Bliv organiseret: hvad er det bedste værktøj til at organisere en voksende virksomhed?

"Hvilket værktøj vil hjælpe mig med at styre min voksende virksomhed bedre?" En læser ved navn Rafael skrev mig i sidste måned for at stille dette spørgsmål. Han havde læst om nogle af de bedste projektstyringsværktøjer, arbejdsstyringssoftware, kommunikationsprogrammer og alle disse andre produktivitetsapps, der var beregnet til at gøre et forretningsboom. Men han kunne ikke helt finde ud af, hvilken der rent faktisk ville fungere bedst til at styre sit arbejde.

"Jeg er lige begyndt at arbejde for et lille ejendomsinvesteringsfirma, " skrev han, "og de har virkelig brug for hjælp til at automatisere deres processer. De administrerer ting hovedsageligt via e-mail (argh!) Og med planer om at udvide er det ikke en skalerbar struktur på dette tidspunkt. Jeg tænkte på at bruge enten Asana eller Teamwork Projects til at strømline operationer og ønskede dine input. For at give dig et perspektiv er teamet fem interne medarbejdere, der arbejder med investorer for at købe og sælge ejendomme."

Rafael forklarede endvidere, at han tænker på hver ejendom som et "projekt" og ønskede at være i stand til at oprette en liste over opgaver for hver enkelt, der ville blive tildelt medarbejdere efter behov. Organisationerne administrerer overalt fra 150 til 200 "projekter" ad gangen. Og fra tid til anden har eksterne spillere brug for indsigt i processen.

Han sagde også, at fleksibilitet og teamsamarbejde var meget vigtigt, da de er i mange virksomheder. Men han syntes temmelig klar til at bruge enten Asana eller Teamwork Projects. Her er mit svar:

Deck of Cards vs. brætspil

Tænk på Asana som et kortstykke, og tænk på Teamwork Projects som et brætspil. Med et kortstykke kan du spille et spil, som en anden har oprettet, eller du kan sammensætte dit eget spil. Med et brætspil kommer spillet med regler, og du kan bøje dem, hvis du ville, men generelt set er brætspelet designet til at blive spillet, mens du holder dig til reglerne.

Efter min erfaring tager Asana tid til at implementere det rigtige, men i sidste ende kan du bruge det, som du vil. De første par dage vil være virkelig forvirrende for alle, der lærer at bruge systemet. Årsagen er, at dit team bliver nødt til at indstille reglerne for, hvordan man bruger det. Der er ingen rigtig eller forkert måde at bruge Asana på.

Efter et par uger er de fem ansatte forhåbentlig ombord, og de vil sandsynligvis begynde at justere deres regler på dette tidspunkt. Asana tager prøve og fejl. Det kræver også solid teamkommunikation for at sikre, at alle bruger værktøjet på samme måde.

Lad os nu tale om Teamwork Projects. Det vil tage dit team lidt tid at vænne sig til Teamwork Projects også, men af ​​en anden grund. Folk vil udforske alle funktioner og indtaste opgaver for første gang. Dit team vil sandsynligvis oprette en masse skabeloner, som de kan genbruge igen til det næste salg eller køb. Men med Teamwork Projects er nøglen, at du håndterer hvert køb eller salg af fast ejendom som et projekt.

Projekter har altid slutdatoer, og i dit tilfælde er det slutdatoen. De har normalt milepæle, måske går de i kontrakt eller får penge i escrow. Og med projekter er datoer for disse frister og milepæle vigtige. Jeg har ingen anelse om frister betyder noget for dit team eller ej. Siger dit team ting som "Lad os købe denne ejendom inden 1. oktober" eller bare "Lad os købe denne ejendom" uden at vide, hvor lang tid det vil tage? Hvis du har faste frister, er Teamwork Projects sandsynligvis bedre.

Projektstyringsværktøjer, såsom Teamwork Projects, giver dig mulighed for at oprette afhængigheder mellem opgaver, så en opgave ikke kan ske, før alle de afhængige opgaver opstår. Hvis du f.eks. Ikke kan gå på kontrakt, før inspektionen er udført, er det muligt at konfigurere i Teamwork Projects. Med Asana kan dit hold vælge at spille efter denne regel, men det vil ikke være en del af selve systemet. Du kan bruge begge værktøjer gratis for at få en fornemmelse af, hvordan de fungerer, og derefter opgradere til en betalt konto, der vil have flere funktioner.

Valg af et værktøj

Jeg checkede ind hos Rafael et par uger senere for at se, om han havde taget en beslutning, og hvordan værktøjet fungerede for sit team. Han havde valgt at prøve Teamwork Projects. Salgsstedet, sagde han, var evnen til at skabe afhængighed mellem opgaver. Opsætningen tog som forventet nogen tid, men Rafael havde nogle gode nyheder også at dele:

"En åbenbaring, der er værd at nævne, er, at der er et Teamwork Projects Startup-tilbud, hvor de giver startups et års værdi af softwaren gratis! Det var meget gavnligt ved at gå, " skrev Rafael.

Yderligere ressourcer

For relateret rådgivning, se 7 måder til at forenkle projektstyring i teamworkprojekter og bruge Asana i erhvervslivet.

Og for flere forretningsapp-henstillinger, se den bedste software til online forretningssamarbejde.