Hands-on med microsoft 365s nye apps til små virksomheder

Microsoft annoncerede i dag generel tilgængelighed (GA) af Microsoft 365 Business, et løsningsformål, der er bygget til små til mellemstore virksomheder (SMB'er), der kombinerer Windows 10 Pro og Office 365 med en integreret IT-konsol, der forenkler enheds-, data- og brugeradministration til SMB'er. Det større træk er imidlertid pakken med nye apps, der er inkluderet i pakken, der sigter mod at forenkle små forretningsoperationer, herunder fakturering, afsendelse af e-mail-marketingkampagner og styre virksomhedsfortegnelser på tværs af søgemaskiner og sociale medier - alt fra ét sted.

Microsoft 365 Business (som begynder ved $ 20 pr. Bruger pr. Måned for op til 300 ansatte) leveres med tre splinternye apps. Microsoft Connections er et let e-mail-marketingværktøj, Microsoft Invoices er en simpel faktureringsapp til skrivebord og mobil, og Microsoft-lister lader SMB'er styre deres digitale præsencer og synkronisere oplysninger, såsom en ny adresse eller butikstimer på tværs af Bing, Facebook, Google og Yelp.

Løsningen leveres også med valgfri adgang til Microsoft StaffHub, en let medarbejderskift-planlægnings-app. StaffHub blev annonceret som en del af F1, en af ​​Microsoft 365s andre versioner til førstelinjearbejdere. SMB'er kan også forbinde et par andre eksisterende apps til deres Microsoft Business Center-betjeningspanel: et simpelt Microsoft Bookings-værktøj til styring af online-aftaler, MileIQ-kilometertalings-appen, der overvåger en brugers rejse for skattefradrag og Outlook Customer Manager, et grundlæggende CRM-værktøj bygget lige ind i Microsofts e-mail-klient.

Apperne blev alle bygget udtrykkeligt til enkel SMB-styring og er meget lette at bruge. Microsoft viste frem Microsoft 365 Business og de nye apps ved en presseevent i New York City i sidste uge. PCMag fik legetøjet med Microsoft Connections, Fakturaer, Liste og StaffHub-apps.

1 Microsoft Business Center

Dette er dit lille virksomheds kommandocenter i Microsoft 365 Business, hvor Microsoft ønsker, at SMB'er skal komme for at "køre og vokse deres forretning." Microsoft Business Center åbner på et hoveddashboard med widgets (ikke tilpasses), så du får et hurtigt overblik over dine fakturaer, e-mail-kampagner, bookinger og indtryk af din virksomheds lister på tværs af søgning og sociale. På venstre side er faner til dine apps: Fakturering, bookinger, lister, forbindelser og din kontaktliste (som synkroniseres med Outlook Customer Manager såvel som med Microsoft Dynamics).



2 Aktivitetslog

Under widgets på hoveddashboardet er en aktivitetslog, der viser aktivitet på tværs af alle dine apps: nye Yelp-anmeldelser fra lister, e-mail-kampagner fra forbindelser, nyligt bookede aftaler, betalte fakturaer osv.



3 Microsoft-lister

Microsoft Lists hjælper SMB'er med at opbygge og vedligeholde deres brand på tværs af (i øjeblikket) fire af de største drivere til erhvervelse af online kunder: Bing, Google, Facebook og Yelp. PCMag satte sig sammen med Gabe Long, Senior Product Marketing Manager hos Microsoft, for en hands-on med flere af de nye SMB-apps. Han kaldte Microsoft-oversigter i det væsentlige en "digital helvedesild", hvor du kan opdatere oplysninger om nærvær, f.eks. Virksomhedens placering eller åbningstider, og synkronisere disse oplysninger på tværs af alle dine online-tilstedeværelser.



4 oversigter Dashboard

Listninger sporer også indtryk på dine sider eller profiler på hver søgning og socialt websted samt Facebook-likes, Yelp-anmeldelser og -stjerner osv. Du kan finde alle disse oplysninger på oversigten over oversigter, som er en interaktiv samling af diagrammer, der månedligt spores likes, visninger og sidevisninger på tværs af hver af de fire websteder.



5 Microsoft-forbindelser

I stedet for en fuldstændig e-mail-marketing eller marketingautomationsplatform giver Microsoft Connections SMB'er et let værktøj til at sende e-mail-kampagner og nyhedsbreve og spore disse kampagner med kunde- og leadengagement-metrics. Dashboard tilslutninger viser en aktivitetslog over alle dine kampagner og modtagere og målinger på din mailingliste vækst over tid.



6 Kampagnemål

Der er tre typer kampagner, som du kan sende forbindelser: nyhedsbreve, meddelelser og anmodninger om henvisning. Længe pegede på henvisninger, især som den vigtigste kampagnetype, da små virksomheder stoler på mund til mund frem for alt for at skaffe nye kunder. Uanset hvilken kampagnetype du vælger, vil du dog blive lanceret i en e-mail-guide, der hjælper dig med at tilpasse din kampagne ved hjælp af mere end et dusin forskellige skabeloner.



7 E-mail-farver og formatering

E-mail-guiden og formateringseditoren er nemme at bruge og kan overraskende tilpasses til trods for den bevidste barebones-oplevelse. Du kan vælge farver, der matcher din virksomheds branding, redigere e-mail-teksten med en WYSIWYG-editor og trække billeder med træk-og-slip-formatering for at justere udseendet.

E-mail-redigeringen integreres med Bing-billedsøgning for at få lagerbilleder og gratis brug af billeder med Creative Commons-licenser, så der er ingen bekymring for krænkelse af ophavsretten. Derefter i bunden af ​​hver skabelon er der plads til at trække ind og tilpasse en opfordring til handling (CTA) såsom en "Kontakt os" eller Besøg os "-knap.



8 henvisningstilbud

For især henvisninger inkluderer Microsoft Connections en indbygget tilbudsgenerator til at belønne loyale kunder med rabatter og tilbud for at fortælle venner om din virksomhed, samtidig med at de giver de nye henvisningskunder en aftale. Du kan oprette et henvisningstilbud, som for eksempel giver henviste venner 10 procent på deres første køb og kunder, der henviser en ven 20 procent til deres næste køb. Henvisningshandlerne kan tilpasses efter procentdel eller dollarbeløb med mulighed for at indstille en udløbsdato.



9 Inviter kontakter til kampagnen

Det er lige så let at invitere kontakter til din kampagne som at indtaste deres navn eller e-mail-adresse, tilføje en emnelinje og sprænge dit nyhedsbrev, en annonce eller en henvisningskampagne.



10 E-mail-kampagneanbefalinger

Når du har sendt en kampagne, kan du gå tilbage til Connections-betjeningspanelet og klikke på din nye kampagne fra listen for at se engagementsmetrikker. Forbindelser giver også SMB'er anbefalinger til, hvordan de kan udvide deres kampagner, f.eks. Opsætning af en tilmelding eller destinationsside til, når nye kunder klikker på et henvisningslink.

Microsoft Connections er ikke for sofistikeret under hætten, men det sporer eventuelle klik på en henvisnings-URL, uanset om det sendes via sms, socialt netværk osv. Når venner klikker på linket, får SMB'erne et par centrale oplysninger (som længe modtagerne har valgt): deres navn, e-mail-adresse, hvem der henviste dem og muligheden for at tilpasse deres henvisningstilbud eller kupon.



11 Kampagnemetoder for e-mail-marketing

Det vigtigste dashboard til forbindelser og individuelle sider giver dig også nogle grundlæggende ydelsesmetrikker. For hver e-mail-kampagne kan du se, hvor mange kontakter den blev sendt til, om alle e-mails blev leveret, hvor mange der blev åbnet, og om kampagnen resulterede i tilmeldinger, indløste kuponer eller nye kunder. Øverst på din mailinglistside får du også totaler, der viser den samlede vækst, og hvor mange kunder der blev tilføjet og fjernet (også tilgængeligt fra dashboardet til Business Center).



12 Microsoft-fakturering

Microsoft Fakturering er ikke et komplet regnskabsværktøj, og det integrerer faktisk med QuickBooks. Appen er designet til at levere hurtig fakturering og estimeringsværktøjer (på både desktop og mobil til Android og iOS) for at hjælpe SMB'er med at fremskynde betalinger og styre pengestrømmen. Det vigtigste fakturadashboard i Microsoft Business Center giver dig en central liste, der viser fakturaer, beløb, forfaldsdatoer osv., Med tags, der viser, om hver faktura er i udkast, forfalden eller betalt. Du kan sortere listen efter estimater eller priser og hurtigt oprette nye fakturaer og estimater eller se kundernes totaler.



13 Applikation til mobilfakturering

Microsoft-faktureringsmobilappen gør alt dette på farten. Du kan hurtigt se fakturaer og linjeposter, sende fakturaer og modtage betalinger med forudfyldte oplysninger fra dine kontakter eller QuickBooks. Så hvis du går ind på en faktura, kan du hurtigt se linjeposter, udført arbejde, eventuelle vedhæftede filer (som et bevis på arbejdsdokument eller kvittering) og ændre rabatter direkte, før du sender fakturaen direkte fra din smartphone.



14 Fakturering og estimater på farten

Dashboardet for mobilfakturering giver dig hurtige summer, der viser fakturerede beløb for måneden og betalinger, der er sket eller forfaldne. Du kan også gå ind på din faktura eller estimeringslister eller oprette en ny faktura ved hjælp af knappen Plus (+). Fakturasiden bruger selv grundlæggende skabeloner og til / fra-skifter, der ligner Microsoft 365 Business-administrationspanelet, til at sende fakturaer hurtigt uden megen manuel indsats.



15 udestående fakturaer

Hvis du klikker på Udestående fakturaer, kan du se de mest presserende betalinger, der er nødvendige for at opretholde din virksomheds cash flow-cyklus. Appen viser dig også kontaktnavne og forfaldne beløb. Det giver dig mulighed for at kontakte dem direkte for en betaling. Microsoft Fakturering integreres med PayPal, så du kan få en hurtig online betaling.



16 Beregning af tilpasset skattesats

En anden smuk funktion er den brugerdefinerede skattesatsberegner, der automatisk beregner stat-for-stat skattesatser, når du opretter en ny faktura og indtaster linjeposter. Det er et dejligt touch for en app designet til at gøre fakturering så hurtig og nem som muligt for SMB'er.



17 Microsoft StaffHub

Long gav PCMag også et kig på Microsoft StaffHub, som gør det muligt for skiftmedarbejdere inden for detail-, medicinsk-, fabriks- eller andre førstelinjeryrker at administrere skiftplaner og tilføje noter, når de slukker for skift. Mobile app-menuen giver dig hurtig adgang til teammedlemmer og profiler.



18 Mobile Shift Dashboard

Skærmen Mine skift viser dig eventuelle tildelte skift, der er trukket ud af din manager. StaffHub tilføjer du også to-do-ting enten til dit skift eller til at aflevere den medarbejder, der overtager for dig.



19 Skiftkalender

Skiftkalenderen giver medarbejderne en daglig, ugentlig eller månedlig oversigt over tildelte skift. Du kan fane til meddelelser eller din indbakke for at koordinere med medarbejdere for enhver skiftomstilling.



20 Ny opgaver

Når du tilføjer et to-do-element i StaffHub, kan du tilføje en titel, forfaldsdato, noter og eventuelle vedhæftede fotos knyttet til handlingsemnet. StaffHub, som alle de andre apps i Microsoft 365 Business, er enkel af design. Det giver SMB-medarbejdere og ledere vejen for mindst modstand mod at få gjort arbejde.