Microsofts dynamik 365 til finansiering og drift, revision og vurdering af forretningsudgaven

Lanceret i november 2016 og Microsoft Dynamics 365 for Finance and Operations, Business Edition (Dynamics 365) tilslutter sig andre Microsoft Dynamics enterprise resource planning (ERP) applikationer, herunder Dynamics GP og Dynamics NAV. Dynamics 365 er fokuseret på små og mellemstore virksomheder (SMV'er) og tilbydes på en sky-kun implementeringsmodel. Priserne starter ved $ 40 pr. Bruger pr. Måned, selvom hvert teammedlem (som er defineret som brugere, der kun skal observere, men ikke indtaste eller ændre information) betaler kun $ 5 pr. Måned. Som med de fleste SMV-fokuserede regnskabs- og ERP-systemer, skal du håndtere en Microsoft Partner for at få appen. På grund af dette ved du kun dine endelige omkostninger, når den partner har tilføjet sine gebyrer. Selvom Dynamics 365 er et solidt produkt, holder dens nuværende mangel på lønningsliste, CRM-tilknytning og projektstyring (PM) -funktioner det bag vores Editors 'Choice-vindere Oracle NetSuite OneWorld og Syspro i vores ERP-gennemgangsopdatering.

Dejlig landing der

Microsoft leverede mig en fuld, autonom testeksempel af Dynamics 365, der var vært i Microsofts sky, ligesom enhver anden kunde ville have. Systemet indledte en destinationsside med fliser til en lang række integrerede Microsoft cloud-apps, herunder Microsoft Office 365 og flere andre. Hvis du klikker på flisen "Dynamics 365", starter appen.

Som med en række andre SMV-regnskabssystemer, jeg har gennemgået, har destinationssiden fliser, der repræsenterer åbne poster og nøgleprestationsindikatorer (KPI'er). Microsoft kalder disse "signaler". Der er også et diagram i højre side af vinduet, hvor du kan specificere hvilke KPI'er, påmindelsestegn og kortoplysninger, du vil have vist. Med cirkeldiagramgrafikken i mit testsystem, når du svæver over et udsnit, får de økonomiske data, der er forbundet med det udsnit, frem. Ved at klikke på segmentet vises kunden, leverandøren eller anden post, der er knyttet til den del af grafikken. Som med andre elementer på destinationssiden, kan du vælge, hvilke poster du vil have tegnet og ændre størrelsen på alle eller alle de viste poster. På destinationssiden findes også en kort sammenfattende prøvebalance, en nyttig funktion, som jeg satte pris på. Tilpasningsmulighederne betyder, at brugere i det væsentlige kan designe deres egne indledende landingsportaler uden meget eller endda nogen hjælp fra IT.

Din vigtigste navigationsmekanisme er en menu i venstre side af landingsvinduet. Hvad der vises der, afhænger af den rolle, der er tildelt den bestemte bruger. Tilgængelige roller inkluderer regnskabsfører, administrator, forretningsfører, projektleder, salgsaktiviteter, salgs- og relationschef, salgsordreprocessor og teammedlem. Som nævnt tidligere kan et teammedlem kun se data, ikke indtaste eller redigere dem.

Jeg foretog denne anmeldelse i rollen som revisor. I denne rolle bestod den indledende menu i venstre side af ikoner for Avanceret finansiering, godkendelser, finansiering, hjem, indkøb og salg. Hvert ikon ledsages af en kort beskrivelse af tilgængelige funktioner. Hvis du f.eks. Klikker på ikonet Finans, kommer du til et vindue, der giver dig mulighed for at indsamle og foretage betalinger, udarbejde udsagn og forene bankkonti. Ikonet Advanced Financials bringer dig til vinduet, hvor du kan administrere budgetter, analysere pengestrømme, udføre anlægsaktiver og håndtere salgsanalyse.

Disse menuer forbedres af båndmenuer øverst på hvert skærmbillede, der præsenterer forskellige underopgaver, du kan udføre, afhængigt af hvilket menuvindue du i øjeblikket er i. I modsætning til nogle af de andre ERP- og regnskabsprogrammer, jeg har gennemgået, såsom QuickBooks Enterprise Løsninger og Sage 300, Dynamics 365 giver ikke en proces-flowchart-navigationsindstilling. Alligevel er det lagt intuitivt nok til, at jeg hurtigt blev bekendt med appens navigationsproces. Hvis du har brug for at komme til en bestemt funktion og ikke er sikker på, hvor den er placeret, åbnes øjeblikkeligt forskellige muligheder, hvis du indtaster den ønskede funktion eller rapport i søgefeltet, hvoraf den ene fører dig til det ønskede sted.

Dynamics 365 har tilsvarende mobile apps tilgængelige til Android og iOS, og jeg testede dem på en iPad Air og Lenovo Yoga tablet. Skærmbillederne ser ud til at være identiske med pc-versionen, skønt de er lidt afkortet på grund af den mindre skærmstørrelse på tabletten, men stadig pænt designet inden for disse begrænsninger.

Dynamics 365s robuste oversigt over kontoplaner kan have op til 35 karakterer i alt, 20 som det faktiske kontonummer, og resten som noget Microsoft kalder "dimensioner". Disse dimensioner kan bruges til at afgrænse ting såsom afdelinger og funktion, der ligner noget brugerdefinerede felter i andre leverandørs regnskabssystemer.

Rapporter er rigelige og lette at få adgang til. Dynamics 365 har standard økonomiske rapporter, herunder oversigt og detaljerede hovedbøger, prøveopgørelser, en Working Trial-saldo og standardregnskabet for balance, resultatopgørelse og pengestrømme. En dejlig bivirkning af den stramme integration med resten af ​​Microsoft Office og Office 365-pakken er, at det er ret nemt at oprette tilpassede rapporter ved hjælp af værktøjer, du sandsynligvis allerede kender.

Dynamics 365 har også fremragende grafik- og kortlægningsmuligheder. Disse forbedres kraftigt ved at lade dig nemt inkorporere yderligere diagrammer og grafik fra Microsoft Excel og endnu mere komplekse datavisualiseringer fra Microsoft Power BI. Microsoft Power BI var imidlertid ikke aktiv på mit gennemgangssystem, så jeg testede ikke denne funktion direkte, skønt funktionen "Import fra Microsoft Excel" fungerede godt.

Solid salg og køb

Salg og købskapaciteterne i Dynamics 365 er temmelig standard bortset fra én standard. På den grundlæggende funktionalitetsside kan du oprette tilbud og estimater og omdanne dem til fakturaer. Du kan også nemt oprette indkøbsordrer. Både salg og køb er tæt knyttet til varebeholdningen, så det er let at se, om du har tilstrækkeligt lager til at udfylde en ordre, eller om du skal ombestille en del af eller hele en ordre og udstede en indkøbsordre til at genoprette din beholdning. Dynamics 365 er imidlertid ikke helt et lagerstyringssystem på egen hånd, da det i øjeblikket ikke understøtter flere lagre, stregkoder eller lignende funktioner, som du ville forvente i den kategori.

Standout-funktionerne er Microsoft Dynamic 365 for Financials 'evne til at oprette salgskurser og endda fakturaer direkte inde i en Microsoft Outlook-e-mail og få tilbudet eller fakturaen straks afspejlet i Dynamics 365. Dette er et resultat af den meget stramme integration med Microsoft Office 365, og berettiger let at få Microsoft Office 365, hvis du ikke allerede abonnerer. Når du er i Microsoft Outlook 365, er der en knap med ikonet for økonomi. Ved at klikke på dette ikon åbnes kundens post, og du kan oprette estimatet eller fakturaen direkte i Dynamics 365; det vedhæftes et e-mail-svar sendt til kunden. Med de fleste andre regnskabssystemer skal du oprette dokumentet inde i regnskabssystemet, gemme det som et dokument af en eller anden art og derefter vedhæfte det til en e-mail.

Ikke ret PM

Ud over salg, køb og lager tilbyder Dynamics 365 det, Microsoft kalder projektstyring. Men hvis du forventer et ægte PM-værktøj, der understøtter funktioner som CPM (Critical Path Method), Diagram over programevalueringsteknikker (PERT), min / max ressourceallokering eller Gantt-diagrammer, vil du blive skuffet. Denne funktion kaldes måske mere præcist jobstyring eller jobomkostning. For at bruge det opretter du jobkort og opretter derefter opgaver og satser for disse såvel som planlægningstider og et budget. Når det er gjort, kan du anvende ressourcer til jobbet.

Mens Dynamics 365s PM-funktioner ikke inkluderer Gantt-diagrammer, kan du stadig indstille milepæle og bestemme, hvor godt jobbet opfylder dem. Du kan også indtaste tidskort og tildele disse tidskortudgifter til projektet eller jobbet. For mange små og mellemstore virksomheder (SMB) fungerer denne tilgang godt nok. Men hvis du har brug for mere dybde, bliver du nødt til at springe til Microsoft Project (virksomheden tilbyder en cloud-version) eller et tredjeparts PM-værktøj.

Faste aktiver er en dejlig tilføjelse

Det er ikke så sædvanligt at finde Fixed Asset-kapacitet i et ERP eller et regnskabssystem, der er målrettet mod små og mellemstore virksomheder. Selv når en er tilgængelig, er det dog ofte et ekstraudstyr, valgfrit modul. Dynamics 365 inkluderer fast aktiver som en del af det basale bundt, som er et dejligt touch. Aktiver indføres i systemet på Asset Cards, der indeholder en beskrivelse af aktivet, anskaffelsesomkostninger og dato og den ønskede afskrivningsmetode.

Dynamics 365 har standardafskrivningsmetoder, herunder lige linje, faldende saldo og afskrivning, beregnet ved hjælp af halvårskonventionen. Du kan også specificere din egen afskrivningsmetode. Mens faste aktiver i Dynamics 365 ikke er lige så omfattende som dem i mange af de selvstændige faste aktiver, der er tilgængelige for modulære ERP-systemer, såsom SAP Business One Professional, skal det være tilfredsstillende for de fleste af Dynamics 365s tilsigtede kundegrundlag.

Beholdningen er lidt begrænset

Dynamics 365's Inventory-menu repræsenterer et temmelig generisk undersystem til lagerstyring. Det ser dog godt ud; i det testsystem, jeg gennemgik, blev hver beholdningspost parret med et foto af den pågældende vare. Det er en dejlig touch, og det gør det nemt at visuelt bekræfte, at du arbejder med den rigtige vare.

Ulempen har Dynamics 365 kun en enkelt opgørelseskostningsmetode, nemlig First-In First-Out (FIFO). Det vil sandsynligvis ikke være en deal breaker for mange potentielle brugere, og en Microsoft-repræsentant bekræftede for mig, at virksomheden mener, at FIFO er nok til sine tilsigtede kunder. Men jeg ville også gerne have set mindst den vejede gennemsnitlige omkostningsmetode inkluderet. Microsoft er i færd med at tilføje Kitting (oprette underenheder), selvom dette endnu ikke er en funktion i den version af softwaren, jeg har gennemgået.

Generelt set efter at have testet denne første udgivelse af Dynamics 365, tror jeg, at det, der var tilgængeligt, var pænt gjort. Imidlertid er appen meget et igangværende arbejde. På det tidspunkt, jeg testede softwaren, var den kun tilgængelig i USA og Canada, så hvis du driver forretning i andre områder af verden, skal du først kontakte Microsoft. Dynamics 365 ser stadig ud til at være en god pasform for virksomheder, der ønsker at flytte op fra et mere entry-level regnskabssystem, såsom FreshBooks. Det er meget skalerbart og vil forhåbentlig få nogle af de ekstra kapaciteter, som mange af dets marked for konkurrenter tilbyder, især lønningsliste og en mere omfattende lagerstyringsevne.