Video: IRINA'S KØLESKABS ORGANISERING (Oktober 2024)
Hvis du arbejder på at blive organiseret og rydde op i dit digitale liv, har du helt sikkert arbejdet på en strategi for at gå papirløs. Du har sandsynligvis også opdaget, at det ikke er så let, som det lyder. Visse typer papir, såsom enkeltdokumenter og kvitteringer, er let nok til at digitalisere med enhver gammel scanner. Men introducer en stak med 63 visitkort fra din sidste konference, eller en kasse med gamle opskrifter, du vil scanne, der blev revet fra magasiner eller stadig er bundet i bøger, og du har et helt andet problem, som du kan løser det ikke med den samme gamle scanner.
Ikke et job for din MFP
Hjemme har jeg for eksempel en seks år gammel multifunktionsprinter og flatbed scanner. Jeg kan også forestille mig, at mange andre mennesker ejer noget i disse linjer. For engangsopgaver, som digitalisering af min seneste kvittering fra optometrist til indsendelse af sundhedsanprisninger, fungerer det fint.
Men det er ikke hurtigt. Og feedfunktionen har aldrig fungeret helt rigtigt, så jeg kan ikke scanne papirbunker. Plus, det er en kitt-farvet monstrositet, der optager et kæmpe fodaftryk på min kommode (jeg har aldrig fundet et bedre sted til det).
Når enheder er uklare, grimme og upålidelige, bruger vi ikke næsten så meget, som vi kunne. Den rene handling ved at tvinge dem op føles som en besvær. Hvis du vil scanne din vej til et papirløst liv, har du virkelig brug for en scanner, du elsker, og en, der er bygget specielt til at hjælpe dig med at leve et papirløst liv.
Specialskannere
Heldigvis er der en hel kategori scannere (og apps, der følger med dem) nøjagtigt til dette formål. De er kompakte og effektive, og de kan håndtere en række scanningsopgaver, som hjemmebrugere og meget små virksomheder ofte støder på.
Selvom jeg ikke elsker min uklare MFP, er jeg fuldstændig begejstret for nogle af de scannere, der findes på markedet i dag. De er verdener bedre til at scanne end min seks år gamle MFP, og de er også hurtige. Nogle scannere eksporterer også nemt dine scanninger til de steder, du faktisk ønsker at opbevare dem, såsom Dropbox, Evernote og andre cloud-storage-tjenester - snarere end en standardmappe på din Windows- eller Mac-computer.
Jeg har eksperimenteret med to scannere for nylig, der virkelig har fanget mit øje. Begge er ideelle til hjemmebrug, og begge kan være en god pasform også for nogle små virksomheder. Det er NeatDesk-scanneren og Fujitsu ScanSnap iX500. (Neat har faktisk en nyere model kaldet NeatConnect, der har en touch interface, men jeg er personligt mere bekendt med den anden model.)
Fujitsu ScanSnap
Hvad jeg kan lide ved Fujitsu ScanSnap er den måde, det giver dig mulighed for at eksportere alt, hvad du scanner til Evernote, Dropbox, Google Drive, e-mail (som vedhæftet fil), SugarSync og andre steder, som du sandsynligvis ender med at trække den endelige output alligevel.
Jeg scannede en stak visitkort (jeg hader virkelig visitkort) og sendte dem alle til Evernote, hvor jeg hurtigt ville sætte dem ind i en notebook, der hedder Kontakter og mærke, annotere og ellers styre dem korrekt. Nogle af visitkortene havde forskellig papirtykkelse og forskellige bredder, men scanneren hik ikke engang. Dette er kraften ved at bruge en scanner, der er beregnet til at hjælpe dig med at gå papirløs.
Jeg fandt med ScanSnap, at da jeg bragte scanningerne af visitkortene til Evernote, var jeg nødt til at rotere dem og navngive dem korrekt. (Evernote kan dog udføre OCR på alt, hvad du scanner, hvilket gør teksten søgbar, selvom det er et billede.)
Mit allerbedste aspekt af ScanSnap er imidlertid, at det foldes op for at mindske den plads, det tager. Det er dejligt.
NeatDesk
NeatDesk er i mellemtiden en overbevisende løsning, hvis du er villig til helt at købe ind i det Neat miljø. Når du bruger cloud-opbevaringsløsningen, NeatCloud og Neat-mobilappen, ud over en af firmaets scannere, får du virkelig tæt sammensatte resultater. Det pæne miljø gør meget for automatisk at klassificere formularer, du scanner - især skattedokumenter. Du skal dog betale et månedligt gebyr for NeatCloud-stykket, og priserne starter ved $ 5, 99 pr. Måned.
NeatConnect, som jeg kun har brugt et par gange, har en berøringsskærmgrænseflade, der ligesom ScanSnap giver dig mulighed for at sende dokumenter direkte til cloud-opbevaringscontainere, som Box, Dropbox, OneDrive, Google Drive og Evernote.
Bekvemmelighed er nøglen
NeatDesk var en af de første scannere, jeg nogensinde har brugt, der var meget fokuseret på at hjælpe husholdninger og små virksomheder med at gå papirløse, og jeg er imponeret over, hvor hurtigt det suger ind og spytter papirbunker. Du kan indlæse en række papirer i foderet, da der er pladser til dokumenter, kvitteringer og visitkort, og maskinen behandler bare det hele, slik-splittet.
ScanSnap er lige så snappy og imponerende. Jeg elsker at være i stand til bare at dumpe i dokumenter og stole på, at det veludformede maskiner vil tilføre dem let gennem scanneren.
Neat automatiserer et par flere ting end ScanSnap, såsom roterende billeder. Men ScanSnap leveres med software, som du kan bruge til at få de samme resultater, og i nogle tilfælde gør det meget mere. Min pakke inkluderede ABBYY Fine Reader, et af de mest kraftfulde OCR-programmer, der er. Det fulgte også med Adobe Acrobat, for at gøre alle slags ting med PDF-filer, du altid har brug for, men ikke kan med den gratis Adobe Reader.
De er begge meget dygtige overordnet. Hvis du tilfældigvis ved meget om scannere, vil du sandsynligvis vide, at ScanSnap fungerer lidt anderledes end de fleste andre scannere, idet den ikke bruger standarddrivere. Du kan læse lidt om det i PCMags detaljerede gennemgang af ScanSnap Evernote Edition, som er temmelig meget lig med iX500. Men hvis du er mindre teknisk tilbøjelig, er alt hvad du behøver at vide, at det fungerer hurtigt, ser godt ud på skærmen og sender dine scannede dokumenter, hvor du vil have dem til at gå.
Pointen med at køre hjem er dette: Hvis du vil gå papirløs og gøre det at være papirløs en del af din livsstil, har du brug for en enhed, som du ikke hader. Det skal se godt ud. Det skal arbejde hurtigt, lægge dit tidligere papir et sted, hvor du let kan finde det, og køre søgninger på den indeholdte tekst. Selvom de koster et par hundrede dollars, er specialiserede scannere værd at købe, hvis du er forpligtet til at gå papirløs. Din MFP vil bare ikke skære den ned.
