Brugere af Microsoft Office får ai, men ved det muligvis ikke

I løbet af de sidste par år har Microsoft roligt tilføjet et antal kunstig intelligens (AI) -funktioner til Office 365, men jeg gætter på, at de fleste Office-brugere enten ikke ved, at disse funktioner findes, eller bare tager dem for givet.

På sidste års Ignite-konference så jeg en række nye AI-funktioner, og blandt disse var bemærkelsesværdige nye funktioner til PowerPoint og Outlook. Men i år er mange af disse funktioner uddybet, og en række nye værktøjer er tilføjet, nogle blev annonceret på den nylige Inspire-konference, og andre blev annonceret netop denne uge.

Kirk Gregersen, der leder programstyringsteamet i Office, forklarede, at holdets mål er at tilføje "intelligens i produktet på en måde, som brugerne ikke behøver at forstå for at drage fordel af." Dette indebærer at bruge en masse information, som virksomheden har i form af sin "viden graf" - alle de oplysninger, du gemmer i dokumenter og e-mail, herunder hvad nogle virksomheder har aftalt at dele med Microsoft - samt drage fordel af begge sky og AI-oplevelse. ”Uden at flytte til skyen, kunne vi ikke gøre det, vi laver, ” sagde Gregersen og forklarede, at mange af disse koncepter har eksisteret siden 1980'erne eller 90'erne, men at de ikke var mulige uden alle de data, der er nu i skyen.

Gregersen sagde, at produktteamet nu arbejder dybt med Microsoft Research, ledet af koncerndirektør for kunstig intelligens og forskning, Harry Shum, på en måde, som det ikke kunne have gjort før. Gregersen omtalte disse nye AI-funktioner som "gaver fra Harrys org" og sagde, at de har aktiveret scenarier, som produktteamene har forestillet sig i årevis.

Nogle af de nye funktioner er temmelig indlysende, såsom den "fokuserede" indbakke i Outlook, mens andre er mindre synlige. (Bemærk igen, at ikke alle brugere har alle disse funktioner endnu. Jeg sammenfatter opdateringspolitikkerne i slutningen af ​​dette indlæg.)

Word takler skrivestil

I de seneste måneder har Word tilføjet en række nye korrekturværktøjer. Stave- og grammatikfunktionerne er forbedret markant, og de har et særligt anderledes udseende.

Blandt ændringerne er forslag, der delvis er baseret på kontekstuel rangering, og en "læst højt" -funktion, der er designet til at hjælpe dem med synshandicap.

Det mest åbenlyse er den nye "guldknurr", der antyder stilændringer i dine dokumenter. Hver nye månedlige udgivelse tilføjer flere af disse funktioner, der spænder fra generelle stilkriterier til at hjælpe dig med at sikre dig, at du bruger mere inkluderende sprog, såsom at identificere kønsspecifikke udtryk eller termer, der har forskellige geopolitiske betydninger. Mange af disse er som standard slået fra, så brugere er muligvis ikke opmærksomme på, at de findes. (Disse indstillinger er vist under File, Options, Proofing, Writing Style som vist på nedenstående grafik). De er interessante og potentielt ganske nyttige værktøjer.

Gregersen sagde, at dette repræsenterer en brug af AI, hvor det tager noget, der udelukkende var reglerbaseret og tilføjer kontekstbevidsthed. I fremtiden, sagde han, vil det være lettere at se, hvordan dette kan bruges i LinkedIn-genoptagelser, såvel som at blive mere personlig, så du kan få det til at ignorere visse stilproblemer.

PowerPoint omdanner tekst til præsentationer

Mange af de mest interessante funktioner involverer PowerPoint. Sidste år demonstrerede Microsoft en ny mulighed kaldet Designer, hvor PowerPoint kan tage en række dias, du har, og vise dig alternativer til forskellige design baseret på dit indhold.

I nye versioner har Designer forbedret, hvordan det gør billedanalyse i baggrunden, og dette hjælper det med at genkende fremtrædende regioner på et foto, til ting som ansigtsgenkendelse (så det ikke beskærer ansigter), eller udtræk af farve for at hjælpe med at bestemme farvetonen for resten af ​​en præsentation. Derudover sporer virksomheden, hvilke design folk vælger, og bruger en rangeringsalgoritme svarende til den, der bruges af Bing-søgemaskinen til at foreslå de mest passende valg.

Min favorit nye funktion involverer at tage teksten, du skriver, og automatisk omdanne den til en visuel eller at skrive et antal trin i en proces og omdanne den til en visuel processtrøm. Dette blev afsløret sidste år (under navnet "SmartArts"), og virksomheden har opdateret det over tid.

På lignende måde forvandler en ny ny funktion en punktliste med datoer til en tidslinje, og det er ret cool. Det har længe været muligt at skabe sådanne visuals i PowerPoint, men det var tidskrævende og krævede lidt kunstnerisk sensibilitet. Denne funktion gør det meget lettere.

Derudover tilføjede PowerPoint sidste år en funktion kaldet Quick Start, der hovedsagelig var rettet mod studerende, som, hvis du indtaster et emne, opretter en grundlæggende oversigt over en præsentation for dig ved hjælp af information og billeder fra internettet, der er tilgængelige under Creative Commons-licens. Denne funktion er også forbedret.

Den måske mest blinkende nye funktion er imidlertid muligheden for at oversætte en præsentation til et andet sprog i realtid. Præsentationsoversætter blev første gang demonstreret i hovedtaler på dette års Build-konference, og det ser ganske imponerende ud.

Dette er en tilføjelse til PowerPoint, der giver dig mulighed for at give din præsentation på et sprog, men lader publikum følge den på et andet sprog gennem undertekster. Translator arbejder i øjeblikket på ti sprog, når de taler, og kan vise undertekster på cirka 60 sprog. Det er også designet til tilgængelighed til at hjælpe døve eller hørehæmmede i publikum. Oversætter kører mod en mikroservice i skyen.

Andre interessante funktioner i denne vene inkluderer en mulighed for at generere alt-tekst, der tager et billede og kører det mod en mikroservice, så synshæmmede også kan følge med. Dette koncept har eksisteret i et stykke tid, men nylige tilføjelser bruger flere virksomheds træningsdata og -billeder. Gregersen sagde, at genkendelsesgraden er forbedret med 30 procent mod de typer billeder, som professionelle brugere bruger.

Andre værktøjer

Sidste efterår annoncerede Microsoft MyAnalytics, et værktøj, der analyserer din kalender og e-mail, og kan fortælle dig, hvor meget af din dag der bruges til at give e-mail på alle dine enheder, samt hvordan du håndterer denne e-mail. I øjeblikket er denne funktion kun tilgængelig for firmakunder med high-end E5-licens.

Opdater plan

Når enkeltpersoner ser de forskellige funktioner, som jeg delvist har beskrevet, afhænger det af hvilken version af Office 365 de bruger. Forbrugere og SMB-kunder (Office 365 Business) får som standard den aktuelle kanal med månedlige opdateringer. Enterprise-kunder (Office 365 ProPlus og nyere) er som standard på den udskudte kanal. Indtil for nylig fik virksomhedskunder typisk opdateringer tre gange om året; Microsoft annoncerede for nylig, at det nu vil frigive disse to gange om året (målrettet mod marts og september). Sådanne kunder ser således typisk ikke nye funktioner før 6 til 12 måneder efter forbrugerne. Som Gregersen forklarede, ønsker virksomhedskunder mere tid til at træne, opdatere, planlægge og teste apps for kompatibilitet. Men han bemærkede, at nogle erhvervskunder vælger at være i den nuværende filial.

Michael J. Miller er Chief Information Officer hos Ziff Brothers Investments, et privat investeringsselskab. Miller, der var chefredaktør for PC Magazine fra 1991 til 2005, forfatter denne blog til PCMag.com for at dele sine tanker om pc-relaterede produkter. Ingen investeringsrådgivning tilbydes i denne blog. Alle pligter fraskrives. Miller arbejder separat for et privat investeringsselskab, der til enhver tid kan investere i virksomheder, hvis produkter er omtalt i denne blog, og der afsløres ikke nogen værdipapirtransaktioner.