Implementering af bambus, trin for trin

BambooHR er vores redaktørers valg for HR-styringssystemer. Det har en smuk og brugervenlig brugergrænseflade (UI), en åben applikationsprogrammeringsgrænseflade (API), der giver dig mulighed for at udvide værktøjet til tredjepartssoftware og en række tack-on-moduler, såsom projektstyring, ansøgersporing (AT) og lønningsliste, der giver dig mulighed for at udvide HR-data ud over traditionelle felter.

Hvis du har læst vores anmeldelse af BambooHR, og du er interesseret i at lære om, hvordan din virksomhed vil bruge systemet i de første fire til seks uger, kan du være sikker på: Vi har dækket dig. Vi talte med virksomheden for at give dig en grundlæggende skabelon til implementeringsprocessen.

Husk, at BambooHR har to typer implementeringstjenester. For kunder med mere end 16 ansatte får du mulighed for at købe en implementeringspakke. Denne pakke indeholder tilpasset prisfastsættelse, der starter ved $ 700, men øges til flere tusind dollars afhængigt af hvor mange ansatte din virksomhed planlægger at indgå i systemet. Dette er en fire-til-seks ugers guidet proces, og det er, hvad vi vil detaljerede.

For virksomheder med 15 ansatte eller færre leverer BambooHR ikke en fuld implementeringstjeneste. I stedet tilbyder virksomheden et Quick Start-program, der i det væsentlige er en selvbetjeningsstyret implementering. Dette inkluderer fire webinarer, der forklarer hver af værktøjets funktioner og relevante emner samt opfølgende e-mails med interaktive guider. Quick Start-programmet koster $ 199, men hvis du afslutter programmet om tre uger, får du en kredit på 49 dollars.

Kom godt i gang (en uge)

Hvis du har valgt en implementering i koordinering med BambooHR, er den første ting, du gør, at gøre din prøvekonto til en helt ny, ren konto. Dette rydder alle dine prøve- og demodata og leder dig til en implementeringsundersøgelse. Klik på fanen Kom godt i gang. Her bliver du bedt om at indtaste virksomhedsoplysninger, herunder dit navn, e-mail, firmanavn og primære kontaktdata. Du bliver også stillet specifikke implementeringsspørgsmål, herunder når du planlægger at aktivere medarbejderadgang, uanset om du bruger medarbejder-ID-numre, tredjeparts tjenester, du gerne vil oprette forbindelse til systemet, og hvilke moduler du gerne vil aktivere. Andre interessante felter inkluderer, hvorvidt dit system bliver nødt til at tage hensyn til udenlandske dataregler for internationale medarbejdere og eventuelle konflikter, der kan forhindre dig i at afslutte integrationen inden for de næste fire uger. Du kan også tilføje brugerdefinerede felter til dit system i denne undersøgelse, så hold en liste klar, hvis og når du beslutter at begynde at implementere systemet.

Når du har gennemført undersøgelsen, vil du se et foto af projektlederen, der vil lede dig gennem denne proces samt en grov tidslinje for, hvordan implementeringsprocessen vil se ud, når BambooHR har modtaget og indtastet dine data. Når du er klar, skal du sende din medarbejder og virksomhedsdata til din projektleder. Dataene kan sendes som en CSV-fil eller via ethvert større regnearkformat (det kan dog ikke være en tekst- eller PDF-fil). Hvis du allerede bruger et HR-system, kan du eksportere dine data og sende dem direkte til BambooHRs implementeringsspecialist.

Når dine data er modtaget og indtastet i BambooHR, hopper du på dit første opkald med en projektleder. Under dette opkald bekræfter du dataene i dit system og diskuterer hele implementeringsprocessen fra start til slut. Din projektleder vil derefter få dig til at registrere dig i Kom godt i gang webinar.

Kom godt i gang webinar er et administrativt overblik på højt niveau af BambooHRs grundlæggende funktionalitet. Administratorbrugere lærer navigation af deres BambooHR-konto, hvad der er tilgængeligt på hjemmesiden, og hvordan man administrerer data på tværs af medarbejdernes livscyklus, fra ansættelse til opsigelse. Der gives også en enkel introduktion til medarbejdernes adgangsniveauer og rapportering. Du lærer ikke noget superkompliceret på dette webinar. I stedet er det beregnet til at forberede dig til dit næste telefonopkald med din projektleder, hvor du begynder at lære, hvordan du bruger systemet til dine specifikke behov.

Det grundlæggende (3 dage)

Den første store lektion, som din projektleder vil lære dig, er, hvordan du bruger rapporter i dit system. Han eller hun vil køre en liste over standardrapporter, herunder tilføjelser og opsigelser, kønsprofiler, headcount og medarbejderomsætningsrapporter. Du skal blot klikke på navnet på en rapport og se dataene i grafisk format. Du kan også tilføje tilpassede rapporter baseret på alle datafelter, der er aktive i BambooHR.

Den næste ting, du skal gøre, er at indstille adgangsniveauer for alle ansatte. Hvilke oplysninger ser medarbejderne om sig selv? Hvad vil de se om andre ansatte? Hvilke ændringer i systemet eller deres profiler vil de være i stand til at foretage inden for systemet? Vil de være i stand til at tilføje information til yderligere moduler eller kun det standard HR-værktøj?

Derefter lærer du, hvordan du opretter virksomhedsmeddelelser. Dette er en meget enkel, tekstbaseret editor, der giver dig mulighed for at sende nyheder og opdateringer til hovedsiden på BambooHR-instrumentbrættet for alle ansatte. Ud over tekst kan du tilføje billeder og links.

Efter virksomhedsmeddelelser leder din projektleder dig gennem, hvordan du administrerer data om medarbejderprofiler. Her finder du ud af, hvilke oplysninger du gerne vil have, at medarbejderne skal indtaste for at have komplette profiler med let tilgængelige data. Du finder ting som f.eks. Kontaktoplysningsfelter. Projektlederen leder dig også gennem Hjælp. Der finder du interaktive guider, som du kan henvise dine ansatte til, hvis de har brug for hjælp til at bruge systemet, men ikke ønsker at genere nogen.

Avancerede funktioner (2 uger)

Dernæst sender din projektleder dig hjem med en opgave. Hvordan fungerer din virksomhed om nye medarbejdere? Hvilke opgaver skal udføres, når nogen nye kommer til din virksomhed? Du sender dem til din projektleder. Han eller hun vil indtaste dem i systemet. Dernæst fører han eller hun dig gennem AT-, leje-, onboard- og off-boarding-delene i systemet. I AT-systemet lærer du, hvordan du opretter nye jobåbninger, skriver tilbudsbrev og ombord nogen, når de har underskrevet et tilbudsbrev. På denne side ser du de onboarding-opgaver, du har sendt; disse vil sandsynligvis omfatte opgaver såsom orienteringsmanualer, dokumenter, der skal udfyldes, og IT-opsætning.

Det næste trin vil være at gøre mere hjemmearbejde. Du bliver nødt til at udarbejde et dokument, der beskriver din virksomheds time-off-politikker. For eksempel, hvor mange feriedage påløber en person for hver uge hos virksomheden? Hvad er gradueringsstrukturen til fritid for folk, der har været i virksomheden i mere end et år? Hvor mange sygedage får hver person? Implementeringsteamet tager politik og typer for din virksomhed og bygger dem ind i systemet, så de opdateres automatisk, afhængigt af periodiseringer. På dit næste opkald leder din projektleder dig gennem disse sider og beder dig om at kontrollere, at alle politikkerne er konfigureret korrekt.

Dernæst hjælper han eller hun dig med at konfigurere workflow-processen til time-off-anmodninger (dvs. hvem der kan godkende anmodninger til hvem). Dernæst vil han eller hun vise dig, hvordan du indstiller firmaferie, der lader dine medarbejdere ikke være på uret, men ikke blive forankret løn i dage, hvor din virksomhed er lukket. Du indtaster dette selv, når opkaldet er slut. Dernæst skal du sende de hårde data. F.eks. "John har optjent 20 ferier om året, og han rapporterer til Jim." BambooHR tildeler derefter hver medarbejder til den korrekte time-off-politik i systemet.

Dernæst sender du dine fordeleoplysninger til BambooHR. Du sender de planer, din virksomhed bruger, og hvilke grupper af ansatte, der har adgang til disse planer. Dette inkluderer planer for medicin, pension og livsforsikring. BambooHR vil indtaste disse planer i softwaren. Du hopper på et opkald for at sikre dig, at alle planerne er korrekte i systemet, og at de er bundet til de rigtige medarbejdergrupper. Når det er gjort, sender du de hårde data om, hvilke medarbejdere der er på hvilke planer, hvilke ansatte har tilføjet afhængige, og hvilke ansatte har frafaldet dækning.

Dernæst viser din projektleder dig, hvordan du tilføjer medarbejderuddannelser til systemet. Disse inkluderer dine standardorienterede spørgeskemaer og quizzer for virksomhedschikane. Hvis du klikker på "Tilføj træning", vil du kunne tilføje et link eller en fil til dit træningsmateriale, så medarbejderne kan få adgang til dokumenterne i BambooHR. Her vil du være i stand til at programmere, til hvilken hver træning er påkrævet (dvs. alle ansatte eller kun sælgere). Han eller hun vil også vise dig, hvor du kan oprette gentagne træninger og forfaldsdatoer for træning. Du sender derefter hårde data til projektlederen, der angiver, hvilke medarbejdere der allerede har gennemført undervisning, hvilke medarbejdere, der stadig skylder undervisning, og alle andre eksisterende træningsdata, du gerne vil fortsætte med at arbejde ud af.

Forbered dig på udrulning (3 dage)

Du har endnu et opkald med din projektleder. Du løber igennem alt en sidste gang. Din projektleder vil lede dig gennem, hvordan du kontakter kundesupport. Når du har stillet alle dine spørgsmål, og du har det godt med at operere i systemet på egen hånd, markerer din projektleder implementeringen som komplet. Du vil blive ledet til en undersøgelse, hvor du kan give din mening om hele implementeringsprocessen. Når du er færdig med undersøgelsen, ledes du til dit helt nye BambooHR-instrumentbræt.