Organisering: gode tip til bedre filnavne

Hvordan du og dine medarbejdere navngiver dine filer er lige så vigtigt som hvordan du navngiver dine mapper. At gøre det intelligent, systematisk og logisk fra starten positionerer din virksomhed til succes, langsigtet vækst og stabilitet.

Mange virksomheder, der overvejer et nyt organisatorisk skub, har sandsynligvis en enorm efterslæb af gamle filer, som de ikke ønsker at omdøbe (i det mindste ikke med det samme). Det er okay. Du skal begynde engang.

I mange tilfælde er det fornuftigt at implementere et nyt system, når du starter et nyt projekt, team, finansieringsafdeling eller år - uanset hvilke vigtige vartegn din virksomhed har. Det giver mening at starte fra et betydeligt tidspunkt delvis på grund af, hvordan du håndterer de uorganiserede arkiver. Om et år vil du være i stand til at finde og administrere alt det nylige, du har brug for uden problemer, men du vil ikke være i stand til at finde ældre ting, der foregår for dit nye system lige så let. Jeg giver dig et par tricks til at håndtere disse arkiver uden at bruge måneder (eller en praktikantens ungdom) til at omdøbe dem alle.

Filnavne

Som med mapper, skal filnavne være:

• unik

• indikativ for, hvad filen indeholder

• på linje med, hvordan din virksomhed tænker på information

• kan skannes (med det menneskelige øje) alt efter, hvordan du og dine medarbejdere finder information

• naturligt ordnet alfabetisk

• konsekvent!

Enestående. Det er helt afgørende, at filnavne er unikke, især hvis du arbejder i et samarbejdsmiljø, og især hvis du ofte kopierer filer til en server. Hvis du ikke har et system til, hvordan du holder filnavne unikke, risikerer du at overskrive dem og miste alle dine data. I samarbejdsmiljøer er det almindeligt at overskrive filer med vilje. Hvis du som dig er vokset til at blive pop-up-advarsel ("Er du sikker på, at du vil erstatte den eksisterende fil med den nyere?"), Er intet der vil forhindre dig i at overskrive den forkerte fil, hvis den har det samme navn.

Lad os for eksempel sige, at jeg har en ny faktura fra Grey's Electronics ved navn Grays-invoice.pdf, dateret i går. Jeg sætter den muligvis på serveren i mappen Fakturaer, og jeg får muligvis en advarsel om, at der allerede findes en fil med det navn. Jeg kan også antage, at siden fakturaen kom ind i går, har en anden lagt den der - men jeg havde bare regnskabsafdelingen underskrevet denne faktura, så min skal være den seneste, så jeg vil overskrive den gamle. Det hele falder i stykker, når nogen senere på dagen beder mig om at trække Greys forudgående faktura, du ved, den fra to måneder siden… den med samme filnavn, som nu er væk.

Vejledende. Det ser ud til at være fjollet at påstå, at filnavne skal indikere, hvad de indeholder, men jeg har set det gå galt mange gange. Mange mennesker antager, at når de indlejrer en i en mappe, tager mappen sig af det større kategorinavn. De antager også falskt, at det mest relevante indhold i en fil for dem også vil være indlysende for alle andre, der har brug for adgang til filen. Lad os tage faktureringseksemplet igen. Lad os sige, at regnskabsafdelingen finder fakturaer på tre måder: fakturanummer, skat-id og den skattemåned, hvori den blev betalt. Regnskab kunne ikke være mindre interesseret i, at det er "Gray's faktura."

Jeg bruger personligt to hovedidentifikatorer til alle mine filer: numeriske datoer og koder. Hjemme blogger jeg flere gange om måneden. Alle tekstfiler og fotos, som jeg bruger på min blog, er klassificeret med en fircifret dato (YR MO) og klassificeren "bg" til "blog." Et foto af et marked i Montreal taget under en tur i september 2010 kaldes 1009bg_montreal_market.jpg. De firecifrede tal fungerer til mine blogfiler, fordi jeg kun skriver i gennemsnit fire eller fem indlæg pr. Måned.

Men nogle gange har jeg måske snesevis af fotos fra en bestemt måned. I så fald koder jeg dem enten med et sekscifret nummer, tilføjer dagen til slutningen, eller jeg forkorter en anden signifikant for at gemme tegn, så jeg kan tilføje mere beskrivende tekst til filnavne. For eksempel:

• 1009bg_mnrl_mrkt_peppers01.jpg

• 1009bg_mnrl_mrkt_peppers02.jpg

Jeg ved, før jeg endda åbner filerne, at disse begge er fotos af peberfrugter, som jeg har sendt på min blog (bg), taget i september 2010 (1009), i Montreal (Mr.l), på markedet (mrkt).

Et andet trick, hvis du rejser meget, skal du bruge lufthavnskoden til at angive placeringen: YUL for Montreal, LAX for Los Angeles, LHR eller LGW for London, og så videre.

I tråd med forretningstanken processen. Som du måske har gætt fra ovenstående eksempel, ved jeg, at jeg kan stole på min hukommelse til at hente oplysninger efter dato. Når du beslutter, hvordan dine navnekonventioner fungerer, skal du vide, hvordan din virksomhed husker oplysninger. Men datoer dræber også to fugle med en sten. De koder filen til, når den opstod eller var betydelig, og får dig halvvejs til at have unikke navne. Jeg vil aldrig ved et uheld åbne billeder fra min Montreal-rejse fra 2006, hvor jeg virkelig ønsker dem fra 2010, selvom jeg optog fotos på markeder begge gange.

Jeg anbefaler absolut at medtage en dato i dine filnavne. Det eneste virkelige spørgsmål er, hvilken dato er mest nyttig for din virksomhed? Den dato, hvor en faktura blev sendt eller behandlet, eller den dato, hvor arbejdet blev afsluttet, eller da kontrakten blev underskrevet? Virksomhedsejere, teamledere og afdelingsledere skal foretage det endelige opkald, men snak først med de mennesker, der udfører det mest daglige arbejde. Det er dem, der ved, hvad der virkelig giver mening.

Scannes. Når du åbner en mappe, vil du vide dens indhold øjeblikkeligt uden at åbne filer eller skubbe til miniaturevisninger. Brug af den rigtige filnavns-konvention inkluderer at beregne, hvad nøgleinformationen er i hvert dokument. Jeg kryber, når jeg ser en computers computer med filen resume.doc. Hvilken CV er det? Hvornår blev den opdateret? Er det en lang version eller en kort version? Hvor sendes det? 1102_CV_marketing_digital.doc kan være det CV, der fremhæver din digitale marketingoplevelse, hvorimod 1102_CV_short.doc muligvis er det generiske professionelle CV, du har til hensigt at opdatere, når du ansøger om advokatskole.

Bare tænk på, hvor meget mere produktiv du og dine kolleger kunne være, at du vidste med stor sikkerhed, hvad hver fil indeholdt, før du åbnede den.

Naturligt bestilt. En anden grund til, at jeg gerne vil bruge datoer som identifikatorer, er fordi alt falder i kronologisk rækkefølge, når mappen sorterer filer efter navn, som typisk er standard. Sortering efter faktisk fildato fortæller kun, hvornår filer sidst blev opdateret, og det er usandsynligt, at det er den primære ting, du ønsker eller har brug for at vide. Hvis du altid sætter YR MO DA i begyndelsen af ​​filnavnet, har du altid orden.

Konsistens. Tidligere lavede jeg den analogi, at det at organisere er som at holde sig i form. Ændring sker ikke natten over. Belønninger kommer på lang sigt, ikke på kort sigt. Du er nødt til at foretage ændringer, der er rigtige for dig, og som vil vare, snarere end at hoppe på en fad diæt. Når du får den fornemmelse, at du har fundet en løsning, du kan leve med, skal du holde dig til den!

Håndtering af arkiver eller ældre filer intelligent

Ingen forventer, at du omorganiserer og omdøber hele dit arkiv med data. Det er ikke en værdifuld måde at bruge din tid på, og det er latterligt at tro, at du endda kunne trække den af. Så hvad skal du gøre med alle disse uorganiserede filer og mapper fra fortiden?

At tænke på alle dine filer på en gang er uhåndterligt. Derfor er de uorganiserede! Den nemmeste måde at begynde at tackle dine arkiver på er at tænke på to grupper: gamle og virkelig gamle. Hvordan du definerer gammel og virkelig gammel er op til dig.

For mig betyder "virkelig gammel" jeg er mere end 99 procent sikker på, at jeg ikke får adgang til filen nogensinde igen - men det kan ske. "Virkelig gamle" ting, for mig, skal også være mindst tre år gammel. Filer, der opfylder disse to kriterier, er klar til at arkivere til disk.

Regelmæssig "gammel" henviser generelt til filer, som jeg arbejdede på inden for et og tre år siden. Disse forbliver på min harddisk eller server, hvor jeg kan få adgang til dem, hvis jeg har brug for det, men bliver dumpet i årsmapper. Jeg har mapper mærket "2010, " "2009, " og "2008."

Hvis du lægger ældre indhold i mapper efter år, kan du gøre en forårrensning. Har du nogensinde prøvet at rengøre dit skab grundigt uden at tømme det? Det fungerer ikke. For at blive organiseret, har du brug for en ny start. At feje alle dine filer i mapper efter år giver dig den rene start uden at fjerne noget, du faktisk har brug for. Du skal se et rent og ryddig vindue, før du kan organisere dig!

Hvad gør du med en fil, der spænder over flere år? Stick den i den seneste mappe. Arbejdede du med det sidste år? Så skulle det være i sidste års mapper. Hvis du er bekymret, kan du ikke finde det, hvorfor? Dine filer er allerede et rod! Du er sandsynligvis nødt til at søge efter filen alligevel, så hvad betyder det noget, hvis den er indlejret i endnu en mappe?

Tag væk

De vigtige take-away-punkter fra denne artikel er:

1. Filnavnkonventionen, som din virksomhed bruger, skal forstås af alle i organisationen.

2. Filnavnskonventioner skal hjælpe folk med at finde information hurtigt ved at scanne navne eller ved at se efter datoer eller andre markører i navnet.

3. Filer, der er "naturligt bestilt", er lettere at scanne og sortere.

4. Vær konsekvent med navngivningskonventioner.

5. Undgå et stort eftersynsprojekt ved blot at arkivere ældre data pr. År.