Sådan udvikler regnskab sig for en sky-første verden

Fremgangen i mere kraftfulde cloud-regnskabstjenester ændrer den måde, både regnskabsfolk og klienter, de betjener, administrerer forretningsøkonomi på. Web-baseret software påvirker virksomheder i alle størrelser, men giver endnu større værdi for små til mellemstore virksomheder (SMB'er) og eneejere, der får større adgang til regnskabsmæssige og økonomiske værktøjer end nogensinde før til at strømline deres forretning.

Cloudbaseret regnskabstjenesteudbyder AccountantsWorld udnytter dette teknologiske skift for at forbedre virksomhedens produktivitet på tværs af betalinger og tilgodehavender, bogføring, opgørelse, rapportering og lønningsliste med filosofien om at sætte magten tilbage i hænderne på regnskabsfolk og lade små virksomhedsejere bekymre sig om forretningen i stedet. I 2003 solgte AccountantsWorld sin skattesoftwarevirksomhed til Thomson Reuters og flyttede sit fokus udelukkende til at skabe skybaserede løsninger til revisorer. Virksomheden behandler nu 30.000 virksomhedslønninger årligt ved hjælp af sin software, ifølge Dr. Chandra Bhansali, medstifter og administrerende direktør for AccountantsWorld.

PCMag talte med Bhansali om, hvordan skybaserede løsninger ændrer den måde, regnskabsfolk og SMB'er handler på, de teknologiske tendenser, der påvirker industrien, og hvordan udviklende mobile kapaciteter og sikkerhedsmæssige bekymringer skaber fremtiden for regnskab.

PCMag: Hvad var nogle af de bogføringsproblemer, du lagde op til at tackle ved hjælp af skyteknologi og Internettet?

Dr. Chandra Bhansali: Vi spurgte os selv, hvad er de slags problemer, vi kan løse ved at bruge Internets magt? Vi var klar over, at det tilbød enorme muligheder, som desktop ikke gjorde. Én ting, vi bemærkede, var, at lønningslister i det væsentlige er en regnskabsfunktion, fordi det vedrører skatter, men på det tidspunkt var der meget få regnskabsfolk, der tilbød lønningstjenester. Du skal være 100 procent nøjagtig og opfylde kravene rettidigt, ellers er der stive sanktioner. Revisorer havde ikke værktøjerne til at gøre det, så de plejede at dirigere alle deres kunders lønningsliste til tjenester som ADP og Paychex Accounting Online.

Vi sagde, at det ikke var fornuftigt. Vi indså, at vi skulle være i stand til at oprette et kraftfuldt behandlingscenter og bruge servere til en brøkdel af omkostningerne ved brug af mainframe. Så vi oprettede det allerførste skybaserede lønningsprocessecenter for regnskabsfolk og gav vores kunder internetadgang til det helt tilbage i 2004. Nu kan de bruge det til at tilbyde yderst rentable lønningstjenester til deres klienter, med softwaren der gør alt bag scener for dem: direkte indskud, skatteindskud og arkivering af skatteformularer og W2, W3 og 1099 formularer nøjagtigt og til tiden. Alt regnskabsfolk og klienter skal gøre er at indtaste data. For mange regnskabsfolk er det blevet en af ​​deres mest rentable tjenester. Så vi har ændret paradigmet for lønningsprocessen ved hjælp af skyen; udbydere af lønningsløsninger har fulgt efter ved nu at tilbyde en slags bogholderværktøjer.

Ud over disse tilfælde med øjeblikkelig anvendelse, hvad er nogle af de andre teknologiske tendenser, der påvirker industrien?

Bhansali: Tendensen er virkelig mod integration i skyen for alle disse tjenester, som virksomheder og regnskabsfolk bruger dagligt. Revisorer har nu også værktøjerne til at overtage en masse af disse back-office-funktioner for at hjælpe SMB'er med at gøre det, de gør bedst, og til at køre og styre deres virksomheder mere effektivt. Det er en kombination af disse faktorer. Jeg ser de mest markante produktivitetsgevinster i segmentet for små virksomheder.

Teknologien tendens til at give regnskabsfolk mulighed for at tilbyde komplette tjenester til deres kunder. Det handler om at udfylde alle de links eller komponenter, der mangler i den kæde. Lige nu er forretningsprocessestyring (BPM) et vækstområde. Hvor effektivt kan revisorer styre det? Så for små virksomheder har det meste af regnskabet indtil nu været gør-det-selv (DIY). Kunder ville gøre noget ved deres ende, og regnskabsfolk ville rydde op i det. Der sker et stort skift mod "ikke-gør-det-selv" (DDIY). I stedet skal du arbejde med din revisor. Vi ser allerede lønningsliste, der blev taget væk fra regnskabsfolk, der kommer tilbage via cloud-software. Ikke kun for regnskabsførere, men for alle andre tjenesteudbydere, er tidsrummet til back-office-arbejde for små virksomhedsejere og medarbejdere svindende drastisk, da de får evnen til at overføre arbejdet til revisorer.

Fra revisor- og klientperspektiver, hvordan ændrer skybaserede løsninger, hvordan de driver forretning?

Bhansali: Store tjenestebyråer med lønningslister giver ikke regnskabsfolk det samme niveau af effektivitet og produktivitet, og de opkræver klienter meget. Nu kan de regnskabsfolk, de har mest tillid til, og som de har forbindelser med, tilbyde deres små virksomhedskunder en tilpasselig lønningstjeneste meget omkostningseffektivt og med en integration mellem regnskabs- og lønsystemerne for at sikre en direkte, sikker dataflyt.

Med regnskabssystemerne er et stort problem kundebogføring. Jeg talte med en CPA-ven for mig for et par år siden, der fumste over en af ​​hans klienter, som han fortalte aldrig at gå ind i noget efter at han havde lukket bøgerne. Klienten tilføjede en ny post, og det kastede alt ud af balance. Han sagde, at han brugte 20 til 30 procent af sin tid på at ordne det rod, disse små virksomheder laver, når de ikke har nogen anelse om regnskab og ikke skulle have adgang. Vi begyndte at spørge regnskabsfolk og fandt, at denne form for kundebogføring er en enorm hindring. Hvis du deltager i en regnskabs- eller CPA-konference, er en af ​​de højest deltagede sessioner altid bogføring. For at løse dette bruger vi skyen til at muliggøre et skift for at give regnskabsfolk større kontrol snarere end systemer designet til brug af små virksomhedsklienter selv. Vi gav regnskabsfolk magten til at tilpasse systemer og tilladelser for hver enkelt klient.

Revisorer skal være vigtige forretningsrådgivere for deres kunder, men indtil nu var de ikke i stand til at udføre denne rolle effektivt for små virksomheder. Så for en blikkenslager, der ikke ved noget om bogføring, giver regnskabsføreren dem kun adgang til at skrive check og indtaste kontante kvitteringer; det er alt, hvad de skal bekymre sig om. Hvis en klient er en bogholder, kan de give dem adgang til betalte og tilgodehavende konti med mere. I årenes løb har dette udviklet sig, fordi regnskab på kundesiden er et unødvendigt onde for små virksomheder. Med disse skybaserede systemer kan revisorer overtage komplet regnskabsarbejde.

For cirka et år siden introducerede vi en app, der giver klienten mulighed for at tage et billede af en faktura, der går lige ind i systemet, der skal betales. Integrationerne er virkelig nøglen her, fordi de også kan forbinde dette til klientens webportal og et dokumentstyringssystem. Så fakturaen går lige ind i den korrekte mappe i dokumentstyringssystemet, og på samme tid kan alle betalinger og kreditkorttransaktioner scannes og identificeres. Når revisorer logger ind for at registrere betalingen, vises alle transaktionerne. Der er også integrationer med mere sofistikerede faktureringssystemer, tids- og faktureringssystemer, tids- og deltagelsessystemer og 401k udbydere. Vi opretter også en åben API til at integrere med stort set alt.

Brugere af cloud-regnskabssoftware kan være en lille virksomhed, og regnskabsfirmaet servicerer dem eller en større virksomhedsvirksomhed med en intern regnskabsafdeling. Hvordan adskiller disse brugssager sig, eller gør de det?

Bhansali: Hvad der sker med disse løsninger, er, at der er mange analytiske værktøjer indbygget. Små virksomheder har brug for rådgivning på CFO-niveau, men mellemstore og større virksomheder har deres egen regnskabsafdeling og kapaciteter i deres system til at udføre denne slags analyser, med Finansdirektører og ledere til at levere input. Det har ikke små virksomheder. Så i skyeløsninger, hvor revisorer arbejder med live data og har værktøjerne til at analysere det, kan regnskabsfolk udføre denne form for CFO-funktionalitet for mindre virksomheder. Det handler om at hjælpe regnskabsfolk med at udnytte skyen, og softwaren giver regnskabsfolk (og i forlængelse heraf små virksomheder) muligheder, de ikke havde råd til før.

Hvilken effekt har væksten i mobil computing på skyregnskab?

Bhansali: Smartphones ændrer bestemt den måde, vi driver forretning på. Især for enlige praktiserende regnskabsfirmaer var en af ​​grundene til, at de aldrig har lønnet før, fordi, hvis de var på ferie, lad os sige, at der ikke var nogen måde for dem at få adgang til den. Nu kan de gennem regnskabsmæssige og lønmodtagende mobile apps gøre det hvor som helst. Vores app har en meget enkel skærm til indtastning af mobildata. Der er også muligheden for at scanne fakturaer og kontroller, og en anden mobilapplikation, vi arbejder med, er medarbejderudgifter, så de kan tage et billede af deres kvitteringer for udgiftskonti.

Det andet vigtige aspekt af mobil for revisorer og klienter er alarmer. For hver virksomhed er der tærskler. Nogle kan indstille, at hvis tilgodehavender over $ 50.000, er det et problem. For en større virksomhed er det måske $ 300.000 og det samme for betalinger eller kontanter i banken. Revisorer kan indstille tærskler for alle disse vigtige forretningsdrivere for deres klienter, og når tærsklerne er overskredet, kan regnskabsføreren indstille en advarsel for først at modtage en tekst og derefter ringe til klienten for at diskutere i detaljer, eller indstille en advarsel for at gå ud til både dem og klienten på samme tid. Revisorportalerne har også skærme, hvor de kan se et fugleperspektiv over hver klients tærskelstatus.

Når du flytter til disse skybaserede løsninger og håndterer følsomme økonomiske data, hvordan skal du tackle sikkerhedsaspektet for at sikre sikker transmission, filoverførsel og opbevaring?

Bhansali: Det er absolut kritisk. For os foretog vi overgangen for fem år siden til Amazon Web Services (AWS), som var et skridt for at placere vores kundedata i en infrastruktur med et meget højt sikkerhedsniveau. Desuden krypterer vi alle følsomme data, fra personnummer og medarbejderidentifikationsnumre til bankoplysninger. Vi lægger også en masse informationsteknologi og sikkerhed (ITS) teknologier oven på det for at reducere risikoen og gøre vores system- og klientdata så sikre som muligt.