Bliv organiseret: hvordan man arbejder med revisionshistorik i Google Docs

En fordel ved at bruge Google Docs er, at det altid gemmer dit arbejde automatisk. En anden er, at Google fører en oversigt over alle de ændringer, du foretager i et dokument. Da du har adgang til din versionshistorie i Google Dokumenter, kan du gendanne en ældre version af en fil eller oprette en kopi af en tidligere version og spin den til et andet projekt.

Bemærk, at du kun kan se og hente tidligere versioner af filer, hvis du har redigeringstilladelse. Hvis nogen deler en fil med dig og giver dig skrivebeskyttet tilladelse, kan du ikke se dens historie. Bemærk også, at forretningsversionen af ​​Google Dokumenter kaldes G Suite; disse tip skal fungere til begge versioner.

Sådan fungerer det.

Sådan ser du ældre versioner af en Google Doc

Du kan se en liste over revisionshistorikken for ethvert Google Doc på tre måder.

1. Fra menuen skal du vælge Filer> Versionshistorik> Se Versionshistorik.

2. Brug Windows-genvej Ctrl + Alt + Shift + H eller Command + Option + Shift + H på macOS.

3. Klik på gruppen med understregede ord lige til højre for menuen Hjælp. Disse ord ændres afhængigt af filens tilstand. Når du arbejder aktivt på et dokument, lyder det "Gemme…", og det er den eneste gang, du ikke kan klikke på det. Ellers står der "Alle ændringer gemt i Drev" eller "Sidste redigering blev foretaget" efterfulgt af datoen. Klik på en af ​​disse, og din version af historien vises.

En liste over din dokumenthistorik vises i en ny kolonne til højre. Individuelle versioner er sammenklappet under en overskrift for hver dato. Udvid en af ​​dem for at se mere granularitet i ændringerne.

Hvis du vil vende tilbage til den aktuelle version, skal du klikke på pilen Tilbage øverst til venstre i vinduet.

Vær opmærksom på, at du muligvis ikke har en perfekt historie, da Google i sin dokumentation anfører, at "revisioner af din fil lejlighedsvis kan slås sammen for at spare lagerplads."

Sådan gendannes en version af en Google Doc

Når du har adgang til din version af en Google Dokumenthistorik, kan du gendanne enhver tidligere version. Fra listen over versioner, der vises til højre, skal du blot klikke på den fil, du vil åbne den.

En stor blå knap vises øverst i vinduet, der siger "Gendan denne version." Hvis du gendanner den valgte version, beholder du stadig alle de andre versioner, også dem, der blev oprettet efter den aktuelt valgte version.

Sådan laves en kopi af en tidligere version af en Google Doc

Ud over at gendanne en gammel version af en fil, kan du lave en kopi af den. Ved at lave en kopi kan du hurtigt spinde forskellige versioner af den samme fil ud. For eksempel er det et godt trick, når du ansøger om job, og du vil gøre hvert CV og følgebrev unikt, men du vil ikke starte fra bunden hver gang.

For at oprette en kopi skal du åbne din filhistorik, vælge den, du ønsker, klikke på ikonet med tre stablede prikker og vælge Foretag en kopi.

Tip til redigering og versionskontrol i Google Dokumenter

1) Navngiv dine versioner

Nu, hvor du ved, hvordan du finder din revisionshistorik i Google Dokumenter, kan du få mere ud af det ved at navngive forskellige versioner. Ved at navngive dem kan du nemt identificere de versioner, du måske vil gendanne senere eller spin ud til et andet formål. Hvis du ikke omdøber dem, er standardnavnet tids- og datostempel. Du kan omdøbe dem ved hjælp af en af ​​disse metoder:

• Åbn din versionshistorie, klik på ikonet med tre prikker, og vælg Navngiv denne version.
• I menuen skal du vælge Filer> Versionshistorik> Navngiv den aktuelle version.

2) Spor ændringer i Google Dokumenter

Øverst til højre på menulinjen er en menuknap, der siger Redigering som standard. Klik på det, og der vises to nye indstillinger: Forslag og visning.

Når du skifter til forslag, aktiveres det i det væsentlige sporændringer i dokumentet. Når du og dine samarbejdspartnere bruger det, gemmer Google Docs alt dit nye materiale og ændres som forslag. De vises i en anden farve for at gøre dem let synlige. Du kan acceptere dem eller afvise dem en efter en eller i en masse .

3) Brug kommenteringsværktøjet til spørgsmål og diskussioner

Forfattere og redaktører lærer ofte den hårde måde at sætte kommentarer på linje med det materiale, der produceres, betyder, at det ved et uheld kan offentliggøres med den endelige kopi. Google Docs har et kommenteringsværktøj, der giver forfattere og redaktører mulighed for at diskutere indholdet uden at sætte unødvendige ord på siden. Du vil være taknemmelig for, at du brugte den.

4) Brug @ Messaging

Ring nogens opmærksomhed på en redigering eller kommentar ved hjælp af @ messaging - eller måske skulle jeg sige + messaging, da Google bruger et andet symbol som de fleste andre apps. Faktisk, hvis du skriver @ i stedet for +, ændrer Google det for dig.

For at markere nogens opmærksomhed skal du oprette en kommentar og derefter skrive et plustegn (+) efterfulgt af personens navn eller e-mail-adresse. Google foreslår automatisk det nærmeste match fra dine kontakter. Hvis personen ikke er i dine kontakter endnu, skal du blot indtaste deres e-mail-adresse. Brug din tid og få den lige inden du rammer Enter. Uanset hvad du skriver går straks til denne person via e-mail sammen med et link til dokumentet. Hvis du foretager ændringer i kommentaren, får personen også advarsler om disse. Så spar dem spam og tænk gennem dine kommentarer, før du trykker på enter.

5) Skriv og rediger offline i Google Docs / Drive

Vidste du, at du kan bruge Google Docs, selv når din computer eller din mobile enhed ikke er tilsluttet internettet? Du kan. Min kollega Eric Ravenscraft skrev en hel artikel om, hvordan man opsætter Google Drive offline, komplet med trinvise instruktioner.

6) Deaktiver e-mail-advarsler

Hvis du bruger G Suite til at skrive og redigere en masse, kan det være en gener at få en e-mail for hver eneste ændring i et dokument. Sådan deaktiveres disse underretninger. Gå til Google Drev. Klik på tandhjulsikonet øverst til højre, og åbn dine indstillinger. I venstre side skal du vælge Meddelelser og derefter fjerne markeringen i afkrydsningsfeltet for e-mail.

De korte instruktioner er: Google Drev> Indstillinger> Underretninger> E-mail

Flere tip til G Suite

Hvis du bruger Google Docs dagligt, vil det at lære nogle af vores nyttige tip til G Suite hjælpe dig med at spare tid og være mere effektiv med programmet. Når du ved, hvad din software kan gøre, kan den også åbne op for nye ideer til, hvad du kan gøre med dit arbejde.