Video: IRINA'S KØLESKABS ORGANISERING (Oktober 2024)
Eksperter elsker at sige, at møder dræber produktiviteten. Unødvendige og dårligt planlagte møder gør det bestemt. Men nogle møder er nødvendige. Møder kan forsegle nye forretningsaftaler. De kan starte team om produktive nye ventures. De kan rette kurs på et projekt, der er gået galt. Og de kan lette kameraderiet blandt samarbejdspartnere, der ikke er i stand til at være sammen i det samme rum. Når du absolut skal have et møde, har du brug for nogle tip til at afholde mere produktive møder samt den rigtige software til at gøre det.
Planlægning
Outlook kommer sandsynligvis til at tænke som den typiske kontorsoftware, der bruges til at planlægge møder, men jeg synes, mange af Outlook's funktioner er uklare og vanskelige at lære at bruge som tilsigtet. Hvis alle dine mødedeltagere er dygtige Outlook-brugere, kan du sandsynligvis finde et tidspunkt at mødes, der fungerer for alle, reservere et konferencelokale og få det møde i kalenderen uden at bruge andet end Outlook. Jeg har brug for noget enklere, og jeg er noget af et organisatorisk værktøjs-aficionado, så jeg kan kun forestille mig, hvordan andre kan føle om Outlook som et planlægningsværktøj.
Doodle.com er den enkle løsning. Det er et af mine yndlingswebsteder til planlægning af møder og sammenkomster. Doodle.com er et gratis websted og en service, der gør planlægningen så enkel som at oprette en afstemning. Du inviterer folk til afstemningen (ved at sende omkring en URL eller invitere dem direkte fra Doodle), og de markerer markeringstider, de er tilgængelige, baseret på de valg, meningsmåleren giver. Det er en drøm om effektivitet.
For mere om Doodle, se mit interview med Doodle's grundlægger Michael Naef, som inkluderer en video, der viser, hvordan Doodle fungerer.
Virtuel møde-hosting
Webex og GoToMeeting er to af de mest kendte virtuelle mødetjenester, som efter min erfaring har tendens til at blive brugt af mennesker, hvis virksomheder allerede har en konto hos denne udbyder. Betalte konti for begge er fyldt med funktioner, såsom muligheden for at optage møder, chatte med andre deltagere, dele alt, hvad der sker på en computers computerskærm, forbinde flere webcams og meget mere. GoToMeeting kræver en installeret applikationsinstallation for at bruge.
Webex tilbyder en gratis konto (GoToMeeting gør det ikke), men det kommer med nogle stramme begrænsninger. For eksempel kan kun én person være vært for møder, og det maksimale antal mennesker på mødet er tre. Alle på mødet skal bruge VoIP, fordi telefonopkald ikke understøttes, og værten kan dele hendes skrivebord, tavle og dokumenter, men ikke applikationer eller noget, der kører fjernt. Så hvis du bruger en af disse tjenester, vil du sandsynligvis have den betalte konto.
Join.me er en anden populær mulighed for at være vært for virtuelle møder. Ligesom Webex har det en gratis mulighed, men med løse begrænsninger på begrænsningerne. En gratis Join.me-konto accepterer op til 10 deltagere i et virtuelt møde, understøtter skærmdeling og muligheden for at dele kontrol (dvs. overdrage nogle af hostingopgaverne til en anden deltager).
MeetingBurner (gratis; Pro-konti fra $ 39, 95 pr. Måned) er en anden mulighed, der kører i browseren uden installationer kræves. Med en gratis konto kan du afholde møder på op til ti personer, men VoIP understøttes ikke - Skype er dog og fungerer lige inden for tjenesten.
Skype er ikke et dårligt værktøj til at være vært for visse slags møder, men det er ikke altid så pålideligt som nogle af de andre. Som med de andre værktøjer kommer en gratis Skype-konto med flere begrænsninger (ingen skærmdeling er den store til møder og videokonferencer med kun en anden person), men det kan være en praktisk mulighed, når du hurtigt skal have en lyd ring med folk, der er spredt over hele verden… og som allerede har Skype-konti.
Samarbejde ansigt til ansigt
De fleste af de ovennævnte webinarværktøjer letter online virtuelt samarbejde, men når alle er i samme rum og kan tale ansigt til ansigt, kan jeg godt lide at bruge værktøjer, der er mindre ledelsesintensive.
Google Drive (gratis) er praktisk på kontoret, fordi flere personer kan opdatere dokumenter i realtid. Du kan se, når en anden redigerer eller ser det samme dokument, som du har åbent. Google Drive er desværre ikke ideelt på mobile enheder. Jeg finder det stadig meget lettere at bruge på en bærbar computer under møder end f.eks. Via Google Drive iPad-appen.
Asana har taget samarbejdsverdenen med storm med sit fremragende online samarbejdsopgavestyring (og projektstyring) værktøj. Det er en fantastisk service at bruge i hele dine arbejdscyklusser og viser dens værdi under møder til oprettelse af nye opgaver, såsom opfølgningshandlinger, der er tildelt folk i slutningen af et møde.
Tager noter
Evernote (gratis til $ 45 pr. Måned for præmie) er 800 pund gorillaen til at notere, og jeg bruger den rasende under møder. Jeg elsker at det har indbygget lydoptagelsesfunktionalitet, der giver mig mulighed for at fange hele samtalen, hvis jeg bliver nødt til at henvise til den senere. Det er også fremragende på en mobilenhed til dens kamerafunktion. Klik på et billede af en tavle, upload det til Evernote, og al teksten på billedet analyseres af OCR og bliver fuldt søgbar.
Minutes.io (gratis), designet til det eksplicit formål at tage mødereferater, fungerer i en browser, men fungerer både online og offline. Når du bliver bedt om at tage officielle noter til et møde uventet, starter minutter.io hurtigt og fungerer godt, hvilket giver dig en skabelon til den aktuelle opgave.
