet er integreret med SAPs lønmodul og er afhængig af en fleksibel ramme og automatiserede arbejdsgange for at strømline HR-administration.

Modulet er opdelt i nogle få nøglekomponenter. For fordelingsadministratorer tilbyder SAP et sæt værktøjer, der inkluderer en tilmeldingsguide til at konfigurere tilpassede planer og fordele på tværs af medicinsk, tandlæge og vision dækning. Det inkluderer også et værktøj til kontrolbarhed og integreres med større planudbydere for at få oplysninger om dækning. Ligesom med BA-software som BambooHR og Namely inkluderer modulet også rapporteringsfunktioner om fordele til at samle og sammenfatte fordelsdata på tværs af medarbejdere og planer sammen med muligheden for at oprette rapporter om tilpassede fordele.

På medarbejdernes side sports BA-modulet en medarbejder-selvbetjeningsportal, hvor brugerne kan se deres fordelsplan og dækning og foretage ændringer i deres valg af fordele. Modulet går ikke for dybt i præmiefordele og frynsegoder, men det dækker grundlæggende sundhedsplaner, forsikringsplaner, fleksible udgiftskonti (FSA'er) og opsparingsplaner som 401k.

Brugeroplevelsen (UX) er i overensstemmelse med SAPs designprincipper, hvilket betyder, at den har en barebones-design, der svarer til Fairsail HRMS. Det tilbyder dyb granulær tilpasning ved hjælp af SAPs proprietære displayskemaer og infotype-parametre. Overordnet modulet er en værdifuld tilføjelse til en organisations alt-i-en ERP-kapacitet, skønt dens uafhængige BA-værdi og udførelse er langt fra funktionerne, funktionaliteten og den intuitive UX fra Editors 'Choice Zenefits.

Et godt forhold er vigtigt

CRM er en nøglekomponent i enhver moderne virksomhedssalgsorganisation - så meget, at SAP besluttede ikke at mærke sine CRM-funktioner "CRM", men i stedet mærke dem "Salgsmuligheder." Kunder (og potentielle kunder) konfigureres i afsnittet Salgsordre i systemet, importeres fra Microsoft Outlook eller indtastes via et salgsmulighedsskærmbillede. Skærmen Salgsmulighed giver dig mulighed for at importere en eksisterende kunde eller kundeemne ved at klikke i feltet "Forretningspartnere-kode", der derefter viser en liste over forretningspartnere. Andre felter i denne post giver dig mulighed for at indtaste muligheden (det vil sige hvilke varer eller tjenester, du vil tonehøjde), forventet lukningsdato og stadiet i denne salgsproces.

Salgsfaser er taget fra en tabel, du opretter, som faser salgsprocessen fra bly gennem møder og tilbud eller andre milepæle, og (forhåbentlig) til sidst slutter med en ordre. Du indtaster også en anslået lukningsprocent på hvert trin. Du behøver ikke at gennemgå hvert trin med hver kundeemne, men den afsluttende procentdel bruges til at forudsige sandsynligheden for faktisk at få en ordre. Hvor nyttigt dette er afhænger i vid udstrækning af dine egne beregningsmetrik, men Business One's tilgang er bestemt interessant.

SAP Business One "To Go" -dokumentation, som er en grundlæggende brugervejledning, indeholder denne proces (og andre) i detaljer og er et must-read-dokument for enhver virksomhed, der overvejer softwaresystemet. Som med alle CRM-applikationer har SAP Business One evnen til at oprette og styre kampagner, hovedsageligt via sin kampagnehåndteringsguide, som jeg fandt let at bruge. Evnen til at oprette og vedligeholde servicekontrakter, kundeudstyrskort og oprette servicekald inkluderer også en del af salgsprocessen.

Stærk inventarstyring

SAP Business One Professional er åbenlyst god til at styre en lang række salgsorganisationer, men det er også godt til at styre lette produktions- og oplagringsenheder - selvom dens evner ikke kommer til at svare til dem, der er specialiserede i denne vertikale, såsom Epicor.

SAP Business One Professional's beholdning er især velegnet til det små til mellemstore virksomheder (SMV) marked. Selv om det har nogle funktioner, der er nødvendige i en produktionsbeholdningskæde, giver den ikke nok til at understøtte en ægte butiksgulvets drift. Selv i Inventory-modulet har SAP Business One Professional-systemet stadig omfattende analyse- og forudsigelsesmuligheder.

MRP-modulet (Materials Resource Planning), som mangler i flere entry-level-systemer, såsom Cougar Mountain Denali-topmødet, giver dig mulighed for at udføre en hel del analyse og prognoser, og disse muligheder styrkes derefter yderligere i Intelligent Forecast-funktionen. Denne funktion bruger enten "Trippel eksponentiel udjævning" eller "Lineær regression med dæmpet trend og sæsonmæssig justering" til at producere nøjagtige prognoser for dit fremtidige salg og lagerbehov, idet appen vælger den mest passende metode i forhold til den mængde og type data, du indtaster. Dette prognoseresultat kan bruges som input til MRP-guiden, der leder dig gennem processen med at indtaste de parametre, der kræves for at generere en prognose for ordrer og den opgørelse, der er nødvendig for at opfylde dem (dvs. indkøbsordrer). Eller, hvis du bruger det med produktionsmodulerne, så på de produktionsordrer, der er nødvendige for at producere den beholdning, der derefter opfylder salgskrav. Du kan indstille minimale og maksimale lagerniveauer og udføre analyse af økonomisk ordremængde (EOQ) for at opretholde det optimale lagerniveau for at imødekomme forventede salg, samtidig med at de samlede omkostninger minimeres og sandsynligheden for en out-of-stock-tilstand.

SAP Business One Professional leverer funktionalitet til alle fire vigtige omkostningsmetoder, inklusive First-In First-Out (FIFO), glidende gennemsnit, stand-omkostning og serie / batch-omkostninger til at koste din beholdning. Metoden Seriel / Batch-omkostningsberegning giver dig mulighed for at tildele en omkostning til individuelle poster på lageret, hvilket i det væsentlige er specifik produktomkostning. Hvad du ikke finder er støtte til LIFO-metoden (Last-In First-Out), men denne måde at gøre ting på er faldet uden for fordel, så det er usandsynligt, at nyere, mindre operationer har brug for det.

Lagerfunktionerne i SAP Business One Professional er orienteret omkring lageret. Du kan specificere et lager som et drop-ship lager, som et bin lager, eller som blot et "lager". Når det først er angivet som et lagerhus, skal alle emner dog tildeles en skraldespand, selvom du kan have en "generel" skraldespand, der kan indeholde flere forskellige elementer. Når et lager er oprettet med skraldespande, skal hver transaktion (modtagelse, levering, overførsler, produktionsordre eller køb) have et kuffertenummer relateret til det. Bin-numre kan stregkodes, og systemet kan vedligeholde Bill of Materials (BoMs), kitting og pick lister ved hjælp af disse bin-tildelinger. BoM'er oprettes og vedligeholdes i produktionsmodulet, selvom inventar, salg, køb, MRP og produktion alle er tæt integreret, og disse funktioner flyder mellem modulerne afhængigt af den specifikke vare og transaktion, som en bruger har adgang til.

SAP Business One Professional leverer ikke et stort antal konserverede rapporter, selvom det indeholder de rapporter, du sandsynligvis ofte bruger. Og du kan specificere hvilke lagerrelaterede nøgleprestationsindikatorer (KPI'er), du vil have vist på Inventory-destinationssiden, hvilket også er nyttigt. Hvis du har brug for tilpasset rapportering, skal du huske, at rapporteringsmotoren for de fleste SAP-produkter, inklusive Business One Professional, er Crystal Reports, som faktisk er et SAP-produkt. Selvom dette er et fantastisk rapporteringsværktøj, er det ikke særlig nemt at bruge. Så det er sandsynligvis en god ide at have nogen i huset eller en konsulent, som er kyndig i denne rapporteringsapp.

Som med de andre komponenter i SAP Business One Professional fandt jeg, at inventarmodulet til tider var lidt vanskeligt at bruge. Nogle af dataskærmene kan være stumpe og ikke-intuitive, og det er ikke altid klart, hvad man skal indtaste i et felt, eller hvor man kan finde de krævede data. Alligevel udlignes dette et meget omfattende hjælpesystem og fremragende dokumentation for dem, der er villige til at gøre en indsats.

Over og udover

SAP Business One leverer et omfattende og sofistikeret finansielt system, der også let udvides til at tilføje funktionerne i et ægte ERP-system, herunder moduler til produktion, HR, CRM og MRP. Der er endda muligheden for at spore projekter og udføre forudsigelig forretningsanalyse ved hjælp af avancerede funktioner i SAP HANA-databasen.

Ulempen med al denne kapacitet er, at det samlede system er ret kompliceret. At komme til en bestemt funktion er let. Der er normalt flere måder at komme til en bestemt transaktion eller rapport, og flere lag med drill-down, hvilket betyder, at du kan blive så kornet som de fleste brugere vil have eller har brug for. Sammenligningstabellen viser omkring 150 tilgængelige standardrapporter, skønt dette tal er lidt vildledende. Som med alle tilgængelige rapportindstillinger, kan du stort set få en hvilken som helst type rapport, du ønsker eller har brug for.

I mange tilfælde kan det at generere en ikke-standardrapport være en betydelig opgave at have alle de tilgængelige rapportindstillinger på flere niveauer. Heldigvis er det meget let at eksportere en rapport til Microsoft Excel og manipulere den der. Crystal Reports er også tilgængelig, og hvis du har nogen i din virksomhed med erfaring i denne applikation, kan det være lettere at generere nogle af dine rapporter med det. Den underliggende database på både Microsoft SQL Server og HANA er tilgængelig gennem systemets Studio Manager, som giver dig mulighed for at danne komplekse forespørgsler såvel som at generere formularskærme og oprette widgets.

Bundlinjen

En overdreven rigdom er ikke ualmindelig i SMV-systemer, og SAP Business One lider under denne "ondskab", ligesom mange af de andre SMV-ERP-systemer, der er inkluderet i denne roundup. Og med dem alle er løsningen at gå ind i implementeringen med en klar idé om, hvilke roller dit personale og forhandler / partner vil spille ved installation og konfiguration af systemet.

Endelig er en af ​​de vigtigste faktorer for at flytte til et system som SAP Business One at indse, at det ikke vil være hurtigt at komme op og køre glat. Med mindre regnskabsapps som QuickBooks og mange af de nyere mellemliggende, skybaserede regnskabssystemer, kan du installere systemet selv eller med hjælp fra din revisor på få dage og træne nogen til at bruge det på en bare dag eller to. Forvent ikke, at det er tilfældet med SAP Business One eller nogen af ​​de andre mellemliggende apps, der er testet i denne roundup, især hvis de er bygget op omkring mere traditionelle ERP-stilrammer, som Open Systems Traverse.

Realistisk set skal du planlægge, at implementering, konfiguration og test tager flere uger. Du bør også få et klart tilbud fra din SAP-partner eller VAR for, hvor meget disse tjenester vil tilføje systemets samlede omkostninger. For at få en idé om, hvad der er involveret i brug og ændring af applikationen, skal du gå til YouTube. Der er snesevis af demonstrationer og tutorials, som burde give dig en anstændig idé om, hvad du kan forvente.

SAP Business One er et robust system, og med den rigtige forhandler / partner vil det være et fremragende valg for mange SMV'er. Husk dog, at din virksomhed har brug for både regnskabs- og it-ekspertise for virkelig at gøre produktiv brug af systemet.