At blive organiseret: tænk forskelligt over data

At blive organiseret er som at tabe sig. Kortvarige løsninger fungerer ikke. Du er nødt til at foretage livsstilsændringer, som du og dine medarbejdere eller forretningspartnere kan holde sig til på lang sigt.

I denne serie giver jeg tip til, hvordan du får din virksomhed og dine personlige data tilrettelagt ved adressering:

1. Hvordan din virksomhed tænker på information.

2. Navngiv konventioner for mapper, og hvordan man tænker på dem.

3. Navngivelse af konventioner for filer.

4. Informationsdeling.

5. Sådan administreres e-mail.

En diæt til at blive organiseret

Når det kommer til at tabe sig, finder nogle mennesker, at en diæt på fem eller seks små måltider i løbet af dagen fungerer for dem, mens andre har brug for tre regimenterede måltider og absolut ingen snacks imellem. Nogle mennesker køber et gymnastikmedlemskab (drivkraft til faktisk at gå måske kommer fra de penge, de har brugt), mens andre har det bedre med at passe små anstrengelser til deres daglige rutine, som at tage trappen i stedet for elevatoren eller cykle på arbejde.

Pointen er, at de samme løsninger ikke fungerer for alle. Det er det samme med at være organiseret.

Måder at tænke på information på

At være - og blive - organiseret skal være en livsstilsforpligtelse for din virksomhed. Enhver medarbejder og interessent i den daglige drift skal kunne holde sig til programmet. Dit system til at være organiseret skal bestå af praksis, der passer ind i alles rutiner, uanset om det betyder at tage små skridt konsekvent, såsom at slette unødvendige filer, mens du går, eller tage større skridt i en regimenteret tidsplan, såsom at reservere hver fredag ​​eftermiddag til rengøring ud indbakke.

Så før du sætter dig selv og dine kolleger i gang med en ny diæt til at blive organiseret, skal du tage et øjeblik til at tænke over, hvordan din virksomhed ser informationsorganisationen. Nogle muligheder er:

• efter dato eller måned, f.eks. Når der først opstod noget eller planlægges afsluttet

• efter projektnavn

• ved navn på den ansvarlige

• efter finanspolitisk kvartal

Tilpasning af praksis med virkeligheden

Det er vigtigt ikke at prøve at tilpasse et af disse organisationssystemer til din virksomhed, hvis det ikke afspejler, hvordan dit team rent faktisk fungerer. Spørg dine kolleger, hvis de havde brug for at finde et bestemt dokument, måske en faktura eller en kontrakt, hvor skulle de så ud først? Mere vigtigt, hvordan ville de se ud? Søger de deres computer eller virksomhedens netværk efter leverandørens navn, dato, produktbeskrivelse? Åbner de en mappe og skumma filnavne, eller sorteres efter dato eller sorteres efter filtype? Hvor lang tid tager det dem at finde informationen? Spilder de tid, fordi de søger på en måde, der ikke hjælper dem med at indsnævre deres resultater hurtigt?

Du har ikke brug for et formelt møde for at gøre dette. Bare kom ind og spørg. Det tager dig to minutter.

Der kan være mere end et svar. Til tider kan du huske den måned og det år, hvor et projekt blev lanceret, mens din kollega muligvis fikserede navnet på projektet. Og i begge tilfælde er informationen ikke nødvendigvis statisk. Måske havde projektet et kodenavn under udviklingen, og måske lancerede det sent. I den næste artikel om mappenavnekonventioner skal jeg forklare, hvordan man implementerer et system, der kan håndtere denne slags uoverensstemmelser.

Sov på det

Hvis du udfører denne øvelse, skal det hjælpe med at forme din forståelse af, hvordan din virksomhed skal strukturere sine oplysninger - men sov på dem i en dag eller to, og prøv derefter igen, inden du træffer beslutninger eller ændringer i din eksisterende struktur. Nogle gange glemmer vi, hvorfor der findes visse fremgangsmåder, og at ændre dem pludselig kunne utilsigtet ødelægge nogle andre forretningsgrunde.

For eksempel arbejdede jeg på et kontor, hvor freelancer-kontrakter blev sorteret i to faktiske hængende filmapper, en til fakturaer og en til skatteformularer. Det syntes for mig at være meget mere fornuftigt at slå dem sammen. Hvorfor har begge arkivskabe og to mapper begge mærket "Doe, Jane?" Hver gang jeg havde brug for adgang til fakturaer, var jeg typisk også nødt til at slå freelancers skatteoplysninger op. Hvorfor ikke bare forenkle systemet? En af grundene, der er indlysende for mig nu, men ikke var på det tidspunkt, er, at mange mennesker i organisationen havde brug for adgang til fakturaerne, men få mennesker skulle have adgang til de personlige data, f.eks. Personnummer. Det er en god ting, at min manager forstod denne begrundelse og var i stand til at forklare det for mig, før jeg omorganiserede hele systemet.

Tag væk

De første skridt til at tage væk fra denne artikel er:

1. Spørg dine kolleger og dig selv: "Hvordan kan jeg tænke på vores information?"

2. Lad svarene frese rundt i dit hoved i en dag eller to, inden du kommer til nogen konklusioner.

3. En struktur af en eller anden art bør begynde at dukke op. Når du kan se det, skal du ikke bekymre dig om at reagere på det endnu.

Husk, at det at arrangere er som at holde sig i form. Intet vil ændre sig natten over, og det er mere vigtigt at foretage de rigtige livsstilsændringer for dig og din organisation - ændringer, der vil holde fast.