Video: Længe ventet Køkken organisering //Reklame for mig selv (Oktober 2024)
Kommunikation er livsgrundlaget for enhver virksomhed. Alligevel overser for mange erhvervsledere, der er fanget i de daglige udfordringer, behovet for at give medarbejderne praktiske måder at dele information på.
Hvad jeg mener med "deling af information" omfatter mundtlig kommunikation, skriftlig dokumentation, vedligeholdelse af en server, skrivning af e-mail og mere. Med henblik på denne artikel vil jeg fokusere på elektroniske dokumenter, men det er ekstremt vigtigt at overveje, hvordan informationsdeling sker på tværs af organisationen og på alle niveauer.
Betydningen af deling
Hvorfor er deling af information vigtig? Jo bedre din informationsdeling er, desto mere effektivt fungerer din virksomhed. At give medarbejderne de oplysninger, de har brug for for at få succes på deres job og gøre dem bedre, øger også deres jobtilfredshed.
Når information ikke deles godt, kører virksomheder mindre effektivt og spilder penge. Hver gang en ny medarbejder slutter sig til teamet - hvad enten det er som en permanent erstatning, vikariat (handicap, barselsorlov, sabbatsdag) eller i en ny rolle - skal denne person lære enormt meget om sin jobfunktion, samt hvordan virksomheden opererer. Når medarbejdere deler information godt, lærer nye teammedlemmer, hvad de har brug for at vide hurtigere. Og hvad de virkelig har brug for at vide, er, hvordan og hvor de kan finde information snarere end specifikke svar på spørgsmål. Det er princippet om "lære en mand at fiske".
En af de dyreste omkostninger i en virksomhed er at ansætte på grund af den tid, der går tabt med at få nye medarbejdere op til hastighed. Jo hurtigere medarbejdere finder ud af, hvordan de skal svare på deres egne spørgsmål, jo før de kan yde betydelige bidrag til din bundlinje. Dit mål med at forbedre informationsdeling på tværs af virksomheden er at gøre det let for folk at løse deres egne problemer. Et andet mål er at minimere antallet af gange, folk gentager de samme fejl. Forestil dig, hvor meget mere glat og rentabelt din virksomhed kunne fungere, hvis du minimerede disse omkostninger.
Typer af information medarbejdere deler
Lad os overveje et par specifikke typer information, der skal deles: proceduremæssig dokumentation, personaleorganisationsdiagrammer, arbejdsgangsdiagrammer, kontaktpersonoplysninger, kundekontaktinformation og formularer til personaleressourcer. Efter al sandsynlighed har din virksomhed gjort HR-formularer let tilgængelige for alle ansatte - normalt fordi loven kræver det. Når det gælder alle disse andre dokumenter, er chancerne dog forældede, eller de findes overhovedet ikke.
I stedet gemmes en masse af de oplysninger, der skal nedskrives, i andres hoved, og det er problematisk af flere årsager. For det første skal en person aldrig være den eneste indehaver af forretningskritisk information. Det er bare for risikabelt. Hvis denne person bliver syg, forlader organisationen eller kommer til at græde mennesker eller praksis i organisationen, kan det sætte virksomheden tilbage i årene! For det andet, når oplysninger gemmes i en persons hoved i stedet for på et synligt sted, kan ingen andre bidrage til det. For det tredje er andre mennesker, der har brug for oplysningerne, aldrig sikre på, om de har den mest opdaterede version. Årsagerne fortsætter og fortsætter.
Et af de mest fantastiske aktiver i arbejdsstyrken på entry-level er, at de ved, hvordan de skal slå ting op. Hvis de har brug for at vide noget (f.eks. Hvordan man skriver formler i Excel) og kan finde ud af de grundlæggende udtryk, der bruges til at beskrive det (for eksempel sum, produkt, sammenkædede regneark), kan de finde svaret online.
Alt for ofte er virksomheder ikke designet til at støtte denne form for selvforsyning. På arbejdspladsen kan du ikke altid finde svaret op. Nogle gange er du nødt til at jage folk og ryste de oplysninger, du har brug for, ud af dem, som jeg nævnte i det foregående afsnit. Svarene gemmes ikke på et søgbart sted. Men det skulle de være!
At få folk til at dele
Hvis du læser denne artikel og tænker: "Min forretning er i ukrudt. W vil aldrig have tid eller ressourcer til at udføre denne form for tilbage-log-arbejde, " frygt ikke. Her er, hvordan du opdeler det til et fire-trins håndterbart projekt.
1. Forklar vigtigheden af at dele. Fortæl folk i din organisation på et møde på 15 minutter om, hvorfor det er vigtigt at have delte dokumenter.
2. Afsæt en halv dag til dokumentationsprojektet. Køb alle frokost, hvis du er nødt til at blødgøre aftalen.
3. Hvis din virksomhed er arrangeret i teams, skal hvert team mødes for at diskutere, hvilke dokumenter de har brug for at samle eller opdatere. De kan også prioritere hvilke dokumenter, der er mest vigtige at oprette, baseret på, hvilken viden der kun lever i en persons hoved.
4. I løbet af halvdagsprojektet er hver person ansvarlig for kun et dokument. For komplicerede processer kan to eller flere personer være ansvarlige. Målet med projektet er at konfigurere de dokumenter, som virksomheden har brug for - ikke færdigbehandle hver eneste helt den dag.
Efter afslutningen af halvdagsprojektet skulle teammedlemmerne (eller hele organisationen, hvis din virksomhed er lille) dele med hinanden, hvad de har oprettet, og hvor langt de kom. Sørg for, at alle forstår, at alle dokumenter er beregnet til at blive levende dokumenter.
Det sidste trin er afgørende og fortjener et eller to forklaringer.
Levende dokumenter
Et levende dokument er et, der ændres med tiden og typisk kan ændres af en gruppe mennesker, ikke kun en administrator. Det er vigtigt, at alle, der er berørt af dokumenterne, har en chance for at veje op for, hvordan de håndteres, og hvad der er i dem, endda juniorpersonale, der faktisk er de mest vidende mennesker om visse opgaver.
Hele formålet med levende dokumenter er at gøre dem åbne og gennemsigtige for alle de mennesker, der har brug for adgang til dem - og ikke kun eksisterende ansatte, men også fremtidige medarbejdere.
For nylig havde en af mine venner brug for at ordne et regneark, som hans organisation havde brugt til at beregne omkostninger i en afdeling. Regnearket indeholdt forkerte formler, og personen, der havde oprettet den, havde låst filen - og var gået på pension et par år tidligere. Efter en lille smule rundt på en delt server fandt min ven et dokument, som kun seniormedarbejdere kunne få adgang til, som indeholdt adgangskoden. Han var yderst heldig, at den tidligere medarbejder havde tænkt fremad for at placere disse oplysninger på et sted, hvor de rigtige mennesker kunne finde det. Men selv i dette tilfælde ville det have været bedre, hvis min ven (og alt det øverste personale) på forhånd vidste, at dette dokument med adgangskoden eksisterede, hvor det var placeret, og hvad det blev navngivet.
Konsistens
Levende dokumenter kan opbevares på delte servere eller administreres som en wiki. Hvis filerne er vært på en server, skal du udføre dine retningslinjer for navngivning af konventioner, så når folk tilføjer nye filer og mapper til serveren (eller arkiverer ældre filer), gør de det på en konsekvent måde. Hvis alle er på samme side, vil navnene være ensartede, og alle kan hurtigt finde det, de har brug for.
Det sidste trin i deling af information er at gøre levende dokumenter tilgængelige for de mennesker, der har brug for dem, og for dette skal du vende tilbage til fil- og mappens navnekonventioner. Selv hvis du opretter en wiki, vil du have en slags standard på plads til, hvordan sider navngives og organiseres på webstedet.
Sørg for at forklare alle ansatte, hvilke navnekonventioner der bruges, og hvorfor. Vær klar over, hvad du vil have dem til at gøre, og hvorfor. Her er nogle nøglepunkter at understrege:
1. At være organiseret hjælper os med at lykkes som en virksomhed og som et team.
2. Brug af ensartede navnekonventioner holder os alle på den samme side og forbedrer vores teammentalitet.
3. At have et system sparer dig tid, fordi du hurtigt kan finde ting.
4. Du minimerer dine egne fejl, f.eks. At slette data eller overskrive filer.
5. Efterhånden som organisationen vokser, vil vi være i stand til at håndtere nye forretninger mere effektivt.
6. Når vi ansætter nye medarbejdere, vil træning af dem tage mindre tid, og at få dem til vores tankegang vil ske hurtigere.
Tag væk
De vigtige ideer at fjerne fra denne artikel er:
1. Deling af oplysninger er afgørende for virksomhedens succes og kræver alles deltagelse.
2. Levende dokumenter kan og bør ændres over tid; levende dokumenter skal være tilgængelige for flere mennesker, der er i stand til at ændre dem, såvel som synlige for alle de mennesker, der er afhængige af dem, men nutid og fremtid.
3. Dokumenter, der er mærket og gemt på en ensartet måde, er nemme at finde, og vil således faktisk blive brugt.
