Hurtig start: konfigurer base crm i 10 enkle trin

Base CRM er PCMags redaktørers valg til CRM-software. Den udformede videoserie er designet til at komme dig i gang med Base CRM hurtigt og nemt. Det leder dig gennem alle de første trin med opsætning, organisering og brug af din konto. I artiklen vil vi opdele opgaver såsom tilpasning af salgsrørledninger, konfiguration af lead management og opsætning af automatiserede handlinger.

Indholdsfortegnelse

• Trin én: Oversigt over betjeningspanel
• Trin to: Tilpasning af dine meddelelser
• Trin tre: Leads vs. kontakter
• Trin fire: Oprettelse og styring af tilbud
• Trin fem: Tilpasning af dine salgsledninger
• Trin seks: Tilføjelse af brugerdefinerede felter
• Trin syv: Planlæg aftaler
• Trin otte Oprettelse og tildeling af opgaver
• Trin ni Integrering af din e-mail
• Trin 10 Opsætning af automatiserede handlinger

Oversigt over betjeningspanel Tilpasning af meddelelser Leads kontra kontakter Oprettelse og styring af tilbud Tilpasning af dine salgsrørledninger Tilføjelse af brugerdefinerede felter Planlægning Aftaler Oprettelse og tildeling af opgaver Integrering af din e-mail Opsætning af automatiske handlinger

Trin én: Oversigt over betjeningspanel

Lær, hvordan du bruger dit Base CRM-dashboard i denne korte video, herunder en oversigt over kontoaktivitet, pipeline-resume og filtreringsindstillinger. Der er tre typer Base CRM-profiler, som hver har forskellige tilladelser: Bruger, Manager og Enterprise. Brugerprofilen kan kun se deres egen aktivitet, manageren kan se deres aktivitet og deres direkte rapporter, og virksomhedsbrugere kan se aktivitet for hele hold.

Ellers ser instrumentpaneler det samme på tværs af alle profiler med pipeline og deal-resume i venstre side, kontoaktivitet i midten og opgaver og aftaler i højre side. En ny tilføjelse til brugergrænsefladen (UI) er den universelle Tilføj-knap, der kan bruges til at tilføje nye kontakter, kundeemner og andre poster fra enhver skærm, inklusive instrumentbrættet.

Du kan se information på øverste niveau om dine tilbud, filtreret efter rørledning, samt aktiviteten i de sidste 30 dage, inklusive en sammenfatning af tilbud, der er vundet og tabt eller markeret som uberettiget. Kontoaktivitet er organiseret af noter, afsluttede opgaver og tilbud. I denne kolonne ser du hver gang nogen tilføjer en ny aftale, kontakt, note, opgave eller ændrer status eller fase af en lead eller deal. Endelig er opgaver og kommende aftaler på højre side; forfaldne opgaver vises i rødt. Se videoen for tip til filtrering af indhold og tilpasning af dit betjeningspanel til dine specifikke behov.

Trin to: Tilpasning af underretninger

Denne video leder dig gennem, hvordan du administrerer underretninger. Der er tre forskellige typer underretninger i Base CRM: forudindstillede underretninger, personaliserede underretninger og webunderretninger.

Forudindstillede underretninger inkluderer softwareaktiviteter, f.eks. Når der er tildelt en kundeemne, en aftale eller en opgave til dig samt aftaler og opgaverpåmindelser. Der er også systemunderretninger, såsom når en import eller eksport er afsluttet, eller når der oprettes en ny kundeemne fra en indfangningsformular. For hver af disse kan du vælge en webalarm, en e-mail-alarm eller slå meddelelser fra.

Brugere kan oprette personaliserede underretninger relateret til kundeemner, kontakter og tilbud. For hver vælger du først et filter, f.eks. Kundeemner, der hører til bestemte teams eller brugere eller en aftale, der er i en bestemt fase. Så vælger du en trigger. For eksempel kan det være en god idé at modtage en advarsel, når en opgave føjes til en ny aftale, eller når en dealstrin i rørledningen ændres. Underretninger kan have mere end en trigger. Du kan få web-, e-mail- og mobiladvarsler.

Endelig kan brugere, der har tilmeldt sig Base Voice, eller integreret med en anden virksomhedstaleudbyder, tilmelde sig webmeddelelser om indgående opkald og tekstbeskeder. Base Voice inkluderer et unikt telefonnummer og logger automatisk opkald og beskeder til kundeemner og kontakter.

Trin tre: Leads vs. kontakter

Hvis du er ny på CRM, kan du have en vis forvirring, når det kommer til leads og kontakter. I Base CRM er en kundeemne en ledende person, virksomhed eller forretningsmulighed, der endnu ikke er en del af salgsrørledningen. Disse inkluderer mennesker og virksomheder, du har opdaget gennem netværk, men som du endnu ikke har indgået en forretningsaftale med. Leads handler alt om potentiale. Når en kunde viser interesse for et produkt eller en tjeneste, kan de konverteres til en kontakt. En kontakt kan også være en person, som du tidligere har handlet med, og som sandsynligvis vil tilbyde gentagne forretninger.

Fanerne Lead og Contact i Base CRM ser og fungerer på lignende måde med en række søgefiltre. Leads er kategoriseret på tre måder: nye, arbejdende og ukvalificerede. Kontakter er opdelt mellem kundeemner og kunder. Kontakter kan tilknyttes en eller flere tilbud. For både kundeemner og kontakter kan du se relaterede opgaver og aftaler i deres post samt tilhørende dokumenter. Leads kan konverteres til kontakter, men denne handling kan ikke vendes.

Trin fire: Oprettelse og styring af tilbud

Tilbud er salgsmuligheder relateret til en kundeemne eller en kontakt. De bevæger sig gennem din salgspipeline, som repræsenterer din salgsproces. Hver rørledning slutter på et af tre lukkede faser: vandt, tabt eller uklassificeret. Vundet og tabt er selvforklarende; markering af en aftale som ukvalificeret betyder, at det ikke var en fuldstændig afvisning. Ukvalificerede grunde kan dreje sig om timing, budget, omorganisering af virksomheder eller ethvert element, der er ude af din kontrol. Disse tre spande til tilbud gør det lettere at spore din succes og målrette dit salgsteam bedre.

På siden Tilbud kan du se, hvor mange tilbud der er i hvert trin i rørledningen. Som kundeemner og kontakter kan du også filtrere tilbud efter et hvilket som helst af de felter, du bruger. I en aftaleoptagelse kan du se, hvilken kontakt, kundeemne eller firma der er forbundet med det, den seneste aktivitet og dets værdi og sandsynlighedsprocent. Eventuelle relaterede opgaver eller aftaler vises også. Du kan også ændre dealens fase her.

Trin fem: Tilpasning af dine salgsledninger

Salgsledninger består af etaper. Base CRM har seks trin ud af boksen, men du kan tilføje flere eller slette alle de ting, du ikke planlægger at bruge. Du kan også omdøbe og omordne stadierne baseret på din virksomheds processer. Der er to typer trin: aktiv og lukket. Mens du kan omdøbe et hvilket som helst af de tre lukkede faser, som standard er vandt, tabt og ikke-kvalificeret, kan du slette dem eller tilføje mere.

Hvis du har flere salgsrørledninger, kan du tilpasse hver enkelt med forskellige faser. Så hvis du sælger både produkter og tjenester, kan du have rørledninger, der passer til hver proces.

Trin seks: Tilføjelse af brugerdefinerede felter

Leads, kontakter og tilbud har en række standardfelter, men det er ikke altid nok. Tilpassede felter giver dig mulighed for at indsamle og gemme yderligere oplysninger om dine kundeemner, der er unikke for dine virksomheder. Base CRM har en række tilpassede feltindstillinger. Du kan oprette felter til en enkelt tekstlinje, et afsnit med tekst, afkrydsningsfelt, rullemenu, multivælgende menu, dato, e-mail, telefon, adresse og URL. Du kan tilføje så mange brugerdefinerede felter, som du ønsker, og til rullemenuen og multivælgsmenuen op til 500 valg.

Trin syv: Planlæg aftaler

Base CRM leveres med en kalenderfunktion, og du kan også integrere en eller flere Google Kalendere med din konto. Du skal vælge en kalender som standard, som er den eneste, du kan redigere. Aftaler fra ikke-standardkalendere vises med gråt. Når du opretter en aftale, kan du knytte den til en lead, deal eller kontakt. Bare start med at skrive navnet og Base CRM vil foreslå de poster, der matcher.

Disse aftaler vises i posten for leder, kontakt eller aftale. Gemme en aftale føjer den til din kalender og sender invitationer til andre deltagere. Du kan uploade dit firmalogo, så det vises i alle invitationer. Du kan også tilføje aftaler fra siderne om kundeemner, kontaktpersoner eller tilbud. Når du ser en aftale, kan du se, hvilke deltagere, der har accepteret og afvist din invitation.

Trin otte: Oprettelse og tildeling af opgaver

I Base CRM er alle opgaver forbundet med tilbud. Du kan tilføje opgaver fra fanen Kalender eller Opgave eller direkte fra en kundeemne-, kontakt- eller dealindgang. Opgaver har frister og valgfri påmindelser, som kan sendes en uge, en dag, en time, 30 minutter, 15 minutter eller fem minutter før forfaldsdagen eller på det nøjagtige tidspunkt for forfaldsdagen. Forfaldne opgaver vises med rødt. Afhængig af dine tilladelser kan du tildele opgaver til dig selv eller andre brugere.

Trin ni: Integrering af din e-mail

Base CRM har et e-mail-værktøj, men det integreres også med Gmail og andre e-mail-udbydere. Integrering af din e-mail-konto betyder, at kommunikation med kundeemner og kontakter automatisk logges, hvilket giver dig tid til mere vigtigt arbejde. Din e-mail-konto synkroniseres på to måder: e-mails, du sender i Base CRM, vises i din e-mail-klient og vice versa. Base CRM sender dig en e-mail, når den første e-mail-synkronisering er afsluttet.

Din e-mail er opdelt i fire mapper: Indbakke, ikke-sporet e-mails, sendt og arkiveret. Din indbakke indeholder e-mails, der er forbundet til kundeemner, kontakter og tilbud på din konto. Usporede e-mails er dem, der ikke er tilknyttet din konto. Fra den mappe kan du tilføje en e-mail som kundeemne eller kontakt. I mappen Sendt kan du se, om en e-mail er blevet vist, og hvor mange gange den er blevet vist, på den måde kan du identificere meddelelser, der måske er faldet gennem revnerne eller gået til en forkert e-mail-adresse. Du kan slette beskeder eller arkivere dem, når de ikke længere er vigtige.

Trin 10: Opsætning af automatiserede handlinger

Hvis du finder dig selv udfører den samme opgave igen og igen, hvorfor ikke automatisere den? Base CRM har flere muligheder for automatisk at oprette opgaver baseret på visse begivenheder. Du skal være en bruger på administrationsniveau, der er en kontoadministrator for at oprette automatiserede handlinger. Eksempler inkluderer oprettelse af opgaver, når en aftale flytter til en ny fase eller opdatering af et brugerdefineret felt, når der oprettes en ny aftale. Først vælger du den begivenhed, der udløser handlingen. Valg inkluderer: når en ny lead oprettes; når en ny kontakt oprettes, når en deal oprettes, eller når en deal flyttes til et andet trin. Nogle af disse begivenheder har flere detaljerede muligheder, såsom filtrering efter firma, pipeline eller deal-fase.

Derefter beslutter du, hvad opgaven skal være, tildeler den til en bruger og tilføjer eventuelt en forfaldsdato. Du kan oprette flere opgaver pr. Automatiseret handling.