Rubex af efilecabinet gennemgang og vurdering

Rubex af eFileCabinet (som begynder ved $ 15 pr. Bruger pr. Måned) er en Software-as-a-Service (SaaS) dokumentstyring (DM), cloud-lagring og fildelingsløsning, designet til at hjælpe virksomheder med at gå papirløse og effektivt organisere deres filer og Dokumenter. Rubex by eFileCabinet er ideel til små til mellemstore virksomheder (SMB'er), der kræver en skybaseret løsning, og gør det nemt at dele dokumenter sikkert i en organisation og eksternt samt opsætte dokumentopbevaring og overholdelse. Rubex fra eFileCabinet fører også automatisk en historie med dokumentets levetid, inklusive hvilke ændringer der blev foretaget, hvem der gjorde det, og hvornår. Det gemmer proaktivt al den information, der er nødvendig til fremtidige revisionsspor.

Rubex by eFileCabinet kan prale af en omfattende søgefunktion, automatiserede arbejdsgange, skabelonoprettelse og fildeling med versionskontrol med det formål at øge effektiviteten, der passer godt sammen med Microsoft SharePoint Online, vores redaktørers valg for DM-løsninger. Du finder også en bredere vifte af samarbejdsindstillinger fra Ascensio System OnlyOffice, som er vores andet valg af redaktørernes valg i vores DM-softwarerevisningsrunde.

Dokumenthåndtering og sikker opbevaring

Rubex by eFileCabinet er en integreret DM- og fildelingswebportal, der sætter funktionerne i virksomhedens eFileCabinet Online- og SecureDrawer-tjenester i en moderne, webbaseret løsning. Målet med at hjælpe SMB'er med at gå papirløse og øge deres effektivitet, Rubex by eFileCabinet har smart dokumentorganisering, lagring og delingsfunktioner. Det tilføjer også granulære kontroller til filtilladelser og styring af politikker for datalagring.

Rubex af eFileCabinet er designet omkring samarbejde og er den seneste udvikling af eFileCabinet Online, som indeholder en komplet pakke med DM-funktioner til sikkert at dele filer. For at styrke sikkerheden ved lagring og deling af dokumenter anvender Rubex af eFileCabinet 256-bit kryptering og bruger Amazon Web Services (AWS).

Rubex fra eFileCabinet er meget nyt; eFileCabinet-webstedet fremhæver stadig de ældre endnu mere genkendelige eFileCabinet- og SecureDrawer-tjenester, som kan være forvirrende. Fremtiden er helt klart Rubex af eFileCabinet, som tilsyneladende tilbyder alle de funktioner, disse to applikationer har, men i en frisk ny brugergrænseflade (UI). EFileCabinet Online Android og iOS apps refererer ligeledes til eFileCabinet Online, selvom hvad de får adgang til er Rubex af eFileCabinet.

Prisfastsættelse og kapacitet

Fra $ 15 pr. Bruger pr. Måned har Rubex fra eFileCabinet sikker fildeling med 25 GB lagerplads, men ingen DM-funktioner eller funktionalitet. Step-up-abonnementet er fordels-niveauet, der koster $ 30 per bruger per måned med en inkluderet 1 TB lagerplads. Dette er et mere robust tilbud, der appellerer til de fleste SMB'er, men kun kan fås adgang til mindst tre brugere. Fordelabonnementer inkluderer eFileCabinet DM-system, sikker fildeling, SideKick-appen, opbevaring (regeringsførelse), tofaktorautentisering (2FA), individualiserede sikkerhedsindstillinger, compliance-værktøjer og e-signaturintegration. Det inkluderer også Microsoft Office-integration, applikationsprogrammeringsgrænseflade (API) -integrationsadgang, revisionsspor, support og service og mobiladgang. Denne niveaus funktionssæt er ideel til de fleste SMB'er, der vælger deres cloud-DM-behov. Prisfastsættelse er omtrent gennemsnittet for et produkt i dette sortiment, men kravet om at have mindst tre brugere til at få adgang til det føles som en strategi for at tvinge brugerne op i det næste niveau.

Det næste niveau er Business-abonnementet, der koster $ 55 pr. Bruger pr. Måned og inkluderer 5 TB lagerplads. Business-niveauet har alle funktionerne i Advantage-niveauet og inkluderer også forretningsprocesautomatisering, OCR-optagelse af optisk karaktergenkendelse (OCR), workflow-automatisering, workflow-designer og automatiseringsbiblioteker. Dette niveau inkluderer også onboarding-værktøjer, godkendelser, tidsramme-proces, auto-eskalering af prioriteret proces, dataspecifik filruting og automatisk fil-navngivning og -lagring. Der er også en virksomhedsindstilling tilgængelig, men prisfastsættelse for dette afhænger af specifikke krav til tilpasning og opbevaring. Alle prisplaner for Rubex fra eFileCabinet faktureres årligt.

Funktionalitet Fokuseret på organisation

Rubex fra eFileCabinet er fokuseret på organisering og effektivitet i digitalisering, styring og deling af dokumenter. Webstedets nøglefunktionalitet og kontrol begynder fra venstre side af skærmen og bliver mere kornet, når du bevæger dig mod højre side. Online-løsningen præsenterer en attraktiv og intuitiv brugeroplevelse (UX). Den øverste bjælke, der er farvet en mørkeblå, har en tre-strips hamburgermenu til adgang til undermenuerne Home, Admin, Search, File Requests, Checked Out og My Settings. Denne menu kan let skjules for at maksimere skærmpladsen.

Afsnittet Administrator er hvor du kan tilføje brugere, gæster og grupper. Herfra kan du administrere licenser for brugere og gæster og se brugersessionerne. Afsnittet Administrator er hvor skabeloner kan tilføjes, og hvor styring og sikkerhedspolitikker kan bestemmes. Sikkerhedspolitiske valgmuligheder er omfattende med forskellige komplekse adgangskodekrav, kodeordskiftfrekvens og to-faktor godkendelsesvalg (2FA) til rådighed for optimal sikkerhed.

Den blå bjælke har også rullemenuer til Ny, Del, Rediger og en genvej til anvendelse af skabeloner. En orange "Brug for hjælp?" -knappen påkalder ofte stillede spørgsmål (FAQs), og et stort søgefelt fremhæver højre side. Der er også links til en QuickStart-guide til nye brugere, og et opgaveikon afslører afsnittet Aktivitetscenter, der viser de nyeste uploads og meddelelser.

Tre større ikoner falder ind under Rubex-logoet. Den første er et husikon til hjemmet, der åbner Min konto, som har et bygningsikon til at udpege en virksomhed. Brugere kan oprette flere skabe til at gemme deres filer; det er også muligt at oprette indlejrede skuffer i arkivskabe. At opbygge en intuitiv og logisk filstruktur er ligetil.

Det andet store ikon er Mine aktier. Det består af sammenkoblede prikker og viser alle de delte dokumenter og deres status om, hvorvidt de har fået adgang eller ej, og hvor længe de forbliver tilgængelige. Det tredje ikon, en mappe, er til Mine porteføljer, hvor du kan gemme alle dokumenter, der er knyttet til et specifikt projekt eller en klient.

I afsnittet Min konto er der pop-up-ikoner på yderste højre side, herunder detaljer, kommentarer (hvor brugere kan efterlade virtuelle post-it-noter), profil og tilladelser (til at skifte læsning, skrivning og sletning af tilladelser til Brugere og grupper). Der er et pop-up-vindue med governance til at beskytte filer mod at blive redigeret (eller slettet), automatisering og revisionslogfiler. Styring bliver en kritisk funktion, efterhånden som flere ansatte får adgang til vigtige dokumenter. En god regeringsopsætning sikrer, at ledere kan se, hvilke filer der er blevet slettet, og af hvem, plus det kræver godkendelser fra ledere, før filer fuldstændigt makuleres fra systemet.

Blandingen af ​​klare og lagdelte navigations- og ikonbaserede kontroller gør det nemt for brugere af ethvert færdighedsniveau at blive bekendt med Rubex af eFileCabinet. Men der vil være en læringskurve for brugere, der kommer fra det ældre eFileCabinet Online UI, som havde flere værktøjer og muligheder tilgængelige ved første øjekast. Sammenlignet med eFileCabinet Onlines brugergrænseflade er Rubex fra eFileCabinet visuelt minimalistisk og alligevel mere funktionelt dynamisk. Mens eFileCabinet Online ser ud og føles som en oprindelig Microsoft Office-app, komplet med et bånd-brugergrænseflade, ser Rubex af eFileCabinet ud som en mobilapp, der kræver et par flere klik for at komme til nogle menupunkter. Nogle brugere sætter pris på det rene look, men der er en fordel ved at have flere menupunkter til stede på alle tidspunkter.

EFileCabinet iOS- og Android-app-ledsagere tilføjer en vis bekvemmelighed og lader brugerne uploade fotos og dokumenter direkte fra deres mobile enheder. Imidlertid har forskellige brugere rapporteret om problemer med login eller upload af deres filer. Jeg brugte Android-appen under min test og fik også problemer med at uploade filer.

Sæt kraften i søgning i DM

Brug af ikoner til skabe, skuffer og mapper bringer den virkelige kontor arkivering og organisering af konventioner i det digitale rum. Dette gør arbejdet med DM velkendt, og det er muligt at skabe pænt organiseret og indlejret struktur til filer. En af de største egenskaber ved Rubex af eFileCabinet er dens optiske karaktergenkendelses (OCR) -motor, der kan tage scannede dokumenter og PDF-filer og gøre deres indhold søgbart. Når du højreklikker på et dokument i Rubex af eFileCabinet, kan du vælge en indstilling "Gør det søgbar (OCR)" for at tilføje indholdet af dette dokument til søgebasen. Ved hjælp af Zonal OCR, der er inkluderet i $ 55 per bruger-pr. Måned Business-abonnement, udtrækker det kun de vigtigste datafelter fra et scannet dokument og gemmer de udpakkede værdier i strukturerede databaser.

Der er også muligheden for at tilføje metadata, tags og profilnavne for bedre at hjælpe arkivering og søgning af dokumenter. Søgning sparer meget tid, når mængden af ​​filer og dokumenter vokser. Brugere kan indstille metadata, tags og profilnavne kan hjælpe med at skræddersy det, der søges mest efter, afhængigt af hvad et firma har brug for. Søgefunktionen fungerer hurtigt og nøjagtigt og hjælper endda med at finde nøgleord, der findes i scannede PDF-dokumenter.

Redigering af dokumenter og filer direkte fra Rubex af eFileCabinet er ikke muligt, men der er en ind- / udtjekningsproces, der giver brugerne mulighed for at tjekke dokumentet og foretage ændringer i dokumentets oprindelige format. Når brugerne tjekker dokumentet tilbage med de ændringer, de har foretaget, opretter Rubex af eFileCabinet en ny version af dokumentet for mere nøjagtig versionskontrol og revision. Rubex by eFileCabinet lader brugere kommentere, redaktere og e-signere dokumenter, mens de er i programmet, men faktiske ændringer skal foretages udenfor.

Det er muligt at tilføje e-signaturer til dokumenter, men webstedet spretter brugere offsite til verifikation fra Citrix RightSignature; integration med DocuSign er også tilgængelig. Deling af funktionalitet er integreret i højreklik-menuen. Når du muser over en fil i en skuffe eller et skab, kan du højreklikke for at få flere muligheder. Når du klikker på indstillingen Del, åbnes det et vindue, der fremhæver den delte fil, og lader dig indtaste en e-mail-adresse og en meddelelse til modtageren. Delte filer er skrivebeskyttet som standard, men ved at klikke på fanen Avanceret afsløres forskellige muligheder, herunder læsning, skrivning og sletningstilladelser; Upload, download og slet underretninger samt en udløbsdato via et brugervenligt kalender-brugergrænseflade.

En omfattende løsning for SMB'er

Rubex fra eFileCabinet fusionerer succesfuld alsidigheden af ​​eFileCabinet Online og den sikre opbevarings- og delingsfunktion i SecureDrawer og tilføjer kraftfulde OCR og omfattende søgefunktioner. Med fokus på organisering af dokumenter, let revision og administrationskontrol er Rubex by eFileCabinet en temmelig omfattende DM-løsning, der kan hjælpe SMB'er mod deres mål om at modernisere og udvikle sig til et effektivt papirløst kontor. Men hvis du har brug for en bredere vifte af samarbejdsindstillinger, så tjek først vores Editors 'valg Ascensio System OnlyOffice og Microsoft SharePoint Online.