Sådan dræbes e-mail med den rigtige projektstyringssoftware

E-mail øger stress, skaber unødvendigt arbejde og får folk til at føle sig overvældede. Ingen kan være den bedste version af sig selv på arbejdet under disse forhold. De sidste par år er organisationer begyndt at bevæge sig væk fra e-mail til fordel for teammeddelelsesapps, såsom Slack og andre kommunikationsværktøjer på arbejdspladsen. At finde det rigtige værktøj eller et sæt værktøjer påvirker, om dit team vil være i stand til at opgive deres traditionelle indbakke. For mange teams skal projektstyringssoftware være en del af løsningen.

Hvad er projektstyringssoftware?

Projektledelsessoftware, også kaldet projektstyringsapps, er online-værktøjer, som holdene bruger til at spore arbejde. I den bredeste forstand kan en projektstyringsapp være alt fra et komplekst stykke software til styring af arbejde, som Microsoft Project, til en grundlæggende opgave-app. De oksekødeste apps inkluderer andre forretningsværktøjer til styring af ressourcer, sporing af brugt tid på opgaven eller endda fakturering.

Vi skelner ofte forskellige typer samarbejdsværktøjer fra projektstyringsapps for at gøre det lettere at anbefale den rigtige app til det rigtige formål. Når det er sagt, overlapper disse to kategorier og et par andre (såsom kanban board-apps og arbejdsstyringsapps) væsentligt. Så selvom jeg undertiden hævder, at apps som Asana, Trello, Airtable og Basecamp ikke er strengt projektstyringsapps, kan vi inkludere dem her.

Hvad gør du i projektledelsessoftware?

Hver projektstyringsapp er lidt anderledes, men de fleste af dem lader dig se forskellige aspekter af dit teams arbejde uden at kræve, at du spørger dine kolleger om dem.

Når du logger ind, ser du alle de opgaver, dit team skal udføre, og fristerne. Du kan se, hvem der blev tildelt hvilken opgave, hvis og hvornår de afsluttede den, og om de havde kommentarer til den. Hvis en af ​​dine kolleger uventet er ude, kan du logge på projektstyringsappen og kontrollere, om de havde noget presserende tildelt i dag, som et andet teammedlem skulle hente. Hvis du i øjeblikket bruger e-mail til at fortælle nogen, at en opgave er udført, stille spørgsmål om en opgave eller sende noget ud til godkendelse, ville du sandsynligvis drage fordel af en projektstyringsapp.

Der er mere end det. Når du og dine kolleger bruger en projektstyringsapp, holder appen med på antallet af det arbejde, der bliver gjort. Hvor mange opgaver blev afsluttet til tiden? Er projektet som helhed stadig på rette vej, når det skal afsluttes inden fristen? Robuste projektstyringsapps leveres med alle former for diagrammer og grafer, der hjælper dig med at holde øje med denne slags ting. På den måde, hvis projektet begynder at glide, kan du registrere det tidligt og arbejde for at forhindre det. Men lad os ikke blive sidesporede. Lad os holde os til, hvordan projektstyringsapps hjælper folk med at kommunikere.

Hvad gør en projektleder?

Et projekt er en række opgaver. En projektleder er den person, der ved, hvad alle disse opgaver er - eller i det mindste fører tilsyn med dem. Nogle gange udelukker projektlederen opgaverne eller sætter dem i en pulje, som folk kan kræve. Projektlederen holder derefter øje med opgaverne og de mennesker, der gør dem, indtil de alle er færdige.

Ikke alle hold har i sig selv en projektleder, men de fleste har en, der er ansvarlig. Det kan være en virksomhedsejer, manager eller en team lead. Hvem der er din punktperson eller daglige beslutningstager, det er din projektleder.

Hvorfor e-mail er dårlig til projekter

E-mail er elektronisk mail, som jeg ved lyder indlysende, men bliv hos mig her. Mail er en frygtelig mulighed for at tildele arbejde. Forestil dig, om dine opgaver kom til dig via sneglepost. Det er næsten latterligt. Alligevel er e-mail ikke så forskellig fra almindelig mail, bortset fra at den er hurtigere.

Tænk over, hvad e-mail er god til at levere:

• asynkron kommunikation med et papirspor
• dokumentlevering

Tænk nu over, hvad en projektleder skal vide, når de administrerer en række opgaver:

• hvem er tilgængelig
• hvor meget arbejde hver arbejdstager i øjeblikket har tildelt dem, og hvornår det skal betales
• fremskridt med det arbejde, der allerede er tildelt (f.eks. "John har to opgaver, der er tildelt ham, og begge er 90 procent udført")
• en kalender med frister
• evnen til at prioritere og omprioritere opgaver baseret på projektets behov

At udføre den slags arbejde pr. Mail er latterligt.

Vigtigere er det, at de fleste kontoransatte bruger e-mail skaber afbrydelser. Når nye e-mail-meddelelser ankommer med dings eller pop-up-underretninger, kontrollerer arbejdstagere typisk for at sikre sig, at den indgående meddelelse ikke haster. Så vender de tilbage til det, vi gjorde, indtil næste afbrydelse. Folk gør dette hele dagen lang, kontrollerer og scanner deres e-mail. Flere undersøgelser viser, at brug af e-mail tager omkring 30 procent af en videnarbejderes dag, og at tiden spredes jævnt gennem dagen snarere end at være i diskrete bidder. Med andre ord afbryder e-mail os konstant.

Afbrydelser har normalt en negativ nettoeffekt, skønt det måske ikke er på den måde, du antager. Afbrydelser får folk til at føle sig mere stressede og ligesom de har en større arbejdsbyrde end de faktisk gør. Folk føler også større frustration og tidspress.

Den måde folk interagerer med e-mail fører også til spildt tid. Vi mister tid, når vi skal læse den samme e-mail, som vi scannede tidligere på dagen, fordi vi har glemt, hvad den sagde. Hvis du glemmer, hvad datoen er for en nøgle, der kan leveres, tager det tid at grave den ud af e-mail. Og hvad nu, hvis den e-mail, du graver op, er en gammel, og datoen siden er flyttet frem en uge?

Alt dette skal sige, at e-mail ikke var designet til at styre opgaver. Det er det forkerte værktøj til dette job.

Kommunikation med en projektledelsestjeneste

Projektledelse involverer at jonglere med mennesker og ressourcer, holde et vågent øje med tiden og omfordele eller omprioritere opgaver, når situationen ændrer sig. Projektstyringssoftware var designet til at håndtere den slags problemer og andre, der ofte dukker op i løbet af et projekt.

Hvordan er det at kommunikere i en projektstyringsapp versus i e-mail? Det er som forskellen mellem at se noget med dine egne øjne og læse en beskrivelse af det. I det første scenarie har du kontrol over, hvad du vil se, og hvornår. I det andet stoler du på, at andre mennesker udskriver beskeder, der fortæller dig, hvad de synes er vigtigst - eller værre, hvad de tror, ​​du vil høre.

Forskellige projektstyringsapps har forskellige værktøjer til kommunikation. Næsten alle støtter for eksempel @ nævner. Da Slack og andre teammeddelelsesapps er blevet så populære, kan du ofte forbinde dem til din projektstyringsapp, hvorved dine samtaler strømline til ét sted. Hvis du ikke allerede har en teamchats-app, kan du springe den over og i stedet kigge efter en projektstyringsapp, der indeholder en chat-boks i appen. Zoho Projects og ProofHub tilbyder begge det.

Lad os sige, at det pågældende projekt har en masse visuelle elementer, og det team, der arbejder på det, skal diskutere dem. Dit liv bliver meget lettere, hvis du har billedmarkeringsværktøjer i din projektstyringsapp. På den måde kan du elektronisk skrive på et billede og vedhæfte kommentarer, hvilket gør det lettere for alle på dit team at både give og forstå feedback. Volerro er et eksempel på en projektstyringsapp med markeringsværktøjer.

Som nævnt håndterer projekthåndteringsapps de grundlæggende ting, du har brug for for at jonglere og spore, som opgaver, tidsfrister, fremskridt og tilskud. Alle disse oplysninger er synlige for dem, der har brug for det. I den forstand er der mindre behov for at kommunikere om denne slags ting. Du behøver aldrig at e-maile nogen og CC et halvt dusin mennesker for at vide, om de næsten er færdige med en opgave, når du kan logge ind i systemet og se, at det er markeret som 75% udført. Mange af de ting, der kræver, at du læser mellem linjerne, når du bruger e-mail til opgavestyring, bliver pludselig krystalklar, når du bruger projektstyringssoftware.

Mindre tid via e-mail betyder mere tid på at arbejde

Fordelene ved at få et team via e-mail og ind i en projektstyringsapp til at kommunikere kan være enorme. Reduktionen af ​​e-mail alene er sikker på at gøre alle glade, men det bleges i sammenligning med merværdien ved at have større synlighed til, hvem der gør hvad, hvad de ellers gør, og status for hver opgave. Det gør det meget lettere at have nøjagtige oplysninger til rådighed, mens du arbejder, så beslutningstagere kan træffe gode beslutninger.

For mere specifikke tip til at arbejde med en projektstyringsapp, se 7 måder at forenkle projektstyring i teamworkprojekter og 5 Zoho-projektfunktioner til at organisere din virksomhed.