Åben gennemgang og vurdering af åbne systemer

Open Systems og dens Traverse Financials-platform er muligvis ikke et "husholdningsnavn" blandt små og mellemstore virksomheder (SMB) operatører, men det har faktisk været meget lang tid. Grundlagt i 1976, Open Systems tilbød oprindeligt et minicomputer-baseret totalentreprise regnskabssystem skrevet i Business Basic. I årenes løb frasolgte virksomheden sin hardwareafdeling og tilbød en opdateret version af Open Systems Accounting Software (OSAS), som det stadig tilbyder til andre operativsystemer (OSes) end Windows, herunder Linux, Mac OS X og Unix.

Open Systems Traverse, som vi gennemgår her (som begynder ved $ 175 pr. Bruger pr. Måned) er et modulopbygget, Windows-baseret regnskabs- og virksomhedsressourceplanlægning (ERP), generelt regnskabs- og lagerstyringssystem, der er tilgængeligt på stedet eller som et software-as-a-service (SaaS) -pakke. I modsætning til mange andre små og mellemstore regnskabssystemer til små og mellemstore virksomheder er Open Systems Traverse ikke kun tilgængelig gennem Open Systems 'forhandlernetværk, men også direkte fra sælgeren. Selvom købs- og implementeringsfleksibiliteten er usædvanlig, holder Open Systems Travers kompleksitet på datamanipulationniveauet stadig lidt bag redaktørernes valgvinderinput i denne roundup.

Bevæger sig rundt

I stedet for et flowdiagram eller procesdiagram, som det, du kan bygge med Intacct eller Oracle NetSuite OneWorld, bruger Open Systems Traverse en interfaceflade af Windows File Explorer-type med udvidelige funktionelle kategorier vist i et panel, der optager venstre side af skærmen. Et tilpasseligt dashboard-display optager det meste af den resterende skærmsejendom. Det venstre side, Explorer-lignende panel er delt, med den nederste del viser filmappeikoner mærket med de applikationsmoduler, der er tilgængelige i det installerede system. Klik på en af ​​disse, og applikationen udvides til den øverste halvdel af panelet, der viser de funktioner og rapporter, der er tilgængelige i den samme hovedbok. De samme dele af det samlede system kan nås gennem rullemenuer på en båndstang, der strækker sig vandret øverst på skærmen.

Klik på et datapunkt på et betjeningspanel for at få flere detaljerede detaljer. Yderligere drill-downs er tilgængelige, men kun gennem de fleste rapporter.

Lidt forvirrende

For at få fuld værdi ud af ethvert regnskabs- eller ERP-system er uddannelse et must. Mens en forhandler muligvis installerer og udfører den indledende konfiguration, er de fleste SMV-regnskabs- eller ERP-systemer stadig komplekse nok til at kræve en uddannet intern supportperson (eller afdeling) til at hjælpe med hverdagens opgaver, som at konfigurere tilpasset dataindtastning og rapportskærme. Dette gælder især Open Systems Traverse. Ved indtastning af data gemmes transaktioner i en passende transaktionstabel indtil batchet er bogført. Der er forskellige transaktionstabeller til forskellige typer transaktioner (A / R, A / P, G / L), og det er vigtigt at forstå forholdet mellem datalagringstabeller for korrekt konfigurering af skærme og rapporter. Det skyldes, at Open Systems Traverse som en standardindstilling udfører batch snarere end realtidspostning og -behandling.

Heldigvis inkluderer Open Systems Traverse Design Studio, et visuelt administratorværktøj, der bruges til at konfigurere og tilpasse formularer og skærme. Det er noget, som din Traverse-systemadministrator sandsynligvis skal blive dygtig med hurtigt. Ved hjælp af Design Studio kan en administrator oprette tilpassede skærme til at indtaste specifikke forretningsprocesdata og derefter oprette individualiserede rapporter.

For meget af en god ting?

Som nævnt tidligere er Open Systems Traverse et af de få SMV-regnskabs- og ERP-systemer, du kan købe direkte fra sælgeren. Men medmindre du har en meget stærk IT-afdeling, der kan arbejde tæt sammen med dit regnskabspersonale, vil du næsten helt sikkert have det bedre med at handle med en Open Systems-partner, der kan hjælpe dig hurtigt og effektivt skræddersy og installere systemet. Uden denne form for hjælp er initial distribution, konfiguration og tilpasning og endda mange daglige operationer ikke kun udfordrende, men unødvendigt tidskrævende og dyre.

Hvor du muligvis også har brug for noget råd, er at samle de rigtige moduler til at omfatte dit system. Tilgængelige Open Systems Traverse-moduler inkluderer CRM, anlægsaktiver, lageradministration og produktionsinventar blandt mange andre. Du har brug for eksperthjælp med at kortlægge din virksomheds forretningsprocesser og matche dem til de funktioner, der er tilgængelige i alle disse moduler, ikke kun for at sikre dig, at du får det, du har brug for, men også for at undgå overflødighed, overlapning og unødvendig udgift.

Du vil også være opmærksom på, hvad dine brugere ser, især ved hjælp af den skybaserede version, jeg testede, da det er den version, der er lettest tilgængelig på en række mobile enheder. Jeg testede mobiladgang ved hjælp af Chrome-browseren (den samme browser, som jeg brugte på pc'en til resten af ​​testen) ved hjælp af en Lenovo Android-tablet, en Apple iPad Air 2 og en Microsoft Surface 3-tablet, der kører Windows 10. Alle tre lad mig adgang og bevægelse rundt i applikationen, men det var mærkbart lettere på de to tabletter (iPad og Surface 3), som havde valgfri tastaturer sammen med touchpads. Jeg vil bestemt anbefale, at mobilbrugere har et valgfrit tastatur eller måske en Bluetooth-mus, hvis de har brug for at få adgang til Open Systems Traverse-systemet på farten.

Nogle smarte rapportering

Et andet sted, hvor Open Systems Traverse viser sin modenhed, er rapportering; Open Systems viser over 800 tilgængelige rapporter. Heldigvis er det ikke alt for hovedbrugere, men for et fuldt uddækket ERP-system. Stadig omfattede hovedbogsmodulet, som jeg gennemgik, alle de standardrapporter, du kunne ønske dig, med den eneste bemærkelsesværdige mangel var en separat erklæring om tilbageholdt indtjening. Med Open Systems Traverss rapportfiltre og Design Studio er opbygningen af ​​denne rapport imidlertid et simpelt job; kun få omstændigheder kræver faktisk en separat fjerde regnskab under alle omstændigheder.

En rapport, som jeg bemærkede, er en Working Trial Balance (nogle gange kaldet en justeret prøvebalance), noget, der er temmelig sjældent i disse dage (men er inkluderet i regnskabsudgaven af ​​QuickBooks Desktop Enterprise. Denne rapport bruges under lukning af periode eller år, og består af en liste over ujusterede kontosaldoer, justeringer af lukningen og de justerede kontosaldo. En arbejdsforsøgsbalance er meget let at konstruere i Microsoft Excel, men det var rart at se det inkluderet i de tilgængelige rapporter.

Udbygning af systemet

Hvis du beslutter at udvikle Open Systems Traverse fra mellemliggende regnskab til fuld ERP, vil du være glad for at vide, at det er en enkel proces at gennemføre. Men sørg for, at dens ERP-funktion er i overensstemmelse med dine forretningsbehov. Som med mange af de ERP-systemer, der er gennemgået her, er Open Systems Traverse stærkere på nogle områder end i andre. Selvom tilføjelsesprogrammer kan give point-of-sale (POS), detail- og service-forretningsplanlægning samt afsendelses- og routefunktionalitet, ligger Open Systems Travers største styrker i distribution og fremstilling.

Flere delsystemer er dog anvendelige på en lang række forretningstyper, herunder kundeforvaltning (CRM) og forvaltning af anlægsaktiver. CRM er en almindelig, næsten grundfjeld, ERP-funktion, og Open Systems Traverse gør det godt. Udover de almindelige kundekontaktoplysninger, der er udviklet i salgs- og kundemodtagemodulerne, giver Open Systems Traverse CRM dig mulighed for at interagere med Microsoft Outlook og Microsoft Office for at udvikle og spore salgskampagner og kampagnemateriale og e-mails.

De fleste af modulerne i Open Systems Traverse giver dig mulighed for at definere dine egne felter, og CRM understøtter også denne kapacitet, så du kan tilføje dine egne aktiviteter og andre oplysninger, som du mener vil være nyttige, hvis de er tilknyttet en kundepost. Du kan også oprette forbindelser mellem kontakter i den samme organisation, f.eks. Viser et top-down org-diagram. Dette er nyttigt, når du handler med forskellige mennesker i samme virksomhed for forskellige produkter eller tjenester, eller for at notere den rette kontakt til specifikke problemer eller aktiviteter.

Fortsæt med afskrivninger

Open Systems Traverse's forvaltning af anlægsaktiver er ikke nødvendigt lige så universelt anvendeligt som CRM, men det er tæt. Ikke enhver virksomhed har brug for at spore anlægsaktiver, men mange har aktiver, som IRS kræver, afskrives over et antal år snarere end blot rapporteres som udgifter, når de købes. Open Systems Traverse's "Fast Asset" -modul gør dette let, fordi det automatisk beregner afskrivningen på et bestemt aktiv ved hjælp af enhver foreskrevet afskrivningsmetode. Det giver også op til fire sæt bøger til situationer, hvor rapportering skal beregnes forskelligt. F.eks. Kan IRS kræve en anden afskrivningsmetode end den måde, du ønsker, at aktivet skal afspejle i dine bøger og regnskaber. I dette tilfælde kan du føre to eller muligvis tre sæt afskrivningsregistre.

Modulet med faste aktiver har flere andre nyttige funktioner. Dets "Lease vs. Buy" -analysefunktion er et praktisk eksempel, ligesom det er "Trial Depreciation" -funktioner, der giver dig mulighed for at teste forskellige scenarier, før du foretager et overtagelse. Endelig et års oversigt over skattesammendrag spejler IRS-formularen 4562, hvilket er praktisk. Og selvom mange faste anlægssystemer overser amortisering, da det virkelig ikke gælder for afskrivningsberettigede aktiver, har Open Systems Traverse en lommeregner for låneafskrivninger, som er nyttig til at oprette amortiseringsplaner for sådanne ting som lån og forudbetalte udgifter.

Lagerstyring

Det er umuligt at gennemgå ERP uden at bemærke, at økonomisk regnskab er et stort stykke af kagen. Når vi for eksempel taler om distributionsfunktioner, ser vi ikke kun på en enkelt app, men snarere er det et indbyrdes forbundet system med diskrete funktioner. Distribution og fremstilling binder begge meget tæt sammen med lagerbeholdning, indkøbsordre og indkøb, for eksempel - for ikke at nævne vigtig integration med ikke-regnskabsmoduler som lagerstyring og produktionsbehovsplanlægning (MRP).

Tæt bundet dertil er alt sammen lagerbeholdning, hvor Open Systems gør et solidt job. Dette fremgik let af mig, da testsystemet, jeg brugte til denne anmeldelse, blev konfigureret med det, Open Systems kalder en Distribution Suite. Det inkluderer Inventory, Bill of Materials (BoM) med kitting, Warehouse Management og Kravplanlægning ud over apps til salg og indkøbsordre. Alle disse er tæt integreret, men fås også som separate appmoduler eller i forskellige kombinationer. Alle modulerne understøtter multicurrency-drift.

Traverse Inventory-modulet understøtter flere lagre, og der kan om nødvendigt findes varer i flere lagre. Varer overføres også let mellem lagre for at imødekomme pludselige skift i efterspørgsel. Lageroverførsler kan omfatte omkostningerne ved overførslen ved beregning af varens omkostninger. Du kan også spore varebevægelser i et lager.

Traverse yder support til alle de almindelige omkostningsmetoder og inkluderer bin- eller serienummering samt specifik vareudgift. Når du bruger inventarmodulet til at udføre en ordre, kan du specificere alternative elementer, der skal sendes, når lagerniveauet er lavt, under forudsætning af at elementerne er ækvivalente. Open Systems understøtter mobile enheder og stregkodescanning, men de fleste af funktionerne i dette område findes i appen Salgsordre, hvor emner kan scannes eller indtastes i en salgsordre fra en enhed. Import til fysiske optællinger understøttes også, så du kan udføre beholdningstællinger enten ved at bruge de regneark, der er genereret af systemet, eller ved at importere dem fra et regneark, hvis fysiske lagertællinger registreres ved hjælp af denne tilgang. Beholdningsrapportskærme har fremragende udboringskapacitet, og selvom der ikke er en overflod af lagerrapporter, er de, der leveres, relevante og nyttige.

Materialeregningen (BoM) er ret standard og inkluderer kitting for at give en mere granulær tilgang, når din BoM har underenheder. Du kan bruge BoM til at opbygge ikke-serialiserede emner, der indeholder serialiserede underenheder og sæt, og separat spore omkostningerne til komponenter, men tildele den samlede pris til kittet. Du kan også oprette batches til lagerbehandling baseret på ABC-klassificering (hvor "A" -elementer giver den bedste indtægt og "C" -artikler er de mindst rentable). Traverse-opgørelse giver dig også mulighed for at specificere forskellige advarselsfarver for lagerniveauer, så lave eller lagerforholdsbetingelser er mere synlige.

Kravplanlægning udføres i et enkelt modul i stedet for at kræve en integreret materialepræparatplanlægning (MRP) og distributionskravplanlægning (DRP), som det er mere almindeligt. Prognoserapporter er fleksible, og du kan vise forventede krav i bucketed- eller bucketless-formater og i en række skærme, såsom grafer eller tabeller. Prognoser udføres ved hjælp af historiske data og synes ikke at være lige så sofistikerede som de flere tilgængelige metoder i SAP Business One Professional. De skal dog være tilstrækkelige for mange brugere.

I mange henseender er Traverse Inventory et ret generisk app-modul, selv i Distribution Suite-konfigurationen, jeg testede. Det har de grundlæggende krav og bør være i stand til at håndtere den daglige drift for de fleste virksomheder. Der er et Design Studio, der giver dig mulighed for at oprette brugerdefinerede rapporter, og beholdningen understøtter brugerdefinerede felter til dem, der har brug for lidt tilpasning. Mens der er mere omfattende og sofistikerede lagermoduler fra andre ERP-leverandører, såsom vores redaktørvalg Syspro og Acumatica, gør Open Systems 'store udvalg af tilgængelige appmoduler det til et godt valg for et firma, der ønsker at konstruere et system mere skræddersyet til dens behov.

Det handler om produkt

Mens nogle af ERP-systemerne, jeg gennemgik, såsom Epicor ERP og NetSuite OneWorld, inkluderer projektstyringsfunktioner (op til og med Gantt-diagrammer og kritisk stiabestemmelse) som en del af deres out-of-box ERP-kapaciteter, koncentrerer Open Systems Traverse sig om produktionsstyring. Det lyder ens, men i praksis er det faktisk mere i rækkefølge af MRP. Denne funktion binder salgsordresdata samt lager og lønningsliste for at lade dig bestemme, hvad der skal gøres organisatorisk for at opfylde salgsordrer. Produktionsstyring antager, at du faktisk producerer de varer, du sælger (dvs. fremstilling) snarere end at købe dem til distribution. Slutproduktet er en produktionsordre, der indeholder detaljer om varer og materialer, du har brug for fra lagerbeholdningen for at bygge de produkter, der er angivet på salgsordren. Hvis det passer til din forretningsproces, er det et pænt kapabelt modul. Det er et pænt dygtigt, fordi det giver dig mulighed for at bore godt under den enkle produktionsinventar, når du detaljerede oplysninger om, hvad det kræver for at udfylde salgsordrer (herunder analyse af de krævede arbejdsomkostninger, værktøjsmaskiner og mere).

Generelt kan jeg godt lide Open Systems Traverse fra et ERP-perspektiv. Med sin modulære orientering kan den hurtigt konfigureres, så den passer godt til mange mindre virksomheder, der har brug for funktionalitet i enterprise-klasse. Det kan rumme de virksomheder med flere lokationer og datterselskaber, og det understøtter endda multikvalitetsbehov. Open Systems Traverse er overkommelig og ikke vanskelig at bruge, når du først får fat på det. Imidlertid vil mange brugere stadig ønske at arbejde med en konsulent eller forhandler - i det mindste gennem den første installation og konfiguration - bare for at hjælpe med at finjustere systemet. Softwaren opnåede en fremragende bedømmelse i vores gennemgang af dens General Ledger-kapaciteter, og den bevarer den samme bedømmelse fra et ERP-perspektiv.

Prissat til at konkurrere

De fleste leverandører nægtede at give os specifik prisfastsættelse, men Open Systems var meget åbne om deres. Open Systems Traverse inkluderer en kontinuerlig licens, der er baseret på antallet af samtidige brugere, og hvilke applikationer der købes. For eksempel vil et køb på seks brugere med fem applikationer være $ 11.000 plus vedligeholdelse, support, træning, implementering og lignende værditilvækstomkostninger. Cloud-prissætning kører $ 175 pr. Bruger pr. Måned, hvilket inkluderer abonnementet Open Systems Traverse og det virtuelle Microsoft Azure-miljø, der kører systemets cloud-servere.

Traverse har alle de klokker og fløjter, du måtte ønske i et SMV-regnskabssystem, og kan udvikle sig til fuld ERP, hvis det er nødvendigt. Som med andre regnskabs- og ERP-systemer i dette markedssegment resulterer ekstrem fleksibilitet også i en vis mængde kompleksitet, især når det kommer til datamanipulation og tilpasning. Men med erfaring og designstudiet kan Open Systems Traverse tilpasses til dine driftsbehov og, når den er fuldt tilpasset, leverer den en kraftfuld løsning, der holder sin egen med enhver konkurrent.