Bliv organiseret: Brug asana i erhvervslivet

Indhold

• Bliv organiseret: Brug af Asana i erhvervslivet
• Bliv organiseret: Asana in Business fortsatte

Idet e-mail og møder fortsat spilder vores tid, er virksomheder og teams inden for virksomheder desperate efter at finde nye måder at arbejde på, som er mindre afhængige af disse to dæmoner. "Asana eller buste, " siger Mark Arnoldy, administrerende direktør for Nyaya Health, en progressiv non-profit organisation, der omfavner effektivitet i sin virksomhedskultur i navnet på at bringe sundhedspleje til befolkningen i Nepal. Nyaya Health bruger et arbejdsgange og projektstyringsværktøj kaldet Asana i næsten ethvert aspekt af sin forretning. De bruger det til at spore penge-indsamlingskampagner, planlægge, hvordan man får patienter fra landdistrikterne Nepal til hospitaler i Kathmandu og endda bruger det til at teste computerlitteratur hos jobansøgere.

"E-mail er det eneste værktøj, folk stopper med at bruge i deres virksomhed, når de begynder at bruge Asana, " siger Kenny Van Zant, der håndterer forretning og drift i Asana. Arnoldys oplevelse bekræfter dette: Hans interne e-mail udgør nu kun ca. 20 procent af hans beskeder, og mange af disse meddelelser er bare for sjov. Det virkelige arbejde og kommunikation sker i Asana.

Selvom jeg selv har brugt Asana i nogen tid, ville jeg mere udforske, hvordan det kan bruges i virksomheder til at strømline kommunikation og gøre teams mere effektive. Jeg besøgte Arnoldy og eksekutivassistent Monica Landy i Nyaya Health 's hovedkvarter i New York for at få en bedre fornemmelse af, hvordan værktøjet rent faktisk fungerer i et rigtigt forretningsmiljø.

Hvad er Asana?

At beskrive Asana kræver lidt udpakning for dem, der aldrig har brugt det. Det er dels en opgaveliste og dels et komplekst samarbejdsværktøj. Du kan bruge det til projektstyring eller til at spore en ansat ansøger gennem ansættelsesprocessen. Det er åbent og fleksibelt meget på samme måde som Evernote er, hvilket undertiden betyder, at førstegangsbrugere ender med at stirre på en tom skifer, usikker på, hvordan de skal starte. Men når du først er i det, kan Asana ligesom Evernote blive det, du har brug for.

Asana bor i skyen, og den primære grænseflade er online (på asana.com). Der er nogle mobile apps, men webgrænsefladen er langt bedre og mere kapabel. Asana er gratis for op til 15 personer til at samarbejde, med betalte konti, der starter ved $ 50 pr. Måned og går derfra baseret på antallet af teammedlemmer. Jeg anbefaler at bruge en gratis konto i mindst to eller tre måneder med en lille gruppe mennesker til at teste dens farvande og lære rebene, da brug af Asana effektivt afhænger meget af at matche det til din arbejdsgang og behov.

Som du kan se i videoen øverst i denne artikel, i dets kerne, giver Asana dig mulighed for at nedskrive opgaver, tildele dem til nogen (inklusive dig selv), tilføje en forfaldsdato, lave notater om opgaven og tilføje følgere, der kan hold øje med dine fremskridt eller bidrage til samtalen omkring det.

Opgaver kan have underopgaver. Alle opgaver kan trækkes og slippes til et passende sted. Og du kan tilføje sektionsoverskrifter i dine opgavelister for at indikere, hvad du end ønsker. Sektionsoverskrifter er afgrænsningslinjer, og de hjælper dig med at nedbryde komponentdelene i en meget stor eller kompliceret proces. Du kan lære meget mere om, hvordan Asana fungerer generelt ved at se nogle af de vejledningsvideoer, som Asana leverer.

Nogle af de generelle anvendelser af Asana i erhvervslivet inkluderer

• rekruttering, ansættelse og sporing af ansøgere
• ny medarbejderuddannelse og checkliste for at komme i gang i virksomheden
• projektledelse
• styring af arbejdsgang
• liste-ledelse
.

Da jeg mødtes med Nyaya Health-teamet, viste de mig, hvordan nogle af disse anvendelser faktisk ser ud og fungerer på deres Asana-konti.

Asana i Business in Action

Nyaya Health har fem personer i New York, fire i Boston, en i Kathmandu, og omkring 165 ansatte og frivillige på jorden i Nepal, hvor internetforbindelse ikke altid er tilgængelig. Medlemmerne af kernekontoret i USA er de primære brugere af Asana, selvom nogle få ledere i Nepal også bruger systemet til at koordinere.

CEO Mark Arnoldy begyndte at bruge Asana til sin personlige opgave i 2012, og et par måneder senere bragte han værktøjet i hus. I året siden skabte han en virksomhedskultur omkring Asana og fortæller sine medarbejdere, at det kun vil fungere, hvis han har fuldt indkøb fra alle. Derfor "Asana eller buste."

Her er nogle af de måder, de bruger Asana, som jeg fandt ret opfindsom:

Liste: Ansvarsområder. En af måderne, Arnoldys team bruger Asana på, er at føre en liste over ansvarsområder i organisationen, og hvem de falder til. De har et projekt kaldet Områder med ansvar, hvor hvert element eller opgave på listen er et ansvar, såsom NYC Intern Program, Crowdfunding Care Coordination og 501c3 Audit. Den ansvarlige er angivet som modtager af den relevante opgave. Alle i Nyaya har adgang til dette projekt. Når nogen har brug for at bestemme, hvem der er den rigtige person i organisationen for et spørgsmål, der er ved hånden, kan de bare se listen. Arnoldy siger, at en sekundær fordel ved denne liste er, at folk føler mere ejerskab for deres ansvarsområder, når deres navn vises ved siden af ​​en, klar som dag, for alle at se.

Sporing: Ansøgere . Når en stilling i Nyaya er åben, vender ansættelsesteamet sig mod et projekt, de har til sporing af jobansøger. Sektionsoverskrifterne i dette projekt viser de forskellige faser i kandidatgennemgangen. "Opgaven" er jobansøgerens navn. Alle noter, der vedrører ansøgeren og hans eller hendes interviews forbliver med opgaven som kommentarer. Når kandidaten passerer hvert trin, trækker lejeholdet personen / opgaven ned i kæden for at vises under den næste passende sektionshoved. For eksempel, hvis en kandidat, der hedder Sandeep, videregiver e-mail-opfølgningen og telefonintervjuet, flyttes "Sandeep" -opgaven til det næste trin, "personlig interview", og så videre, når han passerer, indtil der stilles et jobtilbud. Når Nyaya finder store potentielle medarbejdere, der ikke kan tage en position i øjeblikket, flytter de dem til et andet projekt (igen ved hjælp af træk-og-slip-funktioner). Resultatet er atalent pool til fremtidige ansættelsesmuligheder. Alle noter om kandidatens samtale er stadig gemt med opgaven til opbevaring, så det er let at henvise til en fil, selvom det refererer til et interview, der fandt sted for et år siden.

Test: færdigheder med ny leje. En anden opfindsom anvendelse af Asana i Nyaya Health-ansættelsesprocessen er at invitere kandidater til et Asana-arbejdsområde og tildele dem nogle opgaver. Hvordan besvarer de opgaverne? Hvor godt besvarer de spørgsmål, der stilles i kommentarerne til opgaverne? Kan de finde ud af, hvordan de bruger Asana baseret på, hvad de ser i interface? Ifølge Arnoldy og Landy lader denne test dem ikke kun se, hvordan kandidater tænker gennem hårde problemer, men tester også deres computerlitteratur. De leder ikke efter ekspertise i Asana, men de ønsker bekræftelse af, at de mennesker, de ansætter, er effektive til at lære og bruge nye teknologier.

Replikering af software. Arnoldy indrømmede, at undertiden hans firma undersøger anden produktivitetssoftware, som hans non-profit måske ønsker at bruge, men normalt kan gentage deres kernefunktionalitet i Asana uden at bruge nogen ekstra penge. Nyaya-medarbejdere bygger skabeloner i Asana til en bestemt funktion, duplikerer derefter skabelonen og omdøber den, når de har et faktisk projekt at udføre. Navnekonventioner, det vil sige, hvordan man navngiver projektet, findes i skabelonens titel. For eksempel kaldes en skabelon til et nyt udviklingsprojekt: "INDGIVELSE TEMPLAT; ENTITY: PROJECT TITLE: DUE DATE (PROJECT MANAGER)." Du kan ikke blive meget klarere end det.