Microsoft planlægningsanmeldelse og vurdering

Microsoft Planner er designet til at være et sted, hvor teammedlemmer samarbejder med at administrere og diskutere arbejde ved hjælp af kanban-metoden. For at få Planner skal du abonnere på en Office 365-kontokonto. På grund af dette krav er det meget usandsynligt, at nogen, der ikke allerede er en abonnent, vælger at bruge det. Men hvis du har det og bruger andre Microsoft-apps, kobler Planner let sammen med resten af ​​dit arbejde, hvad enten det er informationsdatabaser, e-mail eller din kalender.

Planner er en okay service, men ikke en fremragende. De vigtigste fordele ved at bruge det har at gøre med det faktum, at det let integreres med andre Office 365-apps. På papiret lyder denne integration godt. I praksis er det undervejs. Du kan få en lignende oplevelse eller bedre ved at forbinde en af ​​de bedste kanban-apps - såsom Editors 'Choice Asana eller en anden højt vurderet app som Volerro, Wrike eller Leankit - til din e-mail, skyopbevaring, notat-app og osv.

Prisfastsættelse og planer

Som nævnt skal du have en Microsoft Office 365-konto for at få Microsoft Planner. Dem, der inkluderer Planner er Business Essentials, Business Premium (men ikke den, der blot kaldes Business), og firmakonti. Business Essentials koster $ 6 per person per måned med en rabat, hvis du betaler årligt. Business Premium koster $ 15 pr. Person pr. Måned, også med en rabat, der betales årligt. Husk, at disse konti inkluderer en hel række andre apps og tjenester: OneDrive for Business, Exchange, Sharepoint, Skype for Business, Microsoft Teams, og i tilfælde af Premium-kontoen, også alle de centrale Microsoft Office-apps. Med hensyn til værdi får du virkelig meget for prisen.

Når det er sagt, er der fristående kanban-stil samarbejdsværktøjer, som du kan købe og begynde at bruge med det samme, uanset om du har oprettet en Microsoft-konto, og de sælger til en række priser.

KanbanFlow er en af ​​de billigste muligheder. En betalt Premium-plan koster $ 5 per person per måned, eller hvis du foretrækker at betale årligt, $ 54 per person per år. Volerro har også en lav pris, kun $ 7, 99 per person per måned for sin Business Teams-konto. Trello, en af ​​de mest populære kanban-apps, opkræver $ 119, 88 per person per år, svarende til $ 9, 99 per person per måned. Editorernes valg Asana koster $ 11, 99 per person per måned eller $ 119, 88 pr. Person, hvis du betaler årligt.

I den høje ende af prisklassen er LeanKit og Zenkit. Leankit opkræver overalt fra $ 228 per person per år til $ 588 per person per år, svarende til henholdsvis $ 19 og $ 49 per person per måned. Zenkit koster $ 348 per person per år, svarende til $ 29 per person per måned.

Mange af disse apps har også et gratis serviceafdeling, som du kan bruge med nogle begrænsninger, selvom Microsoft Planner ikke gør det.

Planlægger som Kanban

Planner kører som en webapp, selvom der også findes apps, der kan downloades til Windows, iOS og Android.

Hvis du ikke er bekendt med kanban, er et klassisk eksempel, der hjælper med at forklare, hvordan kanban fungerer, at have kolonner mærket To Do, Doing and Done. Når disse kolonner er konfigureret, lægger du kort i dem. Forestil dig klæbrige noter arrangeret i søjler på et bræt. Hvert kort eller sticky note har en opgave skrevet på det. Kortene starter i kolonnen Opgave. Folk har opgaver, der er tildelt dem. Når modtageren begynder at udføre opgaven, flytter hun kortet til kolonnen Gør. Når hun arbejder med opgaven, tilføjer hun muligvis kommentarer til den klistrede note om hendes fremskridt. Hendes chef skriver muligvis også kommentarer på opgavekortet. Når opgaven er afsluttet, flytter den tildelte kortet til kolonnen Udført.

Du behøver ikke at holde sig til arrangementet At gøre, gøre, udført. Med Kanban-apps, inkluderet Planner, kan du navngive de kolonner, som du vil. Én note dog: I Planner kaldes kolonner "spande".

I Planner kan hvert kort tilføjes en række detaljer, som f.eks. En titel (normalt opgavens navn), beskrivelse, ansøger, forfaldsdato, vedhæftede filer, kommentarer fra andre samarbejdspartnere, en tjekliste og en startdato. Hvert kort i Planner har også et dropdown-valg i tre faser: Ikke startet (standard), I gang og Færdig. Når opgaven er færdig, vælger du indstillingen Komplet, eller du kan blot ramme et afkrydsningsfelt i stedet. Udfyldte kort forsvinder fra visningen, medmindre du vælger at vise dem fra en mulighed i bunden af ​​hver kolonne.

Jeg forklarer denne opsætning i detaljer, fordi der skete noget uventet, da jeg testede appen. Da jeg flyttede udfyldte kort fra en spand / kolonne til en anden, vendte de tilbage til status Ikke startet. I mit scenarie navngav jeg den sidste kolonne til højre afsluttet, og jeg ville gemme alle de udførte opgaver der til gennemgang. Men som sagt, da jeg trækkede et kort fra en anden kolonne ind i den, markerede pludselig kortet sig selv som ikke startet. Hvis jeg derefter markerede afkrydsningsfeltet for at markere det som komplet igen, forsvandt det helt fra visningen. Nederst i kolonnen fandt jeg noget, jeg kunne klikke for at vise mig afsluttede opgaver. Da jeg klikkede for at aktivere denne indstilling, dukkede mine kort op igen, blev gråt og krydsede, som jeg oprindeligt havde håbet og forventet. Når jeg nu trækker udfyldte kort ind i den spand, forbliver de kun i status Udfyldt , hvis jeg placerer dem helt nederst i kolonnen blandt de andre færdige poster.

Den måde, det fungerer, er der for meget plads til fejl. Det er en stor ting for en opgave at gå fra afsluttet til ikke startet, bare fordi du trækker den til den forkerte del af den rigtige coulmn. Den slags falske oplysninger kan smide et helt hold væk. Arbejde, der er blevet udført, vises i rapporter som ikke udført og muligvis også forfaldne.

Mange andre aspekter af Microsoft Planner fungerer som forventet, og nogle fungerer bedre end forventet. Når du for eksempel åbner et kort for at se dets fulde detaljer og tilføjer dem, er der afkrydsningsfelter, der spørger, om du vil inkludere det stykke information i kortvisning til kortet. Når jeg uploader billedfiler til kort, kan jeg godt lide at se disse billeder, da de normalt er gode visuelle påmindelser om kortets indhold, selvom andre mennesker foretrækker at skjule dem for at spare skærmplads. Det er rart at have muligheden. I Trello og et par andre kanban-apps har du typisk ikke en mulighed for at inkludere eller ekskludere detaljer fra at vises på kortet i bestyrelsesvisning. Jeg har endda løbet ind i en app, KanbanFlow, der overhovedet ikke viste billeder, der er knyttet til kort i bordvisningen.

En anden nyttig funktion, oversigten over diagrammer, viser en oversigt over opgaver, der ikke er startet, i gang, forfaldne og afsluttede. Denne visning giver en oversigt over opgaver, der er tildelt hvert teammedlem samt deres status.

Quirks og hvad der mangler

Planner har mere end et par særlige spørgsmål. Nogle gange tog det mig flere minutter at finde ud af, hvordan man udfører meget enkle handlinger, såsom at tilføje et bord til min liste over favoritter. I andre apps kræver det lidt mere end at klikke på en stjerne øverst på siden, mens der i Planner ikke var nogen sådan stjerne; en liste over favoritter var ikke i indstillingerne (indstillingen Indstillinger fører dig også til indstillinger for Office 365, ikke Planner); og jeg kunne ikke gøre det ved at trække projektikonet fra dets aktuelle placering til favoritlisten, da træk og slip ikke understøttes i menulinjen. Til sidst fandt jeg en "Tilføj til / fjern fra favoritter" i bunden af ​​en menu, der åbnes fra en ellipsis. De fleste af de andre valg på denne liste fører dig til en anden Office-app, så det giver mig stadig ingen mening, hvorfor Tilføj til / fjern fra favoritter er blandt disse valg.

Der er ingen søgelinje, en uredelig undladelse. Hvis du har brug for et bestemt opgavekort, er den eneste måde at finde ud af at rulle gennem dit bord og jage. Jeg var også overrasket over ikke at finde nogen filtreringsværktøjer. Et almindeligt eksempel på et filtreringsværktøj er et, der viser alle forfaldne opgaver, eller alle opgaver med et bestemt mærke eller etiket, eller alle opgaver, der er tildelt en bestemt person eller afdeling - men stadig lagt ud på kanban Board, som du har arrangeret det.

I Planner er det tætteste du kommer filtreringsværktøjer med et klik-indstillinger for at se alle opgaver efter tildelte eller efter status. Selv disse er ikke rigtige filtreringsværktøjer. I begge tilfælde, når Planner viser resultaterne, ændres kolonneoverskrifterne. Med andre ord, hvis du havde skovle til modtaget ordre, ordrebehandling, ordre udført, ordre sendt, forsvinder alle disse og erstattes med enten Planner's tre fremskridttilstande (ikke startet, i gang, afsluttet) eller navnene på modtagerne. Selvom du kan se alle opgaver, der er tildelt Claire, Mark og Yvonne, mister du konteksten af ​​dit bestyrelsesarrangement.

En anden skuffelse er, at der ikke er nogen @ omtaler i Planner. Asana, Trello, Wrike og andre kanban-apps har dem. Brug af et @-symbol foran en persons navn betyder, at du vil advare den person til dine kommentarer eller spørgsmål. Mange samarbejdsprogrammer bruger dem, ikke kun kanban-apps. Den person, du nævner, modtager en anmeldelse, normalt med et link, der fører dem til den relevante kommentar. Planner skulle virkelig have dem. Ellers kan samarbejdspartnere ende med at vende tilbage til e-mail for at diskutere arbejdet, og det ser ud til at modvirke hele punktet i en samarbejdsapp.

Du finder heller ikke en timer i Planner, selvom Wrike og KanbanFlow har dem. Du får heller ikke svømmeplaner, det vil sige en visning af tavlen, hvor den vandrette linje også får en værdi på samme måde som kolonneoverskriften er. En typisk visning af svømmetur i en kaban-app kan muligvis filtrere rækker fra ansvarshavende eller ansvarlig afdeling. Zenkit, KanbanFlow, Breeze.pm og andre apps har dem.

integrationer

Planners ubesværede integration med andre Office-apps er en reel fordel, men det er også en, der ikke bør oversolges. Det er rigtigt, at du meget let kan trække filer fra OneDrive for at knytte dem til kort eller udnytte SharePoint på lignende måde, men nogle af disse muligheder er virkelig ikke meget forskellig fra at forbinde Asana til Google Drev eller Dropbox, eller hvilken som helst online lagerudbyder du bruger.

De fleste kanban-apps integreres med skylagring, og de tager ikke meget andet end at autentificere dem. Andre integrationer er ofte mulige med almindeligt anvendte værktøjer, såsom e-mail og kalendere. For mere uklare apps eller for specifikke automatiseringer mellem apps, du integrerer, kan du ofte henvende dig til Zapier for at få hjælp. Zapier er en service, der skaber integrationer og automatiseringer mellem onlinetjenester og apps til dig uden at kræve, at du har nogen programmeringsevner. Trello, Asana, Wrike og flere andre kanban-apps understøttes af Zapier. Microsoft Planner er ikke i Zapier-netværket.

Andre integrationsfunktioner i Planner var mindre imponerende, da jeg faktisk satte dem på prøve. For eksempel havde jeg håbet, at hvis du klikker på en knap, der var mærket Samtale, ville åbne et diskussionsforum for det bord, hvor alle medlemmerne automatisk blev inviteret. I stedet blev jeg pisket ind i Microsoft Outlook, hvor mine muligheder var at udarbejde en ny e-mail til alle i gruppen, tilføje indhold, som alle kunne se via SharePoint, uploade filer, der kan deles via e-mail, eller forbinde andre apps. Samarbejdsapps risikerer at miste deres appel, hvis de sender dig tilbage til e-mail, eller hvad de gamle værktøjer ikke havde opfyldt dine samarbejdsbehov i første omgang.

Begrænset brug

Til let samarbejde og arbejdsstyring får Planner jobbet gjort, men det mangler på flere områder. Det mangler et par ting, som jeg ville overveje at være grundlæggende, f.eks. En søgefelt, filtre og meddelelser til @ nævner, samt nogle funktioner, som jeg kun forventer i avancerede versioner af kanban-værktøjer, som en opgavetimer og svømmeplaner. Hvis du har brug for en kraftfuld kanban-app, vil jeg i stedet anbefale Editors 'Choice Asana eller de andre topbedømte apps, Wrike, Volerro og Leankit. Hvis du allerede har en Office 365-konto, der inkluderer adgang til Planner, og du endnu ikke har besluttet, om du endda har brug for en kanban-app til samarbejde, kan du give den en chance, men kun hvis det arbejde, du har brug for at administrere, er ret let.