Organisering: brug mapper til at fjerne dit skrivebord

At blive organiseret er som at tabe sig. Kortvarige løsninger fungerer ikke. Du er nødt til at foretage livsstilsændringer, som du og dine medarbejdere eller forretningspartnere kan holde sig til på lang sigt.

I denne serie giver jeg tip til, hvordan du kan organisere både din virksomhed og dine egne personlige data. Den forrige artikel forklarede vigtigheden af ​​at forstå, hvordan din virksomhed synes om information. Nu vil jeg vise dig, hvordan du udnytter dette grundlæggende arbejde med computermappen navngivning konventioner og strukturer. De fleste virksomheder vil implementere disse mappestrukturer enten på deres servere eller i en projektstyringssuite, men de er lige så gældende lige på dit eget skrivebord eller i en e-mail-klient.

Hvad er mapper, egentlig?

Mapper er din virksomheds skelet. Ligesom en bygnings struktur understøtter de alt andet, der går op omkring dem, fra kreativt design til ligetil funktionalitet.

Jeg har arbejdet i syv forskellige kontorer i løbet af min karriere. De hold, der havde rene og almindelige mappestrukturer, var altid de bedst positionerede til fortsat succes og vækst.

Især små virksomheder skal bemærke det faktum: En organiseret virksomhed er en, der er positioneret til vækst. Du tror måske, at fordi der kun er to personer i virksomheden nu, kan du holde en masse information i dit hoved og ikke kortlægge det til en mappestruktur. Desværre, når det er tid til at ansætte nye medarbejdere og udvide din virksomhed, spilder du en masse tid på at lære dem dit indviklede system. Du spilder endnu mere tid og penge på at korrigere fejl, tid og penge, du skal bruge på vækst.

Din mappestruktur er en afspejling af din forretningsstruktur. Mapper indlejres i andre mapper i et hierarkisk system, der skal matche den hierarkiske rækkefølge på dit arbejde.

Når du diskuterede, hvordan du og andre mennesker i din virksomhed tænker på information (du gjorde den del, ikke?), Begyndte du sandsynligvis at se et hierarki af en eller anden slags udfolde sig. Jeg anbefaler at tegne den struktur. Det betyder ikke noget, hvis du tegner det på papir, i kuglepunkter eller i en notatoptagelse som Evernote til Windows (gratis til $ 45 pr. År, 4, 5 stjerner) eller bruger mind-mapping software. At skrive det skriftligt vil hjælpe dig med at se, om der er uoverensstemmelser eller overlapninger.

En eksempelstruktur

Strukturen i dit design vil være unik, men fordi det hjælper enormt med at se et eksempel, viser jeg dig den basale, som jeg bruger på mit skrivebord.

Som forfatter arbejder jeg primært med produktanmeldelser. Når jeg tænker på anmeldelser, ser jeg tre kategorier i mine øjne: 1) ideer til produkter, der skal gennemgå, 2) igangværende artikler, og 3) anmeldelser, der er færdige. I kategorien "færdig" har jeg en tendens til at huske anmeldelser efter deres udgivelsesdato, som jeg forenkler til måned og år, fordi der aldrig er for mange inden for en enkelt måned, som jeg ville miste synet af dem. Inden for kategorien "ideer" er tingene slags flydende. Nogle ideer omfatter mere end et produkt, mens andre vedrører en enkelt ting. Men bare fordi de er flydende, betyder det ikke, at jeg ikke kan have et system til at holde dem organiserede. I kategorien "i gang" tænker jeg på navnet på det produkt, jeg gennemgår. Hvordan oversættes dette til mapper?

Dette system fungerer, fordi det er vigtigt for mig at se et øjebliksbillede af ideer og ting, der er i gang. De har ret i mappernes navn, så jeg ser dem straks, når jeg åbner min "GJENNOMMELSE" -mappe. Jeg behøver ikke at se alle navnene på produkter, jeg er færdig med at gennemgå, så jeg sætter dem i mapper i henhold til deres udgivelsesdato. Alle navnene på mapperne er ensartede. Når status for et projekt ændres fra at være i gang til at være færdigt, trækker og slipper jeg det til den tilsvarende mappe, og dens navnekonvention er den samme som alle de andre mapper, der følger med. For eksempel kan jeg trække en romersk numerisk mappe, f.eks. Ii, op til niveauet for c og d uden at skulle omdøbe den, og den vil passe lige ind i systemet.

Tips og tricks

Numre. Bemærk, hvordan månedsmapperne starter med fire cifre. De to første cifre er for året, og det andet vedrører måneden. Jeg kan også godt lide at se månedernes navne, så jeg satte dem til sidst efter en understregning. Jeg er en stor tilhænger af at bruge fire- eller sekscifret tal til datoer af et par grunde. Først har jeg personligt en tendens til at huske, hvornår tingene skete, så det er let for mig at finde ting, hvis jeg kan kigge efter dem efter dato. For det andet vises mapper altid i rækkefølge efter dato, når jeg sorterer dem efter navn, fordi alfabetisk 1101 kommer før 1102 kommer før 1103 osv.

Brug af datoer bliver ekstremt nyttigt, når du skal arkivere, som jeg vil tale om i en kommende artikel om e-mailadministration.

Tags. I mit eksempel bruger jeg alle store bogstaver til mapperne, der begynder med "IDEAS_", fordi jeg ønsker, at "ideer" skal hænge sammen, når jeg sorterer efter navn. Jeg tænker på disse som tags. For igangværende anmeldelser, jeg gider ikke med et mærke. Jeg navngiver bare mappen efter produktnavnet. Hvis jeg havde mere end cirka 20 produktanmeldelser ad gangen ad gangen, ville jeg sandsynligvis ændre min mappe-navnekonvention og tilføje et tag for at lade alle de igangværende ting hænge sammen. "IN-PROGRESS_" ville sandsynligvis være for lang, men måske ville noget så simpelt som "IN_" fungere.

Det viser sig, at "IN_" i særdeleshed ikke ville fungere, og her er grunden til: Da jeg skitserede hele mine mappestrukturer, brugte jeg ordet "in" andetsteds for at betyde noget meget specifikt. Se hvor vigtigt det er at skitsere det hele først?

Enestående. En af grundene til at bruge tags og numre er, at det hjælper med at holde filnavne unikke. Du vil aldrig have to filer eller mapper, der hedder den samme ting, for hvis du ved et uheld trækker og slipper dem til det samme sted, kan den ene overskrive den anden. Og det er selvfølgelig forvirrende.

Specielle tegn. Underscores er min bedste ven inden for mappenavnekonventioner. De er rene og holder teksten let at læse. Nogle mennesker bruger mellemrum og bindestreger i deres mappenavne - det er op til dig. Uanset hvad du vælger, skal du altid være opmærksom på, hvordan tegnene påvirker alfabetisk navnesortering. Nogle gange bruger jeg en understregning i begyndelsen af ​​et mappenavn, når jeg altid ønsker, at den mappe skal vises øverst, som "_DONE." Derefter kan jeg nemt trække og slippe alt, hvad der er afsluttet til den øverste mappe. Alternativt, hvis jeg ville have det i bunden, kunne jeg navngive det "z_DONE."

Farve. Mac OS er fantastisk ved at lade dig hurtigt farvekode mapper ved at højreklikke. Du kan gøre det på en pc, men det er klodset. Jeg var afhængig af farvekodning, da jeg arbejdede med stærkt samarbejde designprojekter - min kollega og jeg mærkede mapper på en delt server som gul, når indholdet var nyt og endnu ikke poleret, orange efter filerne var gået deres første designfase, og så på gennem lilla, hvilket tydede på, at arbejdet var udført.

Uanset hvilket system du implementerer skal du holde dig til det! Konsistens er nøglen til at forblive organiseret. Husk, at det at organisere sig, ligesom at holde sig i form, kræver langsigtede livsstilsændringer og ikke hurtige rettelser. Så meget som muligt og så meget som det giver mening, prøv at bruge de samme grundlæggende principper på tværs af alle projekter, teams og afdelinger i hele virksomheden.

Tag væk

Trinene at huske fra denne artikel er:

1. Skit din mappestruktur ud, før du implementerer den.

2. Organiser oplysninger hierarkisk, og tænk på, hvad du bliver nødt til at se og vide i et snapshot-billede, når du kigger i en mappe.

3. Brug bogstaver, tal og specialtegn i dine mappenavne for at få dem til at vises i en intelligent rækkefølge.

4. Vær konsekvent med at navngive konventioner, når du opretter nye mapper.