Bliv organiseret: hvornår er det okay at slette?

Gemning af digitale data er en sjov ting. Der er ofte ingen værdi i at holde det (en diskuterbar erklæring, og det kommer jeg til), alligevel, fordi det ikke optager noget fysisk rum, og det virtuelle rum er billigt, hænger vi fast på det.

Men der er konsekvenser ved at redde alt. Hvis du kæmper med, om du vil gemme eller slette data, fra arbejdsfiler til fotos til e-mail, hjælper denne kolonne dig med at tænke gennem dit nuværende dilemma og udtænke nye strategier til styring af den stadigt voksende belastning.

Savers 'psykologi

At vælge at smide eller slette noget er ofte et psykologisk eller følelsesmæssigt forhold mere end det er en rationel beslutning. Meget ofte, når vores finger svæver over sletasten, opfattes det, der forhindrer os i at trykke på den, som potentiel værdi, ikke faktisk værdi. Vi tænker, "Der kan være information i den e-mail-tråd om det projekt, der er afsluttet i to år, som jeg har brug for i fremtiden." Eller, "Hvad hvis jeg en dag lærer at bruge fotoredigeringssoftware og rydde op i de billeder, der ikke er særlig gode, som de er?"

Når vi gemmer e-mails, fotos, musik, noter og andre filer, vurderer mange af os ikke dataene ægte værdi, som de er nu. Vi overvejer fremtidige omstændigheder, der måske eller måske ikke forekommer. Vi hænger på tingene, fordi hvad er skaden i det? Digital lagerplads er billigere end nogensinde. Du kan få en masse skybaseret opbevaring gratis. Eksterne harddiske er ikke så dyre. Og mængden af ​​plads, der kommer på en typisk hjemmecomputer, tablet og smartphone - selvom du køber den mindste tildeling - er mange gange mere, end den nogensinde kunne have været for et årti siden.

En tankegang er, at med al denne tilgængelige plads, bør vi aldrig slette noget. Arkivering er fint, men der er ingen værdi i at slette. Fejl ved siden af ​​forsigtighed, og red alt. Mennesker i denne lejr - lad os kalde dem sparere - trives ofte med begrebet potentiel værdi. "Hvad hvis vores forretning finder ud af, hvordan man kan udnytte værdifuld information fra alle disse gamle e-mails?" Og de har sandsynligvis også en konserveringsmetode: "Vi ved endnu ikke værdien af ​​historien til disse data, så vi burde bevare dem i den tid, hvor vi gør."

Når sparere imidlertid prøver at få adgang til deres bevarede data, løber de normalt op i et par uventede problemer i den virkelige verden. For det første, som en kollega af mig i IT-afdelingen udtrykte det, "Opbevaring er billig, men at vedligeholde det er dyrt." Der er en omkostning - i penge, tid eller begge dele - forbundet med indeksering og hentning af arkiver, afhængigt af hvor og hvordan det arkiveres. Hvis du tror, ​​du har alle de oplysninger, du nogensinde har brug for, fordi du flittigt arkiverer dine Outlook-filer, tør jeg dobbelt-hunde dig til at prøve at hente noget specifikt. Det er let at sende filer til arkivet. At trække dem ud og finde, hvad du vil, er en smerte i nakken, og få mennesker gør det faktisk. Besparere gemmer alt, ikke fordi de har brug for deres data, men fordi de kan lide ideen om at være i stand til at hente deres data, hvis de har brug for det. Spørg dig selv, om disse. PST-filer, du har nægtet at slette i de sidste 10 år, ikke er andet end et sikkerhedstæppe.

Med andre ord, når du arkiverer noget, afhængigt af hvor og hvordan det arkiveres, kan det blive utilgængeligt og mere besvær, end det er værd at hente.

En afbalanceret tilgang til at gemme og arkivere

En bedre tilgang er efter min mening at have en klar mental sondring mellem "arbejdsfiler" eller "aktive data" og andre slags data. Jeg bruger udtrykket "arbejdsfiler" til at beskrive data, som jeg har brug for i løbet af igangværende arbejde, eller arbejde, der blev afsluttet for nylig nok til, at jeg med rimelighed kan få brug for at få adgang til dem i den nærmeste fremtid. "Aktive data" betyder i det væsentlige den samme ting, men beskriver måske bedre computerfiler, der ikke er bundet til arbejde, som familiebilleder og underholdning (musik og videoer). Der er forskel mellem musik, du aktivt spiller, og musik, du har samlet for at samle, men sandsynligvis ikke vil spille… nogensinde.

Alderen for en fil fortæller dig ikke altid, om den er aktiv. For eksempel kan du overveje at nogle gamle fotos er aktive, hvis du har til hensigt at dele dem eller inkorporere dem i et projekt, f.eks. En familiehistorie eller vægkalender. Hvis du imidlertid har 18 versioner af den samme fotosammensætning, og 16 af dem er slørede, er chancerne for, at du nogensinde vil bruge disse 16 skud eller høste nogen værdi af dem overhovedet, ekstremt lave. Når en fils værdi er så lav, er det papirkurven. Slip den forestilte potentielle værdi, og slet den bare.

Jeg synes også, det hjælper med at tænke på arkivering, der ligner sletning, hvilket betyder, at når der først er arkiveret, er det i det væsentlige utilgængeligt, selvom det ikke er gået for godt.

Her er et meget tydeligt eksempel: Den amerikanske regering dikterer, at amerikanere har behov for at have skatteregistreringer på syv år, så alle disse data er "aktive" og skal gemmes på en sådan måde, at de er let tilgængelige. Dine skatteregistre fra mere end syv år siden kan sandsynligvis arkiveres, fordi det er meget usandsynligt, at du nogensinde har brug for adgang til dem, men der er en smule chance for, at du eller din familie, forretningspartnere eller juridisk rådgiver kan have brug for eller vil have dem i fremtid.

Hvordan man ved, hvornår man skal slette (eller arkivere)

Hvordan ved du, hvornår det er okay at slette dine computerdata og filer? De regler, du har indført for dig selv, vil sandsynligvis variere efter filtype, så her er nogle tip til typiske kontorfiler (tekstbehandling, regneark, præsentationer osv.), E-mail, fotos og musik og videoer.

Angiv værdien. Praktisk set, når det er tid til at rydde rodet, skal du fastlægge, hvad du har brug for eller ønsker at vide om arbejdet, dataene eller filen, og hvor du ville finde det. Kig derefter efter steder, hvor det duplikeres - hvilket meget ofte er det samme sted, som du kan begynde at bruge sletningstasten.

Lad os for eksempel sige, at du gemmer følgende: PDF-filer med sendte fakturaer, kopier af kontroller for betalte fakturaer og et regneark for al faktureringsaktivitet. På et tidspunkt efter modtagelse af betaling kan du muligvis slette (eller arkivere) faktura-PDF-filer. Handlen er afsluttet, kontrollen er ryddet, og du har en god oversigt over fremskridtene.

Slet fotos, mens du optager. Med fotos skal du huske, at bare fordi du har evnen til at gemme titusinder af billeder, ikke det skal du. Gå i vane med at slette ude af fokus-billeder og andre dårlige billeder, når du tager dem (det er trods alt en af ​​de smukke ting ved digital fotografering).

Papirkurv e-mails. Ved e-mail skal du slette rutinebeskeder og hurtig kommunikation, der ikke indeholder de oplysninger, du muligvis har brug for senere. De fleste mennesker kan sortere efter modtager og vide, hvor størstedelen af ​​disse filer vil være.

Gem kun en kopi af e-mail-vedhæftede filer. Slet e-mails med vedhæftede filer, men gem vedhæftningen lokalt, når det er nødvendigt. Eller omvendt: opbevar e-mailen, grøft filen. Uanset hvad, e-mail-vedhæftede filer er et godt sted at identificere duplikering, og du har kun brug for en kopi. For flere tip om e-mail specifikt, se "Sådan undgår du overbelastning af e-mail."

Dump (eller arkiver) medier, du ikke spiller. For al musikken og videoholdere skal du være realistisk om, hvilke filer du faktisk vil afspille. Hvis du er en rigtig tung mediebruger, kan du drage fordel af skytjenester, der giver en licens til de medier, du ejer (a la iTunes Match), så du ikke behøver at gemme lokale kopier af ting, du tror, ​​du vil have, men aldrig faktisk spiller.

Måske er det bare min personlighed, men jeg føler en følelse af frihed, når jeg ikke er fyldt med filer, som jeg simpelthen ikke har brug for. Øvelsen med at slette endda en smule unyttige data eller filer, der ikke har nogen reel værdi, hjælper mig med at føle, at jeg fokuserer mere på de data, der betyder noget.