Bliv organiseret: hvordan man fanger vigtige data med scanning og ocr-apps

En scanne-app med optisk tegngenkendelse (OCR) er uundværlig for at blive organiseret. De bedste scanningsapps hjælper dig med at fange alle former for information, f.eks. Præsentationsbilleder fra et møde, tavlenotater, visitkort, for ikke at nævne vigtige dokumenter. De er også nyttige til anden brug alt fra digitalisering af papiropskrifter til opsparing af garantier.

For et par år siden skulle jeg få et nyt pas og samme dag aflevere det til visum. Lige efter at jeg hentede passet tænkte jeg, "jeg skulle sandsynligvis have en kopi af dette, før jeg overleverer det." Jeg tog min telefon ud og scannede den. Visst nok tog visumet mere end to uger, og i mellemtiden havde jeg brug for detaljerne i mit pas til et stykke papirarbejde. God ting, jeg havde en læselig kopi!

Hvordan fungerer scanningsapps?

Når du bruger en mobil scanningsapp, er det ikke meget anderledes end at tage et billede. I en ideel indstilling spiller du dit dokument fladt på en kontrasterende baggrund og peger telefonens kamera mod det.

Derefter leder scanningsappen dig gennem processen. Det fortæller normalt, at du stiller kantene på dokumentet op med beskæringsmærker på telefonskærmen. Hold jævnt som muligt, men rolig. Appen justeres til let bevægelse. Scanningen tager et sekund eller to. Når det er gjort, ser du generelt en forhåndsvisning af dit dokument. Appen spørger derefter normalt, om du vil tilføje flere sider eller starte en ny scanning.

Måske tænker du, at du kunne springe en scanningsapp helt over og i stedet tage et foto af de papirer, du vil gemme digitalt. Det kunne du, men der er to ulemper. For det første er det usandsynligt, at et billede er så klart som en scanning, så du risikerer ikke at have læselig tekst. For det andet kan du ikke søge i teksten, hvilket kan gøre det ekstremt vanskeligt at finde det, du har brug for senere.

Hvad skal du scanne med en scanningsapp?

Lad os se på eksempler på, hvordan du kan bruge en scanningsapp til at forblive organiseret. Derefter vil jeg forklare, hvilke funktioner du skal kigge efter i de bedste scanningsapps og navngive et par apps, der har dem.

Visitkort

Næste gang nogen giver dig et visitkort, skal du bruge en scanningsapp til at fange den persons kontaktoplysninger og derefter returnere kortet. Du viser, hvor let det er at være papirløs, mens du også indsamler deres detaljer i et digitalt format, så du ikke behøver at skrive noget senere. Nogle scanningsapps kan registrere visitkort og oprette en ny post i din kontakt-app. Andre søger på LinkedIn for at foreslå at oprette forbindelse der.

Whiteboards og præsentationsmaterialer

På møder ønsker de fleste af os at give hver taler vores fulde opmærksomhed. Det er svært at gøre, hvis vi kaster en præsentation eller tavle i håb om ikke at gå glip af en vigtig detalje. En god løsning er at hurtigt scanne lysbillederne eller andre materialer, da de ser ud, velvidende at du kan se over dem mere detaljeret senere.

Dokumenter til e-mail eller sikkerhedskopi

Mens mange mennesker og organisationer er glade for at sende dig digitale dokumenter, er der stadig masser af tilfælde, når vi støder på papir. Lad os sige, at din bank giver dig et vigtigt papirdokument, du skal underskrive, men at du vil have din advokat til at tjekke det over først. Det er et godt tidspunkt at bruge din scanne-app. Scan et par sider, så du kan e-maile dem stat. Nogle scanningsapps indeholder et værktøj, der også giver dig mulighed for at signere dem digitalt.

Andre vigtige papirer, som du måske ønsker at scanne og tage backup af, inkluderer immuniseringsregistre, skattedokumenter og juridiske attester (fødsel, ægteskab, indvandring osv.).

Hvad skal man kigge efter i en scanningsapp

De bedste scanningsapps fanger dine dokumenter tydeligt, gør teksten søgbar og hjælper dig med at gemme de færdige filer på de rigtige steder. Her er hvad du skal kigge efter:

Automatisk kantdetektion

En fantastisk scanne- og OCR-app finder automatisk kantene på dine dokumenter automatisk. Når du peger kameraet mod papiret, skal afgrødemærkerne, du ser på skærmen, søge på kanten af ​​dokumentet på egen hånd og tilpasse sig forskellige dimensioner. Uanset om du scanner et A4-ark eller et visitkort, finder appen det automatisk ud.

Gem og eksporter indstillinger

De bedste scanningsapps giver dig muligheder for, hvor du kan gemme eller eksportere dine nyligt scannede tekster, såsom Google Drev, Dropbox eller en anden lagringstjeneste. Du ønsker ikke en app, der tvinger dig til at opbevare dokumenter et nyt sted.

OCR

Jeg nævnte OCR øverst i denne artikel. Når du har OCR, bliver alle ord, du scanner, tekst. Du kan også kopiere og indsætte teksten eller redigere den. Lad os sige, at du scanner en opskrift og ser, at den har en skrivefejl. Med en rigtig god scanning og OCR-app skal du være i stand til at ordne skrivefejlen. Nogle apps kan konvertere din endelige tekst til et velkendt tekstbehandlingsformat, som.docx. Andre giver dig mulighed for at ændre teksten til højre i appen uden først at skulle åbne dokumentet i en tekstbehandler.

OCR giver dig også mulighed for at søge i teksten på dokumenter. Dette betyder, at hvis du vil finde dine immuniseringsregistre, kan du prøve at søge efter din læge navn for at finde filen. Du behøver ikke at huske, hvad du navngav filen. Hvis du bruger søgning meget til at finde filer, har du bestemt brug for OCR.

Søgefunktionalitet

Måske er du ikke superorganiseret, når det kommer til at eksportere og gemme dine filer til et andet sted. I dette tilfælde vil du gerne være i stand til at søge indholdet i scanningsappen efter alt, hvad du engang har scannet og nu har brug for. En fantastisk scanningsapp har sin egen søgefunktion.

Multipagesupport

Virkelig gode scanningsapps kan scanne flere sider fortløbende. De skal derefter nemt samle alle siderne i en enkelt PDF. De mest avancerede scanningsapps korrigerer også for sideforvrængning, f.eks. Når du scanner sider fra en bog og ikke helt kan få den til at lægge fladt.

Pris

Mange af de bedste scanne- og OCR-apps har et gratis serviceniveau og et premiumbetalt niveau. OCR betragtes sommetider som en premium-funktion. Prisfastsættelse af scanning og OCR-apps er lidt nødder. I et stykke tid kunne du forvente at betale mellem $ 4 og $ 7 for en anstændig app. Nu er engangsgebyrerne ti gange højere. Mens abonnementsrater er mere rimelige, har nogle mennesker kun brug for en scanningsapp et par gange om året.

De bedste scanningsapps

Nu hvor du forstår, hvad scanningsapps kan gøre, og hvorfor du muligvis vil have en, her er nogle af de bedste, du kan finde. Jeg har fokuseret på apps, der tilbyder scanning og OCR og gør din tekst redigerbar. Der er masser af apps, der bare scanner. Evernote Scannable og den mobile Dropbox-app er to eksempler. Men de giver dig ikke en endelig tekst, som du kan kopiere og indsætte eller redigere. Disse apps gør det.

Uanset hvilken app du vælger, vil du opdage, at det at have en scanningsapp til rådighed, som du har tillid til, hjælper dig med at digitalisere dine dokumenter og forblive organiseret.

ABBYY FineScanner

Ledig; Pro for $ 4, 99 per måned, $ 19, 99 om året eller $ 59, 99 engangsgebyr

ABBYY FineScanner er muligvis den bedste og mest dygtige scanner og OCR-app til mobile enheder. Den eksporterer filer til en række formater, giver dig mulighed for at gemme filer til de fleste større lagringstjenester og kører endda OCR på mere end 40 sprog. Du har brug for en Premium-konto for at få OCR, som koster $ 4, 99 pr. Måned, $ 19, 99 pr. År eller $ 59, 99 for et engangsgebyr.

Fås på Android, iOS

Microsoft Office-objektiv

Ledig

Microsoft Office Lens er en af ​​meget få scanningsapps, der er helt gratis. Det er lidt langsommere og mere clunkier end andre apps med kantdetektion og beskæring, men det får jobbet gjort. Appen har specielle tilstande til scanning af visitkort og whiteboard. For at redigere den tekst, du scanner, skal du eksportere teksten via Microsoft OneDrive og derefter åbne den Word.

Fås på Android, iOS, Windows

Scanbot 9

Ledig; Pro for $ 4.49 første år derefter $ 22.49 pr. År; eller $ 69, 99 engang på iOS

Scanbot er en fremragende scannings- og OCR-app. Det nævnte, virksomheden har for nylig ændret sin prismodel fra et engangsgebyr til et lavt gebyr til et årligt abonnement eller dyrere engangsgebyr ($ 69, 99). Derudover er priserne meget svære at spore op. Under alle omstændigheder er Pro-versionen af ​​Scanbot værd at overveje, hvis du har brug for en hurtig og præcis scanningsapp til næsten enhver type dokument. Det har gode farvekorrektion og optimeringsværktøjer plus andre scanningsfunktioner, såsom en QR-kodelæser og stregkodescanner. Du kan også bruge den til at underskrive dokumenter ved hjælp af intet andet end din finger og telefon eller tablet.

Fås på Android og iOS