Google-drev til evaluering og vurdering af arbejde

Google Drive for Work starter ved $ 5 pr. Bruger pr. Måned for sin grundlæggende plan og repræsenterer en solid mulighed for små og mellemstore virksomheder (SMB) kunder, der leder efter enten en cloud-opbevaringsløsning eller et ordentligt dokumentstyringsværktøj. På lagerservicesiden har Google Drive for Work et fremragende funktionssæt, men det stærke, undertiden uundgåelige, skub mod Google G Suite vil tilføje nogle unødvendige byrder for visse organisationer, hvilket resulterer i, at det bliver rangeret lidt bag Editors 'Choice-vindere Dropbox Business og Egnyte Business.

Du kan prøve det gratis via en 30-dages prøveperiode uden kreditkort. Efter prøveperioden er der to planer, man skal vælge: G Suite Basic og G Suite Business. G Suite Basic giver dig 30 GB lagerplads, integrerede kalendere, e-mail-adresser til virksomheden og grundlæggende administrator- og sikkerhedskontrol. G Suite Business ($ 10 pr. Bruger pr. Måned) giver dig alt, hvad basisplanen gør, og tilføjer avancerede admin-kontroller, sikker arkivering til vigtige forretningsdokumenter og ubegrænset lagerplads (eller 1 TB pr. Bruger, hvis du har mindre end fem brugere). Både grundlæggende og forretningsplaner giver dig support 24 timer i døgnet via e-mail og telefon. Google Drive for Work er et fremragende værktøj til dokumentsamarbejde og redigering.

På dokumenthåndteringssiden klarer produktet sig også godt, men hvis du har brug for håndtering af opgaver og workflow, er vores Editors 'Choice Zoho Docs Standard et bedre valg.

Kom godt i gang med Google Drev

For at tilmelde dig skal du angive kontaktoplysninger, dit virksomheds navn, dit antal ansatte og vælge dit domænenavn. Hvis du ikke har et, kan du købe et domæne via Google eller en anden webhostetjeneste. Endelig opsætter du en adgangskode og beviser derefter, at du ikke er en robot ved at identificere en serie billeder. Inden du går videre, skal du verificere dit domæne, hvilket du kan gøre på forskellige måder, herunder tilføje en vis HTML-kode til dit websted og uploade en tekstfil til din hostingtjeneste. Vi prøvede et par forskellige metoder og lykkedes kun med HTML-indstillingen. Den gode nyhed er, at hvis du ikke lykkes, kan du (som kontoadministrator) nå Google support via telefon, e-mail eller chat.

Brugergrænsefladen (UI) til Google Drive for Work er enkel. Som administrator har du dit eget dashboard, hvor du kan oprette en firmaprofil, se på brugsrapporter, administrere enheder, vælge hvilke Google-apps din virksomhed vil bruge, oprette netværk og tilføje og administrere brugere. Du kan også migrere e-mail, kontakter og kalenderdata til din konto.

Google Drive for Business ligner Google Drive. Den ene forskel er, første gang du logger på, bliver du advaret om, at du har ubegrænset lagerplads, i modsætning til forbrugerproduktet, der kapsler dig med 15 GB. Du kan dog opgradere til 100 GB ($ 1, 99 pr. Måned) eller 1 TB ($ 9, 99 pr. Måned).

Dokumentdeling og samarbejde

Deling fungerer på samme måde som på det forbrugsvendte Google Drev. Du kan dele filer en ad gangen eller hele mapper på én gang. Du kan redigere Microsoft Excel-, Microsoft PowerPoint- og Microsoft Word-filer uden at konvertere dem. Dette er en dejlig opgradering, selvom du kun kan kommentere Google-filer. For hver mappe og fil kan du ændre delingsindstillinger, enten gøre dem offentlige, synlige for specifikke brugere eller for alle med et link. Der er ingen åbenlyst måde at dele nye filer og mapper på. Derfor er dit bedste alternativ at oprette en mappe til at huse alle de filer og undermapper, du vil dele. Hvis du har et stort antal medarbejdere, kan du oprette grupper for at gøre deling lettere. Faktisk skal du oprette grupper, ellers skal du huske alles e-mail-adresse og risikere at forlade nogen.

Du kan invitere brugere til at oprette en konto eller tilføje brugere, i hvilket tilfælde du tildeler dem en midlertidig adgangskode. Du kan også tilføje brugere bulk ved at uploade en CSV-fil. Fra administrationskonsollen kan du nulstille en brugers adgangskode og omdøbe, slette eller suspendere en bruger. Når du inviterer nye brugere, modtager de en e-mail-adresse med dit domæne. Alle brugere kan få adgang til deres drev, der huser deres filer og en mappe kaldet "Delt med mig", som er selvforklarende. Du kan også se nyligt åbnede filer og stjernemarkerede filer (som er dem, du har markeret som favoritter).

Hvis du er en hyppig bruger af Google Drev, har du sandsynligvis bemærket, at du ikke altid har fuld kontrol over dokumenter og mapper, der er blevet delt med dig. Google har udjævnet denne rynke, og nu kan brugerne flytte delte filer til forskellige mapper og tilføje filer til delte mapper. Tidligere havde vi ofte problemer med at finde delte filer, da de ikke var organiseret, som vi kunne lide dem.

Ud over Google Drive inkluderer Google App for Work e-mail, kalender og anden Google-software. Google har i øjeblikket ikke et projektstyringsværktøj eller en måde at styre opgaver som et team på. Til det har du det bedre med at se på Zoho Docs Standard, vores redaktørvalg inden for dokumenthåndtering og dens modstykke Zoho Projekter, som også tjente vores redaktørers valg.

Google Drive for Work har apps til Android og iOS, hvor du kan se, redigere og dele filer lige som du kan på din computer. Kontoejere kan også downloade Google Admin-appen til Android og iOS. Android-brugere kan nu drage fordel af tilføjelser til Docs og Sheets, såsom DocuSign til e-signaturer og Scanbot til mobil scanning. Derudover er der for Google Pixel-ejere en sikkerhedskopiindstilling, der er værd at se nærmere på.

Google Drive for Work har dog også dokument scanning indbygget i sin mobile version. Ved hjælp af din telefon kan du scanne et foto og derefter tolke tekst ved hjælp af optisk tegngenkendelse (OCR). Denne funktion fungerer også på alle PDF-filer, du muligvis har gemt på Google Drev. Samlet set har denne scanningsfunktionalitet også et behageligt, ikke-intimerende brugergrænseflade. Det er lige så let at scanne et billede som at vælge "brug kamera" i dialogboksen "tilføj et nyt dokument".

Selvom Google antager, at OCR er integreret med denne scanningsfunktion, gav vores test ikke særlig nøjagtige resultater. Tekstsøgninger er henvist til PDF-filer, og hvis du åbner en PDF post-OCR, kan den vise noget ret grov tekst. For eksempel ønsker vi ikke at prøve madlavning fra denne best-gæt-indsats:

Du kan ikke bede den mobile Google Drive-app om at gemme denne opskrift som en PDF-fil eller endda konvertere den til en senere ved hjælp af web-brugergrænsefladen. Du kan sandsynligvis finde et tredjeparts add-on, der gør det i Chrome, men vi testede kun mobilappens muligheder til denne anmeldelse. Tænk realistisk på den mobile scanningsfunktion i Google Drev som en måde at importere billeder frem for at udføre OCR-operationer, især på en stor stak dokumenter. Hvis det er din mission, er du bedre stillet med at bruge en af ​​vores mobile scannings-app Editors 'Choice-vindere Abbyy FineScanner eller Evernote Scannable.

Når du har brug for hjælp, kan du få adgang til Googles grundige videnbase og fællesskabsfora. Da Google tilbyder både forbruger- og forretningssoftware med samme navn, kan det undertiden være svært at finde det, du har brug for. Administratorer kan også få 24/7 support via telefon, e-mail eller chat.

Sikkerhed og integration

Google Drive følger branchens retningslinjer med hensyn til sikkerhed, hvilket betyder, at det er i overensstemmelse med ISO 27001, SOC2 og SOC3. Derudover vil Google underskrive en overholdelsesaftale (Health Insurance Portability and Accountability Act) (HIPAA), som er et minimumskrav til brug af ethvert cloud-lagringsprodukt i sundhedsindustrien. Data krypteres i ro med den militære, 256-bit Advanced Encryption Standard (AES), og oplysninger, der overføres til og fra Google, er altid beskyttet med Secure Socket Layer (SSL). Den eneste ulempe er, at der ikke er nogen nuværende mekanisme til kundestyret krypteringsnøgler. Google Drive tilbyder også fuld support til multifaktor-godkendelse (MFA) for at holde angribere ude. Kombineret med en fremragende filkontrolløsning er det let at føle sig sikker med dette produkt.

Al Google-teknologi er bygget på sit eget sæt af polerede applikationsprogrammeringsgrænseflader (API'er). Google Drive er ingen undtagelse fra dette. Active Directory (AD) password-synkronisering er tilgængelig for virksomhedsbrugere gennem G Suite Password Sync (GSPS) for at gøre det lettere at administrere G Suite-konti. Det er ikke direkte integration med fuld kontostyring, men det fungerer godt nok. Der er også et stort udvalg af tredjeparts-appstik på dem, der har brug for det. For organisationer, der har brug for mere, kan du få adgang til den offentlige API efter en kort tilmeldingsproces og derefter lade dine udviklere bruge det til yderligere at integrere og tilpasse din Google Drive for Work-oplevelse.

Eksempler på deling af dokumenter og offline adgang

Generelt leverer Google Drive for Work en omfattende samarbejds- og datalagringsløsning oven på den allerede sikre og højtydende G Suite-appplatform. De bedste dele af Google Drive for Work er dets redigerings- og delingsværktøjer såvel som dets ubundne offline adgang, hvilket er godt for dem, der har brug for at arbejde på vejen, når internetforbindelser er upålidelige. Det er også godt, at administratører, i modsætning til de fleste andre Google-produkter, kan få adgang til live support via telefon, e-mail og chat snarere end at stole på Hjælpeartikler og fora. Alle G Suite-komponenter er af høj kvalitet og tilgængelige, så det er en attraktiv mulighed for kunder på markedet for en ny produktivitetsplatform ud over dokumenthåndtering eller skylagring. Og for dem, der allerede bruger Googles G Suite-apps, er det en absolut no-brainer.

Imidlertid kræver det at bruge det til sin fulde fordel købe ind i det mindste det meste af Google-produktstakken, som ikke er en passende form for enhver virksomhed, da mange allerede har standardiseret andre løsninger til disse problemer og ikke har behov for at migrere. Så hvis du udelukkende leder efter en dedikeret dokumenthåndteringsløsning eller simpel forretningsskylagerplatform, kan Google Drive for Work have problemer med at konkurrere med Redaktørernes valg Zoho Docs Standard eller Dropbox Business og Egnyte Business, selv med dets attraktive pris og funktion sæt.