Bliv organiseret: hvordan du bruger sporændringer i Google Docs

Siden 2014 har Google Dokumenter tilladt folk at spore ændringer, mens de redigerer eller samarbejder om deres arbejde med andre. Muligheden for at spore ændringer giver dig mere redigeringskraft på to måder. Først kan du redigere dit eget arbejde uden at foretage dine ændringer, i tilfælde af at du eller en anden ønsker at gennemgå dem. For det andet kan du oprette et dokument og dele det med andre, og de kan foreslå ændringer i filen, som du eller en anden kan se og acceptere, afvise eller yderligere ændre. Det gør processen med at samarbejde mere gennemsigtig og lettere at administrere.

Mens mange mennesker refererer til denne funktionalitet som Sporændringer - det er, hvad det hedder i Microsoft Word, og det har eksisteret i længere tid der - kalder Google det Foreslå. Det fungerer på samme måde som funktionen i Microsoft Office. Faktisk, hvis du importerer en Google Doc til Microsoft Word eller omvendt, er alle de sporede ændringer eller forslag bevaret og synlige.

Her er, hvordan du bruger Suggesting i Google Docs.

Sådan aktiveres forslagstilstand

Hvis du skriver og redigerer solo, eller du foreslår ændringer i en andens arbejde, skal du starte med at aktivere forslagstilstand. På skrivebordet skal du kigge i øverste højre hjørne af skærmen efter et penikon og ordet Redigering. Klik på det, og vælg Foreslå. Se på mobile enheder i indstillingsmenuen, hvor det kaldes Foreslå ændringer. Slå den til.

Når du har aktiveret Suggesting, vises dine nye redigeringer på siden som redigeringer snarere som engageret tekst. For eksempel vises hver sletning som tekst med en gennemstrømning. Nye ord, du skriver, vises i en ny farve (i dette tilfælde grøn).

For hver ændring, du foreslår, opretter Google Dokumenter et lille resume i højre margen, der viser, hvem der har foreslået ændringen, og hvad er det. Disse oversigtsbokse giver dig og andre redaktører også beføjelsen til at acceptere eller afvise ændringerne, som jeg dækker mere detaljeret senere.

Sådan deler du dit dokument

Hvis du vil modtage foreslåede ændringer fra andre mennesker, skal du først dele dit dokument og aktivere redigering. Klik på den blå Share-knap i øverste højre hjørne på skrivebordet. På mobil er indstillingen i indstillingerne under Del & eksport. Du kan dele dokumentet med kun personer, du vælger, eller ved at generere et link, der gør dokumentet synligt for alle med dette link.

Her er den vigtigste del: Du skal give dine samarbejdspartnere redigeringstilladelse. Vælg Kan redigere fra den relevante mulighed.

Når dine samarbejdspartnere modtager dokumentet, skal de kontrollere, at de foreslår snarere end at redigere, så alle kan se ændringerne. Når hold ofte arbejder på denne måde, vil alle være vant til at se deres redigeringer på skærmen og vil straks vide, om forslag ikke er aktiveret. Hvis folk er nye til at spore ændringer, skal du muligvis minde dem.

Sådan bruges kommentarer

En almindelig regel for redigering (som alle bryder hele tiden) er at aldrig skrive i dokumentet noget, som du ikke ønsker at blive offentliggjort. Stil for eksempel aldrig en vittighed som pladsholder-tekst, og skriv aldrig en kommentar på linje. Spørgsmål og længere tanker til diskussion hører som kommentarer.

For at tilføje en kommentar skal du kigge efter ikonet i værktøjslinjen, der ligner en talekasse med et plustegn i midten. Alternativt kan du fremhæve noget tekst, og en kommenteringsknap vises i højre margen. Klik på den, så kan du tilføje din kommentar.

Kommentarer vises i højre margen sammen med alle andre sporede ændringer. Samarbejdspartnere kan svare på kommentarer, som giver dig mulighed for at diskutere i dokumentet om de ændringer, du måtte foretage.

Sådan accepteres, afvises og løses kommentarer

Når alle forslag er inde, kan den, der har det endelige ord på arbejdet, læse dokumentet igennem og acceptere eller afvise ændringerne.

For kommentarer har du en mulighed for at "løse" hver enkelt. Hvis du løser en kommentar, slettes samtalehistorikken permanent og for alle, så sørg for, at sagen virkelig er løst, før du trykker på den knap.

Hvad ser andre mennesker?

Noget at huske, når du foreslår ændringer og fremsætter kommentarer til et dokument, er hvad andre ser, hvis de har adgang til den samme fil. For eksempel, medmindre de har valgt dette, modtager den eller de forfattere, der har oprindelse, en e-mail-meddelelse om hvert eneste forslag, du fremsætter og kommenterer, du tilføjer i nær realtid. Dette betyder, at hvis nogen foreslår en redigering og derefter skifter mening, ser forfatteren stadig det originale forslag via e-mail. Det er en vederstyggelighed.

Jeg kan varmt anbefale at deaktivere disse underretninger, især hvis du synes, at redigeringsprocessen er vanskelig. I stedet for at plage dig selv med viden om enhver lille tanke, der krydser dine redaktører, skal du gå til Google Drev, klik på gearikonet og vælge indstillinger. Sørg for, at begge felter ikke er markeret under Underretninger.

Sådan bruges versionshistorie

Et andet værktøj, der ikke er strengt en del af Suggesting, men som ikke desto mindre er nyttigt til samarbejde at skrive og redigere, er Versionshistorie.

Se under Fil> Versionshistorik. To indstillinger vises: Navn på den aktuelle version og Se versionshistorik.

Du kan bruge Navn nuværende version til at gemme en kopi af din fil, før du åbner den op for andre personer til redigering. På den måde, hvis noget går galt, ligesom en samarbejdspartner glemmer at aktivere Forslag, kan du hurtigt og nemt vende tilbage til dit tidligere udkast.

Den anden mulighed, Se Versionshistorik, viser dig tidligere gemte versioner af filen mærket efter dato og tid. Du kan ændre navnene til noget mere beskrivende, hvis det hjælper. Når du ser på tidligere versioner af din fil, ser du ændringer fremhævet i en anden farve. Det er et nyttigt værktøj til at vende uret tilbage, da du måske accepterede eller afviste ændringer og nu skulle ønske, at du ikke havde gjort det.

Sådan sammenlignes dokumenter

Det sidste værktøj, der er værd at nævne, er et nyt kaldet Sammenlign dokumenter. Det er under menuen Funktioner (Værktøjer> Sammenlign dokumenter). Med dette værktøj kan du sammenligne to dokumenter for at se, hvad der er forskelligt mellem dem. Det er praktisk at finde ændringer, der blev tilføjet (med vilje eller på anden måde) til dit dokument, uanset om du eller en anden. Denne visning kan også hente kommentarer til filerne.

Hvis du samarbejder med en gruppe mennesker, der ikke er vant til at redigere i grupper, kan du altid gemme et udkast til dit arbejde og sammenligne det med den redigerede version for at sikre dig, at der ikke bliver glip af nogen ændringer af dig.

Flere tip til Google Dokumenter

Der er et par andre tip, der er værd at vide, hvis du ofte bruger Google Docs. For det første skal du være sikker på, at du ved, hvordan du gemmer Google Dokumenter offline. På den måde forstyrrer internetafbrydelser og andre uventede begivenheder ikke dit arbejde. Du kan også kryptere Google-dokumenter, der er gemt i Drive, et andet praktisk tip. Sørg for at udforske vores liste over de bedste tip til Google Dokumenter også.