Quickbooks desktop enterprise review og vurdering

Enhver, der endda eksternt er involveret i regnskab for små virksomheder, kender navnet Intuit og dets ærverdige QuickBooks-platform. Selvom det begyndte at fokusere sin markedsføring på en skyorienteret version, kaldet Intuit QuickBooks Online, hvor det står over for hård konkurrence, forbliver Intuit et utroligt stærkt brand og sportsudvikler endda den midterste modstykke, vi gennemgår her, kaldet QuickBooks Desktop Enterprise-udgave. Denne version af softwaren dækker mellemregnskabsregnskab, inklusive hovedbog, og lagerstyring, og det er licenseret pr. Sæde, med priser, der begynder på $ 1.100 pr. År for et enkelt-sædet årligt abonnement. Med forskellige abonnementer, der er tilgængelige for at få adgang til forskellige niveauer af funktionalitet, herunder avanceret rapportering, avanceret lønningsliste og forskellige grader af support, kan QuickBooks Desktop Enterprise-kunder designe løsninger, der er ret målrettede efter specifikke behov. En proprietær database, en forholdsvis lav maksimal brugergrænse og en afhængighed af dets brugerfællesskab for hjælpedokumentation holder dette system lidt bag Acumatica og Intacct, de nuværende Editors 'Choice-vindere i denne kategori.

Du kan også betale for abonnementet månedligt og begynder med $ 75, 60 pr. Måned for en enkeltplads licens. De fleste af de små og mellemstore forretningsapplikationer (SMB), der gennemgås i denne roundup, kører oven på tunge databaser som Microsoft SQL Server, Oracle eller SAP HANA. QuickBooks Desktop Enterprise bruger en Intuit-proprietær database, og skalerbarheden er begrænset til kun 30 samtidige brugere. Dette er en alvorlig begrænsning, når de andre leverandørs apps, der gennemgås, kan skaleres op i hundreder eller endda tusinder af brugere. På den anden side er mange af disse konkurrenter, herunder Intacct og NetSuite OneWorld, beregnet til i sidste ende at øge kunden til at udvide platformen til et ægte enterprise resource planning (ERP) miljø. QuickBooks Desktop Enterprise har ingen sådanne mål, da det er designet strengt til bogføring.

Derudover var QuickBooks Desktop Enterprise og Microsoft Dynamics GP de eneste to produkter, jeg faktisk var nødt til at installere på stedet, selvom begge er tilgængelige som cloud-hostede platforme (gennem forskellige hostingtjenester, der fungerer som værdiskabende partnere til deres respektive producenter). Intuit tilbyder også en sky-hostet version af QuickBooks Desktop Enterprise selv, for en mindre præmie over den lokale version.

Installation gik hurtigt uden problemer. Standardenhedstyper som konstruktion, nonprofit, professionelle tjenester, rådgivning og andre er tilgængelige under installationsprocessen og skal vælges for korrekt konfigurering af systemet. Valg af en forretningstype påvirker standardkontoplanen, og denne proces er nøjagtig den samme som med andre versioner af QuickBooks, så det vil være kendt for tidligere kunder. I modsætning til de fleste andre software i denne roundup, kan du købe QuickBooks Desktop Enterprise direkte fra Intuit eller gennem sælgers omfattende forhandlernetværk. Selvom det er fuldstændigt muligt at konfigurere og tilpasse QuickBooks Desktop Enterprise selv, kan du overveje at bruge en Certificeret ProAdvisor, hvis du tror, ​​at du har brug for omfattende tilpasning, eller hvis du mener, at din installation muligvis kræver ikke-standardkonfiguration. Det er også meget muligt, at din revisor enten er en certificeret ProAdvisor eller arbejder med en, i betragtning af appens udbredte anvendelse, så det kan være en fordel at udvikle et forhold i disse linjer, hvis du tror, ​​du bruger platformen i lang tid.

Hvis du ikke ser nøje, ser det ud til, at QuickBooks Desktop Enterprise bruger et nøje navngivet kontoplan, ude af det kendte antal andre regnskabssystemer anvender. I virkeligheden er kontonumrene der, bare ikke vist som standard. I menuen Rediger præferencer er der et afkrydsningsfelt til "Brug numre." QuickBooks Desktop Enterprise bruger det samme firecifrede nummereringssystem (1000-serien for aktiver, 2000 for passiver, 3000 for egenkapitalkonti, 4000 for indtægter og 5000 til udgifter), som andre versioner af QuickBooks bruger. Og som med andre versioner af QuickBooks, kan du have flere lag med underkonti for at give mere detaljeret sporing af hovedkonti eller til at indstille divisioner eller placeringer. På minussiden leverer QuickBooks Desktop Enterprise ikke ægte multifirma-funktioner, skønt du sandsynligvis kunne rigge kontoplanen for at klemme dette. Det har dog kapaciteten til at håndtere flere valutaer.

Alle opgaver på dæk

Start af QuickBooks Desktop Enterprise lander dig på startsiden, som er et sæt procesflowdiagrammer. QuickBooks var en af ​​de første leverandører, der integrerede denne brugergrænseflade (UI), og det er blevet noget af en standard, fordi det i høj grad hjælper med at hjælpe brugerne gennem en processpecifik række opgaver. Hvad der vises på startsidens flowchart bestemmes af, hvordan du besvarer en række spørgsmål under installationen. Testfirmaet, jeg brugte til disse anmeldelser, omfattede tre vandrette niveauer: Sælgere på toppen, Medarbejderopgaver i bunden og Kundeopgaver i mellemlaget. Specifikke opgaver er inkluderet eller ekskluderet, afhængigt af om du bruger funktionen. Hvis du for eksempel ikke bruger en kundeerklæring, vises der ikke et ikon til at udføre denne bestemte opgave (selvom du kan tilføje det på et senere tidspunkt). To ekstra lodrette ruder på højre side indeholdt firma- og bankopgaver. Yderligere navigation tilvejebringes af en øverste båndbjælke og en lodret menulinje på skærmkanten til venstre, som kan skjules, hvis du ønsker det.

Alle de bogføringsapps, jeg har gennemgået, tilbød en slags dashboard. QuickBooks Desktop Enterprise gør det også, og det kaldes Insights. Dashboardet skiftes til en fane i øverste venstre hjørne af startskærmen. Som med mange dashboards, får du markøren over et datapunkt op til den numeriske værdi af punktet, og du kan bore flere lag ned i individuelle transaktioner direkte fra skærmen Insights. Der findes også noget, som Intuit kalder snapshots, der kan nås fra menuen til venstre. Dette præsenterer, hvad de fleste andre leverandører kalder nøgleprestationsindikatorer (KPI'er).

En finjustering her, en finjustering der

Nogle af de programmer, jeg har gennemgået, inklusive SAP Business One Professional og NetSuite, giver dig mulighed for at tilpasse næsten alle aspekter af appen. Ulempen med fleksibiliteten er, at du kan finjustere softwaren, så den netop passer til din virksomheds arbejdsgange. Ulempen er, at det at finde ud af, hvordan man gør det, er et udyr, hvorfor kunderne generelt er afhængige af værditilvækstspartnere til sådanne projekter.

QuickBooks Desktop Enterprise tilbyder ikke denne grad af tilpasning. Du kan dog tilføje og slette kolonner og datafelter i formularer og rapporter. Det er let og i vid udstrækning intuitivt at lave disse slags justeringer. Rapportfiltre giver dig også en vis kontrol over, hvad der sker i en rapport. QuickBooks Desktop Enterprise-filtre er enkle at bruge, men det er sandsynligt, at du ikke har brug for dem. For mange virksomheder, der finder QuickBooks Desktop Enterprise en god pasform, fungerer det store antal standardrapporter helt fint. Der er endda rapporter for at binde konti til specifikke linjer om en selvangivelse og en justeret (dvs. arbejdende) prøvebalance. Begge disse er gode ved slutningen af ​​året.

Mange kunder behøver ikke at tilpasse rapporter eller indtastningsskabeloner overhovedet. Det omfattende QuickBooks-brugerfællesskab fungerer ikke kun som en fremragende kilde til hjælpestøtte, men tilbyder et stort antal tilpassede rapporter og skabeloner oprettet af andre brugere og lagt online til gratis download. De er der for at tage. Og fordi QuickBooks har eksisteret så længe, ​​er der også tredjeparts tilføjelser til rådighed for at udvide QuickBooks Desktop Enterprise kapaciteter, men tjek først freebies.

På den nedadrettede side giver QuickBooks Desktop Enterprise ikke en ægte eksportfunktion. Du kan eksportere nogle af listerne, såsom kunder og leverandører, til CSV-format. Men for at få adgang til den underliggende database skal du bruge et tredjepartsværktøj. Hvad QuickBooks Desktop Enterprise har, er muligheden for at eksportere en kopi af dens data til din revisor, der kan foretage journalposter og justeringer eksternt i "Accountants Copy" og flette disse ændringer til dine eksisterende data. Du kan dog importere Microsoft Excel-filer til systemet og downloade bank- og kreditkortopgørelser fra det store antal banker og kreditkortselskaber, der understøtter QuickBooks-platformen.

Optagelse af lagerstyring

Quickbook Enterprise-udgaven, som Intuit leverede mig til test inkluderede de førnævnte avancerede rapportering, forbedret lønningsliste, feltstøtte og databeskyttelseselementer, men inkluderede også avanceret lagerbeholdning. Dette modul er generisk i den forstand, at Intuit har til hensigt det mest for enhver type enhed, men opdeler det i følgende muligheder, som du skal vælge en, når du konfigurerer modulet: Byggeri, non-profit, detailhandel og Fremstilling og engrossalg, som er den entitetstype, jeg valgte.

Aktivering af Advanced Inventory-modulet indeholder funktioner en anstændig række af lagerstyringsfunktioner, inklusive First-In First-Out (FIFO) -udgift ud over den vægtede gennemsnitlige omkostning, der leveres i basisudgaven, stregkodning, bin- og serienummersporing og support til flere lagre. I modsætning til systemer som Acumatica er QuickBooks avancerede inventar ikke en ægte produktionstypeapp, fordi den ikke indeholder funktioner som arbejde i gang og sporing af inventar på tværs af produktionsgulvet. Derefter er det betydeligt billigere end de fleste ERP-systemer (Enterprise Resource Planning), der leverer disse funktioner.

Det er enkelt at gå ind i inventarmodulet. Der er en fane Inventory på den øverste båndbjælke samt et ikon for Inventory Aktiviteter i skærmen Start / Startside i afsnittet Firma. Begge tager dig med til Inventory Center, der viser de tilgængelige lagerbeholdninger og deres status. Inventory Center kan tilpasses, og du kan nemt tilføje rapporter og andre nøgleprestationsindikatorer (KPI'er).

Inventory er også tæt integreret med både salg og indkøb, som det skal være, med inventar opdateret, når salget foretages, eller når nyt lager købes. QuickBooks Inventory tillader ikke negativ opgørelse, men sørger for restordrer og flag, når du ikke har nok dele til at færdiggøre builds til forsendelse af produkter. Det ville være dejligt at have en form for lagerprognoser, såsom økonomisk ordremængde (EOQ), men det er en funktion, der normalt findes i mere avancerede ERP-lagersystemer. Hvad du får i QuickBooks Inventory er en Bill of Materials (BOM) kapacitet, hvor du kan opbygge en samling af komponenter. Mangler er imidlertid den mere granulære kitting-funktionalitet, som endda nederste ende af lagerstyringsapps som Cougar Mountain Denali Summit understøtter.

QuickBooks er også noget begrænset, når det kommer til omkostningsmetoder. Manglen på LIFO-udgifter (Last-In First-Out) vil ikke være betydelig for de fleste brugere, da det sjældent bruges i dag. Men mere bekymret er manglen på standard og specifik omkostningsberegning. QuickBooks er mest afhængig af gennemsnitskostnader som den grundlæggende metode til opgørelse af lagerbeholdning, skønt Advanced Advanced Inventory, jeg testede, tilføjede FIFO, som er meget populær.

Rapportering er en blandet taske. Der er kun få standardrapporter, men de tilgængelige er nyttige. På plussiden er det let at tilpasse disse rapporter, og avanceret rapportering giver dig mulighed for at generere ad hoc-rapporter, som du har brug for dem. En dejlig finjustering her er, at hvor lavere spillere som Cougar Mountain eller Zoho Inventory er afhængige af en separat motor som SAP Crystal Reports eller Zoho Reports for at gøre brugerdefineret eller ad hoc-rapportering, inkluderer QuickBooks denne kapacitet i basepakken. Disse rapporter kan gemmes til fremtidig brug.

I betragtning af det marked, som Intuit målretter sig med QuickBooks Enterprise, skal de funktioner, den indeholder, inklusive avanceret rapportering, tilpasset rapportformateringsfunktioner, og et enormt antal brugertilskudte rapporter tilfredsstille kravene fra mange brugere til en overkommelig pris. Det bringer faktisk frem en ønskelig funktion, som Intuit tilbyder, som ikke findes i softwaren, nemlig den enorme base af QuickBooks-brugere og professionelle konsulenter. Hvis du har et problem eller et behov for tilpasning, er chancerne for, at dette brede netværk har en løsning til dig et sted og sandsynligvis en, der ikke vil bryde banken.

Der er dog et par potentielle afbrydere. Hvis du har brug for omkostning ud over det, der tilbydes, såsom standardprissætning eller specifik vareudgift, er du ude af held. Softwaren tilbyder heller ikke butiksgulvsporing, som er temmelig standard i ægte produktions- / produktionsinventar. Der mangler også enhver økonomisk ordremængde kapacitet, altid en dejlig funktion at have i et lagersystem. Hvis du har brug for (eller vil) disse funktioner, er chancerne for, at du bliver nødt til at gå op i et ægte ERP-system for at finde dem. Men for mange af de mange QuickBooks-brugere derude, vil opgradering til Advanced Inventory og Advanced Reporting passe regningen ganske pænt.

Bedre end indgangsniveau, men ikke ret ERP

QuickBooks Enterprise er bestemt en levedygtig mulighed for eksisterende QuickBooks-brugere, der føler, at de vokser ud af den version, de i øjeblikket bruger. Det er en smertefri overgang med kendte menuer og en nem opgraderingssti. Sammenlignet med de andre apps, jeg har gennemgået, er det dog mere et lille regnskabssystem snarere end en ægte regnskabsapp til en mindre virksomhed med et behov for omfattende multiselskabs- eller multinationers funktionalitet. For at være retfærdig målretter Intuit ikke rigtig Enterprise Solutions mod disse brugere.

Jeg var også skuffet over Intuits dokumentation, som hovedsageligt er Hjælp-filer. I et vist omfang består dette af et enormt og stemmeligt brugerfællesskab, og det er sandsynligt, at ethvert spørgsmål, der ikke kan besvares ved hjælp af Hjælp-nøglen, allerede er besvaret med et online indlæg et eller andet sted. Hvis du planlægger at investere i QuickBooks Desktop Enterprise (eller enhver anden QuickBooks-udgave for den sags skyld), skal du bruge lidt ekstra penge og hente en kopi af QuickBooks 2016, den manglende manual fra Bonnie Biafore. Det er praktisk talt en påkrævet ressource for en QuickBooks-administrator, og den koster mindre end $ 30.

Endelig, hvis du vil have adgang til QuickBooks Desktop Enterprise fra en mobilenhed, skal du gå efter den hostede version. Den interne version, jeg gennemgik, understøttede ikke fjernadgang fra en smartphone eller tablet; det giver det kun en tilføjelsestjeneste.

Alt dette bliver sagt, hvis du er en nuværende QuickBooks-kunde, der bare har brug for at tilføje flere brugere, vil du opdage, at QuickBooks Desktop Enterprise er en smertefri opgradering med minimale krav til omskoling. Men vær sikker på, at regnskabs- og generisk lagerstyring er alt, hvad du ønsker. Hvis du tror, ​​at ERP en dag kan være i din virksomheds fremtid, vil du have en platform, der kan vokse ind i et sådant system uden at kræve en gaffeltruckmigration, og Intuit byggede ikke QuickBooks Desktop Enterprise med den vækststi i tankerne.